Chương 2 Phân tích hệ thống
2.1. Phân tích chức năng nghiệp vụ
2.1.3. Đặc tả tiến trình nghiệp vụ
Quản lý nhà hàng. a) Quản lý menu.
Đầu vào: Yêu cầu thay đổi thực đơn của chủ nhà hàng.
Đầu ra: Menu mới
Nội dung xử lý:
- Nếu: có yêu cầu thay đổi món ăn, giá cả, khuyến mãi trong thực đơn. - Thì: bộ phận quản lý nhà hàng tiến hành xem xét yêu cầu thay đổi. - Nếu: u cầu thay đổi hợp lí.
- Thì: tiến hành thay đổi thực đơn theo yêu cầu và triển khai thực đơn mới đến các bộ phận trong nhà hàng.
- Ngược lại sẽ đề suất lại với chủ nhà hàng. b) Đạt mua nguyên liệu
Đầu vào: Yêu cầu nhập nguyên liệu từ bộ phận bếp.
Nội dung xử lý:
- Nếu: có yêu cầu nhập nguyên liệu từ bộ phận bếp.
- Thì: bộ phận quản lý nhà hàng nhận phiếu yêu cầu nhập nguyên liệu, xem xét các nguyên liệu cần cung cấp và số lượng của chúng để gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp.
- Nếu: nhà cung cấp hết nguyên liêu hoặc giá cả thương lượng khơng hợp lí. - Thì: chọn nhà cung cấp khác.
- Nếu: nhà cung cấp phù hợp với điều kiện chất lượng và giá cả.
- Thì: bộ phận quản lý nhà hàng lập và gửi phiếu đặt mua nguyên liệu đến nhà cung cấp.
c) Thống kê doanh thu.
Đầu vào: Hóa đơn bàn ăn và hóa đơn mua nhập nguyên liệu
Đầu ra: Báo cáo doanh thu theo thời điểm.
Nội dung xử lý: - Theo định kỳ:
Dựa vào thống kê theo ngày cùng hóa đơn bàn ăn, hóa đơn nhập nguyên liệu.
Sẽ: Thống kê tiền thu theo từng thời điểm. Sẽ: Thống kê tiền chi theo từng thời điểm. Từ đó: Thống kê doanh thu của nhà hàng - Nếu chủ nhà hàng yêu cầu báo cáo.
- Thì bộ phận quản lý nhà hàng báo cáo chi tiết với chủ nhà hàng
Quản lý đồ ăn. a) Chế biến món ăn.
Đầu vào: nguyên liệu, yêu cầu món ăn của của khách hàng.
Đầu ra: món ăn theo đúng yêu cầu.
Nội dung xử lý:
- Nếu: có yêu cầu chế biến món ăn từ khách hàng
- Thì: chuyển cho bộ phận bếp và tiến hành chế biến theo yêu cầu của khách hàng.
- Nếu: chế biến xong chuyển món ăn cho bộ phận phục, bộ phận phục vụ chuyển tới khách hàng.
b) Yêu cầu nhập nguyên liệu
Đầu ra: yêu cầu nhập nguyên liệu.
Nội dung xử lý:
- Nếu: kho nguyên liệu sắp hết hoặc đã hết.
- Thì: lập phiếu yêu cầu nhập nguyên liệu và gửi đến bộ phận quản lý. c) Nhập kho nguyên liệu
Đầu vào: nguyên liệu giao đến + phiếu nhập nguyên liệu
Đầu ra: phiếu nhập kho + nguyên liệu trong kho
Nội dung xử lý:
- Nếu: nhà cung cấp giao nguyên liệu đến.
- Thì: tiến hành so khớp nguyên liệu với phiếu giao nguyên liệu, phiếu đặt nguyên liệu và kiểm tra chất lượng nguyên liệu.
- Nếu: nguyên liệu đạt chất lượng và đúng với phiếu giao.
- Thì: tiến hành nhận nguyên liêu vào kho, lưu phiếu nhập kho và gửi phiếu nhập kho đến bộ phận thanh tốn.
- Nếu: hàng mua khơng đúng u cầu hoặc nhận dư thừa. - Thì: tiến hành trả hàng cho nhà cung cấp.
Thanh tốn hóa đơn. a) Quản lý đặt bàn.
Đầu vào: Yêu cầu đặt bàn của khách hàng.
