1.1. Phương thức bán theo hợp đồng (phương thức bán buôn)
Phương thức này gồm hai hình thức sau: - Bán buôn qua kho của trạm
Dựa vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa Công ty và khách hàng, trạm tiến hành điều động xe, bốc than lên xe rồi vận chuyển đến địa điểm đổ hàng đã ghi trong hợp đồng.
- Bán buôn vận chuyển thẳng (bán giao tay ba)
Theo hình thức này than được vận chuyển về cảng, ga, trạm không tiến hành bốc lên đổ bãi mà bán than trực tiếp cho khách hàng đã cử cán bộ đến tận nơi trực tiếp nhận hàng.
1.2. Phương thức bán lẻ.
Khi khách hàng đến mua hàng của trạm, sau khi xem hàng cẩn thận phù hợp với yêu cầu của mình hoặc của công ty mình. Khách hàng vào phòng nghiệp vụ tiến hành lập phiếu giao hàng.
Việc thanh toán tiền hàng là do hai bên khách và công ty thỏa thuận và lựa chọn phương thức thanh toán.
Giá bán là giá thỏa thuận giữa khách hàng và công ty theo từng điều kiện thị
trường cụ thể.
Giá vốn được tính là giá đích danh.
II. HẠCH TOÁN BAN ĐẦU.
Trong nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán ban đầu tại công ty gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Phát hành theo công văn số 4660 TCT/AC ngày 7/12/1998 của TCT
- Phiếu thu và phiếu chi: Mẫu số 01- TT ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ Tài chính.
- Phiếu giao hàng: Ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT - Biên bản giao nhận than
- Bảng sao kê bán hàng: Mẫu số 02/SK- MB - Phiếu nhập kho
Đối với phương thức bán buôn:
Phiếu giao hàng phải ghi đầy đủ các thông tin theo đúng quy định và được lập thành ba liên:
- Liên 1: Được lưu ở trạm
- Liên 2: Gửi về công ty lưu tại công ty
- Liên 3: Giao cho khách hàng làm căn cứ nhận hàng
Phiếu giao hàng có mẫu như (Mẫu số 01)
Biên bản giao nhận than có mẫu như: (Mẫu số 02) Hóa đơn giá trị gia tăng có mẫu như: (Mẫu số 03)
Bảng sao kê bán hàng có mẫu như: (Mẫu số 04) Phiếu thu có mẫu như: (Mẫu số 05)
III. TÀI KHOẢN SỬ DỤNG
Công ty sử dụng các tài khoản sau: - TK 511: Doanh thu bán hàng - TK 3331: Thuế GTGT đầu ra - TK 131: Phải thu của khách hàng - TK 632: Giá vốn hàng bán
- TK 156: Hàng hóa
- TK 1561: Giá mua hàng hóa
- TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa - TK 151: Hàng đang đi đường
- TK 641: Chi phí bán hàng - TK 331: Phải trả người bán - TK 331.1: Giá mua hàng
- TK 331.2: Chi phí mua hàng
Tài khoản 641 được mở để phản ánh toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ.
IV. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN 1. Kế toán bán buôn.
