I. Tổng quan về Công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động
1. Cơ cấu bộ máy hiện tại của Công ty
1.1. Loại hình cơ cấu
Công ty Tạp Phẩm Và Bảo Hộ Lao Động là một Cơng ty thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ của nhà nớc.
Tơng tự nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, Công ty đã xây dựng một cơ cấu bộ máy theo loại hình cơ cấu trực tuyến - chức năng ( xét theo quan điểm tiếp cận hệ thống). Bao gồm ban giám đốc Cơng ty và 9 phịng ban chức năng bao gồm các phòng ban sau.
- Phịng tổ chức hành chính. - Phịng kế tốn, kế hoạch. - Phịng nghiệp vụ thị trờng.
- Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 1. - Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 2. - Cửa hàng bảo hộ lao động.
- Cửa hàng bách hoá số 1. - Cửa hàng bách hoá số 2. - Trạm bách hoá Hà Nội.
Ban giám đốc và các phịng ban, cửa hàng, trạm đợc bố trí theo sơ đồ sau: Trang32 Ban Giám đốc Phòng tổ chức Phịng kế tốn kế Phòng nghiệp vụ thị Phòng nghiệp vụ Phòng nghiệp vụ Cửa hàng bảo hộ Cửa hàng bách Cửa hàng bách Trạm bách hố
Sơ đồ có cơ cấu tổ chức của Cơng ty cho thấy, cơ cấu đợc xây dựng theo loại hình trực tuyến - chức năng bao gồm 2 cấp đó là cấp Cơng ty ( Ban giám đốc )và cấp đơn vị chức năng ( các phòng ban ).
Trong cơ cấu trên, bên cạnh các cửa hàng bảo hộ lao động, cửa hàng bách hoá số 1, số 2 ; trạm bách hố Hà Nội có nhiệm vụ trực tiếp bán hàng, kinh doanh ; cịn có các phịng chức năng là : Phịng tổ chức hành chính ; kế tốn, kế hoạch ; phịng nghiệp vụ thị trờng ; phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 1; ; phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động 2 với nhiệm vụ thu nhập và xử lý thông tin về lĩnh vực quản lý đồng thời giúp ngời lãnh đạo ( Ban giám đốc ) trong quá trình chỉ đạo thực hiện và kiểm tra trong việc ra quyết định và ra quyết định nếu đợc giám đốc uỷ quyền.
* Ưu điểm của cơ cấu trên:
Cơ cấu trên có các u điểm của loại hình cơ cấu trực tuyến chức năng tức là :
- Thực hiện chế độ 1 thủ trởng đó là giám đốc Cơng ty .
- Giám đốc Cơng ty nắm trực tiếp các phịng chức năng nên việc ra và thực hiện quyết định đợc nhanh chóng, kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh đợc thống nhất.
* Nhợc điểm của cơ cấu trên:
Ta có thể thấy rằng mơ hình cơ cấu trên còn tồn tại nhiều nhợc điểm là: - Cơ cấu trên là một mơ hình cơ cấu có nhiều chức năng đặc biệt là sự tồn tại tách biệt của ba phòng nghiệp vụ ( Nghiệp vụ thị trờng, Nghiệp vụ BHLĐ1; nghiệp vụ BHLĐ2 ) Và do vẩytở nên cồng kềnh so với qui mô Công ty và hình thành nên nhiều đầu mối quản lý .
- Việc phối hợp hoạt động giữa tất cả các phịng ban trở nên khó khăn do tồn tại nhiều phịng ban nh vậy.
1.2 Phân tích chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
1.2.1 Ban giám đốc.
- Đứng đầu Công ty là giám đốc Công ty do Bộ Trởng Thơng Mại bổ nhiệm. Giám đốc có nhiệm vụ lãnh đạo chung, điều khiển vĩ mơ. Phối hợp hoạt động giữa các phòng ban ra quyết định và phân cơng nhiệm vụ các phịng ban, các cửa hàng, trạm thực hiện và tổ chức kiểm tra, giám sát công việc.
- Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc.
Do đặc điểm lịch sử của Công ty là việc sát nhập giữa Công ty tạp Phẩm và Công ty bảo hộ lao động. Do vậy, một phó giám đốc giúp giám đốc về phụ trách khối tạp phẩm và phó giám đốc cịn lại phụ trách khối bảo hộ lao động.
- Các phó giám đốc do giám đốc lựa chọn và đề nghị Bộ Trỏng Bộ th- ơng Mạibổ nhiệm và miễn nhiệm. Các phó giám đốc đợc giám đốc phân công lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về lĩnh vự đã đợc phân cơng.
1.2.2. Phịng tổ chức hành chính.
* Phịng tổ chức hành chính có chức năng nh sau:
- Phịng tổ chức hành chính có chức năng tổ chức bộ máy, chức năng nhân sự nhằm quản lý việc tuyển dụng bố trí lao động, di chuyển đề bạtcán bộ, thù lao lao động, khen thởng kỹ luật...
- Thực hiện chức năng hành chính pháp chế.
- Tổ chức đời sống tập thểvà hoạt động xã hội văn hoá, thể thao... * Nhiệm vụ của phịng tổ chức hành chính:
- Thực hiện tồn bộ Cơng tác tổ chức quản lý, nhân sự, sắp xếp điều phối lao động.
- Giải quyết các chế độ chính sách, các cơng việc nội bộ .
- Bảo vệ an tồn cho Cơng ty nh chống trộm cắp, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt...
Đứng đầu phịng tổ chức hành chính là trởng phịng phụ trách chung các chức năng của phòng và phụ trách khâu cán bộ, giải quyết các công việc nội bộ .
Giúp việc cho trởng phịng có các phó phịng phụ trách các cơng việc hành chính, văn th...
Một chuyên viên tổ chức phụ trách việc xây dựng quy chế soạn thảo văn bản, phân tích chiến lợc về cán bộ, nhân sự, xây dựng các kế hoạch nhằm tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng và cho thơi việcđối với cán bộ công nhân viên.
Một nhân viên phụ trách công việc giấy tờ, công văn, quản lý con dấu. Các nhân viên bảo vệ và thờng trực có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của Cơng ty.
1.2.3 Phịng kế tốn kế hoạch.
Hiện nay Công ty tạp Phẩm và bảo Hộ Lao Động đang áp dụng hình thức tổ chức kế tốn vừa phân tán vừa tập trung.
Tập trung là toàn bộ chứng từ gốc đợc các đơn vị cơ sở hạch toán và lập bảng kê cuối tháng mới đa lên phịng kế tốn kiểm tra sau đó lập bảng kê đa vào sổ kế tốn tổng hợp cuối mỗi q mới b cáo.
Phịng kế tốn kế hoạch có các chức năng sau: - Hạch toán việc kinh doanh của Công ty .
- Quản lý vốn, tài sản của Công ty bao gồm công tác huy động, tạo nguồn vốn.
- Xây dựng các kế hoạch tài chính cho Cơng ty. - Giám sát quá trình kinh doanh của Công ty . * Nhiệm vụ của phịng kế tốn kế hoạch.
- Giúp giám đốc thực hiện Cơng tác kế tốn, thống kê theo qui định của nhà nớc.
- cung cấp thông tin để xử lý các vấn đề tài chính.
- Thanh toán luân chuyển chứng từ cho nhà cung cấp khách hàng, ngân hàng, cơ quan thuế.
- Tính tốn chi phí, thu nhập, lỗ lãi hàng ngày của Công ty thông qua hệ thống tài khoản, chứng từ sổ và từ đó lập các báo cáo tài chính hàng tháng quí năm.
- Tham gia giám sát tình hình hoạt động của Công ty thông qua các tài khoản liên quan.
* Phịng kế tốn bao gồm:
- Kế toán trởng trực tiếp chỉ đạo cơng việc của phịng theo đúng điều lệ tổ chức kế toán mà nhà nớc đã ban hành, lập kế hoạch tài chính. Phân tích các hoạt động kinh tế duyệt kí các chứng từ phát sinh trong q trình hoạt động kinh doanh.
- Các kế viên bao gồm các kế toán vốn - tiền, kế tốn cơng nợ, kế tốn các cửa hàng, kế toán hàng hoá tồn kho và toán tiêu thụ hàng hoá ; Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tiêu thụ tài sản cố định: Các kế tốn này có nhiệm vụ theo dõi ghi chép những nghiệp vụ mình đợc phân cơng cơng tác.
- Bộ phận thống kê thực hiện q trình thơng tin bao gồm việc thu thập và xữ lý thơng tin về tình hình kinh doanh của Cơng ty.
- Bộ phận kế hoạch căn cứ những thơng tin, phân tích và lập các phơng án kế hoạch tài chính cho Cơng ty .
* Tổ chức phịng kế tốn kế hoạch đợc phản ánh theo sơ đồ sau:
1.2.4 Phòng ngiệp vụ thị tr ờng .
* Chức năng:
Phòng nghiệp vụ thị trờng có chức năng phân tích và lập kế hoạch về thị trờng tiêu thụ sản phẩm. Tổ chức nguồn hàng cùng với ban giám đốc tiến hành các nhiệm vụ kinh doanh.
