IV. Phân theo thời hạn:
2.2.2.1. Thanh toán nhờ thu a Quy trình thanh tốn nhờ thu
a- Quy trình thanh tốn nhờ thu
Nhờ thu nhập khẩu:
* Tiếp nhận chứng từ nhờ thu:
Ngân hàng có thể tiếp nhận nhờ thu do các ngân hàng nớc ngoài gửi đến. Trờng hợp đặc biệt, chứng từ có thể do khách hàng nớc ngồi trực tiếp gửi đến nhng phải có xác thực đợc ngời phát lệnh nhờ thu và các chỉ thị tiếp theo liên quan đến lệnh nhờ thu đó để tránh tranh chấp về pháp lý sau này.
* Kiểm tra chứng từ nhờ thu:
Thanh tốn viên có trách nhiệm kiểm tra lệnh nhờ thu, kiểm tra, đối chiếu số lợng các loại chứng từ nhận đợc với bảng kê chứng từ của ngân hàng gửi chứng từ. Mặc dù ngân hàng nhận nhờ thu khơng có trách nhiệm kiểm tra nội dung của bất cứ chứng từ nào nhng vẫn phải kiểm tra vận đơn và ký hậu vận đơn.
* Thông báo nhờ thu và xử lý nhờ thu:
Sau khi nhận lệnh nhờ thu kèm chứng từ, nếu lệnh nhờ thu là rõ ràng, chính xác và đầy đủ thơng tin thì thanh tốn viên sẽ lập thơng báo cho khách hàng (ngời trả tiền) về bộ chứng từ nhờ thu đến. Kiểm soát viên sẽ kiểm sốt và ký trên thơng báo nhờ thu trớc khi chuyển thông báo nhờ thu và bộ chứng từ nhờ thu cho khách hàng.
Q trình nhận chứng từ, thơng báo nhờ thu và nhận tiền thanh toán từ ngời trả tiền, nếu có vớng mắc, lập điện MT499/ MT999 tra soát và xin chỉ thị của ngân hàng gửi chứng từ.
* Thanh toán và chấp nhận thanh toán:
- Thanh toán: Thanh toán viên lập điện MT202 hoặc điện chuyển tiền MT103 theo đúng chỉ dẫn của ngời uỷ thác, thu các khoản phí và tạo bút tốn. Sau đó tồn bộ hồ sơ đợc chuyển cho kiểm sốt viên. Kiểm sốt viên có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu giữa lệnh chi/ giấy nộp tiền mặt của khách hàng với điện thanh toán và các bút toán hạch toán số tiền chuyển cho ngân hàng hởng hoặc ngời hởng, số tiền thu phí dịch vụ và thuế VAT. Sau khi đã khớp đúng, toàn bộ hồ sơ sẽ chuyển cho Giám đốc hoặc gời đợc uỷ quyền phê duyệt trớc khi phê duyệt điện trên hệ thống INCAS.
- Chấp nhận thanh toán: Ngay khi nhận đợc chấp nhận thanh toán của ngời trả tiền, thanh tốn viên lập điện MT412/ 499/ 999 thơng báo chấp nhận thanh tốn gửi cho ngân hàng gửi chứng từ.
* Đóng hồ sơ nhờ thu:
Ngân hàng có thể đóng hồ sơ nhờ thu nếu bộ chứng từ bị trả lại ngân hàng gửi chứng từ hoặc chuyển tiếp đến ngân hàng khác và ghi rõ lý do đóng hồ sơ. Trờng hợp bộ chứng từ đợc thanh toán hoặc đợc chấp nhận thanh tốn thì việc đóng hồ sơ nhờ thu sẽ thực hiện sau khi đã thanh tốn xong tồn bộ nhờ thu đó.
* Lu trữ chứng từ:
Các bản gốc điện thanh toán, bản thơng báo nhờ thu, hố đơn thuế và các giấy tờ có liên quan đều phải đợc lu trữ theo đúng quy định.
Nhờ thu xuất khẩu:
* Tiếp nhận và xử lý chứng từ:
Ngân hàng tiếp nhận bộ chứng từ nhờ thu do khách hàng uỷ thác thu hộ gồm: Một giấy yêu cầu nhờ thu kèm bảng kê chứng từ và các chứng từ liên quan đến nhờ thu.
- Kiểm tra đối chiếu số lợng và loại của chứng từ với bảng liệt kê chứng từ của khách hàng.
- Kiểm tra lệnh nhờ thu của khách hàng để đảm bảo có đầy đủ các thông tin.
* Lập bảng kê chứng từ kiêm lệnh thanh tốn nhờ thu:
Thanh tốn viên vào chơng trình máy tính để lập bảng kê chứng từ kiêm lệnh nhờ thu (Covering letter) gửi kèm bộ chứng từ đến ngân hàng nhờ thu. Tất cả các lệnh nhờ thu đi trớc khi gửi đi phải ghi số tham chiếu theo quy định. Sau khi hồn tất cơng việc, tồn bộ hồ sơ đợc chuyển cho kiểm soát viên.
* Kiểm soát:
Kiểm soát viên kiểm tra sự khớp đúng giữa lệnh nhờ thu của khách hàng và lệnh nhờ thu của ngân hàng do thanh toana viên lập đồng thời kiểm tra kỹ các điều khoản trong lệnh nhờ thu đảm bảo lệnh nhị thu rõ ràng, chính xác và đầy đủ thơng tin, hạn chế rủi ro cho khách hàng nhờ uỷ thác nhờ thu. Sau đó, chứng từ đợc trình Giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền ký chứng từ.
* Gửi chứng từ đi nhờ thu:
Chứng từ và lệnh nhờ thu đã hồn thiện đợc trả lại thanh tốn viên để đóng gói gửi đi nhờ thu bằng phơng thức chuyển phát nhanh đến ngân hàng nhận nhờ thu theo đúng địa chỉ ghi trong lệnh nhờ thu.
* Xử lý thơng tin trong q trình nhờ thu. * Thanh toán, chấp nhận thanh toán:
- Thanh toán: Nhận đợc báo có của Hội sở chính, thanh tốn viên vào chơng trình nhập số tham chiếu của điện báo có vào hồ sơ bộ chứng từ nhờ thu xuất khẩu để thực hiện thanh toán cho khách hàng (hoặc thu nợ nếu ngân hàng thực hiện tài trợ/ chiết khấu), thu phí dịch vụ và thuế VAT.
- Chấp nhận thanh toán: Kiểm soát viên dùng ký hiệu mật xác thực và in bản gốc điện chấp nhận thanh toán (MT412/ 499/999) từ hệ thống INCAS. Chuyển điện chấp nhận thanh tốn cho thanh tốn viên để thơng báo cho ng- ời hởng biết và tiến hành thu phí dịch vụ trên hệ thống INCAS.
* Đóng hồ sơ nhờ thu:
Đóng hồ sơ nhờ thu khi nhờ thu đợc huỷ bỏ hoặc đã thanh toán hết. * Lu trữ hồ sơ:
Bộ chứng từ nhờ thu, bản xuất trình chứng từ nhờ thu của ngời uỷ thác, giấy báo có, giấy báo nợ kiêm hoá đơn VAT và các giấy tờ có liên quan khác đều phải đợc lu trữ theo đúng quy định.