- Bán buôn qua kho trạm: Kế toán căn cứ vào những chứng từ ban đầu khi xuất kho để hạch toán:
Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán Có TK 511: Giá bán chưa thuế
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết kho hàng hóa, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
để tính và phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632: Tổng giá thanh toán
Có TK 156: Trị giá hàng xuất bán
Khi nhận tiền thanh toán từ khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111: Nhận tiền mặt
Nợ Tk 112: Nhận bằng tiền gửi ngân hàng Có TK 131: Phải thu của khách hàng
Khi phát sinh chi phí liên quan đến việc bán hàng hóa, kế toán ghi: Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào (nếu có)
Có TK 111, 112, 141: Tổng số tiền phải thanh toán. Ví dụ:
Ngày 2/1/2005 trạm Cổ Loa xuất bán cho nhà máy gốm xây dựng Đông Anh theo hóa đơn GTGT số 12667 (có mẫu như mẫu số 03)
Căn cứ vào các chứng từ kế toán trạm Cổ Loa gửi về công ty, kế toán công ty hạch toán và ghi:
Nợ TK 131: 228.879.840
Có TK 511: 217.980.800 Có TK 3331: 10.899.040
Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết kho hàng hóa, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho hàng hóa của trạm Cổ Loa, kế toán tính và kết chuyển giá vốn:
Nợ TK 632: 195.520.317 Có TK 156.520.317
- Bán buôn vận chuyển thẳng:
Khi hàng về đến cảng căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, bảng sao kê mua hàng trạm Cổ Loa gửi về kế toán hạch toán:
Nợ TK 165.1: Giá mua hàng hóa Nợ TK 165.2: Chi phí mua hàng Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 331: Phải trả người bán
Khi tiến hành giao hàng cho khách hàng, căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán
Có TK 511: Giá bán chưa thuế
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Đồng thời kết chuyển giá vốn và chi phí mua hàng, kế toán nghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 156: Trị giá hàng xuất bán
Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán ghi: Nợ TK 111: Nếu nhận bằng tiền mặt
Nợ TK 112: Nếu nhận bằng tiền gửi ngân hàng Có TK 131: Phải thu của khách hàng Ví dụ:
Ngày 9/1/2005 trạm Cổ Loa nhập than của công ty than cọc 6 vận chuyển về
ga Cổ Loa bán cho anh Đạm theo hóa đơn số 39253. Hóa đơn được tóm tắt như sau: Chủng loại: Than cám 6; Đơn giá: 288.000 đồng/ tấn; Số lượng: 227,2 tấn; Thành tiền: 65.433.600 đồng; Thuế GTGT 5%; Tiền thuế GTGT đầu ra: 3.271.680 đồng; Tổng số tiền ghi trên hóa đơn: 68.705.280 đồng.
Khi hàng về đến ga Cổ Loa hàng không về nhập kho nhưng thủ kho vẫn ghi phiếu nhập kho. (mẫu số 06)
Trong nghiệp vụ này còn phát sinh cả phí vận chuyển: 227,2 tấn x 25.000đ= 5.680.000đ; thuế GTGT 5%: 280.000đ; tổng cộng: 5.964.000đ
Căn cứ vào các chứng từ, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 156 (165.1): 59.526.400
Nợ TK 156 (156.2): 5.680.000 Nợ TK 133: 3.260.320
Có TK 331: 68.466.720
Khi bán hàng kế toán căn cứ vào các chứng từ của trạm gửi về và hạch toán: Nợ TK 131: 68.705.280
Có TK 511: 65.433.600 Có TK 3331: 3.271.680 Kế toán kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632: 65.206.400
Có TK156: 65.206.400 Căn cứ vào phiếu thu số 3 ngày 9/1 kế toán ghi:
Nợ TK 111: 68.705.280 Có TK 68.705.280
2. Kế toán bán lẻ
Khi suất bán cho khách hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu thu, bảng sao kê bán, kế toán ghi:
BT1: Nợ TK131: Tổng giá thanh toán Có TK 511: Giá bán chưa thuế
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra BT2: Nợ TK 111: Nhận bằng tiền mặt
Có TK 131: Phải thu của khách hàng
Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết hàng hóa, bảng tổng hợp nhập xuất tồn và phản ánh giá vốn ghi:
Nợ TK 631: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Trị giá hàng xuất bán Ví dụ:
Ngày 05/01/2005 xuất bán cho chị Hoa theo hóa đơn GTGT số 12780. Nội dung chính của hóa đơn như sau: Chủng loại: C4NH; Đơn giá bán: 280.000 đồng/ tấn; Số lượng: 7 tấn; Thành tiền: 1.960.000 đồng; Thuế GTGT: 5%; Tiền thuế GTGT
đầu ra: 98.000 đồng; Tổng số tiền ghi trên hóa đơn: 2.058.000 đồng; Hình thức thanh toán: Tiền mặt.
