Vì kiến thức cũng như trình độ chuyên môn có hạn, nên có nhiều việc đòi hỏi trình độ chuyên môn kế toán cao, tôi không thể thực hiện được. Tuy vậy, các cô chú, các anh chị trong công ty vẫn luôn tạo điều kiện cho tôi được học hỏi , tìm hiểu thông qua việc quan sát mọi người làm việc.
Nguyễn Thị Thùy Liên 101520 Page 25 Song song với việc sử dụng phần mềm Excel, công ty Sovilaco còn sử dụng thêm phần mềm kế toán Misa để thuận lơi hơn cho việc thực hiện các công việc kế toán. Công ty Sovilaco đã bắt đầu sử dụng phần mềm Misa vào đầu tháng 01/2013.
Giới thiệu tổng quan về Misa:
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 gồm 13 phân hệ, được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, với mục tiêu giúp doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều chi phí, không cần hiểu biết nhiều về tin học và kế toán mà vẫn có thể sở hữu và làm chủ được hệ thống phần mềm kế toán, quản lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh của mình. Với MISA SME.NET 2012 doanh nghiệp có thể kiểm soát được số liệu trực tuyến tại bất cứ đâu, bất cứ khi nào thông qua Internet. Đặc biệt, MISA SME.NET 2012 hỗ trợ doanh nghiệp tạo mẫu, phát hành, in, quản lý và sử dụng hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP.
Nguyễn Thị Thùy Liên 101520 Page 26 Trong đó, công ty TNHH MTV Xuất khẩu Lao động Thương Mại và Du lịch thường xuyên sử dụng các phân hệ sau:
Phân hệ Quỹ
Phân hệ Ngân hàng
Phân hệ Tiền lương
Phân hệ tài sản cố định
Phân hệ Thuế
Phân hệ tổng hợp
Một số tính năng cơ bản của phần mềm Misa mà tôi quan sát được:
- Lập và lưu trữ danh sách, thông tin các lao động đi xuất khẩu lao động ở nước ngoài.
- Lập và in các loại chứng từ như Séc, Ủy nhiệm chi... - Lập các phiếu thu - phiếu chi cho lao động.
- Lập các hóa đơn giá trị gia tăng xuất khẩu lao động - Lập các giấy báo nợ, giấy báo có.
Lập phiếu thu - phiếu chi cho lao động xuất khẩu:
Đây là công việc tôi có thể dễ dàng quan sát trong quá trình thực tập. Khi lao động có nhu cầu đóng tiền, các khoản phí theo quy định của hợp đồng hay rút tiền không tham gia đi xuất khẩu lao động nữa thì tùy theo nước mà lao động xuất khẩu sẽ có nhân viên kế toán phụ trách riêng để xuất phiếu thu – phiếu chi cho lao động.
Cách xuất phiếu thu: sử dụng phần mềm Misa để nhập thông tin lao động gồm: mã số, tên , địa chỉ, người nộp tiền (người chuyển tiền cho lao động), lý do nộp và các diễn giải. Sau khi điền đầy đủ thông tin cần thiết thì sẽ tiến hành in phiếu thu (2 liên). Một liên được giữ lại để lưu trong công ty, một liên giao cho khách hàng.
Nguyễn Thị Thùy Liên 101520 Page 27 Nhận xét: Đây là cơ hội hữu ích đối với tôi khi được làm quen và quan sát một phần mềm kế toán mới mẻ và tiên tiến như vậy. Phần mềm đã giảm thiểu tối đa thời gian và công sức làm việc cho những kế toán viên.
Kinh nghiệm: Tuy chưa có cơ hội sử dụng trực tiếp phần mềm Misa nhưng tôi cũng đã hình dung được phần nào công việc sau này. Việc sử dụng phần mềm tuy không đòi hỏi trình độ tin học cao nhưng vẫn phải thực hành nhiều thì mới có thể sử dụng thành thục được.
2. Khai thuế qua mạng TaxOnline.
Để cho việc khai thuế trở nên đơn giản và dễ dàng hơn, không tốn nhiều thời gian, công ty Sovilaco đã sử dụng dịch vụ khai thuế qua mạng TaxOnline .
Giới thiệu tổng quan về TaxOnline
TaxOnline là cách đơn giản và đầy đủ nhất để thực hiện nghĩa vụ thuế cho doanh nghiệp và cá nhân. TaxOnline có đầy đủ mọi loại thuế, tự động cập nhật chính sách mới nhất, nộp tiền thuế trực tuyến… TaxOnline rất an toàn và luôn bào mật dữ liệu của doanh nghiệp.
Vào cuối mỗi tháng, công ty Sovilaco sẽ thống kê sổ sách, hoạch toán các tài sản, chi phí rồi sẽ báo cáo thuế thông qua mạng bằng dịch vụ TaxOnline.
Vào ngày 31/03 hằng năm, công ty sẽ tiến hành quyết toán thuế.
3. Xem sổ phụ ngân hàng.
- Đây là sổ phụ ngân hàng Chính sách xã hội Thành phố Hồ Chí Minh gửi tới công ty Sovilaco.
