1 Quyền hạn và các nghĩa vụ của ban giám đốc sở giao dịch và ban giám đốc chi nhánh.
Giám đốc sở giao dịch, Giám Đốc chi nhánh là người trực tiếp điều hánh và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, tổng giám đốc, trước pháp luật về mọi hoạt động của sở giao dịch, chi nhánh. Giám đốc sở giao dịch, giám đốc chi nhánh có nhiệm vụ và quyền hạn:
- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của sở giao dịch, chi nhánh theo quy định của pháp luật và quy định của Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn
- Được ban hành các nội quy, quy định về điều hành và quản lý công việc trong phạm vi sở giao dịch và chi nhánh nhưng không trái với quy định của pháp luật, điều lệ và các nội quy quy định của Ngân hàng thưong mại cổ phần Sài gòn. Được quyền phán quyết tín dụng trong phạm vi được tổng giám đốc uỷ quyền.
- Đại diện tổng giám đốc trong việc giải quyết các tranh chấp, quan hệ tố tụng liên quan đến hoạt động của sở giao dịch, chi nhánh
- Được uỷ quyền cho các phó giám đốc và lãnh đạo các phòng ban trong sở giao dịch, chi nhánh giải quyết các việc của sở giao dịch, chi nhánh theo chức năng nhiệm vụ được giao trong phạm vi được uỷ quyền và chịu trách nhiệm về việc uỷ quyền đó.
BAN GIÁM ĐỐC BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÒNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN PHÒNG TÍNPHÒNG TÍNDỤNG VÀDỤNG VÀ BẢO LÃNH BẢO LÃNH PHÒNG PHÒNG HÀNH HÀNH CHÍNH CHÍNH TỔNG HỢP TỔNG HỢP PHÒNG PHÒNG GIAO DỊCH GIAO DỊCH CHÂU ĐỐC CHÂU ĐỐC PHÒNG PHÒNG NGÂN QUỸ NGÂN QUỸ
BAN KIỂM TRA
BAN KIỂM TRA
KIỂM SOÁT NỘI
KIỂM SOÁT NỘI
BỘ
- Chấp hành đầy đủ chế độ báo cáo thống kê định kỳ, báo cáo đột xuất về mọi hoạt động của sở giao dịch, chi nhánh theo quy định của ngân hàng nhà nước và ngân hàng thương mại cổ phần sài gòn
2 Phòng tín dụng và bảo lãnh : Có chức năng nhiệm vụ :
- Thực hiện các nhiệm vụ về tín dụng và bảo lãnh cho vay doanh nghiệp, cá nhân, bảo
lãnh trong nước, cho vay xuất nhập khẩu, chiết khấu, cầm cố giấy tờ có giá, thẩm định, tư vấn khách hàng …… theo các quy định của pháp luật và quy định của SCB.
- Tổ chức thực hiện kiểm tra, kiểm soát theo các quy trình nghiệp vụ liên quan. Thu hồi các khoản nợ đến hạn, nợ quá hạn.
- Thực hiện các báo cáo thống kê về nghiệp vụ tín dụng, bảo lãnh(đảm bảo) trong phạm vi hoạt động của sở giao dịch, chi nhánh theo quy định của ngân hàng nhà nước và theo chế độ thông tin báo cáo do tổng giám đốc ban hành.
- Tổ chức theo dõi các tài sản đảm bảo của khách hàng.
- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tín dụng, và các báo cáo nghiệp vụ trong phạm vi hoạt động của sở giao dịch và chi nhánh theo chế độ quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
3 Phòng kế toán:
Có chức năng và nhiệm vụ:
- Hướng dẫn khách hàng mở tài khoản tại ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn, thực
hiện các thủ tục nhận và chi trả tiền tiết kiệm, tiền gửi các tổ chức kinh tế, cá nhân….
- Tổ chức thực hiện công tác kế toán giao dịch hàng ngày với khách hàng mở tài khoản tại ngân hàng thương mại cổ phần sài gòn.
- Thực hiện các nghiệp vụ về thanh toán thẻ, chi trả kiều hối, kinh doanh vàng và ngoại tệ theo đúng quy định của nhà nước, ngân hàng nhà nước, ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn .
- Thực hiện chế độ báo cáo kế toán, thống kê phản ánh hoạt động, tình hình tài chính, Quản lý các loại vốn, tài sản tại Sở giao dịch, chi nhánh theo quy định
- Đảm nhận công tác điện toán tại đơn vị
- Chấp hành chế độ quyết toán tài chính chỉ tiêu nội bộ hàng năm với hội sở chính.
