CHƯƠNG 4 : Đề xuất và kiến nghị
4.2. Đề xuất giải pháp hoàn thiện chuỗi cung ứng của KidsPlaza
4.2.4. Hoàn thiện hệ thống phần mềm HTSoft
Các bộ phận của Kids Plaza vẫn còn phụ thuộc nhiều vào file quản lý Excel. Việc quản lý này làm việc cập nhập thông tin giữa các bộ phận mất nhiều thời gian, thơng tin khơng chính xác. Do đó, các bộ phận cần xem xét lại hoạt động của mình, giảm bớt những bảng biểu không cần thiết, chuyển qua sử dụng thông tin đồng bộ trong hệ thống.
Đưa ra chương trình đào tạo nội bộ kỹ năng sử dụng phần mềm cho nhân viên. Cụ thể những nhân viên có kỹ năng sử dụng HTSoft sẽ đào tạo cho các nhân viên chưa biết.
Mỗi bộ phận cần xây dựng lịch trình làm việc cụ thể, hệ thống hóa các bước thao tác liên quan đến phần mềm. Nhân viên có thể xem bảng hướng dẫn khi quên thao tác hoặc chưa biết hướng xử lý. Những văn bản này cũng hữu ích cho quá trình đào tạo nhân viên mới. Các quy trình này nên được đưa vào chung cho các phòng ban cùng tham khảo, nắm bắt hoạt động tổng thể, cùng nhau chỉnh sửa nếu có thơng tin sai sót. Đây chính là cơng cụ tiêu chuẩn hóa của quản trị tinh gọn chuỗi cung ứng.
Một vấn đề đang tồn tại trong hệ thống là tồn kho không đúng với thực tế sử dụng. Những nguyên nhân gây ra sự chênh lệch là do sản phẩm tiêu thụ không được cập nhật kịp thời, số lượng hàng hư hỏng không cập nhật hoặc chậm cập nhật, hay số liệu nhập vào bị sai. Do đó cơng ty cần đưa ra các yều cầu thực hiện thao tác trên hệ thống cho các bộ phận liên quan:
- Sau mỗi ca làm việc, nhân viên phụ trách nhập dữ liệu phải cập nhật kết quả bán hàng thực tế vào hệ thống chung, đồng thời trừ vào hàng tồn kho để tiện theo dõi và kiểm sốt số lượng hàng cịn lại.
- Các hàng bị hư hỏng cần phải làm phiếu thông báo, gửi cho các bộ phận. Nhân viên làm phiếu thực hiện thao tác trừ số lượng hư hỏng này.
- Bên cạnh đó nhân viên kho mỗi tháng cần lập bảng thống kê tồn kho thực tế với tồn kho trong hệ thống, tìm ra mặt hàng nào bị chênh lệch, nhanh chóng tìm hiểu ngun nhân và tìm giải pháp khắc phục thất thoát này.