Lao động là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp. Việc hạch toán các khoản chi phí liên quan đến lao động bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương là cơ sở để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của công ty, đồng thời phục vụ cho việc quản lý nhân sự.
a) Đặc điểm lao động và sử dụng lao động tại công ty: *) Đặc điểm lao động tại công ty:
Tổng số lao động hiện tại của công ty là 140 người theo cơ cấu như sau: Quy mô và cơ cấu lao động được thể hiện qua bảng sau:
CHỈ TIÊU Năm 2008 Năm 2009 (2008/2009)Chênh lệch SLượng (Người) Cơ cấu (%) SLượng (Người) Cơ cấu (%) SLượng (Người) Cơ cấu (%) I- Tổng số lao động 137 100 140 100 3 3,19 1, Lao động trực tiếp 109 79,6 111 79,3 1 1,83 2, Lao động gián tiếp 28 21,4 29 20,7 2 3,57
Với đặc thù của một doanh nghiệp cung cấp dich vụ xây dựng công trình, lao động trực tiếp chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng số lao động của công ty, Công việc tuyển dụng được giao cho phòng Tổ chức - Hành chính tiến hành theo quy trình được xây dựng từ trước. Hợp đồng lao động được ký kết giữa người lao động với công ty quy định rõ mức lương cấp bậc (có xét đến trình độ chuyên môn), thời gian lao động, chế độ khen thưởng, tăng lương. BHXH, BHYT… Theo đó, thời gian làm việc của nhân viên hành chính được tính theo ngày, còn đối với công nhân sản xuất ( lái, thụ xe ) là khoán.
Phòng hành chính chịu trách nhiệm theo dõi sổ lượng nhân viên hiện có thông qua hồ sơ nhân sự, bao gồm hợp đồng lao động và bảng danh sách nhân sự của công ty, đồng thời theo dõi thời gian lao động của nhân viên hành chính ở trụ sở văn phòng công ty. Hiện nay, công ty áp dụng song song 2 phương pháp
tính lương: Tính lương theo thời gian đối với nhân viên quản lý và Với phương thức khoán, dối với người lao động thực hiện công trình Theo đó:
= x
- Lương công nhân trực tiếp người lao động thực hiện công :
. Phương thức khoán này đã là động lực tốt để tăng năng suất lao động, có trách nhiệm hơn với công việc.
Cuối mỗi tháng, quý, năm, công ty đều tiến hành đánh giá kết quả công việc thông qua phiếu đánh giá kết quả công việc được xây dựng phù hợp với từng chức vụ, công việc trong công ty
Hàng tháng, phòng tổ chức-hành chính trích BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định: BHXH, BHYT, KPCĐ để trích lập vào chi phí và khấu trừ lương công nhân viên.
b) Tổ chức hạch toán ban đầu
Chứng từ để hạch toán cơ cấu lao động là các quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, sa thải, khen thưởng.
Chứng từ nguồn để hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan: Giấy nghỉ phép, Bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ… do bộ phận sử dụng lao động lập.
Dựa trên các chứng từ này, phòng tổ chức-hành chính.kiểm tra lại và tính lương cho công nhân viên, lập Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng trích lập các khoản phải trích theo lương. Các bảng này được chuyển lên Giám đốc ký duyệt sau đó chuyển sang kế toán tiền lương.
Kế toán tiền lương kiểm tra lại chứng từ, lập Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương cho toàn công ty và tiến hành nhập số liệu vào sổ.
Sau đó kế toán lập Giấy đề nghị thanh toán, Thũ quỹ tiến hành thanh toán lương cho công nhân viên
c) Tổ chức hạch toán chi tiết
Kế toán sử dụng sổ chi tiết các tài khoản 334 và 338 để theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng, thanh toán… cho công nhân viên trong kỳ.
Cuối kỳ, dựa trên Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng va Bảng kê trích lập các khoản phải trích theo lương, kế toán lập Bảng thanh toán lương và các khoản khác cho toàn công ty bằng phần mềm Excell và nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Từ đó, số liệu sẽ được tự động kết chuyển vào phần mềm kế toán có liên quan.
d) Tổ chức hạch toán tổng hợp
Hạch toán tổng hợp phần hành tiền lương và các khoản phải trích theo lương sử dụng các tài khoản:
TK 334: Phải trả công nhân viên
TK 338: Phải trả, phải nộp khác, trong đó có 4 Tài khoản chi tiết được sử dụng trong phần hành này là:
TK 3382 : KPCĐ TK 3383: BHXH TK 3384: BHYT
TK 3388: Phải trả, phải nộp khác
Quy trình ghi sổ kế toán phần hành này được khái quát như sau
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn 29 Tel: 0918.775.368
Chứng từ lao động-tiền lương Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334, 338 Bảng cân đối số phát sinh B O B O C OÁ Á Á T I CH NHÀ Í Sổ chi tiết TK 334, 338 -Bảng tính lương - Bảng trích lập BHXH, BHYT
PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MINH QUANG 3.1. đánh giá tổ chức bộ máy kế toán.
