1. Cơ sở lý luận:
Bớc sang thời kỳ đổi mới, nền kinh tế nớc ta chuyển từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thi trờng có sự điều tiết của Nhà Nớc. Sự chuyển đổi này đă tác động sâu sắc tới các doanh nghiệp, địi hỏi các doanh nghiệp phải hạch tốn kinh doanh, phân cấp quản lý một cách khoa học, tự chủ về tài chính, phân phối thu nhập hợp lý và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Hoạt động trong cơ chế thị trờng với sự tồn tại và điều tiết của những quy luật kinh tế khách quan nh: Quy luật cạnh tranh, quy luật cung cầu, quy luật giá cả… địi hỏi phải cung cấp những thơng tin một cách kịp thời, chinh xác và toàn diện về tình hình thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tình hình quản lý và sử dụng lao động, vật t và tiền vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh, làm cơ sở đề ra các chủ trơng, chính sách và biện pháp quản lý thích hợp. Muốn làm đợc điều đó, các doanh nghiệp thơng mại thực hiện tổng hồ nhiều biện pháp quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Một trong những biện pháp quan trọng để quản lý có hiệu quả là phải tiến hành phân tích các hoạt động kinh doanh nói chung và phân tích chi phí kinh doanh nói riêng.
Nh chúng ta đã biết, chi phí kinh doanh là bộ phận khơng thể thiếu đợc trong sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp thơng mại. Quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong kinh doanh thơng mại vì nó ảnh hởng trực tiếp và quyết định đến tình hình và kết quả kinh doanh. Nếu doanh nghiệp quản lý tốt chi phí sẽ có tác động thúc đẩy quá trình hoạt động kinh doanh, tăng doanh thu và hiệu quả kinh tế đặc biệt là tăng khả năng cạnh tranh trong nền kinh tế thị trờng. Ngợc lại nếu doanh nghiệp khơng quản lý tốt chi phí thì sẽ hạn chế kết quả kinh doanh và hiệu quả kinh tế giảm. Nền tảng cơ bản cho công tác quản lý chi phí kinh doanh của các nhà quản trị chính là các thơng tin phân tích do kế tốn cung cấp.
Phân tích chi phí kinh doanh sẽ cung cấp những thơng tin một cách chính xác kịp thời và tồn diện về tình hình chi phí của doanh nghiệp cho nhà quản lý và
các đối tợng quan tâm biết đợc. Từ đó nhà quản lý doanh nghiệp sẽ đề ra các chính sách, biện pháp hữu hiệu để góp phần sử dụng hợp lý chi phí kinh doanh đối với đơn vị mình. Trong giai đoạn hiện nay, nhu cầu thơng tin ngày càng cao hàng ngày hàng giờ cần đợc cập nhật mới nhất thì thơng tin phân tích do kế tốn cung cấp cũng rất cần thiết. Thơng qua phân tích kế tốn sẽ thực hiện việc kiểm tra kiểm sốt tình hình biến động của chi phí kinh doanh đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng hớng. Với ý nghĩa khoa học quản lý kinh doanh nói chung và quản lý chi phí kinh doanh nói riêng vừa là chìa khố tin cậy để đảm bảo tài sản tiền vốn của doanh nghiệp đợc sử dụng hợp lý thì thơng tin phân tích càng trở nên quan trọng.
Và thực tế cho thấy rằng, trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đã đạt đợc những tiến bộ đáng kể mà những thành tựu đó là sự góp phần khơng nhỏ của cơng tác phân tích hoạt động kinh tế của đoanh nghiệp trong đó có phân tích chi phí kinh doanh. Tuy nhiên, những bớc phát triển mới của nền kinh tế thị trờng làm cho hệ thống thơng tin phân tích cần phải đợc hồn thiện hơn. Nền kinh tế thị trờng đặt ra hàng loạt các vấn đề, hàng loạt các yêu cầu mà kế toán cha xử lý hoặc xử lý cha hồn hảo, triệt để. Vì vậy vấn đề cần hồn thiện phân tích chi phí kinh doanh là nhằm tăng hiệu quả cho thông tin hạn chế tối đa những vấp váp trong quá trình đổi mới.
