II. MỘT SỐKIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC LẬP KẾ
1. Lựa chọn nhà cung ứng vật tư
Hiện nay, các nhà cung ứng vật tư của Công ty cao su Sao vàng đều là những nhà cung cấp truyền thống, đã có q trình cộng tác với Cơng ty từ nhiều năm nay. Nói chung, vật tư mà những nhà cung ứng này cung cấp cho Công ty đều là những vật tư có chất lượng, giá cả hợp lý.
Tuy nhiên, trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt và khốc liệt như hiện nay, có rất nhiều nhà cung ứng khác đang cạnh tranh với những nhà cung ứng này. Để có thể đứng vững trên thị trường, các nhà cung ứng tạo lợi thế cạnh tranh cho mình bằng chất lượng vật tư, giá cả hợp lý và các dịch vụ đi kèm.
Để đảm bảo nguồn vật tư cho sản xuất và thực hiện đúng được kế hoạch năm cho vật tư đề ra, hàng năm, Công ty tiếp tục tiến hành công tác với những nhà cung ứng vật tư cũ. Bên cạnh đó, Cơng ty tiếp tục tìm hiểu thị trường, tìm những nhà cung ứng mới với giá cả vật tư phù hợp, chất lượng tốt. Vật tư là loại đầu vào quan trọng nhất của Cơng ty, do đó, trước khi tiến hành lựa chọn nhà cung ứng, Cơng ty nên tìm hiểu kĩ về người cung ứng vật tư cho mình. Muốn vậy, Cơng ty phải tạo điều kiện để các nhà cung ứng thể hiện năng lực của mình.
Do số lượng vật tư của Công ty là khá lớn, do đó, cơng ty có thể áp dụng hình thức đấu thầu để lựa chọn nhà cung ứng vật tư. Vào đầu năm, trước
khi lập kế hoạch năm cho vật tư, Công ty công bố rộng rãi việc đấu thầu vật tư cho Cơng ty. Sau đó mời các nhà thầu tham gia vào một cuộc đấu thầu công khai. Các nhà thầu được chọn là những nhà thầu đưa ra mức giá hợp lý nhất, chất lượng vật tư đảm bảo... Ngoài ra có thể ưu tiên nhà thầu nào có các dịch vụ đi kèm như mua nhiều giảm giá, vận chuyển vật tư đến tận Công ty...
Áp dụng biện pháp đấu thầu vật tư, Cơng ty có thể tiếp cận được với các nhà cung ứng mới trên thị trường và có thể chọn được nhà cung ứng vật tư tốt nhất cho Công ty. Cơng ty cũng có thể lựa chọn nhiều nhà cung ứng cho một nhóm vật tư để đảm bảo an toàn trong trường hợp thị trường vật tư trở nên khan hiếm. Mặt khác, thông qua việc tổ chức đấu thầu, các nhà cung ứng sẽ tự tiếp cận với Cơng ty. Nhờ đó, Cơng ty sẽ tiết kiệm được 1 phần chi phí cho hoạt động nghiên cứu thị trường và tìm kiếm các nhà cung ứng. Như vậy, công tác lập kế hoạch vật tư sẽ được tiến hành nhanh chóng hơn.
2. Hồn thiện tổ chức bộ máy phục vụ cho cơng tác lập kế hoạch.
Trước mắt, Công ty nên tăng cường số lượng cán bộ phục vụ cho hoạt động quản lý vật tư, nâng cao chất lượng và số lượng của đội ngũ cán bộ phục vụ công tác lập kế hoạch vật tư.
2.1 Đối với cán bộ lập kế hoạch:
Đội ngũ cán bộ lập kế hoạch của Cơng ty cao su Sao vàng hiện nay nhìn chung là giàu kinh nghiệm, nhiệt tình với cơng việc, ln cố gắng nỗ lực vì sự phát triển chung của Cơng ty. Công ty nên tăng cường số lượng cán bộ lập kế hoạch, tăng cường người cho công tác nghiên cứu và dự báo mơi trường. Vì đây là cơng việc quan trọng, ảnh hưởng lớn tới công tác lập kế hoạch vật tư cho Công ty.
