¾ Công văn đến được nhân viên phòng hành chánh nhận sau đó lưu trữ thông tin và Scan một bản dưới dạng tài liệu hình ảnh, lưu trữ
trong phần mềm.
¾ Công văn được lưu trữ sẽ tựđộng chuyển đến người dùng có thẩm quyền để duyệt công văn và chọn người, phòng ban có quyền nhận công văn này.
Hình 4.9: Giao diện phần nhập mới và luân chuyển công văn
¾ Người dùng, phòng ban có quyền nhận công văn có thể truy cập
Hình 4.10: Giao diện phần Quản lý công văn và xử lý 4.2.3 Luân chuyển tiếp công văn:
¾ Công văn được nhận từ một phòng ban (Khoa) khác cũng có thể
luân chuyển tiếp quá các phòng ban (Khoa) tiếp theo.
¾ Qua cấu trúc “cây luân chuyển” có thể nhận ra được công văn
đang được xử lý ở mức độ nào(Chưa đọc, đã đọc, đang xử lý, xử
lý xong).
4.2.4 Tìm kiếm công văn đã được lưu trữ:
¾ Với số lượng công văn quá nhiều, việc tìm kiếm chính xác công văn muốn tìm cũng mất nhiều thời gian. Chương trình hỗ trợ tìm kiếm công văn với các lựa chọn tìm kiếm sau:
- Tìm kiếm theo ký hiệu, số của công văn.
- Tìm kiếm gần đúng theo nội dung trích dẫn của công văn. - Tìm kiếm theo ngày tháng: Ngày tạo, ngày gửi, ngày nhận. - Tìm kiếm theo tình trạng công văn: Chưa đọc, đã đọc, đang xử
lý, xử lý xong.
- Tìm kiếm theo nơi gửi.
- Tìm kiếm theo loại công văn: Công văn, Hợp đồng, Quyết định.
4.2.5 Quyền của người dùng đối với công văn:
¾ Người dùng tạo ra công văn có thể chỉnh sửa, thay đổi nội dung công văn cũng như xóa công văn của mình. Tuy nhiên sau khi công văn được duyệt sẽ không có quyền nữa.
¾ Người dùng có quyền duyệt công văn sẽ có chức năng duyệt công văn do người dùng dưới quyền của phòng mình tạo ra sau đó chuyển sang phòng ban hoặc người nhận.
¾ Công văn luân chuyển đến phòng ban nào thì chỉ có nhân viên nào thuộc phòng ban đó có nhiệm vụ mới được nhận và xử lý công văn.
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN
5.1. Kết luận:
Đề tài nghiên cứu khoa học “VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ” đã đáp ứng được yêu cầu và mục tiêu đề ra. Chương trình đã góp phần đem lại phần lớn tiện ích trong quá trình trao đổi thông tin giữa các phòng ban và các cá nhân trong trường Đại Học Lạc Hồng. Chương trình luôn được cập nhật để phục vụ tiện ích nhất cho người sử
dụng. Hiện nay chương trình đã đáp ứng hầu hết các yêu cầu đặt ra, các chức năng mà chương trình đạt được:
- Quản lý người sử dụng theo nhóm.
- Gởi và nhận mail (gởi theo nhóm, trả lời và chuyển tiếp). - Lưu thư nháp. - Gởi tài liệu đính kèm và giới hạn tài liệu đính kèm - Tìm kiếm thư cũ - Lịch làm việc - Quản lý công văn - Nhắc việc - Nhắn tin tựđộng
5.2. Hiệu quảđầu tư:
Dựa trên nhật ký (log) của hệ thống eOffice tại đơn vị, chúng tôi tổng hợp số
lượng thông tin trao đổi thông qua eOffice và chia bình quân đầu người (theo số
người sử dụng eOffice), kết quả như sau:
Thông tin nhận được, trao đổi (tính cho 1 người)
Trong 1 ngày Trong 1 năm ( ~ 280 ngày làm
việc)
Số lượng thông báo, công văn, thư trao đổi
với đồng nghiệp trong cơ quan. 3,5 980
Quy đổi giá trị: chúng tôi quy đổi những thông tin nhận được đối với mỗi nhân viên nói trên ra thành tiền, bảng dưới đây diễn giải việc sử dụng eOffice sẽ đem lại giá trị như thế nào tính với mỗi nhân viên trong cơ quan:
Nội dung Giá trị
(VNĐ/năm)
Tiết kiệm giấy tờ, in ấn
Coi mỗi một thông báo, công văn, thư trao đổi với đồng nghiệp trong cơ quan cần 1 trang giấy để in, giá 1 trang là 150 VNĐ, như vậy 1 năm sẽ tiết kiệm được
90.000VNĐ. 90.000
Giá trị gia tăng
Một thông báo đến kịp thời, một cuộc hội thoại đúng lúc sẽ giúp cho công việc hiệu quả hơn.
