Nh chúng ta đã biết kết quả của công tác dự thầu chịu ảnh hởng khơng nhỏ của q trình thực hiện. Nắm bắt đợc vị trí trọng yếu của cơng tác này đối với hoạt động tham gia đấu thầu, ban lãnh đạo cơng ty đã lựa chọn những các bộ có năng lực nhất về các lĩnh vực có liên quan để giao nắm trọng trách chủ yếu trong việc thực hiện cơng tác dự thầu.
Về trình tự tham gia thực hiện công tác dự thầu của công ty đợc thực hiện theo các bớc:
2.1.Tìm kiếm thơng tin về các cơng trình cần đấu thầu
Công việc này do bộ phận tiếp thị trực thuộc phòng kinh tế kế hoạch đảm nhiệm và đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc cơng ty. Để có đợc thơng tin về các cơng trình cần đợc đấu thầu xây lắp công ty sử dụng rất nhiều nguồn thông tin và các cách tiếp cận khác nhau:
- Thu thập thơng tin về các cơng trình cần đấu thầu trên các phơng tiện thông tin đại chúng nh đài, báo, tivi... đồng thời cũng quan tâm đến các thông tin về những cơng trình dự định đầu t trong tơng lai gần trên các phơng tiện này, mà chủ yếu là để xác định chủ đầu t và nguồn vốn đầu t.
- Duy trì mối quan hệ với những chủ đầu t (Ban quản lý dự án PMU 18 - Quốc lộ 1A; Ban quản lý dự án Thăng Long đờng Láng - Hòa Lạc: Uỷ ban dân tộc miền núi, Học viện cơng nghệ bu chính viễn thơng) mà cơng ty đã từng có cơng trình nhận thầu thi cơng xây lắp và thơng qua chất lợng của những cơng trình này để có đợc các mối thầu.
- Tạo lập quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nớc các cấp chính quyền (Tổng cơng ty, Bộ xây dựng) để lấy thông tin về kế hoạch đầu t của các bộ, ngành cũng nh Nhà nớc.
- Sau khi có đợc thơng tin về cơng trình cần đấu thầu, cơng ty mới phân tích đánh giá để có tham gia tranh thầu hay không. Nếu tham gia sẽ thực hiện các bớc công việc tiếp theo.
2. 2. Tiếp xúc ban đầu với bên chủ đầu t và tham gia sơ tuyển (nếu có)
Khi có quyết định tham gia tranh thầu, cơng ty sẽ cử ngời của bộ phận tiếp thị theo dõi suốt q trình, dự thầu cơng trình và tiến hành và tiếp xúc với chủ đầu t. Bên cạnh việc tìm hiểu các thơng tin nh: Thời gian bán hồ sơ mời thầu, các u cầu sơ tuyển... thì cơng ty cũng kết hợp với việc quảng cáo gây uy tín ban đầu với chủ đầu t, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tham gia đấu thầu sau này.
Nếu cơng trình có nhu cầu tổ chức sơ tuyển thì thơng thờng bộ phận tiếp thị lập các hồ sơ sơ tuyển và các bộ hồ sơ giới thiệu công ty, các thông tin về năng lực, thiết bị, kinh nghiệm thi cơng các cơng trình, các chứng nhận cơng trình đạt chất lợng cao... gửi trực tiếp cho bên mời thầu theo yêu cầu về địa điểm trong hồ sơ mời sơ tuyển.
2. 3 Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu
Đây là bớc cơng việc chủ yếu trong tồn bộ q trình dự thầu của cơng ty. Trớc khi lập hồ sơ dự thầu công việc chuẩn bị đều đợc thực hiện chu đáo với các phần việc nh: Làm rõ các nội dung yêu cầu trong hồ sơ dự thầu, khảo sát và thăm quan hiện trờng, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu cụ thể.
• Về việc chuẩn bị các tài liệu thơng tin chung
Các tài liệu nh: Giấy phép hành nghề, đăng ký kinh doanh, các năng lực của công ty, quan hệ bảo hành tín dụng, năng lực mời thầu, chứng nhận chất lợng... sẽ đợc các bộ phận căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu của cơng trình cũng nh u cầu đã nêu trong hồ sơ mời thầu để có sự chuẩn bị đáp ứng đầy đủ kịp thời.