Đa số các cán bộ làm công tác lập kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng hiện nay đều đã lớn tuổi. Mà công việc quản lý vật tư không những địi hỏi những người có kinh nghiệm mà cịn địi hỏi những người năng động, có sự phản ứng nhanh nhạy với những biến động của mơi trường, có thể sử dụng tốt các cơng cụ để phục vụ cho việc lập kế hoạch vật tư cho Cơng ty. Do
đó, ngay từ bây giờ, Cơng ty nên đầu tư đào tạo những cán bộ trẻ tuổi, có năng lực, giúp họ làm quen với cơng việc để sau một thời gian nữa, họ có thể trở thành những cán bộ lập kế hoạch vật tư giỏi, đảm nhiệm công việc lập kế hoạch vật tư thay cho những cán bộ đã đến tuổi nghỉ hưu.
2.2 Đối với cán bộ quản lý vật tư:
Công tác quản lý vật tư trong Công ty cao su Sao vàng hiện nay bao gồm rất nhiều các công việc nhỏ lẻ khác nhau như lập kế hoạch vật tư, tổ chức mua sắm, cung ứng vật tư. Do vậy, khó có thể một vài người mà có thể đảm nhận hết từng đó cơng việc. Để cơng việc lập kế hoạch được tốt, công ty nên chuyên mơn hố cơng việc cho cán bộ cơng nhân viên, giao cho họ những công việc phù hợp với khả năng và chun mơn của mình.
Cơng ty nên thường xun định kì tổ chức đào tạo cho cán bộ cơng nhân viên về các nghiệp vụ quản lý vật tư. Không chỉ các cán bộ làm công tác lập kế hoạch mà các cán bộ quản lý kho, các cán bộ làm công tác cung ứng vật tư cũng phải hiểu và nắm rõ về số lượng, chủng loại vật tư của Công ty, biết được định mức tiêu hao vật tư để mọi người sử dụng tiết kiệm vật tư và bảo quản vật tư thật tốt.
Hiện nay, Cơng ty mới chỉ có các biện pháp khen thưởng và xử phạt đối với các xí nghiệp hay các xưởng sản xuất có biện pháp sử dụng tiết kiệm vật tư mà chưa có các quy định đối với các cán bộ làm công tác lập kế hoạch, cán bộ cung ứng vật tư... Công ty nên tạo động lực cho họ bằng cách thường xuyên khen thưởng nếu như họ hồn thành tốt cơng việc, hoặc kỉ luật đối với những ai lơ là cơng việc, khơng hồn thành trách nhiệm được giao.
3. Sử dụng các công cụ lập kế hoạch.
3.1. Làm tốt công tác sử dụng định mức tiêu hao vật tư tại các xí nghiệp và các xưởng sản xuất: các xưởng sản xuất:
Do điều kiện sản xuất thực tế của Công ty đôi khi khác nhiều so với điều kiện thử nghiệm khi xây dựng định mức nên hệ thống định mức mà
Công ty đang sử dụng nhiều lúc khơng sát so với thực tế. Do đó, Cơng ty phải thường xuyên theo dõi hệ thống định mức tiêu hao vật tư.
Cơng ty cần quản lý chặt chẽ các xí nghiệp, các xưởng sản xuất, thường xun dõi tình hình sản xuất của các xí nghiệp, các xưởng đó. Nếu điều kiện sản xuất thực tế khác quá nhiều so với điều kiện sản xuất thử nghiệm thì Cơng ty phải tiến hành điều chỉnh kịp thời.
- Nếu Công ty đầu tư thêm các máy móc thiết bị tiên tiến hiện đại, hoặc nghiên cứu cải tiến chất lượng sản phẩm, Công ty phải tiến hành điều chỉnh hệ thống định mức cho phù hợp với điều kiện sản xuất mới.
- Nếu hoạt động sản xuất của Công ty yếu kém, gây lãng phí vật tư, Cơng ty phải có các biện pháp xử lý kịp thời, chỉnh đốn lại các hoạt động để đảm bảo cho định mức tiêu hao vật tư được sử dụng đúng theo tiêu chuẩn mà Công ty đã đề ra.
Bên cạnh đó, các bộ phận lập kế hoạch phải thường xuyên phối hợp với các kho, các xí nghiệp và các xưởng sản xuất để đánh giá kết quả thực hiện định mức tiêu hao sau mỗi kì sản xuất để có thể phát hiện ra những sai sót và có thể sữa chữa kịp thời, không để ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch vật tư của kì sau.
Định mức tiêu hao vật tư là một yếu tố quan trọng để xây dựng và lập kế hoạch năm cho vật tư một cách chính xác nhất. Do đó, làm tốt cơng tác thực hiện định mức tiêu hao vật tư ở các xưởng, các xí nghiệp sản xuất là tiền đề quan trọng để có thể hồn thiện cơng tác lập kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao vàng.
3.2. Xây dựng hệ thống thông tin đồng bộ:
Công tác lập kế hoạch vật tư phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thông tin của Công ty. Do số lượng vật tư tương đối lớn, lại thường xuyên có sự thay đổi như tình hình nhập, xuất kho, cung ứng cho các xưởng, các xí nghiệp sản xuất. Ngồi ra, Cơng tác lập kế hoạch vật tư còn chịu ảnh hưởng nhiều của thơng tin từ bên ngồi thị trường. Để công tác lập kế hoạch được tốt, Công ty
phải thường xuyên theo dõi tình hình biến động của vật tư trên thị trường cũng như trong doanh nghiệp để có các biện pháp xử lý kịp thời. Mặt khác, Cơng ty có thể đề ra các phương hướng phòng ngừa khi các sự cố xảy ra.
Trong giai đoạn hiện nay, máy tính được sử dụng rộng rãi trong việc kiểm sốt vật tư. Uu điểm của máy tính là có thể lưu trữ nhiều thơng tin, cơng việc tìm kiếm thơng tin trên máy tính cũng rất nhanh chóng và dễ dàng. Do đó, máy tính rất thích hợp trong việc quản lý vật tư trong các doanh nghiệp. Cơng ty nên xây dựng hệ thống máy tính khơng chỉ ở văn phịng mà cịn ở các kho chứa, và các xưởng sản xuất. Nhờ đó, những người có cơng việc liên quan đến vật tư có thể cập nhật thơng tin kịp thời. Đồng thời, hệ thống máy tính của Cơng ty nên kết nối mạng nội bộ, để những người trên văn phịng cơng ty cũng có thể dùng máy tính để theo dõi tình hình vật tư của cơng ty mà không cần phải xuống trực tiếp dưới các kho.
Thông tin thu được từ hoạt động nghiên cứu và dự báo môi trường của Công ty và thông tin về thị trường vật tư cũng rất quan trọng trong công tác lập kế hoạch vật tư. Do đó, để thơng tin có thể cập nhật thường xun và kịp thời đến những cán bộ làm công tác lập kế hoạch vật tư, Công ty nên đầu tư hơn nữa cho hoạt động nghiên cứu và dự báo mơi trường để từ đó có thể dự báo được chính xác những biến động của mơi trường, trên cơ sở đó đề ra những biện pháp phịng ngừa kịp thời ngay trong khi lập kế hoạch.
3.3. Tăng cường việc sử dụng các cơng cụ, các mơ hình để phục vụ công tác lập kế hoạch:
Hiện nay, việc lập kế hoạch năm cho vật tư của công ty chủ yếu dựa và kinh nghiệm của các cán bộ. Cơng ty nên sử dụng máy tính và các phần mềm quản lý để có thể cập nhật thơng tin một cách nhanh chóng và chính xác. Việc phân tích và xử lý thơng tin trên máy tính cũng chính xác hơn là sử dụng các công cụ truyền thống. Sổ sách vật tư cũng nên được lưu trữ trên máy tính để có thể lưu trữ được lâu dài, khơng bị mất mát, và cũng gọn nhẹ hơn rất
nhiều, giảm được hệ thống sổ sách cồng kềnh, việc tìm kiếm sẽ trở nên nhanh chóng hơn.
Trong q trình lập kế hoạch vật tư, Cơng ty nên sử dụng các mơ hình, các cơng thức tốn học như JIT, mơ hình quản trị hàng dự trữ để các chỉ tiêu của kế hoạch vật tư đề ra được chính xác hơn.
Vào cuối mỗi năm, Cơng ty nên đánh giá lại tình hình sử dụng, tình hình cung ứng vật tư của các năm trước để làm cơ sở cho công tác lập kế hoạch năm cho vật tư ở các năm sau:
• Đánh giá tình hình cung ứng vật tư:
Một trong những điều kiện để hoàn thành kế hoạch sản xuất của Công ty là việc cung cấp vật tư phải được tổ chức một cách hợp lý. Nếu vật tư được cung cấp với số lượng quá lớn, sẽ gây ứ đọng vốn cho Công ty. Ngược lại, nếu cung cấp không đủ vật tư sẽ làm ảnh hưởng đến tính liên tục của q trình sản xuất kinh doanh.