Đầu ra: Kết quả đặt bàn của khách hàng.
Nội dung xử lý:
- Nếu: khách hàng gọi điện đến yêu cầu đặt bàn ăn.
- Thì bộ phận thu ngân kiểm tra trên hệ thống xem có cịn bàn trống ở thời điểm khách muốn đặt bàn hay không.
- Nếu khơng cịn bàn trống.
- Thì bộ phận thu ngân sẽ từ chối việc đặt bàn của khách hàng.
- Nếu còn bàn trống bộ phận thu ngân tiếp nhận các yêu cầu của khách đặt bàn và ghi chép lại vào phiếu order.
- Bộ phận thu ngân đọc cho khách hàng kiểm tra lại. - Nếu đúng thì lưu vào dữ liệu.
- Nếu sai lặp lại đến khi đúng yêu cầu của khách. b) Thanh tốn hóa đơn bàn ăn.
Đầu vào: phục vụ đồ ăn của khách, u cầu thanh tốn các đồ ăn đó
Đầu ra: Hóa đơn thanh tốn
Nội dung xử lý:
- Nếu khách gọi món ăn.
- Thì ghi lại món ăn khách u cầu và chế biến theo yêu cầu. - Nếu khách muốn thay đổi món ăn.
- Thì kiểm tra lại các món đã được lên chưa. - Nếu khách muốn thanh tốn.
- Thì xác nhận lại những gì khách gọi. - Nếu khách hàng đồng ý thanh tốn.
- Thì thanh tốn tiền cho khách hàng và in hóa đơn cho khách c) Thanh tốn hóa đơn mua.
Đầu vào: Phiếu đặt mua nguyên liệu, phiếu nhập kho, hóa đơn nhà cung cấp.
Đầu ra: Phiếu nhập nguyên liệu.
Nội dung xử lý:
- Nếu bộ phận quản lý nhà hàng yêu cầu thanh toán nguyên liệu và bộ phận bếp gửi phiếu nhập kho.
- Thì tiến hành đối chiếu với phiếu đặt mua nguyên liệu, phiếu giao hàng và phiếu nhập kho.
- Nếu khớp với các nguyên liệu mua và nhà cung cấp giao đến
- Thì lập phiếu nhập ngun liệu, thanh tốn tiền cho nhà cung cấp và lưu phiếu nhập hàng lại.
d) Lập báo cáo cuối ngày.
Đầu ra: Báo cáo cuối ngày.
Nội dung xử lý: - Lặp:
- Nếu cuối ngày hoặc cuối ca làm việc
- Thì bộ phận thu ngân tổng hợp các hóa đơn bán hàng, phiếu nhập nguyên liệu - Lập báo cáo cuối ngày trình cho bộ phận quản lý nhà hàng.
Phục vụ khách hàng. a) Phục vụ gọi món ăn.
Đầu vào: Yêu cầu gọi món của khách hàng: số bàn, tên khách hàng, số điện thoại, các món ăn khách yêu cầu.
Đầu ra: phiếu yêu cầu.
Nội dung xử lý:
- Nếu: khách đến nhà hàng.
- Thì: bộ phận phục vụ đưa menu cho khách hàng. - Nếu: khách hàng gọi món.
- Thì: ghi chép lại các thơng tin của khách hàng và các món ăn của khách hàng gọi vào phiếu yêu cầu.
b) Phục vụ gọi thêm món ăn.
Đầu vào: yêu cầu thêm, thay đổi, hủy món ăn.
Đầu ra: Phiếu yêu cầu đã được thay đổi.
Nội dung xử lý:
- Nếu: khách có u cầu thêm, thay đổi, hủy món ăn.
- Thì: bộ phận phục vụ ghi các yêu cầu của khách hàng vào phiếu yêu cầu mà trước đó đã tạo của khách hàng.
- Sau đó: gửi yêu cầu cho bộ phận thu ngân. - Nếu: khách hàng yêu cầu đổi, hủy món ăn - Thì: bộ phận thu ngân hỏi bộ phận bếp. - Nếu: món ăn chưa được lên.
- Thì: đáp ứng u cầu của khách hàng và thay đổi lại hóa đơn bàn ăn. - Nếu: món đã lên rồi.
- Thì: thơng báo với khách hàng là yêu cầu không thực hiện được.