1. Một số điểm mạnh, thuận lợi của Công ty HIPT
Cùng với sự phát triển nhanh, mạnh của nền kinh tế nước ta, Công ty đã đóng góp sức mình vào sự phát triển của xã hội và góp phần mình vào việc phục vụ đời sống con người. Công ty HIPT là một Công ty hoạt động kinh doanh ở một lĩnh vực mới, lĩnh vực về công nghệ thông tin và dịch vụ tin học, đây là một lĩnh vực mới đang có nhiều triển vọng hiện nay. Trong thời gian qua, Công ty đã cố gắng vươn lên để khẳng định mình và đã có được những thành công và những ưu điểm sau:
Công ty đã hoạt động trong lĩnh vực còn khá mới mẻ đối với thị trường nước ta hiện nay nên chắc chắn sẽ còn có rất nhiều khách hàng tiềm năng.
Công ty đã có một nguồn hàng ổn định và đầy uy tín của các hãng lớn, nổi tiếng trên thế giới, Công ty góp phần cung cấp cho thị trường Việt Nam những sản phẩm tin học tiên tiến hiện đại của các nước trên thế giới và đã cung cấp các dịch vụ tin học thiết yếu cho nhiều cơ quan đơn vị như là : Văn phòng Quốc hội, Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, Công ty Điện toán và truyền số liệu (VDC), thông tấn xã Việt Nam, Tổng Công ty Bảo hiểm Việt Nam….Điều này chứng tỏ uy tín của Công ty ngày càng được củng cố và đứng vững trên thị trường.
Để phù hợp với tình hình thay đổi của nền kinh tế thị trường, Công ty đã chuyển đổi loại hình doanh nghiệp sang công ty cổ phần để thu hút và huy động vốn, để tăng nguồn vốn kinh doanh và tăng tính tự chủ của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.
35
Công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên được đào tạo tốt, đặc biệt là đội ngũ kế toán có năng lực và trình độ nghiệp vụ rất tốt. Công ty còn có sự quan tâm tới đời sống của người lao động, có chế độ khen thưởng thỏa đáng đối với những cán bộ công nhân viên có thành tích nhằm nâng cao hiệu quả làm việc, và sự tận tụy trong công việc của người công nhân trong Công ty. Công ty hoạt động vẫn có lãi.
Bên cạnh đó thì Công ty có không ít những khó khăn - tồn tại cần phải khắc phục.
2. Những tồn tại ở Công ty HIPT
Mặc dù kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ trước đến nay chưa năm nào bị thua lỗ, nhưng quá trình kinh doanh vẫn không ổn định, Công ty chưa mở rộng được thị trường đẩy mạnh hoạt động sang các tỉnh lân cận. Đây là những thị trường tăng không nhiều có rất nhiều tiềm năng lớn trong tương lai. Vì hiện nay thị trường tin học ở Hà Nội đã và đang dần đi vào ổn định, sức tiêu thụ về hàng hoá này trên thị trường cũng giảm đi nên đòi hỏi doanh nghiệp phải có những bước đi mới để mở rộng quy mô, mở rộng thị trường và đưa doanh nghiệp phát triển hơn nữa. Hiện nay Công ty mới chỉ cung cấp được cho các cơ quan, công ty lớn, còn các Công ty nhỏ vẫn làm thủ công chưa đặt được hệ thống máy tính vào sử dụng trong Công ty, đặc biệt trong công tác kế toán.
Các doanh nghiệp mới hoạt động trong lĩnh vực này sẽ ngày càng có nhiều trên thương trường và cạnh tranh với Công ty. Vì vậy, sức ép đối với công ty ngày càng lớn. Để cạnh tranh với các Công ty này thì công ty phải có những bước đi mới phù hợp hơn với xu hướng hiện nay và để nắm bắt được những cơ hội, những công nghệ mới, đây là một điều kiện để Công ty có thể cạnh tranh tồn tại và đứng vững trên thị trường.
Công ty nên hoàn thiện hơn nữa về công tác quản lý tài chính mà đặc biệt là quản lý các loại chi phí của doanh nghiệp, sử dụng một cách hợp lý để nó phát huy tác dụng và tiết kiệm các loại chi phí này thì có thể có được lợi nhuận cao hơn như : chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng của công ty chưa có định mức, chưa có sự quản lý chặt chẽ. Chứng tỏ công tác kế hạch hoá các loại chi phí chưa
35
được chú ý.
