A. GIÁM ĐỐC VÀ BỘ MÁY GIÚP VIỆC
1. Giám đốc do Hội đồng quản trị Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng Giám đốc Tổng công ty. Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Tổng công ty và trước pháp luật và điều hành hoạt động Công ty. Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong Công ty.
2. Phó giám đốc do Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc Công ty. Phó giám đốc và người giúp việc điều hành một hoặc số linh vực của Công ty theo phân công và uỷ quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ Giám đốc phân công uỷ quyền.
3. Kế toán trưởng do Tổng giám đốc Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo nghị của Giám đốc Công ty. Kế toán trưởng là người giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công ty kế toán, thống kê Công ty và có các nhiệm vụ, quyền hạn theo qui định của pháp luật.
4. Các đơn vị, Phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc
(Trích chương IV, điều 17, Điều lệ Tổ chức của Công ty VPP hồng Hà ban hành kèm theo Quyết định 1131/QĐQT ngày 31/12/1996 của Tổng công ty Giấy Việt Nam)
B. QUY ĐỊNH CHUNG
1. Mỗi phòng, ban hành phân xưởng là một bộ phận của Công ty, được thành lập theo quyết định của Giám đốc Công ty.
2. Ngoài chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn qui định riêng, các đơn vị đều có quyền hạn giống nhau trong phạm vi sau:
a. Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Công ty về những lĩnh vực được đảm nhiệm. Có quyền tham gia thảo luận, đóng góp ý kiến về những vấn đề liên quan đến phạm vi công tác và trách nhiệm của đơn vị mình.
b. Bố trí, sắp xếp lao động phù hợp với trình độ yêu cầu công việc trên cơ sở: Chất lượng công tác, tinh giảm biên chế. Kiến nghị nâng cấp, bậc lương, khen thưởng, kỷ luật CBCN trong đơn vị mình.
c. Chỉ đạo và kiểm tra CBCN thực hiện kế hoạch và nhiệm vụ, công tác được giao. Quản lý chặt chẽ KLLĐ, đồng thời chịu trách nhiệm về những sai sót của đơn vị mình.
d. Xây dựng, bảo vệ chương trình công tác và biện pháp thực hiện chương trình đó của đơn vị mình trước Ban giám đốc.
e. Chỉ khi có lệnh của Ban giám đốc mới được cung cấp các số liệu, tài liệu về tình hình hoạt động của Công ty và đơn vị mình cho cơ quan quản lý cấp trên hoặc cơ quan khác.
f. Các đơn vịi có trách nhiệm phối hợp công tác chặt chẽ với nhau, đảm bảo hoạt động SX-KD của Công ty có hiệu quả. Nừu đơn vị nào gây trở ngại cho các đơn vị khác, phảI hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Giám đốc và tuỳ theo mức độ sai phạm và thiệt hại đã gây ra, sẽ phảI chịu kỷ luật theo quy định của công ty.
g. Chấp hành nghiêm lệnh của Ban giám đốc.
C. PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH
1. Chức năng: Là đơn vị tham mưu giúp việc cho giám đốc trong quản lý và điều hành những công việc sau:
- Xây dựng và tổ chức bộ máy Sản xuất – kinh doanh
- Thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước đối với CBCN - Công tác lao động tiền lương
- Công tác nhân sự, tuyển dụng, đào tạo
- Thực hiện mọi hoạt động về pháp chế, văn thư lưu trữ, hành chính quản trị, y tế, xây dựng cơ bản
2- Nhiệm vụ – quyền hạn
a. Bộ phận tổ chức lao động:
- Căn cứ vào nhiệm vụ SX-KD, nghiên cứu, đề xuất mô hình, tổ chức SX và bộ máy quản lý của các đơn vị và bố trí nhân sự trên cơ sở gọn, nhẹ, có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty.
- Xây dựng, quy hoạch cán bộ. Tham mưu cho Giám đốc trong việc đề bạt, phân công cán bộ Công ty và các đơn vị.
- Quản lý hồ sơ lý lịch CBCN toàn Công ty, thực hiện chế độ bảo mật hồ sơ. Lập kế hoạch, giải quyết các thủ tục về tuyển dụng, nghỉ hưu, thôi việc,
đi học, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, bãi miễn v.v… theo đúng chế độ của Nhà nước và quy định của Công ty .
- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, tổ chức thi nâng bậc, nâng cấp cho CBCN
- Quản lý lao động, tiền lương CBCN. Cùng với các phòng liên quan đến xây dựng: Quy chế phân phối tiền lương cho CBCN, tổng quỹ tiền lươn, xét duyệt, phân bổ kinh phí đào tạo, mua sắm trang bị BHLĐ.v.v… Cho các đơn vị toàn công ty.
