7. Nội dung chi tiết
1.3. Các yêu cầu đối với sản phẩm của Phân tích cơng việc
1.3.1. Yêu cầu đối với“Bản mô tả công việc”
Bản mô tả công việc hướng đến sự ngắn gọn, súc tích và sử dụng các động từ có tính quan sát để mơ tả từng hoạt động, cụ thể của từng nghĩa vụ chính. Để chất lượng Mơ tả cơng việc đảm bảo cần phải đáp ứng được các yêu cầu chủ yếu sau:
Thứ nhất, đảm bảo có đầy đủ các nội dung chủ yếu về công việc: Các
thông tin tối thiểu một bản MTCV cần có gồm: (i) những thơng tin về công việc; (ii) chức năng và trách nhiệm trong công việc; (iii) Quyền hạn của người thực hiện công việc; (iv) Những mối quan hệ trong công việc;(v) Các điều kiện làm việc.
chứ không phải mô tả cho con người cụ thể thực hiện công việc. Nếu việc liệt kê các trách nhiệm thiếu dẫn đến công việc không được thực hiện, nếu thừa dẫn đến sự chồng chéo trong tổ chức công việc giữa các chức danh. Để yêu cầu này được đảm bảo cần có sự trao đổi, tham vấn giữa Bộ phận quản trị nhân sự và Người phụ trách chuyên môn để đảm bảo các trách nhiệm được mơ tả chính xác, đầy đủ.
Thứ ba, các nhiệm vụ và trách nhiệm được sắp xếp theo đúng trình tự thực hiện trong thực tế: Một chức danh công việc được giao đảm nhiệm nhiều
trách nhiệm, nhiệm vụ khác nhau, tuy nhiên bản MTCV chỉ nên nêu những cơng việc có tần suất thường xuyên, quan trọng, phản ánh bản chất của chức danh công việc. Bên cạnh đó, các cơng việc cần được sắp đặt theo trình tự thực hiện để người đọc dễ theo dõi, dễ thực hiện.
Thứ tư, ngôn ngữ viết dễ hiểu, ngắn gọn: Mô tả công việc là một tài liệu
không chỉ cho nhà quản trị mà cho cả NLĐ sử dụng. Do đó, từ ngữ hoặc thuật ngữ chuyên mơn phải chính xác, trong sáng và súc tích. Tránh dùng các từ lóng, từ đa nghĩa dẫn đến sự hiểu lầm cho người đọc. Mặt khác, các trách nhiệm của bản MTCV nên bắt đầu bằng một “động từ” nhằm thể hiện rõ bản chất của nhiệm vụ. Để đảm bảo yêu cầu này đòi hỏi người viết MTCV phải có kinh nghiệm soạn thảo và vốn từ ngữ phong phú, trình bày dễ hiểu và nên được thẩm định ít nhất 03 lần trước khi trình ký lên cấp tiếp theo. Hoặc sử dụng phương pháp đưa ra tiêu chuẩn về dung lượng trình bày để người soạn thảo tự chủ động rà sốt sản phẩm đảm bảo súc tích, ngắn gọn và rõ ràng.