3.1.Hạch toán lao động
Hạch toán lao động là việc thanh tốn lao động với mỗi cán bộ cơng nhân viên ở từng bộ phận. Để phản ánh đúng, kịp thời tình hình sủ dụng lao động kế tốn tiền lơng ở Công ty Mặt Trời Việt sử dụng “Bảng chấm công”.
Bảng này hàng tháng do các cán bộ đợc phân công trực tiếp theo dõi thời gian lao động thực tế (ngày công, giờ công) của công nhân viên trong Cơng ty.
Cụ thể trong tháng 3 năm 2003 có bảng chấm cơng q I của phịng Hành chính nh sau:
Biểu số 1:
Đơn vị : Công ty Mặt Trời Việt Bộ phận : Phịng Hành chính
Bảng chấm cơng Tháng 3 năm 2004
Mẫu số : 01 – LĐTL TT Họ và tên Cấp bậc
lơng Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 …. 30 31 công Số hởng lơng …. …. …. …. A B C 1 2 …. 30 31 32 33 34 35 36 Nguyễn Thị Hoa 2,74 x x …. x x 22 Vũ Thanh Hằng 2,26 x x …. x x 22 Lại Việt Cờng 2,26 x x …. x x 22 Đào Thuỷ Linh 2,06 x x …. x x 22
Cộng
Ngời duyệt Phụ trách bộ phận Ngời chấm công
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
*Hàng tháng để hạch toán kết quả lao động, kế toán dựa trên các chứng từ báo cáo về kết quả sản xuất ở các phịng ban nh : “Bảng theo dõi cơng tác ở tổ “giấy báo ca”, “phiếu giao nhận sản phẩm”, “phiếu khoán”, “hợp đồng giao khoán”, “phiếu báo làm thêm giờ”. Các chứng từ đó là các báo cáo về kết quả sản xuất tổ trởng ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận.
Chứng từ này đợc chuyển cho phịng kế tốn để làm căn cứ tính lơng, tính thởng.
Cuối tháng, Kế tốn lập phiếu xác nhận sản phẩm và cơng việc hồn thành.
Ví dụ : Tại phịng Kinh doanh của Cơng ty Mặt Trời Việt
Biểu số 02:
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành
Tên đơn vị : Công ty Mặt Trời Việt Bộ phận : Phòng kỹ thuật
Theo hợp đồng số ../HĐKT/13-HD. Ngày 02 tháng 02 năm 2004… STT Tên sản phẩm (công
việc) Đơn vị tính Số l-ợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
A B C 1 2 3 D
1 Máy tính Malaisia Bộ 5 7.200.000 360.000.000
2 Màn hình LG Chiếc 10 3.450.000 34.550.000
Cộng x x x 70.550.000 x
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bảy mơi triệu năm trăm năm mơi nghìn đồng chẵn.
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 3:
Phiếu nghỉ hỏng bảo hiểm xã hội
Họ và tên : Phí Anh Dơng – Tuổi 29 Số : 04
Tên cơ
quan y tháng Ngày Lý do Số ngày nghỉ Y bác sĩ ký ngày Số nhận của Xác Tổng
số Từ ngày Đến hết
A 1 B 2 3 4 C 5 D
BHYT
Phần thanh tốn Số ngày nghỉ tính BHXH Lơng bình qn 1 ngày % tính BHXH Số tiền hởng BHXH 1 2 3 4 7 ngày 29.000 100% 203.000
Trởng ban BHXH Ngày 23 tháng 06 năm 2004
( ký, họ tên)
-Hợp đồng giao khoán (Mẫu số 03 – LĐTL) là hợp đồng lao động giữa ngời sử dụng và đại diện ngời lao động giao khoán.