- Nghiên cứu công tác tổ chức lao động một cách khoa học. Xây dựng định mức lao động mới. Rà soát, điều chỉnh lại định mức lao động cũ. Cân đối, điều hoà lao động hợp lý giữa các đơn vị trong toàn công ty.
- Kiểm tra giám sát việc tiền lương và các khoản thu nhập khác cũng như việc thực hiện chế độ, chính sách của Nhà nước đối vơi CBCN tại các đơn vị.
b. Bộ phận hành chính
- Nghiên cứu, đề xuất, kiến nghị với Giám đốcc biện pháp giúp các đơn vị thực hiện các chế độ, nguyên tắc, thủ tục hành chính. Quản lý, lưu trữ các văn bản, tài liệu của Công ty.
- Tổ chức tiếp nhận, gửi công văn, tài liệu, điện tín tới các cơ quan có liên quan. Vào sổ và làm đẩy đủ các thủ tục giao nhận để lãnh đạo Công ty và các đơn vị có trách nhiệm giải quyết.
- Quản lý con dấu của Công ty. Đóng dấu vào các công văn, hoá đơn, giấy tờ, chứng từ .v.v… khi có chữ kí của các đồng chí có trách nhiệm được giao quyền ký.
- Thực hiện đánh vi tính, photo, fax các loại công văn, tài liệu và các loại văn bản khác của Công ty khi các đồng chí có trách nhiệm yêu cầu. Quản lý máy fax, photo. Đặt, nhận và nhận phát báo chí của Công ty.
- Quản lý hội trường, trang trí, khánh tiết các cuộc họp, hội nghị do Công ty tổ chức.
Lập định mức, kế hoạch mua sắm vật rẻ tiền mau hỏng, văn phòng phẩm, trang thiết bị làm việc v.v… theo quy định của Công ty. Mở sổ theo dõi, quản lý chặt chẽ các trang thiết bị được cấp phát.
- Thực hiện các hoạt động lễ tân: tiếp khách, chiêu đãi, đưa đón khách, chuẩn bị tăng thêm v.v… và quản lý tăng thêm (nếu có)
- Phụ trách các công việc tạp vụ phục vụ SXKD và CBCN trong công ty
c. Bộ phận quản trị - xây dựng cơ bản
- Quản lý toàn bộ hồ sơ nhà đất, nhà ở các công trình cộng tại Khu tập thể. Quản lý hộ khẩu tập thể của các hộ độc thân, theo dõi tình hình trật tự trị an sinh hoạt trong khu thị trường. Cùng các cơ quan hữu trách tiến hành đo đạc, lập hồ sơ và từng bước chuyển khu thị trường 190 Lò đúc về Sở đất quản lý.
- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành và quản lý việc sửa chữa thường xuyên nhà xưởng nhà làm việc của Công ty trên cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật của ngành Xây dựng và được Giám đốc phê duỵêt.
d. Bộ phận Y tế
- Theo dõi sức khoẻ và quản lý hồ sơ sức khỏe của CBCN, xác nhận và lập sổ theo dõi ngày nghỉ ốm của CBCN
- Khám và cấp thuốc những bệnh thông thường. Sở cứu và chuyên cấp cứu những trường hợp TNLĐ hoặc bệnh nặng đột xuất. Tổ chức, hợp đồng với các cơ sở y tế khám sức khoẻ định kỳ cho CBCN và khám phụ khoa cho nữ CNVC
- Theo dõi, thực hiện mua BHYT cho CBCN cho Công ty đúng đối tượng và rhời hạn.
- Hàng tháng, lập kế hoạch mua các loại thuốc thông thường chữa bệnh cho CBCN. Lập sô theo dõi nhập, xuất và sổ cấp phát thuốc (có chữ ký của người nhận). Cuối tháng có kiểm kê và lập báo cáo.
- Phối hợp với các đơn vị đoàn thể trong Công ty tiến hành công tác vận động SĐKH, an toàn và VSLĐ, nghỉ an dưỡng bồi dưỡng theo chế độ chính sách,
- Thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất lên Giám đốc và cơ quan ngành dọc cấp trên.
