Câch tiếp cận theo câc phòng ban
Một số câc thủ tục mô tả câc hoạt động của một phòng ban. Thường được viết trong một phòng ban không có nhiễu giao diện.
»> Lợi ích:
s Một bộ phận duy nhất câc quy trình trong mỗi phòng ban " Kiểm soât dễ dăng hơn
" Được viết trong thời gian ngắn hơn
" Nhanh hơn dễ thích ứng cho một phòng ban
SVTH: PHAN NHẬT NAM - có - _ Trang 82
ĐỒ ÂN TỐT NGHIỆP GVHD: GS. TSKH LÍ HUY BÂ ThS. THÂI VĂN NAM
7... .GGGGGGGGGỳợggaasnễễn
" Khó khăn để tham khảo chĩo cho bất kỳ điều khoản ISO năo
" Câc giao diện tẻ nhạt
. Một số lượng tối thiểu câc tiến trình được lập lại hoặc chức năng hệ
thống không trânh khỏi.
Câch tiếp cận theo chức năng:
Câc quy trình được viết xung quanh mỗi yếu tố hoặc điều khoản của hệ thống. Thông thường cđn nhiễu giao điện giữa 2 hay nhiều phòng ban.
> Lợi ích:
= Trâch nhiệm được chỉ rõ
" Tham khảo chĩo về ISO 14001 để dăng " Giao diện giữa câc phòng ban rõ răng hơn
> Bất lợi: Khó kiểm soât tăi liệu
" Nhiều phòng ban bị ảnh hưởng bởi một sự thay đổi
" Tiến trình phí diệt trở nín phức tạp hơn
4.2.3.4 Nôi dung của câc quy trình môi trường
| > Tín của quy trình
Số danh mục câc tăi liệu
Tình trạnh soât xĩt/ ngăy thực hiện Số trang
Người viết vă chữ ký
Mục đích Phạm vi Câc định nghĩa Trâch nhiệm V VY VY VY VY VY Y VY Y Quy trình »> Đính kỉm phục lục (nếu cần)
4.2.3.5 Công tâc chuẩn bị để viết một quy trình
—-ssas-ngnơơzơờơơơợợợợgợaợợ‹aunnunợợnnợợơơợgợgợggnnggnnnz›aaẳnneaemmemememm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ĐỒ ÂN TỐT NGHIỆP GVHD: GS. TSKH LÍ HUY BÂ
_ ThS. THÂI VĂN NAM
> Xâc định tiến hănh sau cùng theo lưu đồ công việc hợp lý
Quyết định xem ai, câi gì, khi năo vă lăm thế năo thực hiện từng công VIỆC
Xâc định câc kiểm soât cần thiết
Nhận diện bất cứ biểu mẫu năo hoặc thiết bị đặc biệt cần thiết
Xâc định mọi nhđn viín liín quan
V
VY
VY
YV
Xâc định chủ nhđn của quy trình > Xâc định mục đích, phạm vi
4.2.4 Câc hướng dẫn công việc
4.2.4.1 Đặc tính câc hưỡng dẫn công việc
> Mô tả câch thực hiện câc công việc chuyín biệt Giao diện đặc thù cho một người hay một nhóm người
Xâc định câc bước tiến trình, phương phâp, thiết bị sử dụng
Phải dễ sử dụng
V
VY Y
VY
Ngôn ngữ rõ răng dễ hiểu
Y Việc mô tả có thể dùng bản vẽ hình ảnh
4.2.4.2 Hình dạng vă cấu trúc của hướng dẫn công việc
> Không có hình dạng vă cấu trúc nhất định
Hình dạng lựa chọn phải dễ sử dụng
Thường ở dạng cđu ngắn
Phải tương thích với tổ chức
V (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
VY
VY
VY
Phải được kiểm soât
> Dễ sử dụng vă truy cập để tham khảo
4.2.4.3 Công tâc chuẩn bị viết một hướng dẫn công việc
