1. Đối chiếu công nợ
- Dò số dư cuối kỳ giữa banQLDA và các đơn vị.
- Chị KT công nợ đưa cho tôi sổ theo dõi chi tiết đối tượng (TK 33111 và 33121) được
in từ phần mềm KT XDCB.
- Dò số dư giữa biên bản đối chiếu công nợ các đơn vị gửi qua:
+ Dò tên công ty. + Dò tên công trình.
+ Đối chiếu số dư cuối kỳ Nợ, Có trong SSKT của Ban với đơn vị xem có khớp không.
Nếu khớp số, ghi chú “R” trên biên bản.
Nếu không, ghi chú số dư của Ban và chênh lệch giữa 2 bên.
- Giao lại cho chị KT công nợ kiểm tra những số liệu không khớp, ghi nhận số liệu
chính thức và ký tên xác nhận.
Kết quả: hoàn thành 80% công việc vì có những số dư không khớp và số hóa đơn
không giống nhau -> không thể đối chiếu được.
Khó khăn: Do lần đầu tiếp xúc với công việc nên gặp nhiều trở ngại, mất thời gian dài
để đối chiếu, do không nắm rõ chi tiết công trình. Kinh nghiệm:
- Nhận diện được thế nào là biên bản đối chiếu công nợ.
21
- Chỗ nào không biết thì hỏi ý kiến người hướng dẫn.
22
2. Viết “Thẻ kho”
Dựa vào PNK viết các số liệu tương ứng lên Thẻ kho.
- Xem trên PNK có bao nhiêu VTTB thì lấy bấy nhiêu thẻ kho.
- Các số liệu từ PNK sang Thẻ kho:
+ Công trình -> Kho
+ Mã công trình ->Mã số kho
+ Số vật tư -> Số danh pháp
+ Tên vật tư -> Tên vật tư + Đơn vị tính -> đơn vị tính
+ Số lượng nhập, số lượng tồn, ngày tháng + Số hồ sơ nhập kho
- Nếu PNK khác có nhập thêm cùng loại vật tư cho cùng 1 công trình thì lấy thẻ kho của
loại vật tư đó cập nhật số lượng nhập và số lượng tồn cuồi cùng, ngày tháng nhập, số
hồ sơ.
- Ghi sai số liệu nào thì bỏ và viết thẻ kho mới, không cố gắng sửa chữa.
23
Kinh nghiệm: nhìn kỹ công trình và mã công trình; viết số danh pháp rõ ràng và vừa
khớp khung trên thẻ kho; tập trung vào viết thẻ để không gây ra sai sót nhiều.
3. Tìm hiểu hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2008 của phòng TC-KT thuộc
Ban QLDA
Tài liệu bao gồm:
- Quy trình thanh toán khối lượng hoàn thành.
- Hướng dẫn thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành và kiến thiết cơ bản khác.
- Hướng dẫn thanh toán VTTB cho nhà thầu trongnước.
- Hướng dẫn thanh toán cho nhà thầunước ngoài theo nguồn vốn.
- Hướng dẫn thanh toán chi trả đền bù.
- Hướng dẫn tạm ứng và thanh toán chi tiêu nội bộ.
- Quy trình quyết toán vốn đầu tư hoàn thành.
- Quy trình luân chuyển chứng từ nhập xuất VTTB và TSCĐ.
- Mô tả công việc của CBCNV phòng. Kinh nghiệm:
- Đọc hết tài liệu để nắm được những quy trình chính, quy trình luân chuyển chứng
từ từ tổ này sang tổ khác khi nhận được một công trình mới.
- Biết được trách nhiệm cụ thể của từng người trong phòng để khi tôi làm công việc văn thư có thể trả hồ sơ trình ký đúng chỗ.
- Hiểu được cách làm việc của phòng, phải luôn dựa vào hệ thống chất lượng ISO.
- Đọc xong phải để bìa hồ sơ ISO lại vị trí cũ để sau này tím kiếm dễ dàng.
4. Dò chỉ số giá điều chỉnh trong Bảng thanh toán khối lượng hoàn thành
- Dò chỉ số giá CPI – Im từ Bảng tính nội suy chỉ số giá Im với chỉ số giá tiêu dùng của các tháng trong các năm 2008, 2009, 2010, 2011, 2012 (lấy từ chỉ số giá cả thị trường
do Tổng cục Thống kê công bố) và tính toán lại chỉ số Im và hệ số điều chỉnh giá P
xem có sai sót không.
Vd: Có Io = 147.07% (tháng 11/2008 so với kỳ gốc 2005).