3. Một số kiến nghị với Công ty
Theo em Công ty nên có những chính sách giá thu hút vốn thích hợp để có những nhà đầu tư mới từ đó đẩy mạnh việc tìm kiếm những nhà đầu tư có vốn, uy tín để hợp tác với họ.
Công ty nên tận dụng nguồn vốn của khách hàng, nhìn vào bảng cân đối kế toán ta thấy số cuối năm của tổng các khoản phải thu là 2377 triệu đồng còn tổng các khoản phải trả là 3340 triệu đồng và số tổng các khoản phải trả lớn hơn số tổng các khoản phải thu là 963 triệu đồng, khoản này là rất lớn.
Theo em Công ty nên dùng vốn bằng tiền để trả bớt các khoản phải trả cho người bán, vì vốn bằng tiền là 6428,7 triệu đồng rất lớn mà trong khi đó nợ phải trả người bán là 12369,1 triệu đồng, cũng rất lớn, nếu cứ để thế này thì số lãi trả chậm cho người bán là rất lớn, nêu khi ta trả bớt thì ta sẽ tiết kiệm được chính khoản lãi vay này.
Công ty nên quản lý chặt chẽ hơn nữa các khoản như: Các khoản phải thu, hàng tồn kho vì các khoản này quá lớn chẳng hạn như năm 2001 các khoản phải thu và hàng tồn kho tăng lên lần lượt là 7511, 9 triệu đồng và 3432,4 triệu đồng tương đương với tăng 311,73% và 115,77%. Do đó cần phải có những biện pháp thu nợ và quản lý hàng tồn kho tốt hơn nữa.
II. Các biện pháp làm tăng lợi nhuận 1. Giảm giá vốn hàng bán
Vì giá vốn hàng bán càng cao thì lợi nhuận thu được càng thấp chính vì vậy mà cần phải giảm giá vốn hàng bán và giảm bằng cách:
- Lựa chọn nguồn hàng thích hợp chẳng hạn như nguồn hàng phải được cung cấp ổn định có chất lượng tốt có uy tín về hàng hóa với giá cả hợp lý. Vì mặt hàng kinh doanh có thể do nhiều nguồn cung cấp với giá cả khác nhau, uy tín cũng khác nhau song theo tôi nên mua hàng ở nhiều nguồn hàng khác nhau để tránh sự rủi ro nhưng nên chọn một nguồn hàng chính, thường xuyên (khách quan) để tận dụng sự ưu đãi của họ trong khâu mua hàng. Tốt nhất là khi đàm phán ký kết với các khách
35
hàng, trước đó phải đảm phán giá cả của các chủ hàng khác nhau, và để lựa chọn được chủ hàng có giá cả thấp, đảm bảo chất lượng.
Năm qua Công ty đã cố gắng tiết kiệm chi phí vận chuyển trong bán hàng nhưng chi phí vận chuyển trong mua hàng lại khá cao.
- Tiết kiệm và giảm các khoản chi phí cho việc thu mua, bảo quản vận chuyển, đóng gói … bằng cách mua hàng hoá ở nơi gần để tiết kiệm được chi phí vận chuyển, nơi có giá mua vào hợp lý để có giá bán phù hợp, mua hàng về bán trực tiếp cho khách hàng hoặc bán nhanh để tiết kiệm được chi phí bảo quản và chi phí lưu thông.
2. Tăng doanh thu bán hàng
Khi giá cả không đổi doanh thu bán hàng càng cao thì lợi nhuận thu được càng cao. Vì vậy cần phải tăng doanh thu bán hàng bằng cách:
- Tăng khối lượng hàng hoá bán ra trong điều kiện các nhân tố không thay đổi như giá cả, nhu cầu, thị hiếu… thì khối lượng hàng hoá bán ra càng cao, lợi nhuận thu được càng cao. Tăng khối lượng hàng bán ra giúp doanh nghiệp mở rộng được quy mô kinh doanh, tăng vị thế của mình trên thị trường, tăng lợi nhuận.
- Đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ hàng hoá bằng cách: Công ty luôn có những chính sách ưu đãi thích hợp đối với khách hàng, thường xuyên mua với khối lượng lớn như: giảm giá hàng bán, chiết khấu cho khách hàng trả chậm… hoặc có những chính sách khuyến mại cho khách hàng mua hàng, có dịch vụ sau bán hàng… để khuyến khích khách hàng đến mua hàng và làm sao để vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi.
