- Sổ này có 8 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 8 Ngày mở sổ:
2.2.2.4.1. Kế tốn chi phí bán hàng.
• Để thuận lợi cho việc xác định kết quả kinh doanh cũng như đảm bảo cung cấp thông tin nhanh cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp của Ban lãnh đạo.
- Chi phí bán hàng là những chi phí có liên quan đến q trình tiêu thụ phát sinh ở trong q trình tiêu thụ hàng hóa như chi phí lương và các khoản trích theo lương, chi phí vận chuyển, thuê kho, giao nhận, điện, nước, điện thoại, chi phí bằng tiền khác....
- Chi phí bán hàng của Cơng ty TNHH Vận tải Bình Minh bao gờm:
+ Chi phí nhân viên: bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng và các khoản trích theo lương.
+ Chi phí dụng cụ, đồ dùng
+ Chi phí khấu hao TSCĐ: bao gồm chi phí khấu hao TSCĐ để phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa như nhà kho, xe oto vận chuyển hàng,.....
+ Chi phí dịch vụ mua ngồi: chi tiền điện nước, thuê kho bến bãi.....phục vụ công tác bán hàng.
+ Chi phí bằng tiền khác: bao gồm các chi phí như chi phí về cơng cụ dụng cụ, đồ dùng, xăng xe.....ở khâu bán hàng, vận chuyển hàng hóa và chi
phí khác như chi hội nghị, tiếp khách, điện thoại, phí chuyển tiền ,chi cơng tác phí....
- Khi phát sinh những chi phí trên kế tốn căn cứ vào các chứng từ như hóa đơn, phiếu chi.... các bảng phân bổ tiền lương, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, khấu hao,…. nhập vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động đưa dữ liệu vào các sổ sách liên quan.
• Ch ứ ng t ừ s ử d ụ ng :
- Hóa đơn GTGT của người bán.
- Phiếu chi.
- Giấy báo nợ.
- Phiếu xuất kho.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao.
- Bảng chấm cơng, bảng thanh tốn lương và các khoản trích theo lương.
- Các chứng từ liên quan khác. • Tài khoản sử dụng :
- TK6421 - Chi phí bán hàng.
+ TK 64211: Chi phí nhân viên.
+ TK 64213: Chi phí dụng cụ, đồ dùng.
+ TK 64214: Chi phí kháu hao tài sản cố định. + TK 64217: Chi phí dịch vụ mua ngồi. + TK 64218: Chi phí bằng tiền khác.
• Sổ kế tốn:
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái các tài khoản 6421, 64211, 64213, 64214, 64217, 64218,….. - Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan khác.
• Trình t ự h ạ ch toán: Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến
bán hàng, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Sau đó máy tiến hành xử lý số liệu, đưa số liệu đến các sổ sách, các báo cáo kế tốn liên quan.
Ví dụ 6: ngày 31/12/2013 có phiếu chi mua phụ tùng sửa chữa máy tính phục
vụ cơng tác bán hàng như sau:
Biểu 2-12: Phiếu chi
PHIẾU CHI Quyển số:…..
Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Số: PC12/83 Nợ: 64213, 1331 Có:1111A
Họ và tên người nhận tiền: Công ty TNHH MTV PT Computer Địa chỉ: Phố Đông Tiến 1, Tiên Yên, Quảng Ninh
Lý do chi: Thanh toán tiền mua phụ tùng sửa chữa máy vi tính Số tiền: 1.700.000 VND
Viết bằng chữ: Một triệu bảy trăm nghìn đồng. Kèm theo 1 chứng từ gốc.
Ngày.…tháng.… năm….
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu bảy trăm nghìn đồng. Khi có xuất phiếu chi kế tốn tiến hành các thao tác như sau:
- Vào giao diện chính của phần mềm kế tốn MISA - Chọn Quỹ
Hình 2-13: Trình tự lập phiếu chi trên phần mềm MISA
Chọn phiếu chi màn hình sẽ hiện lên khung nhập liệu phiếu chi tiền mặt, dựa vào thông tin trên phiếu chi ta điền vào phiếu chi trên phần mềm như sau:
Hình 2-14: Phiếu chi trên phần mềm MISA
+ Đối tượng: chon mã đối tượng “CTTNHHCPT” phần mềm sẽ tự động hiển thị tên của công ty là “ Công ty TNHH 1 thành viên PT Computer” (do danh sách khách hàng, nhà cung cấp đã được mã hoá trong phần mềm) và địa chỉ của công ty.
+ Lý do chi: điền “mua thiết bị sửa chữa máy tính” + Ngày chứng từ, ngày hạch tốn : 31/12/2013 + Số chứng từ: PC12/83
+ TK nợ: Dịng thứ nhất chọn 64213 (Chi phí dụng cụ, đồ dùng)
Dịng thứ hai chọn 1331 (thuế GTGT được khấu trừ của hàng hố dịch vụ) + TK có: chọn 1111A (tiền mặt ở văn phòng)
+ Số tiền: (dựa vào hố đơn) dịng thứ nhất điền số tiền chưa có thuế GTGT “1.545.455”
Dịng thứ hai điền thuế GTGT “154.545”
- Sau khi nhập xong số liệu, máy tự động kết chuyển dữ liệu vào các sổ của hình thức nhật ký chung bao gồm:
+ Sổ nhật ký chung
+ Sổ cái tài khoản 64213, 6421, 642 + Sổ cái tài khoản 1111A, 111
+ Sổ nhật ký chi tiền.
- Xem sổ cái TK 6421 ta thực hiện tương tự như xem sổ cái tài khoản 511 đã trình bày ở phần kế tốn doanh thu bán hàng.
Biểu 2-13: Trích sổ cái tài khoản 6421
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tháng 12 năm 2013
Tài khoản: 6421 - Chi phí bán hàng
Số CT
Ngày hạch tốn
Loại CT Diễn giải khoảnTài TK đối ứng Nợ Có
A B C D E F 1 2 NVK 06/03 31/12 /2013 Chứng từ nghiệp vụ khác Hạch toán tiền lương phải trả tháng 12/2013 64211 334 64.986.187 NVK 12/006A 31/12/2013 Chứng từ nghiệp vụ khác Hạch tốn tiền lương thưởng văn phịng tết dương lịch 2014 64211 334 7.000.000 …. … … … … … ….
PC12/83 31/12/2013 Phiếu chi Mua thiết bị sc máy vi tính 64213 1111A 1.545.455
…. … … … … … ….
PC12/80 31/12/2013 Phiếu chi Nộp tiền điện thoại cây xăng 64217 1111A 150.000
PC12/80 31/12
/2013 Phiếu chi
Nộp tiền điện
thoại cây xăng 64217 1111A 29.516
NVK12/11 11 31/12 /2013 Kết chuyển lãi, lỗ Kết chuyển chi phí bán hàng 6421 911 190.312.532 Cộng 190.312.532 190.312.532 Số dư cuối kỳ
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)