• Về việc lập biện pháp thi công
Các kỹ s, kiến trúc s của phịng kỹ thuật sẽ căn cứ vào thơng tin từ việc khảo sát hiện trờng và các yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu để tiến hành kiểm tra lại thiết kế kỹ thuật mà bên mời thầu cung cấp phát hiện kịp thời những bất hợp lý và đa ra các giải pháp kỹ thuật để điều chỉnh, nâng cao uy tín của cơng ty với chủ đầu t. Bên cạnh đó, cũng có thể tiến hành thiết kế nếu nh cơng ty đảm nhận việc này.
• Việc lập giá dự thầu
Việc lập giá dự thầu của công ty do phòng kinh tế kế hoạch kết hợp với phịng kỹ thuật bóc tách khối lợng cơng việc lập giá dự thầu.
2. 4 Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu
Sau khi các bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu hồn tất nhiệm vụ của mình, bộ phận tiếp thị sẽ niêm phong hồ sơ dự thầu giao cho phòng kinh tế kế hoạch nộp cho bên mời thầu.
Căn cứ theo thời hạn và địa điểm ghi trong hồ sơ mời thầu phòng kinh tế kế hoạch cử cán bộ trực tiếp đi tham gia mời thầu.
Trong thời gian chờ đánh giá hồ sơ dự thầu, nếu bên mời thầu có cơng văn yêu cầu lý giải những vấn đề trong hồ sơ dự thầu thì các bộ phận trong công ty tuỳ theo những khúc mắc bên mời thầu hỏi có nhiệm vụ giải đáp và làm rõ để giữ uy tín với chủ đầu t và phát huy tối đa tính cạnh tranh của hồ sơ dự thầu.
2.5 Ký kết hợp đồng kinh doanh (nếu trúng thầu) và theo dõi thực hiệnhợp đồng. hợp đồng.
Ngay sau khi nhận đợc kết quả trúng thầu, cơng ty sẽ có cơng văn gửi cho phía chủ đầu t để chấp nhận việc thực hiện thi công và thoả thuận ngày giờ, địa điểm cụ thể để thực hiện việc ký kết hợp đồng. Tiến hành chuẩn bị xin bảo lãnh hợp đồng theo yêu cầu của chủ đầu t và đôn đốc các bộ phận có liên quan rà sốt lại kế hoạch huy động các nguồn lực cho việc thi cơng cơng trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đàm phán ký kết hợp đồng thi công.
Sau khi ký kết hợp đồng, công ty nhanh chóng triển khai thi cơng cơng trình và lúc này, các cán bộ kỹ thuật phịng kinh tế kế hoạch đảm nhận cơng tác dự thầu sẽ có nhiệm vụ theo dõi về thi công và làm cầu nối giữa công tr- ờng với chủ đầu t, đề xuất kịp thời các vấn đề liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, đặc biệt là các vấn đề ảnh hởng đến chất lợng và tiến độ thi cơng cơng trình. Đồng thời, thực hiện nhiệm vụ thanh quyết toán với chủ đầu t.
3. Đánh giá tình hình thực hiện đấu thầu của cơng ty trong những nămqua qua
3.1. Những thành tích
a. Với bề dày kinh nghiệm và sự đồn kết nhất trí trong nội bộ, cơng ty đang nỗ lực vơn lên để khẳng định vị trí của mình trong cơ chế thị trờng. Công tác đấu thầu - tiếp thị đã từng bớc ổn định và hoạt động đi vào nề nếp phù hợp với cơ chế mới và đáp ứng cơ bản nhu cầu việc làm của công ty. Đặc biệt là việc trúng thầu thi cơng các cơng trình lớn nh cơng trình đại học quốc gia, cơng trình đờng Láng - Hồ Lạc và các cơng trình thi cơng tại Lào... có nhiều cơng trình đạt huy chơng vàng chất lợng cao của ngành, giữ đợc chỗ đứng tại thị trờng trong nớc và vơn ra thị trờng nớc ngoài.
b. Bộ phận tiếp thị đã có trách nhiệm cao hơn trong công tác thu thập và tổng hợp thông tin về định hớng Đầu t xây dựng cơ bản của Nhà nớc và các cơ quan, ban ngành. Cùng lãnh đạo cơng ty xác định các cơng trình có tính khả thi để xây dựng chiến lợc và sách lợc trong công tác tiếp thị đấu thầu nhằm nâng cao hiệu quả thắng thầu mà vẫn đảm bảo chi phí với mức tối thiểu. Chính qua thời gian này, công ty đã xây dựng đợc một đội ngũ làm cơng tác tiếp thị đấu thầu có trình độ và nhiệt tình với cơng việc đảm bảo hồn thành tốt nhiệm vụ theo đúng tiến độ đã đề ra.