- Trên sổ phụ tôi quan sát được thấy có số dư đầu kì của công ty, các phát sinh trong kì gồm số tiền ghi nợ, số tiền ghi có, số dư cuối kì, và quan trọng nhất chính là Sổ hoạch toán chi tiết.
- Cuối sổ phụ bắt buộc phải có xác nhận và đóng dấu của ngân hàng nếu không sẽ không có giá trị.
4. Nghiên cứu qui định thu, chi tiền.
a. Qui định chi tiền.
Nguyễn Thị Thùy Liên 101520 Page 28 Phiếu đề nghị tạm ứng tiền.
Phiếu đề nghị thanh toán. Tờ trình xin thanh toán chi phí. Phiếu thanh toán tiền tạm ứng. Phiếu chi tiền mặt.
Uỷ nhiệm chi.
Về thủ tục, hồ sơ chứng từ cho một số nghiệp vụ chi tiền : Chi tiền lương, tiền thưởng.
Chi quỹ phúc lợi.
Chi trả nợ vay và lãi cho các ngân hàng, tổ chức tín dụng. Chi nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế xuất nhập khẩu.
Chi nộp các loại thuế khác: thuế thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân, thuế thu nhập không thường xuyên, thuế môn bài, thuế nhà thầu, thuế GTGT đầu ra. Chi phí công tác phí: chi phí giao dịch bán hàng, tiếp khách, chi phí giao dịch xuất nhập khẩu, chi phí xăng dầu xe công tác, lệ phí cầu đường, chi phí công tác. Chi tiền mua tài sản cố định, hàng hóa, vật tư, dịch vụ.
b. Qui định thu tiền
Thu tiền bán hàng: phòng kinh doanh có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng nộp tiền, chuyển tiền theo đúng hợp đồng hoặc thỏa thuận đã kí.
Thu tiền mặt
Thủ quỹ có trách nhiệm hướng dẫn đối tượng nộp tiền ghi rõ nội dung các khoản tiền nộp vào thủ quỹ. Đồng thời tiến hành kiểm đếm đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản tiền nộp vào quỹ và ghi sổ quỹ tiền mặt.
Phòng TCKT tiến hành lập phiếu thu (2 liên) trình phê duyệt , giao cho khách hàng 1 liên và phòng TCKT giữ lại 1 liên.
Thu tiền bằng chuyển khoản qua ngân hàng.
Phòng Tổ chức kế toán có nhiệm vụ cung cấp số tài khoản của công ty mở tại các ngân hàng cho các đơn vị trong công ty, các lao động có liên quan đến việc thu tiền để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng chuyển tiền cho công ty.
Nguyễn Thị Thùy Liên 101520 Page 29 Căn cứ vào sổ phụ, giấy báo có của ngân hàng, phòng Tổ chức kế toán hạch toán theo đúng quy định và lập lệnh thu ngân hàng nội bộ đề trình duyệt và lưu lại phòng kế toán.
VI. Công việc tự nghiên cứu.
1. Phân loại các hình thức bán hàng và chứng từ, thủ tục bán hàng
Phương thức bán buôn
Bán buôn hàng hoá là phương thức bán hàng cho các tổ chức bán lẻ, tổ chức sản xuất kinh doanh hoặc các đơn vị xuất khẩu để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hoá.
Hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, chính vì vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực hiện. Hàng thường được bán theo lô hoặc bán với số lượng lớn, giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Trong bán buôn hàng hoá thường gồm 2 phương thức sau đây:
(+) Phương thức bán buôn qua kho:
Bán buôn qua kho là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng bán phải được xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Trong phương thức này có 2 hình thức bán buôn qua kho:
o Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho: Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, khách hàng cử người đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp. Sau khi giao nhận hàng xong, người nhận hàng ký nhận vào chứng từ bán hàng và hàng đó được xác định là đã tiêu thụ.
o Bán hàng theo hình thức gửi hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp xuất kho hàng hoá, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển đến kho của bên mua hoặc đến tại địa điểm quy định trong hợp đồng. Hàng hoá chuyển bán nhưng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho nên hàng chưa xác định là tiêu thụ và chưa ghi nhận doanh thu. Hàng hoá được xác định là tiêu thụ khi nhận được giấy báo có của bên mua là đã nhận được hàng và chấp nhận
Nguyễn Thị Thùy Liên 101520 Page 30 thanh toán hoặc nhận được giấy báo có của Ngân hàng khi bên mua trả tiền hàng. Chi phí bán hàng do hai bên thoả thuận, nếu doanh nghiệp chịu thì ghi vào chi phí bán hàng còn bên mua chịu thì phải thu tiền của bên mua.
(+) Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng:
Theo phương thức này, sau khi doanh nghiệp thương mại mua hàng, nhận hàng mua không đưa về nhập kho mà chuyển thẳng cho người mua. Phương thức này được thực hiện theo các hình thức sau:
o Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (hình thức giao tay ba): Doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng thì giao hàng trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho người bán. Sau khi giao nhận, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc nhận nợ thì hàng được xác định là tiêu thụ.
o Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng không về nhập kho mà gửi đi bán thẳng. Hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi nhận được thông báo thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán của bên mua thì quyền sở hữu hàng hoá mới được chuyển cho khách hàng, hàng hoá chuyển đi mới xác định là tiêu thụ.
