Căn cứ vào điều kiện thực tế về loại hình kinh doanh, trình độ chuyên môn và khả năng vận dụng của nhân viên kế toán. Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Phát Triển Số 18 đã áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là: Nhật ký chung.
Và công ty sử dụng hệ thống sổ như sau:
Sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Sổ nhật ký chung. - Sổ cái các tài khoản.
Sổ kế toán chi tiết bao gồm:
- Sổ chi tiết nguyên vật liệu. - Sổ chi tiết phải thu khách hàng. - Sổ chi tiết phải trả người bán. - Sổ chi tiết doanh thu.
- Sổ chi tiết chi phí kinh doanh. - Sổ chi tiết tạm ứng.
- Sổ chi tiết tiền mặt.
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.
Dưới đây là khái quát trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung.
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệđối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung đồng thời ghi vào các sổ chi tiết và sổ nhật ký đặc biệt. Sau đó lấy sổ nhật
Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
ký chung và sổ kế toán chi tiết, sổ nhật ký đặc biệt ( nếu có ) làm căn cứđể ghi sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Cuối tháng, lên số tổng hợp của từng tài khoản trên sổ cái, tiến hành bảng cân đối số phát sinh, kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết.
Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu ghi trên sổ cái lập bảng cân đối phát sinh tài khoản để kiểm tra, theo dõi phát sinh, số dư các tài khoản. Đồng thời tiến hành ghi bút toán điều chỉnh, từđó lấy số liệu lập báo cáo kế toán.
Trên cơ sở hình thức ghi sổ nhật ký chung công ty áp dụng kế toán máy và sử dụng phần mềm kế toán Fast, giúp giảm bớt được khối lượng ghi chép bằng tay.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính.
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày. In sổ sách báo cáo cuối tháng, cuối năm. Đối chiếu kiểm tra. Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại
-Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị Nhập dữ liệu vào máy vi tính - Sổ kế toán tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết
2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.
2.2.5.1 Hệ thống báo cáo tài chính.
Cuối mỗi năm tài chính phòng tài chính kế toán của công ty chịu trách nhiệm chính là kế toán trưởng tiến hành lập hệ thống báo cáo tài chính trình lên ban giám đốc, đại hội đồng cổ đông và các đối tượng liên quan khác như cơ quan thuế, nhà đầu tư, khách hàng……. Nhằm đánh giá tình hình hoạt động của công ty trong một năm từđó có giải pháp cho kỳ hoạt động sau.
Hệ thống báo cáo tài chính của công ty Cổ Phần Đầu Tư và Phát Triển Số 18 bao gồm:
-Bảng cân đối kế toán.
-Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. -Thuyết minh báo cáo tài chính.
-Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
2.2.5.2 Hệ thống báo cáo quản trị.
Hệ thống báo cáo quản trị của công ty Cổ Phần Đầu Tư và Phát Triển Số 18 được lập hàng tháng và vào cuối tháng. Nhằm giúp ban giám đốc nắm bắt được tình hình công ty đểđưa ra các quyết định hợp lý.
Hệ thống báo cáo quản trị của công ty gồm: -Báo cáo tình hình thanh toán với người bán. -Báo cáo tình hình thanh toán với ngân hàng. -Báo cáo tình hình thu nợ của khách hàng.
-Báo cáo tình hình thanh quyết toán các công trình.
Phần 3: MỘT SỐĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN SỐ 18
3.1 Đánh giá bộ máy kế toán trong công ty.
Phòng tài chính kế toán của công ty gồm có 5 người đều đạt trình độ đại học và cao đẳng, đều có trách nhiệm và gắn bó với công việc. Tuy nhiên diện tích phòng làm việc vẫn còn trật trội không tạo được điều kiện thoải mái khi làm việc cho nhân viên. Điều đó làm hạn chế phần nào đến khả năng sáng tạo của nhân viên trong phòng.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ và hoạt động hiệu quả. Trong điều kiện ngày càng xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh thì tổ chức được bộ máy gọn nhẹ nhưng vẫn đạt hiệu quả cao như vậy sẽ tạo điều kiện cho sự phát triển của công ty.
Số lượng kế toán thống kê tại các đội xây dựng vẫn còn hạn chế vì công ty xây dựng chủ yếu các công trình xung quanh Hà Nội thì việc luân chuyển chứng từ cũng không gặp máy khó khăn. Tuy nhiên khi công ty trúng thầu các công trình ở xa hơn việc di chuyển gặp nhiều khó khăn. Thì công ty cần chú ý bổ xung về số lượng cũng như chất lượng của bộ phận kế toán thống kê này.
Bộ máy kế toán của công ty được tỏ chức theo mô hình tập trung do đó thuận tiện cho việc phân công công việc cũng như là trách nhiệm cho các nhân viên kế toán. Và còn phục vụ kịp thời cho nhu cầu cung cấp thông tin.
Hệ thống thông tin của bộ máy kế toán và các bộ phận phòng ban được ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ tốt cho việc trao đổi thông tin nội bộ và tra cứu thông tin trên mạng internet.
3.2 Đánh giá tổ chức công tác kế toán.