- Nắm bắt thông tin giá cả thị trường để lựa chọn giá bán (Có thể giá mềm hơn giá của người bán khác chút ít), phù hợp với quan hệ cung cầu hàng hoá, thị hiếu, sức mua của đồng tiền và tình hình cạnh tranh việc này sẽ làm tăng tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tăng vòng quay của vốn, góp nâng cao lợi nhuận.
- Về thị trường, Công ty cần phải mở rộng, phát triển mạnh mẽ các kênh phân phối ra các tỉnh lân cận như: mở thêm các đại lý bán hàng. Hiện nay Công ty mới chỉ có một cửa hàng bán lẻ ở Hà Nội, Công ty có thể nghiên cứu mở thêm cửa hàng
35
khác. Đối với các tỉnh lân cận Công ty chưa tổ chức đại lý bán hàng. Đó là một thị trường giầu tiềm năng, nhu cầu về máy vi tính đang mở rộng. Công ty có một ưu thế lớn là có quan hệ với nhiều hãng máy tính có uy tín trên thế giới và thực tế Công ty vừa mua vừa bán đại lý cho nó, có thể vận dụng uy tín ấy của hãng để quảng cáo và mở rộng đại lý, đầu tư là mở cửa hãng của mình theo kiểu đại diện của Công ty ở địa phương được lựa chọn.
Tất nhiên để giúp các đại lý nắm được tính năng, công dụng của hàng cần bỏ ra chi phí đào tạo họ để có nghiệp vụ bán hàng cũng như hiểu biết về các loại sản phẩm cần bán.
Công ty nên tham gia quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng để khách hàng nắm được.
3. Tiết kiệm chi phí kinh doanh
Các biện pháp hạ thấp chi phí kinh doanh cũng bao gồm một loạt các biện pháp để tăng kết quả kinh doanh của doanh nghiệp như tăng mức luân chuyển hàng hoá, tổ chức vận động hàng hoá hợp lý cũng là các biệp pháp để tiết kiệm chi phí kinh doanh.
- Phấn đấu tiết kiệm chi phí bán hàng trong tất cả các yếu tố chi phí thông qua việc quản lý chi phí theo định mức. Các loại chi phí này như: chi phí nhân viên, vật liệu bao bì, khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo hành…
- Lập kế hoạch cho các loại chi phí như chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tức là xác định cho mỗi loại chi phí một số tiền nhất định, một mức nhất định mà vẫn đảm bảo cho cả quá trình thực hiện một mục tiêu của doanh nghiệp. Đồng thời đề ra các biện pháp phù hợp để tiết kiệm các loại chi phí này, khắc phục những hiện tượng chi tiêu lãng phí.
Do giải quyết được vấn đề, Công ty cần:
- Xây dựng các dịch vụ mức chi phí nhất là chi phí bán hàng, ví dụ: gắn trả lương với mức đạt đượcc của doanh thu. Dựa theo phương pháp thống kê kinh nghiệm để rút ra hàng hóa 1 tháng 1 nhân viên bán được bao nhiêu doanh thu và phải
35
trả cho họ bao nhiêu lương để tìm ra mối quan hệ giữa doanh thu với tiền lương. Trên cơ sở gắn 1 mức lương với 1 mức doanh thu, nhân viên nào bán vượt hơn sẽ trả thêm lương cho họ. Nhưng phải theo một nguyên tắc là tiền lương tăng lên không được vượt quá tốc độ tăng doanh thu để Công ty còn có lãi.
- Công ty cần lập dự toán (hay kế hoạch) chi phí bán hàng, kế hoạch phải dựa trên cơ sở các định mức trên cho từng bộ phận. Sau đó giao rõ chỉ tiêu kế hoạch và chỉ tiêu tiết kiệm chi phí. Nếu tiết kiệm được sẽ được hưởng tất cả. Nếu chi vượt định mức sẽ phải phạt trừ vào lương.
Các chi phí khác như: điện nước, điện thoại... có để định mức hao phí bằng hiện vật cho một đầu người và nhân với giá cả của chúng sẽ định mức chi phí bằng tiền trên cơ sở định mức đã tính, giao rõ chỉ tiêu.
Quản lý chi phí theo định mức không phải là điểm mới mẻ nhưng là một kinh nghiệm quý báu bao đời nay để lại. Công ty chưa làm thì nên làm vì cách làm đó giúp Công ty biết được là bộ phận nào tiết kiệm, bộ phận nào lãng phí và có biện pháp để quản lý.