D. PHÒNG KỸ THUẬT
1. Chức năng: Là đơn vị tham mưu, giúp cho Giám đốc trong quản lý và điều hành công ty quản lý kỹ thuật và đầu tư (công nghệ, chất lượng sản phẩm thiết bị, khuôn mẫu v.v…) và nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới
2. Nhiệm vụ- Quyền hạn
a. Kỹ thuật
- Thực hiện quy phạm quản lý kỹ thuật của ngành và nhà nước
- Xây dựng, quản lý quy trình công nghệ tiêu chuẩn CLSP. Đăng ký tiêu chuẩn CLSP với cơ quan quản lý Nhà nước, nhằm tăng cường quản lý về CLSP. Quản lý các trang thiết bị về do lường.
- Kiểm tra hướng dẫn các phân xưởng: sản phẩm v.v…trước khi nhập kho Công ty.
- Xây dựng , theo dõi quản lý các định mức vật tư, kỹ thuật của Công ty.
Thiết kế, theo dõi chế tạo và chế thử các loại sản phẩm mới và khuôn mẫu, thiết bị
- Quản lý toàn bộ thiết bị (cơ, điện, động lực), khuôn mẫu (kể cả hồ sơ, tài liệu có liên quan). Xây dựng, theo dõi việc thực hiện lịch xích tu sửa và các biện pháp kỹ thuật, nhằm đảm bảo các thiết bị, khuôn mẫu hoạt động liên tục, an toàn, đặc biệt là các thiết bị áp lực.
- Trực tiếp quản lý, chỉ đạo hoạt động của xưởng. Thực nghiệm, hệ thống cung cấp, sửa điện nước toàn Công ty.
- Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất các phương án lắp đặt thiết bị, quy hoạch mặt bằng sản xuất phù hợp với nhu cầu phát triển của công ty
- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ: tổ chức, triển khai kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng thi tay nghề học an toàn công nhân. Tham gia chỉ đạo và theo dõi thực hiện công tác an toàn, vệ sinh lao động trong toàn Công ty. Tham gia công tác phòng chống cháy nổ, lụt bão.v.v…
b. Đầu tư
Thu thập, phân tích các thông tin về KHKT, thị trường v.v… Nghiên cứu, đề xuất sử dụng các thành tựu KHKT tiên tiến. Tư vấn giúp Giám đốc trong lĩnh vực đầu tư , đổi mới công nghệ, thiết bị, liên doanh, liên kết với các đối tác trong và ngoài nước.
- Xây dựng luận chứng kinh tế kỹ thuật. Tổ chức hội nghị thẩm định hoặc xét duyệt luận chứng. Tham gia đàm phán, soạn thảo, ký kết các văn bản thoả thuận hợp đồng liên doanh, liên kết.
E. PHÒNG KẾ HOẠCH
1. Chức năng: Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và điều hành sản xuất của Công ty
2. Nhiệm vụ - quyền hạn
- Phối hợp với các phòng liên quan:
+ Xây dựng kế hoạch SXKD hàng năm và dài hạn + Xây dựng kế hoạch và tiến độ sản xuất hàng tháng
+ Xây dựng kế hoạch giá thành hàng năm, giá thành cho từng sản phẩm + Nghiên cứu, đề xuất chỉnh giá bán sản phẩm phù hợp với thị trường trong từng thời điểm
- Triển khai và điều độ kế hoạch sản xuất hàng tháng tới đơn vị trong công ty, đảm bảo hợp lý và hiệu quả.
- Chủ động đề xuất và cùng phòng nghiệp vụ - kỹ thuật: nghiên cứu, xây dựng các hình thức giao khoán các chỉ tiêu định mức kinh tế - kỹ thuật cho các đơn vị sản xuất. Xây dựng quy chế quản lý; kế hoạch
- Chịu trách nhiệm về công tác, nhập khẩu: vật tư, phụ tùng v.v... cho sản xuất
- Xây dựng quy chế cấp phát, quản lý xuất nhập hàng hoá ra, vào kho Đảm bảo chính xác, phục vụ sản xuất kịp thời.
- Thực hiện các chế độ quản lý, báo cáo theo quy định. Giúp Giám đốc theo dõi kiểm tra, đánh giá chính xác tình hình sản xuất của Công ty.
- Có quyền thay mặt Giám đốc cho dừng sản xuất ở những nơi không thực hiện đúng sự chỉ đạo của Công ty và báo cáo Giám đốc xử lý.
- Có quyền thay mặt Giám đốc cho dừng sản xuất ở những nơi không thực hiện đúng sự chỉ đạo của Công ty và báo cáo Giám đốc xử lý.
- Đôn đốc, nhắc nhở các phòng kỹ thuật - nghiệp vụ thực hiện kế hoạch tác nghiệp được giao. Kiến nghị Giám đốc xử lý cá nhân và đơn vị không hiện.