3.2.1 Ưu điểm
Tại công ty Cổ Phần Đầu Tư và Phát Triển Số 18, các chứng từ liên quan đến từng loại nghiệp vụ đều được lập đầy đủ. Trình tự và thời gian luân chuyển chứng
Công ty đã thực hiện đúng theo chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào tài khoản phát sinh thì có sử dụng quan hệ đối ứng tài khoản trong việc ghi chép vào sổ sách kế toán.
Công ty có áp dụng kế toán máy, sử dụng phần mền kế toán ( cụ thể là phần mền kế toán Fast ) nên giúp giảm nhẹđược công tác ghi chép băng tay cho người làm kế toán. Ngoài ra nó còn giúp người làm kế toán tổng hợp số liệu nhanh và chính xác khi nhà quản lý có yêu cầu cung cấp báo cáo.
Công tác bảo quản và lưu chữ chứng từ, sổ sách kế toán đã qua sử dụng của công ty được thực hiện rất tốt và khoa học. Thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu khi có nhu cầu.
Hình thức ghi sổ kế toán công ty lựa chọn là nhật ký chung, hình thưc này dễ áp dụng kế toán máy và phù hợp với sự phát triển sau này của công ty. Không quá phức tạp, gây khó khăn cho người làm kế toán.
Công ty đã áp dụng được các phương pháp tính hợp lý. Cụ thể như đối với kế toán chi phí sản suất, giá thành sản phẩm thì công ty sử dụng phương pháp giản đơn để tính giá thành. Chi phí phát sinh được tập hợp cho từng công trình hạng mục công trình. Đối với kế toán nguyên vật liệu thì sử dụng phương pháp thực tế đích danh để tính giá xuất kho…
Công tác kế toán thanh quyết toán các công trình được thực hiện rất chính xác, chặt chẽ và nhanh chóng. Chính sách bảo hành công trình được thực hiện rất chu đáo, tạo được uy tín đối với khách hàng.
Về kế toán thanh toán: Thì công ty đã thực hiện rất khoa học. Đối với các nhà cung cấp nguyên vật liệu thì công ty lập lịch thanh toán cho từng khách hàng cụ thể khi mua với giá trị lớn, luôn thanh toán đúng hẹn đảm bảo không chiếm dụng vốn lâu của khách hàng. Kế hoạch thanh toán nợ dài vay của ngân hàng cũng đã được lập cụ thể và khoa học.
Về kế toán tài sản cố định: Các chứng từ liên quan đến tăng giảm TSCĐ đều được lập đầy đủ và hợp lệ. Công tác tính khấu hao tài sản cố định cũng được thực hiện khoa học và chính xác.
Về kế toán nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của công ty được hạch toán rõ ràng và cụ thể cho từng công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán chi phí giá thành. Đơn giá nguyên vật liệu được cập nhật thường xuyên, kịp thời và chính xác. Tình hình cung cấp nguyên vật liệu cho các công trình được thực hiện rất đúng thời gian. Chi phí bảo quản nguyên vật liệu là rất thấp.
Về kế toán chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm: Kế toán thực hiện tính giá cho từng công trình hạng mục công trình rất chính xác. Phương pháp tính phù hợp, khoa học.
Về kế toán lương: Chi phí lương được bộ phận kế toán thực hiện rất chính xác, nhanh gọn. Thanh toán lương cho nhân viên luôn đúng thời gian quy định.
Về kế toán thuế: Công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước, luôn nắm vững các luật, nghịđịnh, thông tư, công văn và những thay đổi về chính sách thuế của nhà nước. Luôn kê khai đúng, đủ và nộp tờ khai thuế đúng hạn cho cơ quan thuế.
3.2.2 Nhược điểm
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là Nhật ký chung nhưng danh mục sổ sách của công ty lại không sử dụng nhật ký đặc biệt để phản ánh nhiệp vụ kinh tế phát sinh. Nên toàn bộ các nhiệp vụ kinh tếđều ghi vào sổ nhật lý chung. Dẫn đến khối lượng ghi chép ở nhật ký chung lá rất lớn và khó kiểm tra đối chiếu.
Về kế toán tài sản cố định: Giá trị tài sản cố định của công ty là tương đối lớn nhưng công ty lại không sử dụng sổ chi tiết tài sản cố định hoặc thẻ tài sản cố định để theo dõi. Do đó gây khó khăn trong công tác bảo quản và sử dụng dễ dẫn đến mất mát gây thiệt hại cho công ty.
Về kế toán nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu tại công ty chủ yếu là do mua ngoài giá trị thường lớn, tuy nhiên công ty lại chỉ có một kho chung số lượng dụ trữ ít còn lại là nhập tại kho công trình đang thi công. Điều này gây khó khăn cho công tác quản lý dễ bị thất thoát gây thiệt hại cho công ty. Hơn nữa giá cả nguyên vật liệu có nhiều biến động nhưng công ty lại không thực hiện kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Về kế toán thanh toán: Tiền vay nợ dài hạn của công ty là tương đối lớn tuy nhiên công ty lại không sử dụng sổ chi tiết tiền vay để theo dõi. Gây khó khăn cho công tác quản lý và tiến độ thanh toán nợ.
Về kế toán quỹ: Lượng tiền mặt để tại quý lớn hơn nhu cầu sử dụng từ 10 % đến 15% gây lãng phí lượng vốn nhàn rỗi.
Đối với kế toán lương công ty mới chỉ thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội cho nhân viên còn chếđộ bảo hiểm y tế thì chưa thực hiện.