1. Phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
1.1. Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Sổ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế. Trên cơ sở chứng từ kế toán hợp lý, hợp pháp, sổ kế toán NVL phục vụ cho việc thanh toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến NVL, tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ) kế toán chi tiết sau.
- Sổ ( thẻ) kho.
- Sổ ( thẻ) kế toán chi tiết NVL. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số d.
Ngoài ra còn mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đơn giản, kịp thời.
1.2. Các ph ơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu .
Trong các doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu do nhiều bộ phận, đơn vị tham gia song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL hàng ngày chủ yếu đợc thực hiện ở bộ phận và phòng kế toán trên cơ sở về chứng từ kế toán về nhập, xuất NVL, thủ kho và kế toán NVL phải phản ánh chính xác, kịp thời tình hình nhập xuất tồn kho theo từng danh điểm NVL. Bởi vậy, giữa thủ kho và phòng kế toán phải có sự phối hợp với nhau để sử dụng các chứng từ kế toán nhập, xuất NVL một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, ghi vào sổ kế toán chi tiết của kế toán nhằm đảm bảo sự phù hợp số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán, đồng thời tránh đợc sự ghi chép trùng lặp, không cần thiết, tiết kiệm hao phí lao động, quản lý có hiệu quả nguyên vật liệu. Sự liên hệ và phối hợp đó tạo nên những phơng pháp hạch toán chi tiết NVL. Hiện nay, việc hạch toán chi tiết NVL giữa kho và phòng kế toán đợc thực hiện theo các phơng pháp sau:
+ Phơng pháp ghi thẻ song song. + Phơng pháp sổ số d.
+ Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
1.2.1. Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ song song.
Phơng pháp ghi thẻ song song nghĩa là tiến hành theo dõi chi tiết vật liệu song song cả ở kho và phòng kế toán theo từng thứ vật liệu với cách ghi chép gần nh nhau chỉ khác ở chỗ thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng, còn kế toán theo dõi cả chỉ tiêu giá trị trên sổ tiết vật liệu là các chứng từ nhập, xuất, tồn kho do thủ kho gửi đến sau khi kế toán đã kiểm tra lại, đối chiếu với thủ kho. Ngoài ra để các số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu cho từng nhóm vật liệu.
- ở kho: Hàng ngày khi có chứng từ nhập- xuất, thủ kho căn cứ vào số lợng thực nhập, thực xuất trên chứng từ để ghi vào thẻ kho liên quan, mỗi chứng từ ghi vào một dòng trên thẻ kho. Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm vật t, cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số lợng nhập, xuất, tính ra
số tồn kho về mặt lợng theo từng danh điểm vật liệu. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán.
- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ ( thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng ngày. Sổ chi tiết đợc theo dõi cả về mặt hiện vật và giá trị khi nhận đợc các chứng từ nhập- xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán nguyên vật liệu phải kiểm tra đối chiếu chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan nh ( hoá đơn GTGT, phiếu mua hàng...).
Cuối tháng, kế toán cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng danh điểm vật liệu. Số lợng NVL tồn kho phản ánh trên sổ kế toán chi tiết phải đợc đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tơng ứng. Sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho kế toán phải căn cứ vào sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của sổ kế toán tổng hợp.
Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 01: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song.
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Chứng từ nhập Thẻ kho Số ( thẻ)KT chi tiết Bảng tổng hợp N-X-T Chứng từxuất Kế toántổng hợp
Đối chiếu,kiểm tra *Ưu điểm:
+ Đơn giản dễ làm không đòi hỏi trình độ nghiệp vụ cao. * Nhợc điểm:
Phơng pháp này có sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng nên việc lập báo cáo dễ bị chậm.
* Điều kiện áp dụng: Phơng pháp này áp dụng với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu khối lợng nghiệp vụ (chứng từ ) nhập, xuất ít không thờng xuyên và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ chuyên môn của các bộ phận kế toán còn hạn chế.
1.2.2. Hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- ở kho: Thủ kho cũng tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu nh phơng pháp thẻ song song.
- ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm nhng mỗi tháng chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng. Cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập xuất theo từng danh điểm NVL và từng kho kế toán lập bảng kê nhập vật liệu, xuất vật liệu và dựa vào bảng kê này để ghi sổ đối chiếu tổng l- ợng nhập của từng thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển, đồng thời từ sổ đối chiếu luân chuyển để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu.