Đặc biệt trong giai đoạn hiện, nay nền kinh tế thế giới đang có những biến động mạnh mẽ, thờng xuyên, liên tục. Nền kinh tế thị trờng với quy luật cạnh tranh khắc nghiệt đòi hỏi các chủ thể tham gia phải nắm bắt kịp thời các thông tin về giá cả, thị trờng và các thơng tin có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong và ngoài nớc.
Tại các doanh nghiệp thơng mại nói chung khi đã tiến hành phân tích chi phí kinh doanh của đơn vị mình thì phải phân tích đầy đủ các nội dung liên quan đến chi phí kinh doanh, phải tiến hành phân tích chung và phân tích chi tiết theo các khoản mục chi phí (nếu có thể) nh:
1. Phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu
2. Phân tích tổng hợp tình hình chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động. 3. Phân tích chi tiết các yếu tốchi phí theo từng chức năng hoạt động bao gồm phân tích chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí tài chính và chi phí quản lý doanh nghiệp.
4. Phân tích chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc 5. Phân tích chi phí kinh doanh theo quý.
6. Phân tích một só yếu tố chi phí chủ yếu nh: Chi phí tiền lơng, chi phí trả lãi tiền vay…
Chỉ khi hồn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh cụ thể nh trên thì các doanh nghiệp nói chung, các doanh ngiệp thơng mại nói riêng mới có thể dựa vào qúa trình phân tích đó để tìm ra các khoản mục chi phí bất hợp lý ảnh h- ởng trực tiếp và gián tiếp đến kết quả kinh doanh của đơn vị mình, từ đó đề ra các giải pháp tiết kiệm chi phí theo từng khoản mục chi phí.
2. Cơ sở thực tiễn:
Chi phí kinh doanh của một doanh nghiệp là chỉ tiêu chất lợng phản ánh mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thơng qua chỉ tiêu này có thể đánh giá trình độ quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức đợc tầm quan trọng của chi phí kinh doanh các cán bộ nhân viên trong công ty đã khơng ngừng nghiên cứu tìm hiểu biện pháp tối u nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh nâng cao hiệu quả hoạt đơng kinh doanh. Đặc biệt thơng qua cơng tác phân tích chi phí kinh doanh các nhà quản lý đã tìm ra những bớc đi đúng đắn trong việc đề ra các quyết định kinh doanh có tính khả thi nhất. Thực tế, tại cơng ty TNHH Ninh Thanh, chỉ tiến hành phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu. Do đó chỉ đánh giá chung đợc tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh trong cơng ty.
Sở dĩ công ty chỉ tiến hành phân tích nội dung này là do Giám Đốc cùng kế tốn trởng cơng ty cha nhận thấy đợc sự cần thiết của việc hồn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh đồng thời do những hạn chế của cơng tác hạch tốn chi phí kinh doanh nên kế tốn của cơng ty khó có thể hồn thiện các nội dung phân tích chi phí kinh doanh. Mặt khác, cơng ty TNHH Ninh Thanh là loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ tiến hành phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu sẽ làm giảm chi phí trong cơng tác phân tích.
Qua việc phân tích nội dung này, giám đốc cùng kế tốn trởng của cơng ty mới chỉ đánh giá tổng quát tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại cơng ty có hợp lý hay khơng chứ khơng thể đi sâu đánh giá chính xác ngun nhân dẫn đến sự biến động của từng khoản mục chi phí cũng nh khơng thể phát hiện đợc những khoản mục chi lãng phí hay các khoản chi bât hợp lý. Chính vì vậy, các giải pháp tiết kiệm chi phí đợc đa ra khơng mang tính khả thi cao.
