3.12.1. Qui trình để in ấn
In ấn là công đoạn rất quan trọng và là khâu cuối cùng trong qui trình soạn thảo tài liệu.
Để làm tốt việc in ấn cho tài liệu của mình, bạn nên thực hiện theo qui trình sau:
Hình 3.20. Quy trình hoàn tất tài liệu để in ấn
1- Định dạng trang in: đây là bước bạn phải làm đầu tiên khi soạn thảo một tài liệu trên Word;
2- Soạn thảo tài liệu: bao gồm tất cả các kỹ năng mà bạn đã được tìm hiểu từ ngay từ đầu chương;
4- Print Preview: là khâu rất quan trọng. Cho phép bạn có thể xem nội dung các trang in trước khi in;
5- Thực hiện in tài liệu ra giấy: 3.12.2. Định dạng trang in
Tính năng này giúp thiết lập cấu trúc trang in, khổ giấy in. Hãy mở mục chọn
File → Page Setup.. để kích hoạt. Hộp thoại Page Setup như hình bên sẽ xuất hiện (Hình 3.21a, 3.21b, 3.21c):
+ Tab Margins: Dùng thay đổi các lề trang giấy, trong đó chọn:
- Top: Xác định lề trên trang giấy
- Bottom: Xác định lề dưới trang giấy
- Left: Xác định lề trái trang giấy
- Right: Xác định lề phải trang giấy
Hình 3.21a. Hộp thoại định dạng trang giấy
- Gutter: Định khoảng cách cho gáy trang giấy (trường hợp có đóng ghim).
- Gutter postion: Xác định vị trí của gáy
- Portrait: đặt trang giấy nằm theo chiều dọc
- Landscape: đặt trang giấy nằm theo chiều ngang
- Multiple Pages: Dùng trong trường hợp in hai mặt của
trang giấy, khi đó lựa chọn Left và Right sẽ chuyển thành Inside
+Tab Paper: Cho phép thay đổi kích thước trang giấy, chọn: - Paper Size: Chọn khổ giấy cần dùng (thườn g là A4). - Width: Xác định chiều ngang trang giấy. - Height: Xác định chiều cao trang giấy. Hình 3.21b
+ Layout:
- Different odd and even: Cho phép tạo tiêu đề khác nhau cho trang lẻ và trang chẵn trong tài liệu
- Different first
page: Cho
phép tạo một tiêu đề riêng cho trang đầu tiên của tài liệu
- Trong hộp Vertical alignment chọn: Top: Can h văn bản sát lề trên tran g giấy Center: Can h văn bản giữa tran g giấy theo chiề Hình 3.21c
u dọc Justified: Trải văn bản hết chiề u dọc tran g giấy
3.12.3. Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có thể miêu tả vị trí của phần tiêu đề trên, tiêu dưới qua hình sau:
Hình 3.22. Vị trí của tiêu đề trên và tiêu đề dưới trong một trang văn bản
Cách xây dựng tiêu đề đầu và tiêu đề cuối:
Click chuột vào menu View → Header and Footer, con
trỏ lập tức chuyển ngay vào phần tiêu đề trên (Header):
Đây là tiêu đề trên (Header) Đây là tiêu đề trên
(Header)
Đây là tiêu đề dưới (Footer) Đây là tiêu đề
Thanh công cụ Header and Footer cũng xuất hiện
Bạn có thể soạn thảo tiêu đề bằng cách gõ trực tiếp văn bản, rồi định dạng chúng. Bạn cũng có thể chèn các hình ảnh, đồ họa, bảng biểu,.. lên tiêu đề như là chèn lên tài liệu. Ngoài ra, bạn có
thể chèn thêm các thông tin khác nữa từ thanh công cụ Header
and Footer như sau:
Nút này cho phép chèn vào một số các thông tin tiêu đề của tệp tài liệu như là: Chèn Tác giả, trang, ngày;
Chèn tên tác giả;
Chèn tên máy tính tạo tệp tin; Chèn tên tệp tin cùng đường dẫn; Chèn tên tệp tin;
Chèn ngày in văn bản gần nhất; Chèn thời điểm cuối sử văn bản; Chèn trang thứ X của tổng số trang Y
3.12.4. Đánh số trang cho tài liệu
Thực hiện Insert → Page Numbers, xuất hiện hộp thoại
Page Numbers:
Hình 3.23. Hộp thoại đánh số trang tự động vào văn bản + Trong hộp Position, chọn:
- Top of page (Header): Đặt số trang trên đỉnh trang giấy (tiêu đề trên)
- Bottom of page (Footer): Đặt số trang dưới đáy trang giấy (tiêu đề dưới)
+ Trong hộp Alignment, chọn:
- Left: Đặt số trang sát mép trái trang giấy.