c. Đã huy động một đội ngũ kỹ s, nhà quản lý và lao động giỏi tham gia vào công tác dự thầu. Cùng với q trình đó hoạt động tay nghề, năng lực và kinh nghiệm cán bộ công nhân của công ty đang ngày một nâng cao hơn.
d. Đã chủ động tìm kiếm các cơng trình trong mọi lĩnh vực xây dựng và mở rộng đợc ngành nghề xây dựng.
e. Đánh giá đúng vị trí của cơng tác đấu thầu ngày càng tạo ra chuyển biến tốt về mặt tổ chức và thực hiện, đặc biệt trong lĩnh vực quan hệ với bên ngồi nh với các tổ chức tài chính, nhà cung ứng, đối tác kinh doanh và chủ đầu t.
Nhìn chung lại, trong vài năm trở lại đây, đặc biệt là từ cuối năm 1996, cơng ty xây dựng Sơng Đà II đã có những cố gắng trong việc chủ động tìm kiếm cơng ăn việc làm và có nhiều tiến chuyển tốt trong tổ chức, quản lý, mở rộng quan hệ với bên ngồi. Nhờ đó đem lại cơng ăn việc làm đều đặn cho cán bộ công nhân viên và ngày càng khẳng định đợc chỗ đứng cũng nh uy tín của cơng ty trên thị trờng.
3. 2. Những tồn tại trong công tác dự thầu tại công ty
Mặc dù trong cơng tác dự thầu, cơng ty đã có nhiều cố gắng để đạt đợc những thành tích nhất định, song cũng vẫn còn một số tồn tại dẫn đến khả năng trúng thầu cao ảnh hởng tới sự phát triển chung của công ty.
a. Việc thực hiện công tác dự thầu cha thực sự diễn ra một cách có hệ thống và chặt chẽ, nhiều bớc công việc nhận thức đợc song cha thực hiện. Thụ động trong việc đề ra các biện pháp tranh thầu.
b. Cha đa ra đợc các đề xuất về giải pháp kỹ thuật hợp lý, độc đáo làm tăng khả năng cạnh tranh trong đấu thầu.
c. Công tác tiếp thị, đấu thầu bớc đầu chiếm lĩnh đợc thị trờng nhng khả năng cạng tranh yếu. Khả năng Marketing trong thơng trờng trên các lĩnh vực mua bán hàng hố, tiêu thụ sản phẩm lẫn trong tìm kiếm việc làm cịn rất hạn chế, thụ động.
d. Giá bỏ thầu nhiều khi khơng hợp lý, lúc thì q cao so với giá xét thầu của chủ đầu t, hoặc so với giá bỏ thầu của các đối thủ cạnh tranh, lúc lại q thấp tuy cơng ty trúng thầu nhng khơng có hiệu quả.
e. Khả năng tự chủ về tài chính thấp, cha đủ năng lực tài chính để tham gia đấu thầu độc lập và nhận thi cơng những cơng trình có giá trị lớn, thời gian thi cơng dài.
f. Thiết bị xe máy thi cơng hiện tại nhìn chung cha đáp ứng đợc các yêu cầu kỹ thuật và mức độ hiện đại trong việc thi cơng các cơng trình địi hỏi chất lợng cao, kỹ thuật phức tạp.
3. 3. Nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại trên
a. Lực lợng cán bộ tiếp thị cịn mỏng và năng lực có hạn cha phát huy hết sức mạnh tổng hợp của các cán bộ kỹ thuật, chủ cơng trình, các đơn vị trong quá trình tiếp thị, lập, chọn phơng án tối u.
b. Việc lập giá dự thầu mới chỉ tính tới các yếu tố bên trong mà cha gắn chặt với tình hình thị trờng và các đối thủ cạnh tranh. Thêm vào đó, cơng tác khảo sát cơng trình, giá cả đơi khi cha sát thực tế.
c. Về công nghệ và thiết bị xe máy thi cơng thì trừ lĩnh vực thi cơng đ- ờng bộ cịn trong các lĩnh vực khác mặc dù có năng lực khá lớn song cịn nhiều máy móc thiết bị đã cũ, lạc hậu, sử dụng khơng hiệu quả. Việc đầu t mua sắm mới cịn gặp nhiều khó khăn về vốn.
d. Một số cơng trình do chủ đầu t có sự sắp đặt trớc do đó mặc dù giá dự thầu thấp nhất, hồ sơ dự thầu đảm bảo chất lợng nhng vẫn bị trợt.