- Thực hiện các nhiệm khác do giám đốc giao cho.
4 Phòng ngân quỹ;
Có nhiệm vụ và chức năng:
- Tổ chức thực hiện nghiệp vụ thu chi tiền mặt(đồng việt nam, vàng, ngoại tệ) các chứng từ có giá liên quan đến giao dịch hằng ngày.
- Thực hiện thu đổi các ngoại tệ, thanh toán các loại thẻ
- Tham mưu cho giám đốc các giải pháp thực hiện phát triển các dịch vụ kho quỹ, nhằm bảo quản cất giũ tài sản chứng từ có giá và giấy tờ quan trọng của khách hàng.
- Tổ chức thực hiện chế độ ghi chép sổ sách kho quỹ theo quy định chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát chứng từ thu chi ngân quỹ theo chế độ hạch toán kế toán quy định, đảm bảo dữ liệu hạch toán được cập nhật và chính xác.
- Đảm bảo an toàn kho quỹ theo quy định, thực hiện các nghiệp vụ khác do Giám Đốc
giao
5 Phòng hành chính: Có nhiệm vụ và chức năng:
- Lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản mua sắm trang thiết bị, công cụ lao động và tổ chức thực hiện theo quy định.
- Thực hiện công tác văn thư, hành chính, quản trị
- Thực hiện các báo cáo về công tác cán bộ, lao động tiền lương và công tác hành chính và công tác hành chính, quản trị theo quy định.
- Thực hiện các nghiệp vụ khác do lãnh đạo giao
6 Phòng kiểm soát nội bộ Có nhiệm vụ và chức năng:
- Thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát nội bộ các hoạt động của sở giao dịch, chi nhánh theo đúng pháp luật, theo điều lệ của Ngân hàng thương mại cổ phần Sài gòn. Theo quy chế về tổ chức và hoạt động của hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại cổ phần Sài gòn
- Theo dõi, phúc tra sở giao dịch, chi nhánh và các đơn vị trực thuộc sở giao dịch, chi nhánh trong việc sữa chữa những vi phạm, kiến nghị của các đoàn thanh tra và kiểm tra nội bộ.
- Báo cáo kết quả công tác kiểm ta nội bộ đầu kỳ hoặc đột xuất theo đúng quy định của SCB
- Phối hợp các đoàn thanh tra, kiểm tra của nhà nước, ngân hàng nhà nước, và của hội sở chính trong việc thanh tra, kiểm tra tại sở giao dịch, chi nhánh và càc đơn vị trực thuộc sở giao dịch, chi nhánh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám Đốc giao.
3.3 Quy trình tín dụng áp dụng tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn – Chi Nhánh An Giang:
Căn cứ vào chế độ tín dụng và phương thức hoạt động của Ngân hàng TMCP Sài Gòn - An Giang nhằm đảm bảo cho vay trên cơ sở pháp lý có hiệu quả thì qui trình tín dụng được thực hiện tại Chi nhánh thông qua các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận và hướng dẫn khách hàng về hồ sơ vay vốn:
- Tư vấn và thương thảo:
Khi khách hàng đề xuất vay vốn, CBTD làm đầu mối tiếp nhận thông báo cho khách hàng về chính sách tín dụng mà ngân hàng đang áp dụng, thâm vấn cho khách hàng lựa chọn loại hình cho vay phù hợp, thương thảo sơ bộ các điều kiện cho vay mà ngân hàng có thể đáp ứng: lãi suất, thời hạn vay, tài sản đảm bảo,….sau đó CBTD hướng dẫn khách hàng về Hồ sơ vay vốn. - Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn:
Sau khi khách hàng cung cấp hồ sơ vay vốn, CBTD tiến hành kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ và sự phù hợp của các hồ sơ.
Hồ sơ vay vốn gồm có: + Hồ sơ pháp lý.
Gồm các loại giấy tờ phản ánh tư cách pháp lý của bên vay + Hồ sơ khoản vay.
- Giấy đề nghị vay vốn.
- Các giấy tờ phản ánh tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của bên vay (Bảng kê công nợ, Báo cáo tài chính, hợp đồng kinh tế,…..)
- Các giấy tờ khác có liên quan đến khoản vay( Hợp đồng bảo hiểm hàng hóa, dự toán chi phí hoạt động được duyệt….).
+ Hồ sơ bảo đảm tiền vay.
Gồm các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng, giá trị của tài sản.
Bước 2 Thẩm định các điều kiện tín dụng:
a) Cơ sở thông tin phục vụ cho công tác thẩm định cho vay:
- Thông tin CIC của ngân hàng nhà nước. - Khảo sát thực tế.
