Trong quá trình tiến hàng giao dịch với khách hàng, cơng ty đã quyết định chọn hình thức giao dịch bằng thư tín, đây được coi là phương thức giao dịch được sử dụng phổ biến rộng rãi nhất trong mỗi hoạt động giao dịch hiện nay, đặc biệt là đối với hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa cũng như trao đổi thương mại, dịch vụ.
Hình thức thư tín được sử dụng chủ yếu khơng chỉ bởi tính phổ biến, lịch sự, tính kinh tế trong chi phí giao dịch mà cịn bởi tính pháp lí rõ ràng của thư tín trong mỗi giao dịch.
Thư tín được sử dụng trong giao dịch có nhiều ưu điểm so với các hình thức giao dịch khác, người sử dụng có thể tiết kiệm được chi phí, thời gian, đặc biệt là đối với những đối tác các bên ở cách xa nhau về địa lý, các bên khơng cần thiết phải trực tiếp gặp mặt nhau và kí kết, thương lượng các điều khoản với nhau mà vẫn có thể đảm bảo được tính pháp lí ở một mức nhất định trong mỗi giao dịch. Hơn nữa người sử dụng hình thức này có thể giao dịch với nhiều đối tác cùng một lúc, có thể khơng bộc lộ trực tiếp ý kiến, ý định thực sự của mình.
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đó của hình thức giao dịch qua thư tín, hình thức này cũng có những khuyết điểm nhất định, đó là nó địi hỏi phải mất nhiều thời
gian chờ đợi đối tác trả lời, điều đó có thể dẫn tới việc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh… hình thức giao dịch thơng qua điện tín có thể khắc phục khuyết điểm này. Đặc biệt khi sử dụng hình thức thư tín là ngơn ngữ cần phải lịch sự, ngắn gọn súc tích, đi thẳng vào vấn đề, chính xác về ngơn từ sử dụng cũng như địi hỏi khẩn trương, kiên nhẫn đối với người sử dụng.
Ngôn ngữ được sử dụng phải là ngôn ngữ phổ biến, nhiều người biết đến trên thế giới, có tính chất chính xác về ngơn từ, cấu trúc, trang trọng lịch sự nhưng vẫn đảm bảo tính cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu, tránh những cách hiểu sai đối với người đọc.
Tuy nhiên để đảm bảo tuyệt đối tính chất pháp lí cũng như những thỏa thuận được quyểt định với sự đồng ý từ hai bên, hình thức đàm phán vẫn cần được thực hiện giữa các bên trong các trường hợp như đàm phán kí kết các hợp đồng sản xuất kinh doanh có quy mơ lớn…
3.4.2. Tổ chức thực hiện hợp đồng
SALES CONTRACT
No: 20/2014 Date: 2/02/2014
BETWEEN Geremi Co.,Ltd
Address: 256 YJ Tower, Tokyo, Japan Tel: (81) 03.678-590-3191
Fax: (81) 03.678-588-3191
Represented by Mr. Yokomaha, the manager of the company.
Hereinafter called THE BUYER.
AND Minh Phu seafood corporation.
Address: 21 Le Quy Don, Ward 06, District 3, Ho Chi Minh city, Viet Nam
Tel: (+84)780.3.838.262
Fax: (+84)780.3.833.119
Represented by Mr. Le Van Quang, the general manager of the company.
Hereinafter called THE SELLER.
Both seller and buyer have concluded this contract on the terms and conditions set forth here under:
Article 1: COMMODITY, QUANTITY, QUALITY, PRICE, TOTAL CONTRACT VALUE: