vụ của cỏn bộ làm cụng tỏc văn phũng.
Đối với mỗi cỏn bộ cụng chức văn phũng phải khụng ngừng nõng cao kiến thức về phỏp luật, quản lý nhà nước, tin học, ngoại ngữ, kỹ năng soạn thảo văn bản và kỹ năng tổ chức, điều hành cụng việc để đảm bảo bộ mỏy giỳp việc cơ quan ngày càng cú hiệu quả. Người cỏn bộ văn phũng phải phấn đấu rốn luyện cho mỡnh một phong cỏch biết bỏm việc, nhớ việc, tập trung những vấn đề trọng tõm nhưng khụng bỏ sút việc khỏc; Khẩn trương, nhanh nhạy, kịp thời nhưng phải thận trọng, vững chắc, bảo đảm quy chế, quy trỡnh; Dũng cảm bảo vệ những nguyờn tắc chung nhưng phải khộo lộo, linh hoạt trong xử thế, nhẫn nại, kiờn trỡ trong hỡnh thức vận dụng; Nghiờm chỉnh thực hiện theo ý kiến lónh đạo nhưng chủ động sỏng tạo trong cụng việc; Thận trọng và giữ bớ mật trong phỏt ngụn và quản lý tài liệu, cụng văn, giấy tờ.
Túm lại, để nõng cao hơn nữa hoạt động của Văn phũng tại UBND xó Tõn Lập cần cú sự chuyển biến mạnh mẽ trong cụng tỏc xõy dựng một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh, điều chỉnh hoạt động của Văn phũng sao cho đảm bảo phỏt huy được tớnh tối đa, chủ động trong cụng tỏc tham mưu, giỳp việc cho UBND và cỏc ban ngành đoàn thể của xó Tõn Lập núi riờng và cỏc cơ quan, tổ chức núi chung. Thực sự là bộ phận khụng thể thiếu trong sự hoạt động, chỉ đạo, điều hành của cỏc cơ quan, đơn vị.
3.2.3. Ứng dụng một cỏch khoa học, cú hiệu quả cụng nghệ thụng tin vào văn phũng để giải quyết cụng việc đạt hiệu quả cao.
Để mở rộng mụ hỡnh này là một hướng đi phự hợp với yờu cầu của xó hội và mong mỏi của nhõn dõn. Mụ hỡnh được ứng dụng cú hiệu quả hơn cần quan tõm đến cỏc biện phỏp sau:
- Cỏc cấp lónh đạo phải quan tõm chỉ đạo triển khai chặt chẽ. Đõy là yếu tố quyết định đến việc ứng dụng cụng nghệ thụngtin trong việc giải quyết thủ tục hành chớnh theo mụ hỡnh “ Một cửa ” vào thực hiện tại cỏc cơ quan hành chớnh.
Nếu cấp lónh đạo, cỏn bộ cụng chức khụng cú quyết tõm thỡ sẽ khụng cú động lực để tỏc động cơ quan đú phải thay đổi hoạt động, cải cỏch bộ mỏy của đơn vị mỡnh mỡnh.
- Phõn cụng nhiệm vụ và quyền hạn dứt khoỏt cho cỏc bộ phận, đơn vị trực tiếp triển khai ứng dụng cỏc phần mềm vào giải quyết cụng việc, xoỏ bỏ những tư tưởng thủ tục, nguyờn tắc đó cũ rớch, để ỏp dụng cụng nghệ tiờn tiến hiệu quả.
- Sắp xếp lại cơ cấu của cỏc bộ phận ứng dụng cụng nghệ dịch vụ cụng để hỡnh thành một dõy chuyền hoạt động theo cơ chế “ Một cửa ”. Chẳng hạn để thực hiện cơ chế này, bộ mỏy UBND xó, phường cú thể chuyển hướng từ bộ phận chuyờn mụn thành cỏc tổ chuyờn viờn để đảo bảo dịch vụ theo một trỡnh tự “Một cửa một dấu” tức là từ đầu đến cuối.
dõn. Nhằm đảm bảo thực hiện cú chất lượng cỏc khõu giải quyết trong thời gian quy định.Cỏn bộ, cụng chức cần phải được chỳ trọng bồi dưỡng và tập huấn để cú đủ trỡnh độ và năng lực ứng dụng cụng nghệ giải quyết cụng việc đạt hiệu quả cao.