Biểu số 04:
Bảng hợp đồng giao khốn
TT Nội dung cơng việc GiaoKhối lợngThực Đơn giá Thời gian Chất lợng Thành tiền
hiện Giao Thực hiện
1 Bán một dàn máy tính 01 01 5.000.000 4,5 4,5 100% 5.000.000 2 Vận chuyển thiết bị đến cơng trình 30 30 10.000.000 5,5 5,5 100% 300.000 3 Lắp đặt một ổ chức CV 01 01 1.000.000 01 01 100% 1.000.000 Cộng 16.000.000 6.300.000
Bên giao khoán Bên nhận khoán
- Danh sách ngời lao động hởng trợ cấp BHXH mẫu số (04 – BHXH) trợ cấp BHXH chỉ đợc BHXH cấp trên quyết toán cuối năm, song hàng tháng đều có số cơng nhân viên bị ốm…
Biểu số 05 :
Danh sách ngời lao động hởng trợ cấp BHXH
TT Họ và tên Lơng tháng đóng BHXH Thời gian đóng BHXH
Đơn vị đề nghị Cơ quan BHXH xét duyệt Số ngày nghỉ Tiền trợ cấp Số ngày nghỉ Tiền trợ cấp Trong kỳ kế đầu Luỹ năm Trong kỳ Luỹ kế 1 Nguyễn Thị Hoa 396.750 22 91.473 3 20 91.473 2 Vũ Thanh Hằng 396.700 22 95.400 7 30 95.400 Cộng 793.450 186.873 186.873
Cuối tháng, kế tốn tại Cơng ty lập danh sách tiền thởngcho tồn Cơng ty phụ thuộc vào bậc lơng và xếp loại thởng của Cơng ty.
Biểu số 06 :
Bảng thanh tốn tiền thởng Tháng 03 năm 2004
TT Họ và tên Bậc
lơng
Mức lơng Ghi chú
1 2 3 4
1 Nguyễn Duy Minh 3,48 A 300.000
2 Trần Văn Lâm 2,02 B 200.000 3 Vũ Thanh Hằng 1,78 B 100.000 4 Lại Việt Cờng 1,78 A 200.000 ………………. Cộng 800.000 Ngày tháng năm ..… … … Kế toán Kế toán trởng (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Hiện nay, Công ty Mặt Trời Việt đang áp dụng hình thức trả lơng theo thời gian đối với tất cả công nhân viên trong tồn Cơng ty và đuợc hạch tốn trực tiếp cho từng loại cơng nhân viên.
Cơng ty cũng áp dụng hình thức trả lơng này cho những mức tiền lơng cụ thể trong mỗi tháng cho công nhân viên làm công việc đơn giản nh bảo vệ .…
Có bảng thanh tốn lơng cơ bản của cán bộ cơng nhân viên phịng Hành chính để thấy rõ hơn phơng thức trả lơng theo thời gian mà Công ty áp dụng để trả lơng cho cán bộ công nhân viên.
Lơng cơ bản = 290.000 x Hệ phụ cấp x (số ngày làm việc) + phụ cấp 22
Ví dụ :
Anh Việt Cờng đi làm đủ cơng, khơng vi phạm gì sẽ có lơng cơ bản là : Lơng cơ bản = 290.000 x 1,5 x 21 + 19,728 = 415.247
22
Trong đó : Phụ cấp của Anh Cờng là 19.728.
Hiện tại, Cơng ty cũng áp dụng hình thức trả lơng theo sản phẩm có th- ởng. Về hình thức trả lơng này, thì Cơng ty dựa trên cơ sở khốn doanh thu và khối lợng nhiệm vụ của từng đơn vị hay chính chất lợng cơng tác của mỗi đơn vị. Căn cứ khối lợng sản phẩm hoàn thành đảm bảo tiêu chuẩn chất lợng quy định đợc theo dõi ở phiếu xác nhận sản phẩm và cơng việc hồn thành. (MS 06-LĐTL) và đơn giá tiền lơng kế tốn tính lơng cho từng nhân viên trong Cơng ty, ví dụ nh:
Anh Lê Văn Hải sẽ có phần lơng khốn cá nhân lơng theo sản phẩm có thởng là :
LKCK = Quỹ LKT x Hkcl = 7.426.980 x 363 = 1.231.600 Tổng Hkcl 2.189
Nh trong tháng này tổng lơng Anh Hải đợc lĩnh là:
Sau đây là hệ số chức danh để xác định lơng khốn tại Cơng ty.
Biểu số 07:
Hệ số chức danh theo công việc cán bộ công nhân viên
Loai lao động Hệ số chức danh
Chuyên viên 1 Chuyên viên 2 Cán sự 1 Cán sự 2 1,65 1,45 1,45 1,35
3.3.Trình tự tính lơng, BHXH phải trả và tổng số liệu
*Căn cứ vào chứng từ hạch toán về thời gian lao động và chế độ tiền l- ơng trả theo thời gian áp dụng trong Cơng ty để tính lơng thời
gian và các khoản phụ cấp phải trả cho một số ngời lao động điển hình có tên trong bảng chấm công.
