Các công việc đã làm: x

VII. Hệ thống Phân phối

2. Các công việc đã làm: x

a. In ấn:

Cách thực hiện:

Tôi nhận những giấy tờvà hóa đơn cần photo của các anh chị trong phòng và đem

photo tại phòng Hành Chính-Nhân Sự. Khi photo cần úp mặt giấy photo xuống, chọn khổ giấy, số tờphoto sau đó bấm Start. Nếu là các hóa đơn photo nhằm lưu trữ hoặc các giấy tờ không quan trọng lưu hành trong công ty thì thường sữ dụng các loại giấy

đã qua sử dụng một mặt còn một mặ trống thì sẽđược sử dụng nhằm tiết kiệm chi phí giấy in cho công ty. Còn đối với các loại giấy tờ quan trọng phải gởi đi hoặc giao cho khách hàng thì phải sử dụng giấy mới.

Khó khăn ban đầu:

Vì đây là lần đầu tiên sử dụng máy photo nên tôi gặp khá nhiều khó khăn như:  Không biết bỏ giấy photo vào khay

 Không biết sửa khi bị kẹt giấy

 Không biết cách đặt giấy photo 1 mặt như thế nào

xxviii

Kinh nghiệm và kết quả đạt được:

 Đã có thể photo giấy tờ

 Biết cách thêm giấy tờvào khay đựng giấy khi hết giấy hoặc khi sử dụng giấy 1 mặt

 Biết sửa những lỗi thông thường như kẹt giấy

 Có thể sử dụng giấy trắng nhằm che những nội dung không cần thiết trong quá trinh photo

b. Sắp xếp giấy tờ

Cách thực hiện:

Các anh chị trong phòng đưa cho tôi các loại chứng từnhư: phiếu ủy nhiệm chi, hóa

đơn, chứng từ, sổ phụ khách hàng, bảng tổng của các ngân hàng gởi cho công ty theo từng tháng. Sau đó, tôi sắp xếp chúng theo thứ tự ngân hàng ,số tài khoản, và ngày tháng (sắp theo thứ tựđầu tháng ở trên và cuối tháng ởdưới).

Khó khăn ban đầu:

Do sốlượng chứng từ của công ty rất nhiều và trong nhiều tháng, nên ban đầu tôi hay nhầm lẫn các tài khoản tiền Việt và tài khoản tiền đô hay euro.

Kinh nghiệm và kết quả đạt được

 Khi sắp xếp hồ sơ cần gọn gàng nhằm tiết kiệm thời gian trong quá trình đóng

sổ sau này

 Sắp xếp cần cẩn thận, gọn gàng tránh sắp xếp nhầm giấy tờ

c. Đóng sổ phụ theo ngân hàng

Cách thực hiện:

Sau khi sắp xếp sổ sách cũng nhưin các hóa đơn cần thiết nhằm sao lưu tại công ty, tôi sẽ tiến hành đóng sổ phụtheo ngân hàng và theo tháng. Đầu tiên tôi sẽ bấm lỗ tờ

bìa, sổ phụ, chứng từđã được sắp xếp trước trước đó. Sau đó, dùng thanh kẹp sổ bỏ

từng ngày vào theo thứ tự tờ bìa, sổ chi tiết, sổ phụ, cuối cùng là chứng từ và phải

xxix

Khó khăn ban đầu:

 Không biết bấm lỗ các giấy nhỏnhư hóa đơn

 Không biết đóng sổ các ngân hàng có nhiều chứng từhơn độ dài của thanh kẹp sổ

 Không biết gài thanh kẹp sổ

Kinh nghiệm và kết quả đạt được:

 Sử dụng thanh trượt trong đồ bấm lỗ xuống khổ A5 đểin hóa đơn

 Nếu ngân hàng nhiều chứng từ chúng ta có thể sử dụng 2 thanh kẹp sổđể có thể kẹp nhiều chứng từhơn.