Kế toán trưởng Kế toán vốn, tiền Kế toán cơng nợ hàng tồn Kế tốn kho Kế toán các cửa hàng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ Thống kê kế hoạch
- Thực hiện chức năng Marketing bao gồm việc xác định và thực hiện các chiến lợc sản phẩm, chiến lợc giá, thiết lập các kênh phân phối, têu thụ sản phẩm, chiến lợc quảng cáo sản phẩm, chiến lợc quảng cáo khuyến mại...
* Nhiệm vụ:
- Tham mu cho ban giám đốc trong việc mở rộng phát triển kinh doanh trong và ngoài nớc về ngành hàng tạp phẩm, dụng cụ trong gia đình.
- Xây dựng kế hoạch xuất nhập kế hoạchẩu dài hạn, ngắn hạn và các biện pháp chỉnh để tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau khi đợc các cấp có thẩm quyền phê duyệt
- Liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc tổ chức sản xuất tạo ra hàng tiêu dùng trong nớc và xuất khẩu.
- Chủ động nắm nhu cầu của thị trờng để cải tiến phơng thức kinh doanh đa dạng hố mặt hàng thích ứng đợc với cơ chế thị trờng.
Phòng nghiệp vụ thị trờng bao gồm trởng phòng trực tiếp chỉ đạo các cơng việc của phịng theo đúng qui định của qui chế tổ chức và hoạt động của Cơng ty. 2 phó phịng nghiệp vụ thị trờng 1 phụ trách thị trờng trong nớc và 1 phó phịng phụ trách nghiệp vụ xuất khẩu. Các cán bộ nghiệp vụ thị trờng có nhiệm vụ nghiên cứu, phân tích sự biến động của thị trờng, quan hệ với các nhà cung cấp, kế hoạchách hàng nhằm thực hiện việc tổ chức nguồn hàng và thiết lập hệ thống tiêu thụ
1.2.5 Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động I và Phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động II. lao động II.
Chức năng và nhiệm vụ của 2 phịng này kế hoạchơng có sự cách biệt rõ ràng. Hai phịng này cũng có các chức năng, nhiệm vụ tơng tự phòng nghiệp vụ thị trờng, tuy nhiên phòng nghiệp vụ thị trờng phụ trách các loại hàng tạp phẩm và dụng cụ gia đình cịn hai phịng nghiệp vụ bảo hộ lao động phị trách các nghiệp vụ thị trờng đối với hang bảo hộ lao động nh hàng vải, quần áo, các thiết bị bảo hộ lao động.
* Chức năng.
Hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động có chức năng phân tích và lập kế hoạch về kinh doanh hàng bảo hộ lao động.
- Thực hiện chức năng marketinh về hàng bảo hộ lao động. * Nhiệm vụ:
- Tham mu cho ban giám đốc về việc kinh doanh trong và ngoài nớc về hàng bảo hộ lao động.
- phân tích thị trờng hàng bảo hộ lao động.
- Bám sát các nhà máy, hầm mỏ, các cơng trình lớn nhằm mắm nhu cầu và cung ứng hàng bảo hộ lao động.
Đứng đầu phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động là trởng phịng phụ trách cơng việc chung của phòng. Giúp việc cho trởng phịng là các phó phịng phụ trách từng lĩnh vực đợc phân công.
Các cán bộ nghiệp vụ, nhân viên có nhiệm vụ bám sát các cơ sở của nhà cung ứng và khách hàng, tạo nguồn hàng tiêu thụ đánh giá chât lợng mẫu mã của sản phẩm.
1.2.6 Các đơn vị trực tiếp kinh doanh:
Các đơn vị trực tiếp kinh doanh bao gồm cửa hàng bảo hộ lao động tại 12 Đoàn Thị Điểm, cửa hàng bách hoá số 1 và số 2 Cát Linh, trạm bách hoá Hà Nội tai đờng Giải phóng có chức năng trực tiếp kinh doanh .
Nhiệm vụ của các cửa hàng, trạm này là :
- Tổ chức kinh doanh, bán buôn bán lẻ hàng tạp phẩm bảo hộ lao động, hàng công nghiệp tiêu dùng, hàng điện tử điện lạnh, văn phòng phẩm, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, vật t, nguyên liệu phục vụ cho sản xuất.