Trong những kỳ kinh doanh tới, để có thể đạt đợc hiệu quả cao nhất trong kinh doanh, dựa vào hoạt động thực tế tại công ty TNHH Ninh Thanh cần phải hồn thiện các nội dung phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động, phân tích chi tiết chi phí mua hàng, phân tích chi tiết chi phí bán
hàng, phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp và phân tích chi phí kinh doanh theo q. Chỉ khi hồn thiện các nội dung phân tích tình hình chi phí kinh doanh cụ thể nh trên thì cơng ty mới có thể dựa vào q trình phân tích đó để tìm ra các khoản mục chi phí bất hợp lý ảnh hởng trực tiếp và gián tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty và đề ra các giải pháp tiết kiệm chi phí theo từng khoản mục chi phí phát sinh tại cơng ty.
Cơng ty TNHH Ninh Thanh chuyên kinh doanh các mặt hàng nh: Giấy in, mực in và các thiết bị phục vụ ngành in nhng chủ yếu là kinh doanh các mặt hàng giấy in trong đó có một lợng khơng nhỏ là giấy ngoại. Tổng chi phí kinh doanh mà cơng ty bỏ ra để kinh doanh là tơng đối lớn bao gồm chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp mà mỗi khoản mục chi phí này lại bao gồm nhiều khoản mục chi phí nhỏ hợp thành. Nếu khơng đi sâu phân tích chi tiết sự biến động của từng khoản mục lớn, nhỏ thì khó có thể phát hiện đợc những khoản chi lãng phí và càng khó hơn cho cán bộ quản lý trong việc đề ra các giải pháp tiết kiệm chi phí.
II. Phơng hớng hồn thiện nơị dung phân tích chi phí kinh doanh tại cơng ty TNHH Ninh Thanh.
1. Hồn thiện tổ chức phân tích chi phí kinh doanh tại cơng ty TNHH Ninh Thanh
Cơng ty TNHH Ninh Thanh đã tiến hành phân tích chung tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu. Qua số liệu phân tích chi phí kinh doanh có thể đánh giá một cách tổng quát về khoản chi phí mà cơng ty đã chi lãng phí hay tiết kiệm đợc tại kỳ kinh doanh đó. Nếu cơng ty chỉ tiến hành phân tích chung chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu thì chỉ xác định đợc sự biến động của tổng chi phí kinh doanh mà không đánh giá đ- ợc mức độ ảnh hởng của các nhân tố tới sự biến động của chi phí kinh doanh và khơng đánh giá đợc khoản mục chi phí nào biến động theo chiều tốt (xấu) để có thể đa ra biện pháp cụ thể khắc phục tình trạng lãng phí chi phí đến từng yếu tố phát sinh ra chi phí. Chính vì cơng ty TNHH Ninh Thanh chỉ phân tích chung chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu nên chỉ có thể đa ra giải pháp tiết kiệm chi phí một cách chung nhất về tồn bộ chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ kinh doanh.
Do sự địi hỏi của cơng tác quản lý kinh tế nói chung, quản lý chi phí kinh doanh nói riêng địi hỏi thơng tin đa ra phải chính xác, chi tiết và kịp thời nên bộ phận phụ trách phân tích hoạt động kinh tế của cơng ty phải hồn thiện nội dung
phân tích chi phí kinh doanh. Giám đốc cơng ty u cầu kế tốn trởng phải hồn thiện thêm nội dung phân tích sau.
(1) Phân tích tổng hợp tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động.
(2) Phân tích chi tiết các yếu tố chi phí theo chức năng hoạt động. - Phân tích chi tiết chi phí mua hàng.
- Phân tích chi tiết chi phí bán hàng.
- Phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. (3) Phân tích chi phí kinh doanh theo quý.