Giá cả phổ biến: + Tháng 5/2011 so với tháng 5/2010: 119.78% (1) + Tháng 5/2010 so với tháng 5/2009: 109.05% (2)
+ Tháng 5/2009 so với kỳ gốc 2005: 149.17% (3)
Tính giá cả phổ biến tháng 5/2011 so với kỳ gốc 2005: Im = (1) x (2) x (3) =
24
Hệ số điều chỉnh giá: P = 15% + 85% Im/Io = 127.61%. - Dò chi tiết vào bảng tổng hợp giá trị thanh toán (bảng chính):
+ Bốc mẫu nội dung công việc nào có giá trị thành tiền cao thì kiểm tra trước theo thứ
tự giảm dần (Vd: trên 1tỷ, trên 500 triệu, trên 100 triệu … )
+ Dò các chỉ số: đơn vị tính, khối lượng hợp đồng, khối lượng thanh toán, thời gian
hoàn thành (theo tiến độ và thực tế) từ bảng xác nhận khối lượng xây lắp hoàn thành. + Từ thời điểm hoàn thành, tra được Im tại thời điểm hoàn thành, so sánh với Im thời điểm 28 ngày trước ngày nghiệm thu, tôi nhận Im nhỏ hơn, từ đó lấy được hệ số điều
chỉnh giá P tại thời điểm Im đó.
+ Dò đơn giá trong hợp đồng chính và bảng tổng hợp, tính đơn giá điều chỉnh bằng
cách lấy đơn giá hợp đồng nhân cho hệ số điều chỉnh P.
+ Tính thành tiền điều chỉnh = đơn giá điều chỉnh x khối lượng thanh toán.
- Khi dò xong các chỉ số đó, nếu đúng, ghi chú R, nếu có sai sót, ghi chú giá trị đúng vào ngay bên cạnh.
Kinh nghiệm:
- Do nội dung công việc trong bảng tổng hợp tương đối nhiều, không thể kiểm tra hết
tất cả nên có sự hướng dẫn thì tôi đã biết cách bốc mẫu, phần nào giá trị lớn thì kiểm tra trước.
- Xem xét kỹ các chỉ số giá, tránh để nhầm lẫn.
5. Nhập số liệu về công tác phí trên phần mềm FMIS Xây dựng cơ bản và xuất
phiếu chi
- Lấy “giấy công tác” đếm số ngày đi công tác của cán bộ trong Ban.
- Trong phần “phụ cấp đi đường” lấy số ngày công tác nhân cho số tiền công tác 1 ngày. - Ghi số tiền tổng cộng và đưa cho chị KT tiền mặt ký xác nhận.
Nếu người đi công tác là cán bộ lái xe thì kiểm tra các vé cầu đường, giấy giữ xe đêm … xem có đúng với số tiền ghi trong giấy đề nghị thanh toán không.
- Mở phần mềm KT, đăng nhập: mở Nhập số liệu -> In chứng từ -> Phiếu chi, xem số
thứ tự phiếu chi đã nhập lần trước.
- Chọn lệnh “Nhập phiếu chi” và nhập theo các bước
+ B1: Số thứ tự phiếu chi.
+ B2: Ngày tháng năm nhập liệu.
25 + B4: Nội dung chi
VD: Thanh toán công tác phí đi đền bù trạm 500kV Ô Môn
TK nợ: 64283 TK có: 1111 Số tiền: 500.000
+ B5: Tiến hành ghi số liệu.
Nếu có hóa đơn GTGT
+ Nhập nội dung: VAT
TK nợ: 13321 TK có: 1111
+ Chọn phân bổ vào chi phí công trình nào hay chi phí chung ban A.
+ Nhập ngày hóa đơn, số hóa đơn, mã số thuế, tên doanh nghiệp bán hàng, thuế
(10% hoặc 5%), doanh số, số tiền thuế, tổng cộng.
+ Tiến hành ghi số liệu.
Kết quả đạt được: Sau khi tiến hành nhập theo các bước như trên, tôi nhanh chóng
nhập liệu tất cả các giấy công tác của ngày.
Thuận lợi: Do quá trình nhập liệu vào phần mềm hoàn toàn thao tác trên máy, tôi
được trang bị kiến thức Tin học văn phòng nên công việc là tương đối đơn giản; được
chị kế toán tiền mặt hướng dẫn và tôi ghi chép lại đầy đủ các tài khoản sẽ phải sử dụng
(TK64283, 24121222, 13321, 1111…) cho các phòng ban và nghiệp vụ khác nhau.
26
Hình 8: Nhập hóa đơn GTGT
Hình 9: Mẫu phiếu chi
Kinh nghiệm:
- Đã được tiếp xúc với công việc chuyên môn và bắt đầu làm quen cách sử dụng về
27
- Photo lại hóa đơn GTGT và lưu lại để sau này phục vụ cho kê khai và quyết toán
thuế.