> Nhận diện mỗi công tâc hoạt động đặc thù vă chọn câi tín công việc
> Thảo luận hướng dẫn công việc với nhđn viín liín quan
ĐỒ ÂN TỐT NGHIỆP GVHD: GS. TSKH LÍ HUY BÂ Th§. THÂI VĂN NAM > Xâc định công tâc từng bước một trín 1 lưu đổ đơn giản, xâc định tất
cả câc điểm cần kiểm soât
> Xem xĩt sự tương thích câc biểu đổ, hình vẽ, bản vẽ... 4.2.5 Ấp dụng EMS
4.2.5.1 Tổng quan câc thănh phđn chính cần cho việc chứng nhận ISO 14001
Đânh giâ câc tâc động „| Chính sâch môi EMPs, chủ đích
vă luật lệ trường mục tiíu
Hệ thống tổ chức Câc quy trình tối thiểu hoâ câc tâc động vă câc quy trình phù hợp
| với phâp luật
Quy trình xử ___——
lý chất thải
_ 4 '
Tiến trình/quy Quy trình về Quy trình
trình phí duyệt sử trương hợp thông tin
dụng hoâ chất khẩn cấp
Đânh giâ, gíam sât, thử nghiệm, hồ sơ, vă câc quy trình kiểm soât khâc
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình 4.1: Câc thănh phần chính cần cho việc chứng nhận ISO 14001
4.2.5.2 Cam kết lênh đạo
_ > Cơ bản để âp dụng thănh công
> Thực hiện cam kết
> Cung cấp nguồn lực 4.2.5.3 Hoạch định dự ân
ĐỒ ÂN TỐT NGHIỆP GVHD: GS. TSKH LÍ HUY BÂ
ThS. THÂI VĂN NAM
v Liệt kí câc bước phải theo
v Ước lượng thời gian hoăn tất
> Thiết lập bổ nhiệm ban quản lý dự ân v Giâm đốc dự ân
v Câc thănh viín của dự ân v Trâch nhiệm
> Xúc tiến cuộc họp xđy dựng kết hoạch đầu tiín
v Ban lênh đạo, giâm đốc, câc thănh viín dự ân v Chỉ định công tâc
> Soât xĩt vă cập nhật kết hoạch khi dự ân phât triỂn
> Xđy dựng thời gian biểu để hoăn tất tăi liệu
> Tiến hănh cuộc họp ban điều hănh theo kế hoạch v Xem xĩt tiến độ
v Xem xĩt tăi liệu 4.2.5.4 Ấp dụng EMS
»> Giao trâch nhiệm vă quyển hạn thích đâng
»> Giâm đốc câc bộ phận vă trường câc phòng ban chịu trâch nhiệm âp dụng EMS trong bộ phận mình
»> Cân bộ/ Công nhđn viín ở mọi cấp, trong lĩnh vực công việc của mình có trâch nhiệm kiểm soât câc tâc động môi trường
4.2.5.5 Những yíu cầu để xđy dựng Hệ thống văn bản vă âp dụng thănh công
> Cam kết dăi hạn, hậu thuẫn vă tham gia của Ban lênh đạo tối cao
»> Hoạch định dự ân thích hợp
»> Giao trâch nhiệm vă quyển hạn thích đâng
ĐỒ ÂN TỐT NGHIỆP GVHD: GS. TSKH LÍ HUY BÂ
ThS. THÂI VĂN NAM (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
—— > Động viín khen thưởng vă ghinhậnthănhíh
> Lữu giữ câc hồ sơ môi trường để chứng minh việc âo dụng vă sự hoạt động của EMS
4.2.5.6 Nđng cao nhận thức của nhđn viín đăo tạo
> Đăo tạo nhận thức về môi trường v Câc định nghĩa
Câc điều khoản của ISO 14001 v Câc vấn để môi trường
v Những yíu cầu phâp lý vTiến trình chứng nhận > Thuyết trình về việc âp dụng.