- Center: Đặt số trang giữa trang giấy.
- Right: Đặt số trang sát mép phải trang giấy.
- Inside: Đặt số trang sát mép trong trang giấy (trường hợp in hai mặt).
- Outside: Đặt số trang sát mép ngoài trang giấy
(trường hợp in hai mặt).
Chọn Show number on first page để xác nhận có đánh số (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
trang cho trang đầu tiên của tài liệu.
Muốn số trang bắt đầu không phải là 1, nhấn nút Format rồi
nhập vào hộp Start at con số mong muốn.
3.12.5. Xem trước khi in
Tài liệu trước khi in ra giấy cần phải được xem tổng thể ở chế độ thu nhỏ để đảm bảo chất lượng in và sự trình bày hợp lý.
Thực hiện: File → Print Preview hoặc nhấn nút Print
Preview trên thanh công cụ. Màn hình Preview hiện ra cho
phép xem cùng lúc một hay nhiều trang văn bản ở chế độ thu nhỏ.
Hình 3.24. Hình ảnh minh họa khi thực hiện chức năng
Print Preview
(Xem trước khi in)
- Print: In nội dung tài liệu ra giấy.
- Magnifier: Cho phép chuyển
đổi giữa chế độ phóng to, thu nhỏ tài liệu và chế độ chỉnh sửa văn bản trực tiếp trong khi xem trước khi in.
- One Page: Xem một trang
văn bản.
- Multiple Pages: Cho phép
xem nhiều trang văn bản cùng lúc.
- Zoom: Phóng to, thu nhỏ tài
liệu theo đơn vị phần trăm.
- View Ruler: Hiện thước
ngang và thước dọc trên màn hình.
- Shrink to Fit: Được dùng
khi muốn co vài dòng từ trang cuối cùng vào các trang còn lại.
- Full Screen: Xem trong
chế độ toàn màn hình.
- : Thoát khỏi chế độ xem trước
khi in.
3.12.6. In tài liệu:
Thực hiện một trong các cách: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chọn Print trong menu File. - Nhấn nút Print trên thanh công cụ. - Bấm Ctrl + P trên bàn phím.
Xuất hiện hộp thoại Print cho phép thay đổi các xác lập in (Hình 3.25):
Hình 3.25. Hộp thoại xác lập các chế độ in
+ Trong khung Printer, sử dụng:
- Name: Chọn kiểu máy in (dùng trong trường hợp máy tính nối với nhiều loại máy in).
- Properties: Thiết lập các đặc tính của máy in như: khổ giấy, hướng giấy, độ phân giải...
- Print to file: In nội dung tài liệu ra một file.
+ Trong khung Page Range, chọn: - All: In tất cả các trang.
- Current page: Chỉ in trang hiện hành (trang có con trỏ đang đứng).
- Pages: Chỉ in các trang được chỉ định trong hộp bên cạnh (vd: 1,3,,5,7-17 nghĩa là máy sẽ in trang 1,3,5,7,8... đến trang 17).
- Selection: Chỉ in vùng văn bản được chọn (bôi đen).
+ Trong khung Copier, chọn:
- Collate: Cho phép in từng bộ bản sao riêng biệt
(dùng trong trường hợp in nhiều bản sao, mỗi bản sao có nhiều trang).
+ Trong hộp Print, chọn:
- All pages in range: In tất cả các trang được chọn.
- Odd pages: Chỉ in các trang lẻ.
- Even pages: Chỉ in các trang chẵn.