Biểu số 08 :
Đơn vị : Công ty Mặt Trời VIệt Bộ phận : Kỹ thuật
Bảng thanh toán tiền lơng Tháng 05 năm 2004
TT Họ và tên Bậc lơng Lơng thời gian
Hệ Phụ cấp Cộng lơng Các khoản trừ Số cịn lĩnh Số
cơng Tiền lơng kỳ ITạm ứng BHXH Kỳ II ăn ca
1 Nguyễn Thị Hoa 870.500 21 752.230 1,5 24.000 1.570.275 500.000 46.656 459.275 150.000
2 Vũ Thanh Hằng 754.400 21 721.018 1,5 13.000 890.027 500.000 32.184 39.843 150.000
3 Lại Việt Cờng 290.000 21 415.247 1,5 19.728 636.247 300.000 30.800 223.999 150.000
4 Đào Thuỷ Linh 392.400 21 375.586 1,5 18.000 579.845 200.000 23.544 206.300 150.000
74.728 3.679.394 1.500.000 1.288.417 600.000
Kế toán thanh toán Kế toán trởng (ký, họ tên) (ký, họ tên)
*Căn cứ vào khối lợng sản phẩm hoàn thành dảm bảo tiêu chuẩn chất l- ợng quy định đợc theo dõi bởi phiếu xác nhận sản phẩm và cơng việc hồn thành (Mẫu số 06 – LĐTL) và đơn giá tiền lơng sản phẩm là sản xuất ra một sản phẩm áp dụng trong Cơng ty để tính tiền lơng sản phẩm cho công nhân sản xuất.
Tiền lơng phải trả cho Công nhân sản xuất
Tên cá nhân : Nguyễn Duy Minh
STT Tên công việc ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
A B C 1 2 3
1 Lắp đặt 1 bộ máy Chiếc 1 5.000.000 5.000.000
Cộng 5.000.000
Tổng số tiền (Viết bằng chữ) : Năm triệu đồng
Ngời giao việc Ngời nhận việc Ngời kiểm tra Ngời duyệt (ký, họ tên) (ký, họ tên) chất lợng (ký, họ tên)
(ký , họ tên)
*Cách tính tiền thởng của doanh nghiệp
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền thởng đã nêu trên
Ví dụ :
Tại Cơng ty đối với nhân viên Nguyễn Duy Minh với bậc lơng của Anh là 798.500 đồng/tháng. Ngồi tiền lơng chính Anh cịn đợc thởng 300.000 đồng/tháng với mức thởng loại A do Anh thực hiện nghiêm túc chế độ quy định của Cơ quan, hồn thành tốt cơng việc đợc giao, nhận đợc nhiều hợp đồng mới cho Công ty.
*Hàng tháng tuỳ thuộc vào số ngời phải thanh toán trợ cấp BHYT trả thay cho lơng trong tháng của đơn vị, kế toán lập bảng tổng hợp tiền lơng, tập hợp cho các phòng ban, phân xởng trong đơn vị, kẻ sổ lập bảng này là “phiếu nghỉ lơng BHXH”, khi lập phiếu này phải phân chi tiết theo từng trờng hợp
nghỉ ốm, nghỉ đẻ, sảy thai, nghỉ tai nạn lao động trong mọi khoản phải phân… ra số ngày, số tiền trợ cấp BHXH trả thay lơng.
Cuối tháng, sau khi kế toán tổng hợp số ngày nghỉ, số tiền trợ cấp cho từng ngời và cho toàn đơn vị, bảng nay đợc chuyển cho trởng ban BHXH xác nhận và chuyển cho kế toán trởng duyệt chi. Bảng này lập 2 liên:
- 1 liên gửi cho Cơ quan quản lý BHXH cấp trên để tất toán
- 1 liên lại phịng Kế tốn cùng các chứng từ có liên quan.