v Sổ tay môi trường
v Câc quy trình môi trường vă câc hướng dẫn công việc > Đăo tạo ứng phó với trường hợp khẩn cấp
v Câc trường hợp khẩn cấp có nguy cơ xảy ra Đối phó với trường hợp khẩn cấp
> Đânh giâ môi trường: phương phâp đânh giâ
4.2.5.7 Đânh giâ thử (Pre - Certufication) vă soât xĩt > Sự đânh giâ độc lập nhằm xâc định
Sự phù hợp với câc qui định vă ISO 14001 v Việc âp dụng thích hợp
> Xem xĩt của Ban lênh đạo về EMS
v Ghi nhận câc điểm không phù hợp, kết luận, để xuất khi đânh giâ
SVTH: PHAN NHẬT NAM _ Trang 87
—— Chương 5 _ GIẢI PHÂP CHO QUÂ TRÌNH ÂP DỤNG _ˆ
. HỆ THỐNG QUẦN LÝ MÔI TRƯỜNG
THEO TIÍU CHUẨN ISO 14001 TẠI NHĂ
MÂY THĨP THỦ ĐỨC _
5.1 GIẢI PHÂP CHO VIỆC THỰC HIÍN CÂC CÔNG VIỆC
CẦN THIẾT THEO YÍU CẦU TIÍU CHUẨN ISO 14001 ~
“TẠI NHĂ MÂY THĨP THỦ ĐỨC
5.2 KIẾN NGHỊ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG .
_THEO TIÍU CHUẨN TSO 14001 CHO NHĂ MÂY THĨP Si _
THỦ ĐỨC -
5. 3 CHI PHÍ CỦA VIỆC ENG HỆ THỐNG QUẲNL LÝ THEỌ.
ĐỒ ÂN TỐT NGHIỆP GVHD: GS. TSKH LÍ HUY BÂ ThS. THÂI VĂN NAM
nan (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5.1 GIẢI PHÂP CHO VIỆC THỤỰC HIỆN CÂC CÔNG VIỆC CẦN THIẾT THEO YÍU CẦU CỦA TIÍU CHUẨN
5.1.1 Phđn tích công việc 5.1.1.1 Câc khâi niệm cơ bản
Công việc: Bao gồm một số nhiệm vụ cụ thể phải được hoăn thănh để một
tổ chức đạt được câc mục tiíu của mình.
Phđn tích công việc: Lă những công việc, thủ tục xâc định quyền hạn,
trâch nhiệm, kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Cần xâc định rõ mục đích
lă lăm câi gì, lăm như thế năo, ai sẽ được tiến hănh, ai quản lý, khi năo tiến hănh
vă tiến hănh ở đđu...
3.1.1.2 Tâc dụng của phđn tích công việc 3.1.1.2.1 Mục tiíu phđn tích công việc
Tại sao công việc tôn đọng?
> Nhă mây cần xâc định nguyín nhđn phải thực hiện một công việc năo
đó, nếu công việc đó không được tiến hănh sẽ có những vấn để năo xảy
ra ảnh hưởng xấu đến hoạt động của nhă mây
> Những công việc cần thiết để âp dụng hệ thống quản lý môi trường tại
nhă mây như: Soạn ra quy trình vă hướng dẫn công việc, âp dụng quy
trình vă hướng dẫn công việc...
Khi năo công việc được thực hiện?
»> Câc công việc trín cần phải bắt đầu thực hiện văo thời gian năo cụ thể
theo tiến độ của kế hoạch âp dụng hệ thống quản lý môi trường tại nhă
mây.
»> Câc công việc cần phải hoăn thănh trong thời điểm năo
Công việc được thực hiện ở đđu?
SVTH: PHAN NHẬT NAM 6 Trang88
ĐỒ ÂN TỐT NGHIỆP GVHD: GS. TSKH LÍ HUY BÂ
ThS. THÂI VĂN NAM
> Câc công việc được thực hiện tại nhă, ngoăi giờ lăm việc: Viết câc quy trình, bảng hướng dẫn công việc, yíu cầu của phâp luật, chính sâch môi trường...
»> Câc công việc trín được tiến hănh tại nhă mây, trong bộ phận công tâc của người được phđn công thực hiện: Âp dụng quy trình, hướng dẫn
công việc, kiểm tra, giâm sât một bộ phận, công đoạn trong dđy chuyển sản xuất (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Người lao động thực hiện công việc như thế năo?
> Tham khảo tăi liệu vă viết: Quy trình, hướng dẫn công việc...
> Quan sât, theo dõi, kiểm tra, thực hiện một công việc cụ thể như: Vận
hănh mây, âp dụng quy trình, âp dựng hướng dẫn công việc...