4. Tổ chức quản lý và phối hợp giữa các bộ phận thực hiên công tác dựthầu tại công ty thầu tại công ty
Từ cuối năm 1996, khi bắt đầu tham gia đấu thầu để giành quyền bao thầu xây lắp các cơng trình, cơng tác đấu thầu đợc giao cho phịng kinh tế - kế hoạch phối hợp với phòng kỹ thuật để thực hiện và đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Qua một thời gian hoạt động, trên cơ sở nhận thức rõ vị trí quan trọng của cơng tác đấu thầu và sức ép về việc làm ngày càng tăng, ban lãnh đạo công ty thấy cần thiết phải có một bộ phận trợ giúp Giám đốc cơng ty trong việc tìm kiếm thơng tin về cơng trình cần đấu thầu, quản lý và phối hợp thực hiện. Chính vì vậy, ngày 1-10- 1998, giám đốc cơng ty đã ra quyết định thành lập bộ phận tiếp thị, trực thuộc phòng kinh tế- kế hoạch đồng thời chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty với các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau:
Là bộ phận chuyên trách về cơng tác tiếp thị của cơng ty, tìm hiểu và xử lý các thơng tin có liên quan đến cơng tác tìm kiếm việc làm xác minh độ xác thực của các thông tin báo cáo giám đốc xử lý hoặc chủ động đề xuất phơng án giải quyết. Mục đích cuối cùng là giúp cho giám đốc trong cơng việc tìm kiếm việc làm.
+ Về nhiệm vụ:
- Nắm bắt kịp thời thông tin, các dự án đầu t xây dựng trong mọi lĩnh vực và các địa phơng. Khi dự án có điều kiện thì chuẩn bị và lập hồ sơ đăng ký dự thầu (căn cứ từng cơng trình cụ thể sẽ dùng hồ sơ của công ty, Tổng công ty hoặc liên doanh, liên kết với các đơn vị bên ngoài). Cung cấp đầy đủ thông tin của công ty cho chủ đầu t làm việc với cơ quan chỉ đạo dự án, chủ đầu t có các thơng tin cần thiết báo cáo giám đốc, tiếp tục duy trì các quan hệ trên trong suốt quá trình đấu thầu cũng nh lâu dài.
- Chịu trách nhiệm chắp nối, hoàn tất hồ sơ dự thầu từ khâu chuẩn bị cho đến khi nộp hồ sơ dự thầu. Trong quá trình làm hồ sơ dự thầu phải cung cấp đầy đủ thơng tin liên quan đến dự án cho phịng kinh tế - kế hoạch để làm giá dự thầu và phòng kỹ thuật để lập biện pháp thi cơng và tính khối lợng, các phần việc cịn lại thuộc bộ phận tiếp thị. Phân công các bộ phận theo sát các dự án sau khi nộp hồ sơ dự thầu cho đến khi có kết quả cuối cùng
Việc thành lập bộ phận tiếp thị qua một thời gian ngắn đã đem lại những tác động tích cực đến hoạt động dự thầu của cơng ty, thể hiên cụ thể ở các khía cạnh sau:
- Đa công tác dự thầu của cơng ty dần đi vào hoạt động có tính hệ thống. Q trình thực hiện công tác dự thầu đợc theo dõi chặt chẽ và sát sao hơn, tạo ra đợc đầu mối để liên kết các bộ phận có liên quan. Việc lập kế hoạch dự thầu hàng tháng đợc thực hiện đầy đủ.
- Tăng cờng và thiết lập tốt mối quan hệ với bên mời thầu. Các thông tin và dự án đợc thu thập đầy đủ và cung cấp kịp thời cho các bộ phận có liên quan.
- Số lợng các cơng trình đợc tiếp thị để lựa chọn, quyết định dự thầu cũng tăng lên, tạo cơ hội lựa chọn đợc các dự án có triển vọng nhằm đạt hiệu quả cao hơn cho tác dự thầu.
Trong các khía cạnh tác động trên, khía cạnh mang lại nhiều hiệu qủa nhất cho việc thực hiện cơng tác dự thầu đó là theo dõi và phối hợp giữa các bộ phận có liên quan trong việc lập hồ sơ dự thầu, nó giảm đợc ách tắc trong các bộ phận, thực hiện đảm bảo cho quá trình lập hồ sơ dự thầu diễn ra nhanh