- Tính toán và nhập số liệu, sử dụng TK chính xác, khi gặp thắc mắc phải hỏi kỹ chị
28
Phần 3. ĐÁNH GIÁ BẢN THÂN I. Suy nghĩ cá nhân
Hai tháng qua, với những công việc được giao tại bộ phận kế toán công nợ, kế toán
tiền mặt, kế toán VTTB và thủ quỹ và quan sát cách làm việc của mọi người, tôi đã cơ bản
nắm được quy định của phòng và thông thạo sử dụng các thiết bị văn phòng như máy photocopy, máy in, máy fax, đóng dấu … Khi làm việc ở mỗi bộ phận, tôi đều thấy đó là những công việc mới mẻ, đầy tính thử thách, làm tôi thực sự rất thích thú và muốn tìm hiểu sâu hơn để có thể phụ giúp cho các anh chị trong phòng nhiều hơn. Tôi đã học được
những kiến thức sau khi làm việc tại phòng, các anh chị tạo điều kiện cho tôi rất nhiều để
tiếp xúc với công việcnhư đối chiếu công nợ, định khoản kế toán trên phần mềm, viết thẻ
kho, liên hệ với các đơn vị … đó là nền tảng để tôi làm quen dần với công việc hơn sau
này. Quan sát cách chị kế toán công nợ làm việc, tôi còn học được cách giao tiếp, trả lời
của chị với các đơn vị, rất dứt khoát nhưng không thiếu nhiệt tình.
Thực tập ở Ban QLDA là một vinh dự và cơ hội rất lớn cho tôi học tập vì môi trường ở đây thật sự rất nghiêm túc và chuyên nghiệp, ngoài ra mọi người còn rất thân thiện, giúp
tôi nhanh chóng hòa mình và tự thấy mình như đã đạt kết quả thực tập rất tốt.
II. Ưu điểm và khuyết điểm
Ưu điểm:
Với sức trẻ và chưa va chạm thực tế nhiều, nên tôi rất hứng thú và không ngại khó khăn khi được giao nhiệm vụ. Cùng với tính tình hòa đồng, cởi mở nên tôi dễ dàng làm quen với mọi người trong Ban, giúp cho công việc có phần được suôn sẻ hơn. Bên cạnh đó,
những công việc hành chính như nhập liệu, sắp xếp giấy tờ và photocopy thì tôi cũng thực
hiện rất nhanh, do đã có một chút kinh nghiệm từ trước. Các công việc khác do quy trình cũng tương đối đơn giản nên tôi làm quen nhanh chóng.
Khuyết điểm:
Sau khoảng thời gian thực tập ở phòng Tài chính – Kế toán Ban QLDA các công trình
điện miền Nam, tôi đã học được rất nhiều điều bổ ích mà không thể nào tìm kiếm được
trong sách vở.
Do chưa quen với một số công việc nên tôi đã thao tác chậm và đôi khi chưa hiểu hết ý
của anh chị trong phòng, dẫn đến phải hỏi lại. Tuy nhiên, qua những lần đó, tôi rút ra được
29
KẾT LUẬN
Trong cuốn báo cáo, tôi đã trình bày gần như đầy đủ những gì tôi trải quatrong hơn
hai tháng qua. Hai tháng với những khó khăn, thuận lợi và kinh nghiệm rút ra được khi
làm việc tại phòng Tài chính – Kế toán của Ban QLDA các công trình điện miền Nam.
Kết thúc hai tháng thực tập, tôi cảm thấy có đôi chút tiếc nuối vì không thể tiếp tục làm việc cùng các anh chị trong phòng và mọi người trong Ban.
Những ngày thực tập là khoảng thời gian tôi cảm thấy thiết thực nhất và bổ ích sau
những năm tháng học tập tại trường. Ngoài những kiến thức chuyên ngành Kế toán được
thực tế hóa, thì những kỹ năng mềm như giao tiếp, ứng xử với mọi người, cách giải quyết
linh hoạt, nhanh chóng khi xảy ra vấn đề bất ngờ.
Tôi xin gửi lời chân thành nhất đến trường Đại học Hoa Sen, cũng như ban lãnh
đạo, cô kế toán trưởng, anh hướng dẫn thực tập của Ban QLDA đã cho tôi những trải
x
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Website của Ban http://www.sppmb.npt.evn.vn/
- Kỷ yếu kỷ niệm 15 năm thành lập và phát triển Ban QLDA
- Hồ sơ quản lý chất lượng ISO 9001-2008 - File phần mềm hệ thống thông tin của ban