Có tiết kiệm được chi phí mới tăng được lợi nhuận đó là điều muôn thuở, nhưng cũng rất thực tế ở Công ty.
Công ty hoàn toàn có thể làm được vì Công ty có đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ, có đội ngũ lao động có tri thức và năng lực.
Kết luận
Trong cơ chế thị trường cạnh tranh hiện nay, doanh nghiệp muốn tồn tại, phát triển thì không còn cách nào khác là phải hoạt động kinh doanh có hiệu quả tức là phải tạo ra được lợi nhuận và phải có những biện pháp thích hợp, hợp lý để làm tăng lợi nhuận của Công ty. Vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là phải xác định được rõ ràng, đúng đắn về vai trò, vị trí và ý nghĩa của lợi nhuận. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải thay đổi cách nhìn nhận và thực hiện công tác quản lý các loại lợi nhuận, chi phí theo hướng hiệu quả hơn, tích cực hơn với yêu cầu của nền kinh tế thị trường.
35
Sơ đồ 2
Bộ máy tài chính - kế toán được tổ chức như sau :
Giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng Kế toán hàng Kế toán tổng Kế toán công Kế toán TL+BH Kế toán TSCĐ Kế toán chi Kế toán tiền Kế toá n gia o dịc h hàn g Kế toá n quả n lý hàn g hoá Kế toá n gia o dịc h hàn g Kế toán công nợ, tạm ứng phải thu và Kế toá n chi phí bán hàn g Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệ p Kế toá n gia o dịc h tiề n Thủ quỹ
Bảng tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty
Đơn vị : triệu đồng Việt Nam
Chỉ tiêu
Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch
Số tiền Tỷ trọng % Số tiền Tỷ trọng % Số tiền Tỷ trọng % A. Tài sản 9265,5 100 24872,7 100 15607,2 168,44 I. Tài sản LĐ và ĐTNH 7508,2 81,04 23488,3 94,45 15980 212,84 1. Tiền 1973,1 21,29 6428,7 25,84 4455,5 225,81
2. Các khoản phải thu 2409,8 26 9921,7 39,88 7511,9 311,73
3. Hàng tồn kho 2964,9 31,99 6397,4 25,71 3432,4 115,77
4. TSLĐ khác 160,3 1,72 740,5 2,97 580,2 361,96
II. TSCĐ và ĐT dài hạn 1757,3 18,96 1384,4 5,65 -372,9 -21,22
1. Tài sản cố định 1162,5 12,54 1338,9 5,38 176,4 15,17
2. Đầu tư TC dài hạn 594,9 6,4 26,3 0,1 -568,6 -95,58
3. Xây dựng cơ bản DD 19,3 0,07 19,3
B. Nguồn vốn 9265,5 100 24872,7 100 15607,2 168,44
I. Nợ phải trả 3372,1 36,39 19048,5 76,58 15676,5 464,89 1. Phải trả người bán 3102,9 33,49 12369,1 49,73 9266,1 298,63 2. Người mua trả tiền
trước
157,7 1,7 3656,0 14,69 3498,3 2218,59
3. Thuế và các khoản phải nộp 84,9 0,92 528,4 2,12 443,5 522,25 4. Phải trả phải nộp khác 26,5 0,27 2504,0 10,07 2477,5 9335,88 II. Nguồn vốn chủ sở hữu 5893,4 63,51 5824,2 23,42 -69,3 -1,18
1. Nguồn vốn kinh doanh 5120,0 55,26 5120,0 20,58 0 0
2. Quỹ đầu tư phát triển 214,4 2,31 141,4 0,57 -72,9 -34,03
3. Lãi chưa phân phối 59,0 0,63 62,2 0,25 3,2 5,35
4. Quỹ khen thưởng phúc lợi
5. Nguồn vốn ĐTXDCB 500 5,39 500 2,01 0 0
Bảng 3 : tình hình chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty
Đơn vị : triệu đồng Việt Nam
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 So sánh Số tiền Tỷ trọng % Số tiền Tỷ trọng % Chênh lệch % Tổng doanh thu 31507, 8 42842,4 11334,6 35,98 I. Chi phí bán hàng 152,3 100 332,4 100 180 118,52 -Chi phí lương, tiền công và
các khoản trích theo lương
45,1 29,61 121,21 36,47 76,11 168,76
-Chi phí khấu hao TSCĐ 8 5,23 17,42 5,24 9,42 117,75