Sơ đồ 02: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Chứng từ
nhập Bảng kê nhập
VL
Thẻ kho Sổ đốichiếu
luân chuyển Kế toánhợptổng
Chứng từ
xuất
Bảng kêxuất VL
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
- Ưu điểm: Giảm bớt số lần ghi trùng lặp và số lợng ghi chép vào sổ kế toán, tiện lợi trong việc đối chiếu kiểm tra sổ sách, cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm vật liệu để kế toán xác định đợc trọng tâm quản lý đối với những danh điểm vật liệu có độ luân chuyển lớn.
- Nhợc điểm: Việc ghi sổ vẫn bị trùng lặp giữa phòng kế toán và thủ kho về chỉ tiêu hiện vật, việc đối chiếu kiểm tra cũng tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế tác dụng kiểm tra.
- Phạm vi áp dụng: áp dụng cho doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí nhân viên kế toán chi tiết vật liệu.
1.2.3. Phơng pháp sổ số d.
- Nguyên tắc hạch toán: ở kho theo dõi từng thứ nguyên vật liệu, phòng kế toán chỉ theo dõi từng nhóm NVL.
- ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn theo chỉ tiêu hiện vật, cuối tháng, thủ kho còn sử dụng sổ số d để ghi chép số tồn kho của vào cuối kỳ theo chỉ tiêu số lợng hoặc hiện vật.
Sổ số d do phòng kế toán mở sử dụng cho cả năm đợc chuyển xuống kho cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào sổ số d cuối tháng của từng thứ vật t trên thẻ kho để ghi vào cột số lợng trên sổ số d sau đó chuyển sổ số d cho phòng kế toán.
- ở phòng kế toán: Kế toán dựa vào số lợng nhập xuất của từng danh điểm NVL đợc tổng hợp từ các chứng từ nhập xuất mà kế toán nhận đợc khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3,5 hoặc 10 ngày một lần kèm theo phiếu giao nhận chứng từ và giá hạch toán để tính trị giá thành tiền NVL nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn (bảng này đợc mở theo từng kho) cuối kỳ tiến hành tính tiến trên sổ số d do thủ khi chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm NVL trên sổ số d với tồn kho trên bảng
luỹ kế nhập, xuất, tồn. Từ bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu.
Sơ đồ 03: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ số d.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Chứngtừ nhập Phiếu giao nhậnchứngtừ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng luỹkế N-X-T kho vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ số dư Bảng tổnghợp N-X- Tkho vật liệu Kế toán tổng hợp
- Ưu điểm: Việc kiểm tra, đối chiếu đợc tiến hành theo định kỳ, tránh đợc sự ghi chép, trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lợng ghi chép, nâng cao hiệu suất kế toán.
- Nhợc điểm: Do ở phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt số lợng thì kế toán xem lại số liệu trên thẻ kho hơn nữa việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn.
- Phạm vi áp dụng: Thích hợp với doanh nghiệp có khối lợng các nhiệm vụ nhập, xuất nhiều, thờng xuyên, nhiều chủng loại NVL. Với điều kiện các doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất đã xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán vững vàng.
2.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
2.1. Chứng từ kế toán sử dụng.
- Mọi nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập xuất nguyên vật liệu đều phải đợc phản ánh ghi chép vào các chứng từ kế toán theo đúng quy định của Nhà nớc nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi chép vào thẻ kho và các sổ liên quan chứng từ kế toán là cơ sở, là căn cứ để kiểm tra giám sát tình hình biến động về số lợng của từng loại nguyên vật liệu, thực hiện quản lý có hiệu quả, phục vụ đầy đủ nhu cầu nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trởng tài chính, các chứng từ kế toán về NVL bao gồm.
+ Phiếu nhập kho ( MSO1- VT). + Phiếu xuất kho ( MSO2- VT).
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( MSO3-VT). + Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá ( MS 08-VT). + Hoá đơn GTGT ( MS O1- GTGT).
+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( MS O3- BH). + Hoá đơn cớc phí vận chuyển
Bên cạnh đó là những chứng từ có tính chất hớng dẫn. + Phiếu xuất t theo hạn mức ( MS O4- VT).
+ Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( MS O7- VT).
Ngoài ra các doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ liên quan khác căn cứ vào tình hình thực tế tại doanh nghiệp.