Những phẩm chất cần có năo để hoăn thănh công việc? > Tính kiín nhẩn
> Tinh thần trâch nhiệm...
Những điều kiện lăm việc năo cần có? »> Yín tĩnh: Câc công việc cần phải suy nghĩ
> Môi trường cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể
Những đặc trưng chủ yếu năo cần có để thực hiện công việc thănh
công? _
> Kinh nghiệm: Đê từng thực hiện những công việc tương tự
»> Có trình độ, kiến thức hơn những người khâc trong nhă mây trong lĩnh vực năy
3.1.1.2.2 Tâc dụng của phđn tích công việc > Mô tả khâi quât công việc
> Mô tả chỉ tiết công việc
> Thiết kết công việc > Thiết kế cơ cấu tổ chức
ĐỒ ÂN TỐT NGHIỆP GVHD: GS. TSKH LÍ HUY BÂ
Th§. THÂI VĂN NAM
> Hoạch định nguồn nhđn lực
> Đânh giâ việc thực hiện
> Đăo tạo phât triển
> Sức khoẻ vă an toăn
> Những mối liín hệ công nghiệp khâc
Phđn tích công Thông tin về: = Bảng mô tả công việc
việc Đặc điểm *l 8 Bảng tiíu chuẩn công (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
công việc việc
5.1.1.3 Quy trình phđn tích công việc
Bước 1: Xâc định mục đích của việc sử dụng kết quả phđn tích công việc, lựa chọn phương phâp, quy mô thực hiện phđn tích công việc.
Bước 2: Thu thập một số thông tin liín quan:
»> Sơ đô tổ chức
»> Trâch nhiệm vă quyín hạn, chức năng của từng câ nhđn trong nhă mây
> Quy trình công nghệ sản xuất của nhă mây Bước 3: Xử lý câc thông tin, tìm hiểu về:
Nhiệm vụ phải hoăn thănh
Trình tự câc nhiệm vụ chức năng câc nhiệm vụ
Mối quan hệ giữa câc nhiệm vụ
Trâch nhiệm vă quyền hạn của mỗi vị trí Câc yíu cầu công việc
Thời gian thực hiện nhiệm vụ
V VY VY VY Y Y Y
Câc yíu cầu về trang thiết bị
Bước 4: Chọn lựa câc điểm then chốt cần phđn tích. Việc năy nhằm tập
trung sức lực thời gian vă những việc quan trọng nhất, giảm thời gian vă tiết kiệm
chi phí.
SVTH: PHAN NHẬTNAM SỐ ¬ CC Trang 90
ĐỒ ÂN TỐT NGHIỆP GVHD: GS. TSKH LÍ HUY BÂ
Th§. THÂI VĂN NAM
Bước 5: Tiến hănh khảo sât trực tiếp, thu thập thông tin sơ cấp. Tuỳ theo yíu cầu mức độ chính xâc vă chỉ tiết của thông tin thu thập; tuỳ theo dạng hoạt
động, khả năng về thời gian vă tăi chính cho phĩp mă sử dụng câc phương phâp
quan sât, chụp ảnh..
Bước 6: Kiểm tra xâc minh tính chính xâc của thông tin. Những thông tin
thu thập từ Bước 3 cần kiểm tra về mức độ đầy đủ, chính xâc bằng những người (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
trực tiếp tham gia giâm sât thực hiện công việc.
Bước 7: Xđy dựng câc tăi liệu theo yíu cầu, mục đích phđn tích công việc đê xâc định ở Bước l1.
5.1.1.4 Bằng mô tả sơ bộ công việc vă bản mô tả tiíu chuẩn công việc
3.1.1.4.1 Bảng mô tả sơ bộ công việc
Bảng mô tả sơ bộ công việc lă một tăi liệu cung cấp thông tin Hín quan
đến câc công tâc cụ thể, câc nhiệm vụ vă trâch nhiệm của công việc
Bảng mô tả sơ bộ công việc thường bao gồm câc điểm sau:
Y Câc nhiệm vụ chủ yếu phải hoăn thănh
Tỉ lệ thời gian cho mỗi nhiệm vụ
Câc tiíu chuẩn hoăn thănh công tâc
NV
VY Y
Số người lăm việc đối với từng công việc vă câc mối quan hệ tường
trình bâo câo
»> Câc thiết bị hỗ trợ công việc
5.1.1.4.2 Bằng mô tả tiíu chuẩn công việc
Bảng mô tả tiíu chuẩn công việc lă văn bản trình băy câc điều kiện, tiíu
chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mă một người cần phải có để hoăn thănh
một công việc nhất định.