Trịng hợp này của Anh Minh do Anh nghỉ ốm nên đợc hởng số tền BHXH trả thay lơng là Nguyễn Duy Minh do đó phiếu nghỉ hởng lơng BHXH (Giấy chứng nhận nghỉ ốm) đợc sử dụng tại Công ty theo mẫu sau :
(Mặt trớc)
Tên Cơ quan y tế Ban hành theo mẫu CV
……………… Số 90TC/CĐ ngày 20/04/99 Quyển số : 12A Số KB/BA Số : 037 622
Giấy chứng nhận nghỉ ốm
Họ và tên : Nguyễn Duy Minh Tuổi : 36… … Đơn vị công tác : Công ty Mặt Trời Việt
Lý do cho nghỉ : Phẫu thuật xơng khớp tay
Số ngày cho nghỉ : 15 ngày (từ ngày 3/3 đến ngày 18/3/2005)
Ngày 02 tháng 03 năm 2005
Xác nhận phụ trách đơn vị Y bác sĩ khám chữa bệnh
Số ngày nghỉ : 15 ngày (đã ký, đóng dấu)
(Mặt sau) Số sổ BHXH : 01133943564
Phần BHXH
1-Số ngày nghỉ đợc hởng BHXH : 15 ngày 2-Luỹ kế, ngày nghỉ cùng chế độ : ngày 3-Lơng tháng đóng BHXH : 270.800đồng 4-Lơng bình quân ngày : 24.069 đồng 5-Tỉ lệ hởng BHXH : 75%
6-Số tiền hởng BHXH : 270.800 đồng
Ngày 02 tháng 03 năm 2005
Cán bộ Cơ quan BHXH Phụ trách BHXH đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Hoàng Ngọc Diệp
*Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp lơng của từng bộ phận gián tiếp các bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp.
Biểu số 09 :
Bộ phận : Dịch vụ bán hàng
Bảng Tổng hợp tiền lơng phân bổ Tháng 05 năm 2005
TK 642
TK627 TK 622 Chi tiết theo từng loại sản phẩm
Màn hình Mainboard CPU ổ cứng Notebook
Tổ 1 1.000.000 35.155.615 35.155.615 Tổ 2 1.523.000 47.769.000 47.769.000 Tổ 3 976.000 2.829.163 2.829.163 Tổ 4 1.154.000 38.590.312 38.590.312 1.000.000 1.523.000 976.000 1.154.000 Cộng 4.653.000 124.344.090 Biểu số 10 :
Bảng phân bổ tiền lơng và tiền BHXH Tháng 05 năm 2005
STT Ghi Có TK ghiNợ các TK sử dụng TK 334 : Phải trả công nhân viên TK 338, 3382 +3383 +3384 Lơng cơ bản – th ngồi Lơng chính Long phụ Các khoản khác Cộng Có TK 334
1 TK 622 : CPNCTT 35.155.615 47.769.000 2.839.163 38.590.312 2 TK 627: CPSXC 5.200.000 140.000 800.000 8.028.000 23.863.305 9.200.000 35.000 200.000 1.200.000 5.617.308 1.200.000 35.000 200.000 2.373.000 3.822.750 578.000 35.000 200.000 600.000 5.121.436 2.789.778 35.000 200.000 1.285.000 9.301.811 3 TK 642 : CPQLDN Cộng 28.912.167
Tiền lơng thuê ngoài : Tổ1 : 8.050.000 Tổ 2: 10.450.000 Tổ 3 : 3.340.000 Tổ 4 : 7.250.000 Cộng : 28.090.000 BHXH phải trích trong tháng ( 180.259.300 – 28.090.000) x 19% = 28.912.167
*Căn cứ vào số liệu của bảng tổng hợp lơng của từng đội sản xuất và các bộ phận gián tiếp, kế toán lập bảng thanh toán tổng số tiền lơng tồn Cơng ty. Cụ thể bảng tháng lơng tồn Cơng ty trong tháng 05/2004 nh sau:
Biểu số 11:
Bảng thanh toán tiền lơng tồn Cơng ty Tên đơn
vị Số CN CơngLơng thời gianTiền khốnLơng Phụ cấp Tổng lơng Tạm ứng Giảm trừ lĩnh kỳ IISố tiền Tiền ăn ca
kỳ I BHXH Tổ 1 6 18.899.000 35.000 18.934.000 1.789.980 17.144.020 800.000 Tổ 2 9 20.782.000 35.000 20.817.000 1.526.500 19.290.500 1.000.000 Tổ 3 3 4.482.163 35.000 4.517.163 1.726.354 2.790.809 450.000 Tổ 4 8 19.462.152 35.000 19.497.152 1.624.505 17.872.247 900.000 Phòng HC 4 125 4.525.000 70.000 4.595.000 1.500.000 159.000 2.936.000 500.000 Phòng DV 5 150 3.450.650 70.000 3.520.650 1.500.000 167.939 1.852.711 700.000 Phòng TCLĐ 2 150 3.490.365 70.000 3.650.365 1.500.000 133.507 1.926.858 300.000 Phòng GĐ 6 125 3.563.700 70.000 3.633.700 1.500.000 169.422 1.964.278 850.000 Cộng 43 410 15.026.715 63.623.013 420.000 59.577.878 6.000.000 7.333.287 65.777.823 5.500.000