- Thông thờng trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu thì phải dựa vào hoá đơn giá trị gia tăng ( hoặc hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) của bên bán và phiếu nhập kho của đơn vị.
- Hoá đơn giá trị gia tăng do bên bán lập ghi rõ số lợng hàng, từng loại hàng hoá, đơn giá và số tiền mà doanh nghiệp phải trả. Trờng hợp không có hoá đơn thì bộ phận mua hàng phải lập phiếu mua hàng có đầy đủ chữ ký của những ngời liên quan làm căn cứ cho nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng.
- Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập trên cơ sở hoá đơn của ngời bán hay phiếu mua hàng. Thủ kho thực hiện nhập kho và ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho.
- Trờng hợp mua hàng với số lợng lớn hoặc mua các loại nguyên vật liệu có tính chất lý hoá phức tạp hay quý hiếm thì phải lập biên bản kiểm nghiệm ghi rõ ý kiến về số lợng chất lợng, nguyên nhân đối với những nguyên vật liệu không đúng số lợng, quy cách, phẩm chất và cách sử lý trớc khi nhập kho.
- Trong nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu thì kế toán phải căn cứ vào phiếu xuất kho hay phiếu xuất vật t theo hạn mức để ghi sổ kế toán. Phiếu xuất kho do các bộ phận sử dụng hoặc do phòng kinh doanh lập, thủ kho ghi số lợng thực tế xuất và cùng ngời nhận ký vào phiếu xuất kho.
Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất, tồn kho NVL kế toán phải kiểm tra và phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ NVL ở từng kho vào các sổ (thẻ) kế toán chi tiết cần thiết cả về mặt số l - ợng và giá trị. Sau đó tổng hợp và tính toán giá trị NVL xuất kho theo từng đối tợng sử dụng, mục đích sử dụng để lập định khoản và phản ánh vào các tài khoản có liên quan.
* Đối với các doanh nghiệp áp dụng ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên *TK 152: “ Nguyên liệu, vật liệu”: TK này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm NVL theo giá trị vốn thực tế. TK 152 có thể mở chi tiết thành các TK cấp 2, cấp 3...theo từng loại, nhóm, thứ, vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp nh:
- TK 1521: Nguyên vật liệu chính. - TK 1522: Nguyên vật liệu phụ. - TK 1523: Nhiên liệu. - TK 1524: Phụ tùng thay thế. - TK 1525: Vật liệu và thiết bị XDCB. - TK 1528: Vật liệu khác. * Kết cấu TK 152: - Bên nợ phản ánh.
+ Trị giá vốn thực tế của NVL nhập trong kỳ. + Số tiền điều chỉnh tăng NVL khi đánh giá lại. + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm tra. - Bên có phản ánh.
+ Trị giá vốn thực tế của NVL giảm trong kỳ do xuất dùng. + Số tiền giảm giá, trả lại NVL khi mua.
+ Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại. + Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê.
- D nợ: Phản ánh giá trị thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ.
* TK 151( Hàng mua đi đờng): Tài khoản này dùng để theo dõi trị giá vật t, hàng hoá doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhng cha nhập kho và hàng đang đi đờng cuối tháng trớc, tháng này đã nhập kho.
- Bên nợ phản ánh: Giá trị hàng đi đờng tăng.
- Bên có phản ánh: Giá trị vật t hàng hoá đi đờng tháng trớc, tháng này đã về nhập kho hay đa vào sử dụng ngay.
- D nợ: Phản ánh giá trị vật t hàng hoá đang đi đờng cuối kỳ.
* TK: 159: “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” :TK đợc dùng để phản ánh bộ phận giá trị bị giảm sút so với giá gốc của hàng tồn kho nhằm ghi nhận các
khoản lỗ hay phí tổn có thể phát sinh nhng cha chắc chắn. TK này là TK điều chỉnh cho các TK hàng tồn kho. Ngoài ra còn có các TK liên quan khác nh:
- TK 111: Tiền mặt. - TK 112: TGNH. - TK 141: Tạm ứng.
- TK 128: Đầu t chứng khoán ngắn hạn. - TK 411: Nguồn vốn kinh doanh.
- TK 133: “ Thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ”. - TK 133: Có 2 TK cấp 2.
+ TK 1331: Thuế GTGT của hàng hoá vật t.