Bảng mô tả tiíu chuẩn công việc phải bao gồm câc tiíu chuẩn của nhận viín, thường bao gồm:
> Trình độ học vấn
SVTH: PHAN NHẬT NAM ộ — Trang91
ĐỒ ÂN TỐT NGHIỆP . GVHD: GS. TSKH LÍ HUY BÂ
ThS. THÂI VĂN NAM
Kính nghiệm
Ớc sâng tạo vă khĩo lĩo Nhu cầu về thể lực
Nhu cầu về tinh thần hoặc thị giâc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trâch nhiệm về trang thiết bị hoặc tiến trình
V Y VY VY VY Y
Trâch nhiệm về sự an toăn đối với người khâc
Ngoăi ra còn có bảng đânh giâ công việc dự kiến cơ bản gồm:
> Tính phức tạp của công việc > Mức độ kiểm tra
>| Những sai lỗi »>l Khả năng giao tiếp > Yíu cầu về tđm trí 5.1.2 Hoạch định nguồn nhđn lực
Quy trình hoạch định nguồn nhđn lực
Bước 1: Phđn tích môi trường, xâc định mục tiíu lựa chọn chiến lược: > Việc âp dụng hệ thống quản lý môi trường tại nhă mây được thực hiện
dăi hạn. Vì vậy, nguồn nhđn lực cần thiết cho quâ trình âp dụng năy
phải được duy trì liín tục vă dăi hạn, có sự chuẩn bị thay thế khi có nhu
cầu.
Bước 2: Phđn tích hiện trạng quản lý nguồn nhđn lực
> Ưu nhược điểm: Nhđn lực nhă mây sấn săng chấp hănh mọi nhiện vụ phđn công, nhưng chưa đủ khả năng để đâp ứng với nhu cầu công việc.
> Năng lực hiện nay của nhă mây đủ về số lượng, thiếu về chất lượng
SVTH: PHAN NHẬT NAM.
GVHD: GS. TSKH LÍ HUY BÂ
ĐỒ ÂN TỐT NGHIỆP
ThS. THÂI VĂN NAM Quản trị nguồn nhđn lực Hệ thống: > Nguồn nhđn lực: số lượng vă phẩm chất của mỗi câc
S
Quâ trình: tổng hợp câc
quâ trình: Thu hút- Đăo
tạo- Phât triển - Duy trì
nhđn nguồn nhđn lực
»> Cơ cấu tổ chức: loại hình tổ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
chức, chức năng quyển hạn
của câc bộ phận
»> Chính sâch
Kết quả được thể biện
..ớứt.:..ùằú
Hiệu quả lăm việc của một tổ chức
> Năng suất lao động
»> Chi phí lao động
> Hiệu quả sử dụng công suất mây
Hiệu quả lăm việc của câ
nhđn: > Tai nạn lao động »> Tỉ lệ nghỉ việc > Mức độ vắng mặt > Ý thức thực hiện kỹ thuật
Hình 5.1: Sơ đồ hoạch định nguôn nhđn lực
Bước 3: Dự bâo phđn tích
Bước 4: Dự bâo, xâc định nhu cđu nhđn lực
Bước 5: Phđn tích quan hệ cung cđu của nguồn nhđn lực, khả năng điều
chỉnh hệ thống quản trị nguồn nhđn lực vă để ra chính sâch, kế hoạch, chương trình thực hiện.
Bước 6: Thực hiện câc chính sâch, kế hoạch chương trình quản lý nguồn
nhđn lực đê để ra
Bước 7: Kiểm tra đânh giâ tình trạng thực hiện
ĐỒ ÂN TỐT NGHIỆP GVHD: GS. TSKH LÍ HUY BÂ