4. Kế toán tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo luơng
4.1. Các tài khoản kế toán áp dụng trong doanh nghiệp và các khoản tính trích theo lơng của doanh nghiệp
Tiền lơng của công nhân viên trong công ty đợc tập hợp theo dõi trên TK 334 (phải trả công nhân viên) bao gồm tiền lơng của các bộ phận quản lý phòng ban, khoản tiền lơng này bao gồm tiền lơng chính, tiền lơng phụ của từng bộ phận và đợc hạch tốn vào chi phí trên các chứng từ ban đầu.
4.2. Trình tự kế tốn tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo lơng của doanh nghiệp
*Từ các chứng từ trên về BHXH trả thay long cho cơng nhân viên và các phiếu chi, Kế tốn đa ra các nghiệp vụ để hạch toán BHXH trả thay lơng nh sau:
Nghiệp vụ 1:
Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH và phiếu chi tiền mặt số 43 Ngày 12/3/2003. Kế toán tiền hạch toán vào sổ chi tiết TK 334 số tiền thanh tốn cho Anh Phí Anh Dơng nh sau :
Chứng từ ghi sổ
Ngày 30/03 Số 34
Trích yếu Số TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Thanh tốn chế độ BHXH cho
nhân viên Nguyễn Duy Minh 334 111 203.000
Cộng 203.000
Kèm theo 04 chứng từ gốc
Ngời lập Kế toán trởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Nghiệp vụ 2
Cuối tháng 03/2003 Kế toán tiền lơng tiến hành hạch toán tiền lơng BHXH thay lơng cho cơng nhân viên Phí Anh Dơng vào sổ chi tiết TK 3383 nh sau :
Nợ TK 3383 : 203.000
Đồng thời nghiệp vụ trên đợc nhân viên Kế toán phản ánh ở chứng từ ghi sổ nh sau :
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31/03 Số 36
Trích yếu Số TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Số tiền BHXH trả thay lơng phải trả cho Phí Anh Dơng
3383 334 203.000
Cộng 203.000
Kèm theo chứng từ gốc
Ngời lập Kế toán trởng
Nghiệp vụ 3
Căn c uỷ nhiệm chi số 30 ngày 30/03/2003 của Cơ quan BHXH Quận Hai bà Trng về việc cấp kinh phí BHXH, Kế tốn tiến hành hạch tốn vào sổ chi tiết TK 112 nh sau :
Nợ TK 112 : 203.000
Có TK 338 : 203.000
Đồng thời nghiệp vụ trên đợc phản ánh vào chứng từ ghi sổ nh sau: từ các chứng từ ghi sổ trên nhân viên kế tốn có nhiệm vụ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2004
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Sinh hoạt NT SH NT 12 05/3 4.700.000 32 29/3 2.002.720 21 25/3 9.292.199 34 30/3 203.000 25 26/3 4.596.199 36 31/3 203.000 26 26/3 505.680 38 31/3 203.000 29 28/3 1.517.040 2.631.000
Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ ghi sổ, Kế toán vào sổ cái TK 111, TK 112, TK 334, TK 338…
Căn cứ vào số liệu đã tổng hợp trên bảng thanh tốn tiền lơng tồn Cơng ty. Kế tốn lập định khoản kế tốn.
Nghiệp vụ 1
Hàng tháng, trên cơ sở tính tốn tiền lơng phải trả cho cơng nhân viên kế toán ghi sổ ghi theo định khoản sau :
Nợ TK 622 : 124.344.090 Nợ TK 627 : 4.653.000
Nợ TK 642 : 60.113.212