- Nguồn khác.
- Thông tin do khách hàng cung cấp.
b) Nội dung thẩm định:
Dựa trên cơ sở thông tin thu được CBTD tiến hành việc thẩm định theo các mục sau: + Đánh giá chung về khách hàng theo nội dung sau:
- Năng lực pháp lý.
- Mô hình tổ chức, bố trí lao động. - Quản trị điều hành của Doanh nghiệp. - Ngành nghề kinh doanh.
- Các rủi ro chủ yếu.
+ Tình hình tài chính của khách hàng:
- Đánh giá về sự chính xác, trung thực của Báo cáo tài chính; - Phân tích, đánh giá các chỉ tiêu kinh tế tài chính
- Phân tích các tồn tại nguyên nhân
+ Phương án sản xuất kinh doanh, khả năng trả nợ + Bảo đảm tiền vay
+ Xác định phương thức và nhu cầu vay:
Dựa trên đề nghị của khách hàng và cở sở thông tin thẩm định, CBTD xác định phương thức phù hợp với tính chất cấp tín dụng theo 3 loại cơ bản sau:
- Cho vay theo món.
- Cho vay hạn mức. + Xem xét khả năng nguồn vốn để cho vay:
- Xem xét, cân đối khả năng nguồn vốn đối với những khoản vay lớn theo quy định của SCB. - Mua bán chuyển đổi ngoại tệ đối với những khoản vay cần chuyển đổi để thanh toán nước ngoài.
- Lãi suất áp dụng cho khoản vay. + Xem xét điều kiện thanh toán:
CBTD cùng TPTD phối hợp với Phòng Thanh toán quốc tế về các nội dung điều kiện thanh toán, hình thức thanh toán… đối với những khoản vay thanh toán với nước ngoài.
c) Các loại giấy tờ:
CBTD: Sau khi nghiên cứu, thẩm định các điều kiện vay vốn(Bước 2) lập tờ trình cho vay kèm theo Hồ sơ vay vốn trình TPTD.
Bước 3: Xét duyệt cho vay, ký hợp đồng tín dụng:
a) Ra quyết định cho vay:
Trên cơ sở Tờ trình của CBTD kèm hồ sơ vay vốn, TPTD xem xét kiểm tra, thẩm định lại và ghi ý kiến vào tờ trình, trình lãnh đạo xem xét.
Lãnh đạo: Xem xét lại hồ sơ TPTD trình để quyết định:
- Duyệt đồng ý cho vay.
- Duyệt cho vay có điều kiện.
- Không đồng ý .
- Đưa ra Hội đồng tín dụng tư vấn trước khi quyết định đối với trường hợp khoản vay lớn hoặc phức tạp theo quy định của Chi nhánh.
- Trình Hội sở chính đối với trường hợp vượt thẩm quyền của Chi nhánh.
Nội dung duyệt cho vay của Lãnh đạo phải xác định rõ: Số tiền cho vay, lãi xuất cho vay, thời hạn cho vay, điều kiện khác(nếu có).
Hoàn chỉnh các thủ tục khác theo quy định.
CBTD căn cứ nội dung phê duyệt của Lãnh đạo để tiến hành làm một hoặc các thủ tục sau: - Yêu cầu khách hàng bổ sung hồ sơ, tài liệu đối với trường hợp cần bổ sung các điều kiện vay vốn.
- Thẩm định lại, bổ sung, chỉnh sửa tờ trình nếu không đạt yêu cầu.
- Soạn thảo văn bản trả lời khách hàng đối với trường hợp từ chối cho vay
Sau đó trình TPTD kiểm soát nội dung, TPTD có ý kiến đồng ý hay không đồng ý trình lãnh đạo quyết định.
b) Thực hiện Quyết định cho vay:
Khi khoản vay được lãnh đạo duyệt đồng ý cho vay và hình thức đảm bảo nợ vay. Trên cơ sở nội dung, điều kiện đã được duyệt và hợp đồng mẫu, CBTD soạn thảo Hợp đồng tín dụng và hợp đồng bảo đảm tiền vay cho phù hợp để trình TPTD kiểm soát.
• TPTD kiểm tra lại các điều khoản hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay theo đúng nội dung điều kiện đã được duyệt:
- Nếu đúng ký trình lãnh đạo.
- Nếu chưa đúng, yêu cầu CBTD chỉnh sửa lại. • Lãnh đạo ký duyệt:
-Nếu đúng: ký các hợp đồng do phòng tín dụng trình. -Nếu chưa đúng: yêu cầu chỉnh sửa lại.