Nợ TK 131: 2.058.000 Có TK 511: 1.960.000 Có TK 3331: 98.000 Nợ TK 111: 2.058.000 Có TK 131: 2.058.000 Cuối tháng tính và kết chuyển giá vốn Nợ TK 632: 1.933.930 Có TK 156: 1.933.930
3. Kế toán thuế giá trị gia tăng phải nộp.
Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ với mức thuế suất 5% và cách tính như sau: Thuế GTGT đầu ra: Thuế GTGT đầu ra của hàng hóa dịch vụ chịu thuế trong kỳ
= Doanh thu tiêu thụ của hàng
hóa thực tế tiêu thụ trong kỳ
x 5% Xác định số thuế GTGT phải nộp: Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Khi tiến hành khấu trừ thuế, kế toán ghi: Nợ TK 3331: Khấu trừ thuế GTGT
Có TK 133:
4. Phương pháp xác định giá vốn hàng tiêu thụ.
Đối với hình thức bán giao tay ba công ty sử dụng phương pháp giá đích danh
để hạch toán giá vốn.
Đối với hình thức bán buôn qua kho và bán lẻ thì công ty áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền để hạch toán giá vốn hàng bán. Theo phương pháp này giá vốn hàng bán được tính theo các bước sau:
Bước 1:
Trị giá hàng nhập
mua trong kỳ theo
từng chủng loại = Số tiền trả cho nhà cung cấp (chưa thuế) + Chi phí trong quá trình mua
- Đối với hàng nhận gia công, chế biến thì trị giá hàng nhập tính theo công thức sau: Trị giá than nhập, chế biến theo từng chủng loại trong kỳ = Trị giá than nhập thô theo từng chủng loại trong kỳ + Tiền thuê chế biến + Chi phí phát sinh - Đối với hàng nhập nội bộ: Trị giá than nhập nội bộ theo từng chủng loại trong kỳ = Trị giá than nhập nội bộ từng chủng loại trong kỳ + Chi phí phát sinh trong giao nhận Suy ra: Trị giá than nhập trong kỳ theo từng chủng loại = Trị giá than nhập trong kỳ theo từng chủng loại + Trị giá than nhập CB trong kỳ theo từng chủng loại + Trị giá than nhập nội bộ trong kỳ theo từng chủng loại Tổng số lượng than nhập trong kỳ từng chủng loại = Số lượng than nhập mua trong kỳ từng chủng loại + Số lượng than nhập CB trong kỳ từng chủng loại + Số lượng than nhập nội bộ từng chủng loại
Bước 2: Xác định đơn giá bình quân.
Đơn giá bình
quân từng chủng loại
= Trị giá hàng tồn đầu kỳ
từng chủng loại +
Tổng trị giá than nhập trong kỳ từng chủng loại
Số lượng than tồn đầu kỳ
từng chủng loại +
Tổng số than nhập trong kỳ
từng chủng loại
Bước 3: Xác định giá vốn than xuất kho.
Trị giá vốn than xuất kho từng
chủng loại
=
Đơn giá mua
bình quân từng chủng loại
x
Số lượng than tiêu thụ trong kỳ từng
chủng loại
Ví dụ: Nội dung chính của sổ chi tiết kho hàng hóa 12/01/ 2005 chủng loại than cám 6a cọc 6 trạm Cổ Loa: Tồn đầu kỳ= 1184,87 tấn; Nhập trong kỳ gồm: Nhập mua= 0, Nhập chế biến= 0, Nhập nội bộ= 0; Tổng trị giá than cám 6a C6 nhập = 0; Tổng số lượng than cám 6a C6 nhập= 0 tấn.
Thì:
331.763.600 + 0
Đơn giá bình quân
than cám 6a C6/1 tấn
=
1184,87 + 0
= 280.000
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY (SƠ ĐỒ 05) 5. Sổ kế toán.
Công ty CB và KD than Hà Nội hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, công ty sử dụng các sổ
sau:
- Ở trạm: Thủ kho phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa trên thẻ kho theo số lượng (biểu 01).
- Ở phòng kế toán: Hàng ngày khi bán hàng kế toán trạm ghi vào sổ theo dõi bán hàng đối với hộ trọng điểm và khách hàng lẻ theo dõi phần số lượng mỗi hộ trọng
điểm mở 1 sổ riêng, mỗi chủng loại một trang sổ riêng (biểu 02). Kế toán căn cứ vào các chúng từ nhập, xuất hàng hóa: phiếu xuất kho, nhập kho,.. bán hàng hàng ngày các trạm gửi lên để vào sổ chi tiết kho hàng hóa. Sổ này được ghi hàng ngày và được mở cho từng chủng loại than, cho từng trạm CB và KD than (biểu 03); sổ chi tiết bán hàng; Cuối tháng kế toán công ty căn cứ vào sổ chi tiết kho hàng hóa, tính giá vốn hàng bán từng chủng loại và lập báo cáo nhập, xuất, tồn của từng trạm (biểu 04); Báo cáo hàng tồn toàn công ty (biểu 05); Cuối tháng căn cứ vào báo cáo hàng bán các
trạm gửi về kế toán lập bảng tổng hợp tiền bán than các trạm; Báo cáo công nợ hàng bán; một số bảng kê như: bảng kê số 1, bảng kê số 2, bảng kê số 11,... ; Nhật ký chứng từ số 8 (biểu 06) và sổ cái tài khoản 511 (biểu 07).