- Trực tiếp xuất khẩu hàng bách hố, nơng sản, thực phẩm rau quả, may mặc, thủ công mỹ nghệ, sản xuất gỗ, các mặt hàng liên doanh liên kết tạo ra kể cả hàng tạm nhập, tái xuất .
- Thực hiện các dịch vụ cung ứng hàng xuất khẩu, tổ chức tiêu thụ hàng nhập kế hoạchẩu cho các đơn vị trong và ngoài nớc.
- Đại lý cho các hãng sản xuất, kinh doanh về những mặt hàng thuộc diện kinh doanh của Công ty theo đúng qui định của nhà nớc.
- Đứng đầu các cửa hàng, trạm là các cửa hàng trởng và trạm trởng quản lý việc mua bán xuất nhập kho của cửa hàng, trạm. Bán buôn và bán lẻ đợc thực hiện bởi các nhân viên bán hàng của Công ty .
2.3. Nhận xét chung về cơ cấu bộ máy hiện tại của Công ty.
Từ cơ sở lý luận, đặc điểm, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu bộ máy hiện tại của Cơng ty ta có thể rút ra đợc một số kết luận chung sau đây :
- Cơ cấu trực tuyến chức năng hiện tại của Công ty là phù hợp đối với Cơng ty bởi vì Cơng ty tạp phẩm và bảo hộ lao động là môtj Công ty hoạt
động chỉ đơn thuần trong lĩnh vực thơng mại và có qui mơ thuộc loại doanh nghiệp vừa và nhỏ ( vốn chủ sở hữu là 5.153tỷ VNĐ, số cán bộ công nhân viên là 129 ngời ). Vì vậy mơ hình trực tuyến chức năng là loại hình cơ cấu phù hợp nhất đối với Công ty .
- Việc áp dụng mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng sẽ dẫn đến những u điểm và hạn chế nh đã phân tích ở phần trớc .
- Nhìn chung, cơ cấu bộ máy của Công ty đã đáp ứng đợc những yêu cầu của kinh doanh, tuy nhiên khi phân tích các phịng ban chức năng và nhiệm vụ cửa nó thì ta thấy cơ cấu này cha thực sự tối u mà cần phải hoàn thiện .
* Những nhợc điểm của cơ cấu này là :
+ Một số phòng ban q tổng hợp các chức năng nh phịng kế tốn - kế hoạch : ta thấy phịng này có 3 bộ phận cơ bản đó là kế toán - thống kê - kế hoạch và nhiệm vụ của bộ phận kế hoạch là quá tổng hợp và khơng chi tiết điều đó ảnh hởng xấu đến khả năng lập và quản lý các kế hoạch và tác động đến kết quả kinh doanh của Công ty.
+ Việc sát nhập hai Công ty là Công ty tạp phẩm và Công ty bảo hộ lao động của Bộ Thơng Mại là sáng suốt .
Tuy nhiên trong cơ cấu của Công ty hai bbọ phận này hoạt động tơng đối biệt lập và từ đó tồn tại đồng thời phịng nghiệp vụ thị trờng và hai phòng nghiệp vụ bảo hộ lao động với chức năng và nhiệm vụ tơng tự nhau và vì vậy cha đạt đợc tính tối u của bộ máy, bộ máy cha hoàn toàn tinh giảm. Trên thực tế, hàng bảo hộ lao động nh giày vải, quần áo,, thiết bị bảo hộ lao động, vải... cũng có tính chất (xét về thơng mại ) không khác nhiều với hàng tạp phẩm và dụng cụ gia đình nh bóng đèn phích nớc, giấy, rợu, điện tử, điện lạnh, nguyên vật liệu ... Và do đó tách biệt thành hai bộ phận trong cơ cấu là một điểm ch a hoàn toàn hợp lý
Thêm vào đó, việc tồn tại hai phịng nghiệp vụ bảo hộ lao động với chức năng gần giống nhau và càng làm cho bộ máy thêm cồng kềnh mà hiệu quả của việc tồn tại đồng thời hai phịng đó chắc chắn là khơng cao .
Từ những phân tích trên cho thấy Cơng ty cần có biện pháp để hoàn thiện hơn nữa cơ cấu bộ máy cửa mình .
2. Cán bộ của Cơng ty và công tác cán bộ.
2.1. Cán bộ của Công ty.
a. Số lợng cán bộ .
* Năm 2000, tổng số cán bộ cơng nhân vên của tồn Cơng ty là 129 ngời .
Theo định nghĩa 2 về cán bộ quản lý ( Cán bộ quản lý là những ngời có thẩm quyền ra quyết định dù là đợc phân quyền hay uỷ quyền ) ta có thể rút ra