Giám đốc công ty là ngời trực tiếp chỉ đạo cơng tác phân tích hoạt động kinh tế trong cơng ty. Tổ chức cơng tác phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng và nó ảnh hởng trực tiếp đến kết quả phân tích. Do vậy, doanh nghiệp phải tổ chức tốt cơng tác phân tích hoạt đơng kinh tế từ khâu thu thập và xử lý các số liêu thơng tin đến khi tính tốn các chỉ tiêu phân tích rồi nhận xét, đánh giá phải rõ ràng những mặt tốt, mặt u điểm cũng nh mặt cha tốt còn tồn tại và những nguyên nhân ảnh hởng. Muốn vậy, cơng ty cần phân tích chi tiết các nhân tố ảnh hởng tới chi phí kinh doanh để đa ra giải pháp cụ thể mà khắc phục.
2. Hồn thiện các nội dung phân tích và đánh giá nhận xét.
2.1. Phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động.
Hoạt động kinh doanh thơng mại có ba chức năng cơ bản bao gồm: chức năng mua hàng, chức năng bán hàng và chức năng quản lý. Các khoản mục chi phí phát sinh trong kinh doanh nh chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý.
Mục đích của phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động là đánh giá cơ cấu phân bổ giữa các bộ phận chi phí để thấy cơ cấu đó hợp lý hay khơng đồng thời đánh giá tình hình quản lý sử dụng chi phí nói chung và của từng bộ phận chi phí nói riêng qua đó thấy bộ phận chi phí nào quản lý sử dụng tốt, cha tốt để đa ra những giải pháp thích hợp nhằm quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt hơn.
- Để phân tích trớc hết ta cần tính tỷ trọng của từng bộ phận chi phí trong tổng chi phí.
- Tính tỷ suất chi phí nói chung và của từng bộ phận nói riêng.
- Dùng phơng pháp so sánh để xác định mức độ biến động về số tiền, tỷ lệ tăng (giảm) của chỉ tiêu doanh thu, chi phí. Đồng thời xác định sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suất
Biểu 1
Phân tích tổng hợp tình hình chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động
Đơn vị: đồng Các chỉ tiêu
Năm 2003 Năm 2004 So sánh tăng (giảm)
Số tiền trọngTỷ (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Tỷ trọng(%) Tỷ suất(%) 1 2 3 4 5 6 7 8 = 5 – 2 9 = 8/2 10 = 6 –3 11 = 7 –4 1. Chi phí mua hàng 19 657 359 30,37 0,7 38 065 721 35 0,6 18 408 362 93,64 4,63 - 0,1 2. Chi phí bán hàng 5 120 519 7,91 0,18 12 087 945 7,60 0,19 6 958 626 135.89 - 0,31 0.01
3. Chi phí quản lý doanh
nghiệp. 39 941 671 61,72 1,43 108 750 601 57,4 1,67 68 808 930 172,27 - 4,32 0,24
4. Tổng chi phí kinh
doanh 64 719 549 100 2,32 158 904 267 100 2,45 94 184 718 145,53 - 0,13
Qua bảng số liệu trên ta thấy tổng chi phí kinh doanh năm 2004 so với năm 2003 tăng 94 184 718 đồng với tỷ lệ tăng là 145.53%. Trong khi đó mức tăng của doanh thu năm 2004 so với năm 2003 là 3 703 633 163 đồng với tỷ lệ tăng là 132.86%.Ta thấy tỷ lệ tăng của chi phí kinh doanh lớn hơn tỷ lệ tăng của doanh thu. Xét sự biến động của từng khoản mục chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động ảnh hởng tới sự biến động của tổng chi phí kinh doanh, ta thấy sự tăng của chi phí kinh doanh là do các nguyên nhân sau:
- Chi phí mua hàng tăng 18 408 362đồng với tỷ lệ tăng là 93,64% nhng tỷ trọng chi phí mua hàng tăng 4,63% và tỷ suất chi phí mua hàng giảm 0,1%.
- Chi phí bán hàng tăng 6 958 626 đồng với tỷ lệ tăng là 135.89% và tỷ suất chi phí bán hàng tăng 0.01% nhng tỷ trọng chi phí bán hàng giảm 0.31%.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 68 808 930 đồng với tỷ lệ tăng là 172,27%, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng rất nhanh làm tỷ suất chi phí quản