PHẦN BA
MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ
TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CHẾ BIẾN VÀ KINH DOANH THAN HÀ NỘI
I. MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIÊU THỤ
HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CHẾ BIẾN VÀ KINH DOANH THAN HÀ NỘI.
Là một doanh nghiệp thành viên của Tổng công ty than Việt Nam, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của công ty chế biến và kinh doanh than Miền Bắc, Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh những năm qua đã đạt được những kết quả rất khả quan. Doanh số than bán ra và lợi nhuận thu
được liên tục tăng trong các năm.
Trong sự phấn đấu nỗ lực cũng như thành tích chung của toàn công ty không thể không kể đến sự phấn đấu và hiệu quả đạt được của công tác kế toán, thể hiện là một công cụ quản lý và hạch toán kinh doanh hữu hiệu của công ty.
* Ưu điểm:
- Về hình thức tổ chức công tác kế toán: Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo loại hình kế toán tập trung. Toàn công ty chỉ có một phòng kế toán duy nhất, các trạm chế biến và kinh doanh than phụ thuộc chỉ có một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ
hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại trạm mình định kỳ gửi về
phòng kế toán công ty.
- Về phương pháp bán hàng: Do chủng loại than, mà công ty kinh doanh tương
đối đa dạng và đối tượng khách hàng của công ty cũng khác nhau nên công ty cũng tổ chức các phương pháp bán hàng khác nhau tùy theo từng chủng loại than và từng
đối tượng khách hàng. Khách hàng có thể mua than tại kho của công ty hoặc yêu cầu công ty giao than tại kho của mình công ty có thể đáp ứng đầy đủ. Khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm bằng tiền mặt, sec,...
- Về hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song có ưu điểm ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễđối chiếu.
- Về kế toán doanh thu: Việc hạch toán doanh thu bán hàng được kế toán tiến hành theo từng trạm thông qua việc mở sổ chi tiết hàng bán từng trạm.
- Về kế toán thanh toán với khách hàng: Để đáp ứng yêu cầu quản lý, đối với những hộ trọng điểm, khách hàng truyền thống của công ty kế toán đã mở sổ chi tiết thanh toán với từng khách hàng cụ thể.
- Về tổ chức luân chuyển chứng từ: Tuy việc tổ chức công tác bán hàng, ghi chép hóa đơn chứng từ bán hàng và quản lý kho bãi diễn ra ở các trạm trực thuộc công ty nhưng các chứng từ hóa đơn bán hàng cuối ngày được nộp về phòng kế toán công ty một cách nhanh chóng kịp thời nên việc hạch toán ghi sổ kế toán ở công ty vẫn đáp ứng được yêu cầu đầy đủ và thuận tiện.
* Nhược điểm:
- Về hình thức tổ chức công tác kế toán: Công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Bên cạnh những ưu điểm được trình bày, tổ chức theo mô hình này có nhược điểm là: Khối lượng công việc kế toán tập trung ở văn phòng công ty lớn.
- Về chính sách giá cả: Chủng loại than kinh doanh của công ty rất phong phú. Mỗi loại có rất nhiều đơn giá khác nhau. Và ngay một loại than cụ thể như nhau mỗi trạm lại bán theo một giá khác nhau. Điều này gây khó khăn trong việc xây dựng mức giá phù hợp cho từng khách hàng. Hơn nữa công ty không có chiết khấu thanh toán dành cho khách hàng trả trước thời hạn quy định làm cho tiến độ thu nợ chưa nhanh.
- Về tài khoản sử dụng: Công ty không mở tài khoản 642 để phản ánh chi phí