 Sắp xếp chứng từ ngay ngắn trước khi và sau khi đóng sổđể dễlưu

d. Nhận thư và văn phòng phẩm cho phòng

Cách thực hiện:

Khi nhận thư, tôi sẽ ra bộ phận tiếp tân để nhận thư của bộ phận mình sau đó kí tên

vào sổ theo dõi nhận và gởi thư. Đối với văn phòng phẩm thì tôi sẽ lên phòng Hành Chính-Nhân Sự nhận văn phòng phẩm cho phòng mình và kí tên vào sổgiao văn

phòng phẩm.

Nhận xét:

 Khi đi nhận văn phòng phẩm cần phải kí tên vào sổ theo dõi nhằm tránh thất lạc

 Khi cần những văn phòng phẩm cho phòng ban của mình thì phải đăng kí với phòng Nhân Sự

xxx

e. Chuyển các chứng từ cần đóng dấu

Cách thực hiện:

Sau khi các phiếu ủy nhiệm chi được anh kếtoán trưởng và giám đốc tài chính kí, thì sẽđược đưa cho bộ phận Nhân Sựđóng dấu mộc của công ty và tên của a kế toán và

giám đốc tài chính

Nhận xét:

 Tùy loại hóa đơn sẽ có những dấu mộc khác nhau

 Sẽcó người ở bộ phận pháp lý tư vấn nếu người đóng dấu không biết đóng dấu nào

 Đối với giấy tờ trình cho Tổng Giám Đốc kí thì cần note chìa ra ngoài hồsơ

cần đóng dấu nhằm giúp tiết kiệm thời gian tìm chỗ cần đóng dấu.

f. Scan giấy tờ, ủy nhiệm chi

Cách thực hiện:

Đối với các giấy tờ cần scan để gởi mail, sẽ có một máy scan kết nối với máy tính, khi cần scan chúng ta bỏ giấy tờ cần scan vào máy scan sau đó chọn File > Create PDF > From Scanner

Nếu scan nhiều trang thì chọn chếđộ Scan More Page hoặc Scan Is Complete và chọn OK.

Scan tài liệu sang PDF mà không cần xem trước.

Sau đó lưu tại ổđĩa X > Department > Ke Toan

Khó khăn ban đầu:

 Không biết cách sử dụng máy scan

 Không biết cách úp tài liệu vào máy

 Không biết phải lưu ởổđĩa nào

Kinh nghiệm và kết quả đạt được:

xxxi

 Lưu các bản scan vào ổđĩa của phòng ban mình không lưu vào mục ổđĩa X > Everyone

g. In phiếu ủy nhiệm chi

Cách thực hiện:

Mởchương trình Access , bộ phận IT đã thiết kế sẵn mẫu in phiếu ủy nhiệm chi cho từng ngân hàng, sau khi ghi số tiền thanh toán, tên người nhận, số tài khoản người nhận, tài khoản của công ty, sau đó lưu lại và bấm Print. Tùy theo từng ngân hàng sẽ

có một mẫu nhiệm chi khác nhau, vì thế phải bỏ phiếu ủy nhiệm chi của từng ngân hàng vào máy in.

Khó khăn ban đầu:

 Không biết bỏ mặt giấy ủy nhiệm chi như thế nào

 Không biết cách in ủy nhiệm chi của các khách hàng thân thuộc

 Không biết tạo bản scan như thế nào

Kinh nghiệm và kết quả đạt được:

 Biết cách bỏ giấy vào máy scan

 Các tài khoản khách hàng thân thuộc thường được lưu sẵn trong Access

 Tạo một bản scan có màu hoặc không màu

h. Fax

Đặt một xấp giấy nhận fax vào khay và đặt bản cần fax vào khay còn lại. Khi fax thì chỉ cần đặt bản cần fax vào khe đó (chú ý đặt giấy xấp hay ngửa). rồi nhấn số máy cần fax tới - nhấn nút Fax ( hoặc Start) là được.