3.1.1 ưu điểm.
Với đặc thù ngành kinh doanh là Xây dựng công trình giao thông, dân dụng là lĩnh vục kinh doanh chính. Công ty TNHH Quang Minh có bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tốt các giai đoạn hạch toán kế toán. Phòng kế toán tài vụ của công ty phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán chứng từ, thu nhận ghi sổ xử lý và lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Các nhân viên kế toán đều dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng nên công tác kế toán được tiến hành một cách thống nhất. Tiến độ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối đầy đủ, thông tin được phản ánh tương đối chính xác. Công ty đã áp dụng đúng các chuẩn mực, chế độ, các quy đinh của Nhà nước về công tác kế toán.
Nhân viên kế toán của Công ty thường xuyên được đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn cũng như nắm vững nghiệp vụ và vận dụng chế độ kế toán theo chuẩn mực một cách linh hoạt. Nhân viện phòng kế toán luôn đoàn kết hỗ trợ lẫn nhau trong công việc nên mặc dù ngoài kinh doanh Xây dựng công trình là chính,nhưng công ty dã mở rộng ra kinh doanh nhiều lĩnh vực khác, nghiệp vụ kế toán phát sinh nhiều nhưng việc cung cấp và xử lý thông tin vẫn kịp thời, chính xác, đầy đủ.
3.1.2 Nhược điểm.
- Kết quả của báo cáo kế toán phụ thuộc vào kết quả của các phần hành kế toán, do vậy khi một phần hành kế toán không hoàn thành công việc thì sẽ ảnh hưởng đến tiến độ lập báo cáo.
- Việc phân chia công việc theo từng phần hành làm cho mỗi nhân viên trong phòng chỉ hiểu rõ phần công việc mình làm, kém năng động trong việc tổng hợp số liệu và đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp.
- Kế toán trưởng đảm nhận cùng lúc quá nhiều công viêc: Giám sát, chỉ đạo tổ chức hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời cũng la người thực hiện công tác kế toán tổng hợp thực hiện báo cáo tài chính quý, năm, phân tích các chỉ tiêu kinh tế qua các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
3.2. đánh giá về tổ chức công tác kế toán.3.2.1. Ưu điểm 3.2.1. Ưu điểm
- Công ty đã tuân thủ các quy định kế toán hiện hành và vận dụng linh hoạt vào điều kiện cụ thể của mình. Các chứng từ kế toán được sử dụng phù hợp với nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo tính pháp lý cho việc ghi sổ kế toán.
- Trách nhiệm lập và ký duyệt chứng từ được quy định rõ ràng, cụ thể, quá trình lập và luân chuyển chứng từ được giám sát chặt chẽ. Chứng từ sau khi sử dụng được bảo quản, lưu giữ tại phòng kế toán.
- Phù hợp với các chứng từ kế toán là hệ thống tài khoản với các tài khoản mẹ và tài khoản con đầy đủ được thiết kế, mã hoá khoa học, tạo thuận lợi cho việc rà soát và kiểm tra đối chiếu.Hình thức chứng từ ghi sổ phù hợp với quy mô hoạt động không quá lớn và phức tạp của công ty.
- Công ty chú trọng hơn đến việc tổ chức phân tích BCTC. Luôn phải đảm bảo hệ thống BCTC có chất lượng tốt và hữu ích đối với người sử dụng. , Công ty luôn đề cao vai trò của công tác chuẩn bị. Đến thời điểm 31/12, các BCTC năm của Công ty TNHH MINH QUANG đã ở thế sẵn sàng được lập. Mọi số liệu, tài liệu cần thiết đều được thu thập, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và độ tin cậy, các nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao nên dễ dàng đảm đương công việc theo sự phân công, phân nhiệm, máy móc thiết bị và các điều kiện hỗ trợ khác cũng được chuẩn bị chu đáo. Thêm vào đó là phong cách
năng động, thái độ nhiệt tình của các nhân viên trong Phòng Tài vụ và sự hợp tác của các phòng, ban khác rất nhịp nhàng góp phần nâng cao hiệu quả của công tác lập BCTC. Những thông tin trên các BCTC được đảm bảo tính trung thực, hợp lý, được kiểm tra và xác nhận về tính đúng đắn, hợp pháp của Kiểm toán Nhà nước
3.2.2 Nhược điểm.
- Phòng tài vụ phụ trách lĩnh vực kế toán- tài chính nhưng chủ yếu chỉ thực hiện chức năng kế toán, việc đóng góp các ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của công ty còn hạn chế, chủ yếu là thực hiện duy nhất bởi kế toán trưởng.
- Mặc dù đã được trang bị tài sản nhằm phục vụ cho công tác kế toán như máy vi tính, và một số phần mềm kế toán. Nhưng chủ yếu công tác kế toán vẫn là thủ công, điều này làm cho hiệu quả làm việc không cao, gây lãng phí cho công ty.