Tính quy đổi mỗi thông báo, công văn, thư trao đổi hay một cuộc hội thoại với đồng nghiệp được chuyển nhanh chóng qua eOffice (nhận được ngay lập tức ngay sau khi gửi, không phân biệt vị trí địa lý), mỗi nhân viên sẽ tiết kiệm đươc 5 phút. Như vậy trong 1 năm mỗi nhân viên tiết kiệm được 980 * 5 phút = 4900 phút = ~81 giờ = ~3.5 ngày
Lương trung bình của 1 người là 4.000.000 VNĐ/tháng. Vậy, nhờ sử dụng eOffice họ sẽ tiết kiệm được 3.5 * 4.000.000 / 26 = ~540.000 VNĐ
540.000
Chúng tôi xin lấy số liệu cụ thểđối với cơ quan bạn để dễ hình dung:
Với số lượng người dùng là 120, như vậy sau 1 năm, eOffice sẽ đem lại một giá trị tương đương với 630.000 x 120 = 75.600.000VNĐ/năm. Bảng trên chỉ là giá trị đem lại khi sử dụng eOffice trong vòng một năm đầu tiên. Với việc sử dụng tiện lợi, eOffice sẽ tạo ra cho người sử dụng cơ hội tiếp cận thông tin nhiều hơn, xử lý thông tin nhanh hơn, hiệu quả hơn. Ngoài ra, qua quá trình sử dụng eOffice, người sử dụng sẽđược “tự” đào tạo nâng cao về trình độ CNTT, việc chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan sẽ tiện lợi hơn rất nhiều do tính sẵn sàng của hệ thống. Nhờ vậy, giá trị do eOffice mang lại sẽ ngày càng tăng trong các tháng tiếp theo.
Ngoài ra, cho dù cơ quan bạn nằm phân tán, có nhiều chi nhánh khác nhau ở
các thành phố khác nhau hay trong cùng một thành phố, thậm chí đi công tác ở
nước ngoài. eOffice sẽ giúp xoá bỏ các khoảng cách này, qua đó, cơ quan bạn sẽ
còn tiết kiệm được nhiều hơn nữa chi phí đi lại, thời gian chờđợi, liên lạc….
Với việc sử dụng eOffice, không những bạn nhận được những giá trị hữu hình nêu trên, mà còn có thể nhận được những giá trị vô hình khác, không thể quy đổi thành tiền được, đó là tác phong làm việc mới, hiện đại, sự gắn kết giữa tất cả các thành viên trong cơ quan…
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Đỗ Lâm Thiên, “ Lập trình ứng dụng web với ASP.NET”, Tp. Hồ Chí Minh:
Đại học Khoa Học Tự Nhiên TP.Hồ Chí Minh, 2008 [2] http://eoffice.com.vn [3] http://control.com.sg/at_commands_sms.aspx [4] http://cybrotech.co.uk/partners/Downloads/Technote/TN- 008%20Connecting%20SIM-T02%20GSM%20Modem%20to%20CyBro-2.pdf [5] http://docs.jquery.com [6] http://eoffice.net/
[7] http://jqueryplugins.com: Plugins jquery
[8] http://msdn.microsoft.com/en-us/default.aspx