Khó khăn ban đầu

 Không biết cách đặt giấy vào khay

 Không biết cách fax

 Không biết bấm sốđiện thoại

Kinh nghiệm và kết quả đạt được:

 Đã biết cách fax tài liệu

 Gọi điện để fax

xxxii

NHẬN XÉT

Qua nhiều năm phát triển ở thị trường giấy Việt Nam, công ty cổ phần giấy Sài Gòn

Được sáng lập từ năm 1997 Công ty Cổ phần Giấy Sài đã trở thành một trong những

công ty giấy hàng đầu và là doanh nghiệp duy nhất tại Việt Nam sản xuất đồng thời 2

dòng sản phẩm: giấy tiêu dùng và giấy công nghiệp:

 Giấy công nghiệp phục vụ nhu cầu làm bao bì gồm: giấy medium, giấy

testliner, giấy white top, giấy chipboard, giấy duplex và giấy ivory.

 Giấy tiêu dùng gồm: giấy tissue, giấy cuộn vệ sinh, giấy napkin, khăn giấy các

loại.

Ngoài ra, Giấy Sài Gòn còn kinh doanh máy móc thiết bị và nguyên phụ liệu ngành giấy; kinh doanh giấy nguyên liệu (thu mua và xuất khẩu giấy đã qua sử dụng) và phân phối hàng hóa.

Với đội ngũ nhân viên cũng như ban giám đốc có nhiệt huyết và trình độ chuyên môn

cao, luôn hưởng ứng các phong trảo thi đua của công ty, thực hiện nghiêm túc các nội

quy trong công ty.

1. Môi trường làm việc

Mọi người trong phòng Tài Chính rất vui vẻgiúp đỡ lẫn nhau trong công việc. Không khí trong phòng ban rất thoải mái, có cây xanh trang trí trong phòng và được trang trí vào các dịp lễ, tết,..

Phong cách làm việc được giám đốc cũng như trưởng phòng khuyến khích, không gây áp lực cho nhân viên vì thếnhân viên thường tập trung vào công việc rất cao

2. Tác phong làm việc

Tác phong làm việc chuyên nghiệp, luôn tôn trọng nội quy của công ty đềra, đi làm

việc lúc 8h sáng và ra vềlúc 17h. Khi đi làm ngày thường phải mặc đồ công sở, quần

tây áo sơ mi, nhưng thứ 7 chỉ làm buổi sáng và được phép mặc đồ bình thường khi đi

xxxiii

3. Đánh giá mục tiêu thực tập

Sau 6 tuần thực tập tại văn phòng Tài Chính Ngân Hàng tại công ty cổ phần giấy Sài Gòn, mục tiêu của tôi được đềra trước khi đi thực tập nhận thức, tôi thiết nghĩ tôi

cũng đã hoàn thành được một phần của mục tiêu đề ra

Mục tiêu 1: Làm quen với môi trường thực tế. Tôi đã được tiếp xúc được các nghiệp vụ thực tế của công ty hàng ngày. Học hỏi được phong cách làm việc cũng như kĩ năng giao tiếp, đàm phán, thương lượng của công ty với khách hàng.

-Mục tiêu 2: Áp dụng được những kiến thức được giảng dạy vào công ty qua đó rút ra được những kinh nghiệm của bản nhân cũng như học hỏi thêm nhiều kỹnăng mới trong doanh nghiệp

-Mục tiêu 3: Học hỏi thêm những kĩ năng mềm cũng như các công việc đơn giản trong

xxxiv

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trang web công ty: www.saigonpaper.com

Tài liệu tham khảo của phòng Hành Chính Nhân Sự

xxxv

PHỤ LỤC

Hình 37:Cửa vào văn phòng

xxxvi

Hình 40:Văn Phòng

Hình 41:Phòng Tài Chính Kế Toán

xxxvii

Hình 43:Ủy Nhiệm Chi