Để có thể đánh giá được tình hình cung ứng vật tư cho sản xuất, cần tính tỉ lệ % hồn thành kế hoạch cho từng loại vật tư theo công thức sau:
Tỉ lệ hoàn thành kế
hoạch cung ứng vật tư i =
Số lượng vật tư nhập trong kì
x 10 0 Số lượng vật tư cần mua trong kì
• Đánh giá chất lượng vật tư:
Việc cung cấp vật tư cho quá trình sản xuất khơng chỉ cần đảm bảo đủ số lượng mà còn phải đảm bảo đầy đủ về chất lượng. Chất lượng vật tư của công ty không cần tốt nhất mà cần đáp ứng được yêu cầu kĩ thuật đặt ra đối với vật tư.
• Đánh giá tình hình dự trữ vật tư:
Để phân tích tình hình dự trữ vật tư, cần so sánh số lượng vật tư đang dự trữ với số lượng vật tư cần dự trữ. Mục tiêu của Công ty là ln kết hợp hài hồ giữa việc đảm bảo sản xuất kinh doanh được đều đặn với việc sử dụng tiết
kiệm vốn. Do đó, Cơng ty nên phân tích xem tình hình dự trữ vật tư có đảm bảo cho sản xuất hay không.
Ta sử dụng công thức sau: Hệ số đảm bảo vật tư i = lượng vật tư i dự trữ đầu kì + Lượng vật tư i nhập trong kì Số lượng vật tư i cần dùng trong kì
Nếu các hệ số đảm bảo vật tư này lớn hơn 1 tức là vật tư của Công ty đã đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất của Công ty khi cần và đảm bảo cho q trình sản xuất được diễn ra liên tục.
• Phân tích tình hình sử dụng vật tư:
Giá vật tư liên quan trực tiếp đến giá thành sản phẩm của Cơng ty. Giá vật tư có thấp thì Cơng ty mới có thể hạ được giá thành sản phẩm, như vậy các sản phẩm của Cơng ty sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn.
Do đó, sử dụng tiết kiệm vật tư là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm cho Cơng ty. Do đó, Cơng ty nên tiến hành phân tích tình hình sử dụng vật tư thường xuyên, định kỳ.
Để phân tích, Cơng ty có thể sử dụng hệ số sử dụng nguyên vật liệu: Hệ số sử dụng vật tư =
Trọng lượng tịnh của sản phẩm Trọng lượng vật tư đưa vào sử dụng Hệ số sử dụng vật tư cho biết hiệu suất sử dụng vật tư. Hệ số này càng gần 1 thể hiện mức độ tiết kiệm nguyên vật liệu trong Cơng ty càng cao.
Tóm lại, Cơng ty nên sử dụng các mơ hình, cơng thức tốn học để đánh giá, phân tích tình hình vật tư của doanh nghiệp trong q trình lập kế hoạch vật tư. Như vậy, cơng tác lập kế hoạch năm cho vật tư vừa trở nên đơn giản, vừa trở nên chính xác hơn trước đây rất nhiều.
4. Đầu tư cho công tác xây dựng chiến lược vật tư dài hạn
Chiến lược vật tư dài hạn là cơ sở quan trọng, làm căn cứ cho công tác lập kế hoạch vật tư hàng năm. Khi xây dựng kế hoạch năm cho vật tư, Công
ty phải căn cứ vào sứ mệnh và các kế hoạch chiến lược của Cơng ty. Đây là những căn cứ đầu tiên, mang tính định hướng trong quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư.
Do đó, Cơng ty nên đầu tư thêm chi phí, nguồn nhân lực cũng như tài chính để tiến hành xây dựng các chiến lược đối với vật tư. Các chiến lược này tập trung vào các yếu tố như nhà cung ứng vật tư, làm tốt công tác quản lý vật tư để giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho Cơng ty.
KẾT LUẬN
Trải qua hơn 45 năm tồn tại và phát triển, Công ty cao su Sao vàng đã trở thành một doanh nghiệp hàng đầu trong nghành công nghiệp cao su Việt Nam. Với sự nỗ lực của tồn thể các cán bộ cơng nhân viên, Công ty đã và đang khẳng định mình trước cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt và khốc liệt.
Trong những năm qua, mặc dù đứng trước nhiều khó khăn của những biến động trên thị trường nhiên, nguyên vật liệu trong nước và trên Thế giới,