Phương thức bán lẻ hàng hoá
Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế …
Hàng hoá bán lẻ là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện. Khối lượng khách hàng lớn, khối lượng hàng hoá nhỏ, hàng hoá phong phú về mẫu mã, chủng loại và thường xuyên biến động theo nhu cầu thị trường.
Nguyễn Thị Thùy Liên 101520 Page 31 (+) Hình thức bán lẻ tại kho: Theo phương thức này, người tiêu dùng có nhu cầu có thể đến ngay tại kho của DN để mua hàng hóa, trực tiếp nhận hàng và nộp tiền cho thủ quỹ.
(+) Hình thức bán lẻ tại các cửa hàng bán lẻ của doanh nghiệp: Theo phương thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách. Hết ca, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời, kiểm kê hàng hóa, tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày. Cuối ngày, nhân viên hàng hóa lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ
Phương thức bán hàng trả chậm, trả góp
Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì hàng hoá được xác định là đã tiêu thụ. Người mua phải thanh toán tiền mua lần đầu tại thời điểm mua một phần số tiền, phần còn lại được thanh toán hàng tháng và phải chịu một lãi suất nhất định. Thông thường, số tiền trả ở các tháng tiếp theo bằng nhau, trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi trả chậm.
Phương thức bán hàng đại lý, ký gửi
Là phương thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở nhận bán đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Sau khi bán được hàng, cơ sở đại lý thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp thương mại và được hưởng một khoản tiền gọi là hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao các cơ sở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại, đến khi nào cơ sở đại lý thanh toán tiền bán hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì nghiệp vụ bán hàng mới hoàn thành.
Phương thức khác
Ngoài các phương thức nêu trên, thì hàng hóa tại DNTM có thể được tiêu thụ theo các phương thức khác như: hàng đổi hàng, tiêu thụ hàng nội bộ.
- Phương thức hàng đổi hàng: Theo phương thức này, căn cứ vào hợp đồng đã được ký kết trước đó, DNTM sẽ tiến hành trao đổi hàng hóa với một đơn vị khác, có thể trao đổi theo hình thức ngang giá hoặc chênh lệch giá (trường hợp trao đổi chênh lệch
Nguyễn Thị Thùy Liên 101520 Page 32
giá thì 2 bên có thể thanh toán số chênh lệch bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc hàng hóa có giá trị tương đương).
- Tiêu thụ nội bộ: Tiêu thụ nội bộ được hiểu trong trường hợp DN xuất hàng hóa để: + Sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trường hợp này, DN viết hóa đơn cho số hàng này, nhưng hóa đơn này không có thuế. Theo điểm 2.4.a mục IV thông tư số 129/2008/BTC ban hành ngày 26/12/2008 “Đối với hàng hóa, dich vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ (sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ để khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu theo quy định của pháp luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại) thì phải lập hóa đơn GTGT, trên hóa đơn ghi tên và số lượng hàng hóa, ghi rõ là hàng khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu không thu tiền, dòng thuế suất, thuế GTGT không ghi, gạch chéo…”
+ Bán cho đơn vị nội bộ, xuất hàng hóa để trả lương, thường hay bán cho nhân viên. Theo điểm 2.4.b thuộc mục IV thông tư số 30/2008/TT/BTC ban hành ngày 26/12/2008 quy định “đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay tiền lương người lao động và tiêu dùng nội bộ thì phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng), trên HĐ ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng…
Chứng từ
Các chứng từ được sử dụng chủ yếu gồm: Hợp đồng bán hàng
Hoá đơn GTGT (mẫu 01 - GTKT - 3LL)
Hoá đơn bán hàng thông thường (mẫu 02 - GTTT - 3LL) Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (mầu 01 - BH) Thẻ quầy hàng (mẫu 02 - BH)
Các chứng từ thanh toán như phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, uỷ nhiệm thu, giấy báo Có Ngân hàng, bảng sao kê của Ngân hàng...
Nguyễn Thị Thùy Liên 101520 Page 33 Khi bán hàng, bên bán phải lập hóa đơn bán hàng. Trường hợp người bán đã xuất hàng và lập hóa đơn, người mua chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hàng hóa, hoặc một phần hàng hóa, khi trả lại hàng bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị chưa có thuế GTGT, tiền thuế GTGT, lý do trả hàng theo hóa đơn bán hàng, đồng thời kèm theo hóa đơn để gửi trả bên bán để bên bán lập lại hóa đơn GTGT cho số lượng hàng hóa đã nhận và làm căn cứ bên bán điều chỉnh doanh số và thuế GTGT đầu ra
Cơ sở kinh doanh xuất hàng hóa bán lưu động sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do Bộ tài chính phát hành kèm theo lệnh điều động nội bộ, khi bán