KẾT LUẬN
Một lần nữa chỳng ta lại khẳng định: Cụng tỏc văn phũng trong mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức là khụng thể thiếu nú gắn liờn với quỏ trỡnh hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị . Mỗi một cơ quan đơn vị muốn tồn tại và phỏt triển cần phải cú bộ phận văn phũng.
Đất nước ta hiện nay đang trong thời kỳ phỏt triển và đổi múi, sự nghiệp đổi mới núi chung và cải cỏch nờn hành chớnh quốc gia núi riờn đũi hỏi cụng tỏc văn phũng ở mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức phải được đổi mới cả về cơ cấu tổ chức và nội dung hoạt động ủa cỏc bộ, ngành, cỏc địa phương cho phự hợp với tốc độ phỏt triển chung của đất nước.
Qua lần đi thực tế tại UBND xã Tân Lập- Lục Yên- Yên Bái đã giúp cho em hiểu rõ hơn về vai trò cũng nh vị trí của bộ phận văn phòng trong UBND xã Tân Lập nói riêng và cơ quan tổ chức khác nói chung và thấy đợc sự cần thiết của văn phũng trong hoạt điều hành của cơ quan, đơn vị. Chính vì vậy cơ quan, đơn vị nhất thiết phải
“Nõng cao hiệu quả hoạt động của cụng tỏc văn phũng” để phục vụ cho sự phát triển của cơ quan, đơn vị.
Trong thời gian thực tập và nghiên cứu đề tài này em xin đợc đa ra một vài ý kiến, kiến nghị đối với nhà trờng và UBND xã Tân Lập nh sau:
- Đối với UBND cấp xã thì cần trang bị máy móc để phục vụ cho cụng tỏc văn phũng. Hiện nay ở UBND xã Tân Lập số lợng cán bộ biết ứng dụng cụng nghệ thụng tin cũn quá ít do vậy nên cử cán bộ đi tập huấn và theo học các lớp đào tạo tin học của huyện, tỉnh hoặc ở các cơ sở đào tạo khác. Đối với mỗi UBND cấp xã trở lên ít nhất phải có 02 cán bộ phụ trách về công tác văn phòng vì số lợng công việc nhiều có thể một cán bộ cũng giải quyết đợc những hiệu quả đạt đợc cha cao và có nhiều sai sót. Một điểm nữa cần khắc phục ngay là hiện tại ở UBND xã Tân Lập chỉ có 01 cán bộ làm cụng tỏc văn phũng cho cả khối UBND; Khối Đảng uỷ, HĐND; tất cả các ngành, lĩnh vực khác trong xã. do vậy gây nhiều áp lực
và tiêu cực cho cán bộ làm công tác văn phòng.
Đối với nhà trờng: Về ngành Quản trị văn phòng – Thông tin th viện cần phải loại bỏ một số giáo trình không sát với chuyên ngành và tổ chức học sinh-sinh viên học đi thực tế về ngành học của mình nhiều hơn.
Em mong rằng đờ̀ tài của mình sẽ góp phõ̀n vào viợ̀c nõng cao chṍt lượng hoạt đụ̣ng của cụng tác văn phòng tại UBND xã Tõn Lọ̃p.
Vì thời gian có hạn nờn bao bỏo cỏo cũn sơ sài, nhiều thiếu sót. Em rṍt mong nhọ̃n được sự góp ý của quý thõ̀y các cụ và cỏc bạn để bài bỏo cỏo của em được hoàn thiện tốt hơn./.
PHỤ LỤC
Sơ đồ. Cơ cấu tổ chức bộ máy UBND xã Tân Lập
Hoàng Quốc Ngọc-Lớp: ĐHLTQTVP1-K1 Trang 29
Chủ tịch xã
Hoàng liên Hiệp
P.Chủ tịch xã Nguyễn Văn Dự Văn hoá xã hội T Pháp công an Kế toán ngân sách quân sự Văn phòng Thông kê địa chính Tổng
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. PGS-TS Nguyễn Hữu Tri: Nghiệp vụ văn phũng, NXB Thống kờ 2001. 2. PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (Chủ biờn): Quản trị văn phũng - Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật năm 2005
2. Luật tổ chức HĐND-UBND
3. Giỏo trỡnh Nghiệp vụ văn phũng – NXB Thống kờ 2001 - PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (Chủ biờn)