2. 3.3.Kết luận chung về quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu qua đường
3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hoá quốc tế của
3.2.1. Giải pháp về tổ chức quản lý
(1) Nguyên nhân:
+ Mặc dù có mạng lưới chi nhánh xuyên suốt cả đất nước nhưng thực tế cách tổ chức và quản lý của công ty TNHH JDL VN hiện nay vẫn chưa thực sự tạo được mối liên hệ chặt chẽ giữa các chi nhánh với nhau. Mỗi chi nhánh hoạt động như là một đơn vị kinh doanh riêng, tự tìm khách hàng và đảm nhận các cơng đoạn dịch vụ. Trong nhiều trường hợp các phòng ban, chi nhánh lấn sân nhau, tạo ra sự cạnh tranh trong nội bộ công ty làm giảm sức mạnh của tồn cơng ty nói chung và quy trình giao nhận nói riêng.
+ Thêm nữa cơng tác quản lý cần thiết phải có một khối lượng trang thiết bị nhất định, tiên tiến hiện đại và phải tương đương với các doanh nghiệp khác thì việc quản lý mới có hiệu quả, mới có phương tiện để tiếp xúc và thu hút khách hàng. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế hướng đến nền kinh tế tri thức thì thơng tin
về thị trường, về đối thủ, về chính sách của nhà nước... là yếu tố quan trọng quyết định đến sự sống cịn của cơng ty.
(2) Nội dung giải pháp:
+ Công ty cần quy định rõ chức năng phạm vi hoạt động của mỗi đơn vị và thiết lập để tạo ra một sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị chức năng trong các khâu của q trình giao nhận để có thể huy động sức mạnh của tập thể.
+ Để nắm bắt kịp thời các thơng tin đó thì cơng ty phải trang bị đầy đủ một hệ thống máy điện thoại, bộ đàm, máy nhắn tin, fax...và phải tin học hố cơng tác quản lý, tức là xây dựng cho mình một phần mềm sử dụng nội bộ; một kho dữ liệu chung cho tồn cơng ty, để khơng chỉ tổng công ty và cả các chi nhánh cũng có thể thường xuyên trao đổi, lấy số liệu. Khi có được các điều này, thông tin sẽ được trao đổi với cường độ cao hơn, hiệu quả hơn và sự phối hợp giữa các phòng ban trở nên nhịp nhàng hơn.
(3) Thời gian áp dụng giải pháp:
+ Áp dụng trong thời gian dài, xun suốt q trình hoạt động của cơng ty. (Thời gian thiết kế phần mềm dự kiến 1 tháng)
(4) NgƯời thực hiện:
+ Giám đốc điều hành sẽ đề ra các quy định để phân định rõ chức năng phạm vi hoạt động mỗi đơn vị, mỗi chi nhánh.
+ Tuyển 01 nhân viên IT chuyên phụ trách mảng thiết kế phần mềm và quản lý web để thiết kế phần mềm sử dụng nội bộ công ty (kho dữ liệu về đối thủ, chính sách nhà nước, thơng tin thị trường, khách hàng,...)
+ Tất cả nhân viên công ty cùng sử dụng phần mềm, tham gia đóng góp ý kiến khi phần mềm đã hồn thành.
(5) Chi phí dự kiến:
(6) Kết quả dự kiến:
+ Các chi nhánh phối hợp ăn ý, ít cạnh tranh từ đó đem lại nguồn lợi cho DN. + Khâu quản lý cũng giảm tải và gọn nhẹ hơn cho giám đốc điều hành.
+ Dự kiến doanh thu có thể tăng thêm 5% doanh thu/ tháng.