- Làm thủ tục giao, nhận giấy tờ và tài sản bảo đảm tiền vay. - Thời gian thẩm định, xét duyệt cho vay.
Trong vòng 07 ngày làm việc( đối với khách hàng mới) và trong vòng 3 ngày làm việc( đối với khách hàng cũ) kể từ ngày khách hàng cung cấp đầy đủ hồ sơ vay vốn theo quy định, chi nhánh phải có ý kiến trả lời khách hàng về quyết định của mình.
Bước 4:- Giải ngân, theo dõi, giám sát việc sử dụng vốn vay: a) Giải ngân:
- Các chứng từ phục vụ giải ngân: - Chứng từ của khách hàng.
CBTD yêu cầu khách hàng cung cấp các hồ sơ, chứng từ về mục đích sử dụng tiền vay để giải ngân( hóa đơn thương mại, Hợp đồng cung ứng,Thông báo nộp tiền vào tài khoản của ngân hàng đối với những khoản vay thanh toán với nước ngoài,….).
- Chứng từ của Ngân hàng.
CBTD hướng dẫn khách hàng hoàn chỉnh nội dung chứng từ theo mẫu sau:
- Hợp đồng bảo đảm tiền vay trong trường hợp Bước 3 chưa hoàn thành thủ tục bảo
đảm tiền vay.
- Bảng kê rút vốn(Nhận nợ).
- Giấy lĩnh tiền mặt, ủy nhiệm chi. - Trình duyệt giải ngân:
CBTD sau khi xem xét hồ sơ( gồm chứng từ của khách hàng và ngân hàng), nếu đủ điều kiện giải ngân thì trình TPTD( trường hợp cho vay theo hạn mức CBTD lập tờ trình giải ngân theo Quy định).
TPTD kiểm tra lại điều kiện giải ngân và nội dung trình của CBTD: - Nếu đồng ý: ký trình lãnh đạo
- Nếu chưa phù hợp, yêu cầu CBTD chỉnh sửa lại
- Nếu không đồng ý: ghi rõ lý do, trình lãnh đạo quyết định Lãnh đạo ký duyệt:
- Nếu đồng ý: ký duyệt
- Nếu chưa phù hợp: yêu cầu chỉnh sữa lại
- Nếu không đồng ý: Ghi rõ lý do
b) Nạp thông tin vào chương trình điện toán và luân chuyển chứng từ:
- CBTD nhận lại chứng từ được lãnh đạo duyệt cho vay, nạp vào máy tính thông tin dữ liệu các khoản vay, hạch toán theo chứng từ nhân nợ qua mạng máy tính.
- CBTD chuyển những chứng từ đã được lãnh đạo duyệt cho các Phòng nghiệp vụ có liên quan.
c) Theo dõi , kiểm tra khoản vay:
Sau khi giải ngân CBTD phụ trách khoản vay có nhiệm vụ theo dõi giám sát khoản vay theo đúng quy định:
- Thực hiện kiểm tra vốn vay thường xuyên đảm bảo ít nhất 3 tháng/lần đối với các khoản vay ngắn hạn và 6 tháng/lần đối với khoản vay trung và dài hạn.
Bước 5- Thu nợ, lãi, phí và xử lý phát sinh:
1 Theo dõi việc thực hiện hợp đồng tín dụng của khách hàng.
CBTD thường xuyên theo dõi thông qua hợp đồng tín dụng, chứng từ kế toán, sổ sách….và phần mềm điện toán để có thông báo trả nợ gốc, lãi, phí(nếu có) cho khách hàng trước 05 ngày làm việc.theo nội dung sau:
1.1 Theo dõi trả nợ gốc.
- Đầy đủ, đúng hạn.
- Không đủ, không đúng hạn. - Chuyển nhóm nợ, nợ quá hạn. Chú ý:
- Đối với chiết khấu giấy tờ có giá có hoàn lại, hoăc cầm cố giấy tờ có giá, trên cơ sở khách hàng đề nghị xử lý để trả nợ( Gốc và lãi), cán bộ phụ trách tiến hành làm lệnh xuất kho theo mẫu số BM03/QT-TDNH, trình phụ trách phòng kiểm tra để trình lãnh đạo duyệt xuất kho thu hồi nợ.
- Đối với chiết khấu bộ chứng từ hàng xuất: Khi nhận được báo Có từ ngân hàng nước ngoài thanh toán bộ chứng từ hàng xuất gửi đòi tiền, Phòng TTQT lập chứng từ thu số tiền chiết khấu, lãi chiết khấu, phí thanh toán, chuyển trả số tiền còn lại theo chỉ dẫn của khách hàng.