III. Thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty Phát Triển Kỹ Thuật và Đầu T.
2. Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu a Giao dịch và đàm phán
a. Giao dịch và đàm phán
Thông thờng đây là một bớc rất quan trọng trớc khi ký kết một hợp đồng nhập khẩu đối với tất cả các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Thờng thì cơng ty hay nhận đợc th chào hàng của các nhà cung cấp nớc ngồi và thờng đợc nhận dới dạng văn bản thơng qua fax hay qua đờng bu điện... trong th trả lời sẽ bao gồm các điều khoản về hàng hoá, thanh tốn, giá cả... bên cạnh đó trong giấy báo giá còn nêu rõ cả thời gian vận chuyển, phơng thức thanh toán.
Sau khi nhận đợc th chào hàng của nhà cung cấp, công ty sẽ nghiên cứu các điều khoản trong th chào hàng, những điều khoản nào mà không hợp lý, công ty sẽ tiến hành trao đổi, đàm phán, cho đến khi hai bên đi đến thống nhất.
Ngồi ra cơng ty còn chủ động hỏi hàng, tức là yêu cầu đối tác nớc ngoài cung cấp thơng tin chi tiết về hàng hố, quy cách, phẩm chất, giá cả, số lợng, bao bì, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán và các điều khoản th- ơng mại khác nhằm mục đích cơ bản là nhận đợc báo giá với thông tin đầy đủ nhất. Sau khi nhận đợc báo giá của đối tác, thì cơng ty sẽ tiến hàng nghiên cứu xem có gì phải đàm phán để đi đến thống nhất khơng, sau đó cơng ty sẽ tiến hàng đàm phán.
Thông thờng việc đàm phán đợc thực hiện qua mạng Internet, gửi th điện tử, qua fax, điện thoại, qua các kỳ hội chợ triển lãm... để tiết kiệm chi phí.
Tuy nhiên trong việc mua bán các thiết bị, máy móc cũ, đã qua sử dụng cơng ty gặp rất nhiều khó khăn (cả trong khâu nhập khẩu cũng nh tiêu thụ) và chi phí cho việc đi lại rất tốn kém, mặt khác do đã qua sử dụng nên việc xác định chính xác giá trị sử dụng là rất khó, chính vì vậy mức giá đa ra chỉ mang tính chất tơng đối. Điều này địi hỏi cơng ty phải có sự nghiên cứu, tìm hiểu kỹ lỡng... tránh thờng hợp mua phải các thiết bị cũ nát nhng mức giá lại cao.