F. PHÒNG THỊ TRƯỜNG
1. Chức năng: Là đơn vị tham mự, giúp cho Giám đốc trong việc tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của Công ty
2. Nhiệm vụ - quyền hạn
- Chịu trách nhiệm trước Gíám đốc đối với các chỉ tiêu, kế hoạch được giao về doanh thu bán: - Các sản phẩm của Công ty
- Các sản phẩm tự khai thác
- Lập kế hoạch điều tra, nghiên cứu thị trường. Đề xuất các hình thức khuyến mãi, quảng cáo
- Nghiên cứu, tổ chức màng lưới tiêu thụ sản phẩm (đại lý, đại diện…) và các hình thức tiếp thị. Phản ánh kịp thời nhu cầu của thị trường để Giám đốc và các phòng chức năng điều chỉnh sản xuất cho phù hợp, hiệu quả.
- Giao dịch với khách hàng trong và ngoài nước. Theo sự uỷ quyền của Giám đốc, được phép đàm phán, kí tắc các văn bản thảo thuận với khách hàng trong giao dịch, kinh doanh
- Thực hiện các hợp đồng tiêu thu
- Đực phép mở rộng kinh doanh các mặt hàng, sản phẩm sau khi có phương án trình Giám đốc phê duyệt
- Quản lý Cửa hàng dịch vụ và kho thành phẩm của Công ty theo đúng hướng dẫn và quy trình về quản lý tài chính, kho tàng của Công ty và Nhà nước.
- Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị hang tháng, quý, năm theo quy định chung của Nhà nước.
G. PHÒNG TÀI VỤ
1. Chức năng: Là đơn vị tham mưu , giúp việc cho Giám đốc trong quản lý, điều hành công tác tài chính của Công ty, phản ánh mọi hoạt động kinh tế thông qua việc tổng hợp, phân tích hiệu quả SXKD. Tổ chức các nghiệp vụ quản lý, thu chi tiền tệ, đảm bảo thúc đẩy hoạt động của đồng tiền đạt hiệu quả và phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước.
2. Nhiệm vụ - quyền hạn:
- Tổ chức hạch toán kinh tế toàn Công ty.
- Tổ chức, hướng dẫn theo dõi hạch toán, kế toán về hoạt động SXKD của các đơn vị và của Công ty theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước,
- Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống diễn biến các nguồn vốn. Giải ngân các loại vốn phục vụ cho việc cung cấp vật tư, nguyên liêu cho SXKD của Công ty.
- Theo dõi công nợ. Báo cáo đề xuất kế hoạch thu, chi tiền mặt và các hình thức thanh toán
- Thực hiện quyết táon quý 6 tháng, năm đúng tiến độ. Tham gia cùng các phòng nghiệp vụ hoạch toán lỗ, lãi đối với các Phân xưởng và Công ty, giúp Gáim đốc nằm chắc nguồn vốn và hiệu quả SXKD.
- Tham mưu cho Giám đốc chỉ đạo các đơn vị thự hiện các chế độ quản lý tài chính, tiền tệ của Nhà nước. Tổ chức, kiểm tra, giám sát việc thực hiện của các đơn vị.
- Cùng các phòng nghiệp vụ và phân xưởng, giúp Giám đốc xây dựng đồng bộ các mặt kế hoạch.
- Kế hoạch sử dụng vốn và tài vụ
- Kế hoạch sử dụng trù vật tư và phụ tùng - Kế hoạch sản xuất - kỹ thuật và đầu tư - kế hoạch tiền lương, lao động, đào tạo .v.v…
- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán thống kê cho nhân viên thống kê các phân xưởng.
H. BAN BẢO VỆ
1. Chức năng: Là đơn vị tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong công tác bảo vệ an ninh kinh tế, nội quy KLLĐ của Công ty, công tác quân sự PCCC.v.v…
2. Nhiệm vụ - quyền hạn
- Xây dựng nội quy, quy định bảo vệ Công ty. Quy định về phòng chống cháy nổ, lụt bão .v.v…
- Thực hiện nghiêm chỉnh việc kiểm tra thực hiện nội quy KLLĐ và quy chế ra vào cổng đối với CNVC, xem xét, nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nhằm bảo vệ an toàn của Công ty về các mặt: chính trị, kinh tế, PCCC, v.v…
- Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ cơ quan và tham gia công tác an ninh quốc phòng với địa phương
- Tổ chức luyện tập, kiểm tra các phương án phòng chống cháy nổ, lụt bão. Bảo quản các phương tiện được giao quản lý, sử dụng
H. PHÂN XƯỞNG
1. Chức năng: Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng