• ý kiến 1: về việc hạch tốn khoản hoa hồng cho bên nhận đại lý
Đối với hàng gửi bán đại lý hiện nay công ty thờng quy định các mức hoa hồng cho bên nhận đại lý theo số lợng hàng bán đợc, tuy nhiên khi tính trả các khoản hoa hồng này công ty lại trừ trực tiếp vào doanh thu bán hàng mà khơng coi đây là một khoản chi phí bán hàng tức là phải hạch tốn vào tài khoản 641- chi phí bán hàng.
Ví dụ: Theo hố đơn bán hàng số 090919 (biểu số 1) ngày 13/2/2013, khi tính trả khoản hoa hồng đại lý tháng 1/2013, kế toán phải ghi là:
Nợ TK 641 : 3.655.700 Có TK 131 : 3.655.700
Hiện nay cơng ty có chính sách xuất khuyến mại thêm 1% số lợng hàng đã mua cho những khách hàng mua với số lợng lớn với mục đích là để khuyến khích khách hàng mua nhiều nhằm tăng khối lợng hàng bán ra. Tuy nhiên công ty lại hạch tốn khoản xuất khuyến mại này khơng đúng vì lại ngầm coi đây nh một khoản giảm giá hàng bán, tức là doanh thu vẫn ghi nhận đúng nh trên hoá đơn, trị giá vốn hàng bán vẫn tính trên số lợng hàng mà khách hàng đặt mua (không bao gồm khoản xuất khuyến mại), nhng đến cuối kỳ khi lập bảng kê tiêu thụ thành phẩm thì lại hạch tốn số lợng xuất khuyến mại thêm vào khối lợng hàng đã tiêu thụ với doanh thu đã ghi nhận ở trên. Việc hạch toán nh thế này sẽ làm cho việc kê khai và theo dõi lợng thành phẩm tiêu thụ trở lên khó khăn và khơng đúng.
Theo em cơng ty nên coi khoản xuất khuyến mại này nh một khoản chi phí bán hàng tức là nên hạch tốn riêng khoản khuyến mại này vào tài khoản 641- chi phí bán hàng.
Ví dụ : Theo hóa đơn số 052314 ngày 21/2/2013 (biểu số 2) công ty bán hàng cho DNTN Hải Phợng. Do doanh nghiệp này mua nhiều nên công ty đã xuất khuyến mại thêm 75 gói bánh quy.
Việc hạch tốn các khoản doanh thu và thuế GTGT giống nh phần lý luận, cịn hạch tốn khoản xuất khuyến mại nh sau:
+ Nợ TK 641 : 218.175 Có TK 511 : 218.175 + Nợ TK 133 : 21.817 Có TK 33311 : 21.817
+ Kết chuyển trị giá thực tế của hàng xuất khuyến mại: Nợ TK 632 : 189.750
Có TK 155 : 189.750
Cuối kỳ, kết chuyển các khoản chi phí bán hàng và giá vốn hàng xuất khuyến mại sang tài khoản 911 nh bình thờng.
• ý kiến3: Về việc hạch toán các khoản hỗ trợ vận chuyển cho bên mua hàng.
Nhiều trờng hợp công ty thờng hỗ trợ cho bên mua khoản tiền vận chuyển bằng cách ghi giảm số tiền phải thu của khách hàng. Nhng khi hạch toán khoản hỗ trợ này cơng ty lại hạch tốn bằng cách ghi số âm khoản tiền hỗ trợ, điều này không sai nhng sẽ gây khó khăn và nhầm lẫn trong q trình hạch tốn và kết chuyển cuối kỳ. Ví dụ : Theo hố đơn số 090919 (biểu số 1), cơng ty có hỗ trợ cho bên mua khoản tiền vận chuyển là 94.400
Kế tốn cơng ty hạch toán là: Nợ TK 131 : -94.400
Theo em cơng ty nên hạch tốn lại nh sau: Nợ TK 641 : 94.400
Có TK 131 : 94.400
Hạch tốn nh vậy sẽ thuận lợi hơn trong cơng tác kế tốn, tránh nhầm lẫn và khó khăn khi kết chuyển.
• ý kiến 4: Về việc lập dự phịng các khoản phải thu khó địi.
Thực tế hiện nay tại cơng ty rất nhiều khách hàng thờng sử dụng hình thức thanh tốn là nợ và chấp nhận thanh toán, mặt khác khách hàng của cơng ty thờng ở các tỉnh khác có khoảng cách địa lý khá xa, nhiều trờng hợp khách hàng vì một lí do nào đó mà chậm hoặc khơng có khả năng thanh tốn. Vậy mà hiện nay công ty không hề lập dự phịng các khoản phải thu khó địi mà chỉ khi nào các khoản đó phát sinh thì mới trích lập. Để tơn trọng ngun tắc “thận trọng” trong kinh doanh, công ty nên lập dự phịng cho từng khoản nợ có khả năng khó địi.
Căn cứ để ghi nhận là khoản nợ phải thu khó địi:
- Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên, kể từ ngày đến hạn thu nợ đợc ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ớc vay nợ hoặc các cam kết nợ, cơng ty đã địi nhiều lần nhng vẫn cha thu đợc nợ.
- Trong trờng hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn cha tới 2 năm nhng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản, hoặc có dấu hiệu khác nh bỏ trốn hoặc đang bị các cơ quan pháp luật giam giữ, xét xử... thì cũng đợc ghi nhận là khoản nợ khó địi.
Phơng pháp lập dự phịng:
- Trên cơ sở những đối tợng và điều kiện lập dự phịng về nợ phải thu khó địi nh đã trình bầy ở trên, cơng ty phải lập dự phịng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó địi.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, cơng ty tổng hợp tồn bộ khoản dự phịng vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch tốn vào chi phí quản lí doanh nghiệp.
- Mức lập dự phịng các khoản nợ phải thu khó địi tối đa không quá 20% tổng số d nợ phải thu của công ty tại thời điểm 31/12 hàng năm và đảm bảo cơng ty khơng bị lỗ.
Đối với các khoản nợ khó địi sau khi xố khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán vẫn phải một mặt tiến hành mọi biện pháp đòi nợ, mặt khác vẫn phải theo dõi ở tài khoản 004- “Nợ khó địi đã xử lý” trong thời gian 15 năm.
Các khoản dự phịng phải thu khó địi đợc theo dõi trên tài khoản 139 “Dự phịng phải thu khó địi”, tài khoản này dùng để phản ánh việc lập dự phịng
các khoản phải thu khó địi hoặc có khả năng khơng địi đợc vào cuối niên độ kế toán.
Nội dung của tài khoản nh sau:
+ Bên nợ: Hoàn nhập dự phịng phải thu khó địi
+ Bên có: Số dự phịng phải thu khó địi đợc lập tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ Số d bên có: Số dự phịng các khoản phải thu khó địi hiện có cuối kỳ.
Q trình hạch tốn nh sau:
- Cuối kỳ kế tốn năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu đợc xác định là không chắc chắn thu đợc (nợ phải thu khó địi), kế tốn tính xác định số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập.(biểu số 21)
biểu số 21: Bảng tính trích lập dự phịng phải thu khó địi Tên khách hàng Tổng số nợ
phải thu
% nợ phải thu khó địi ớc tính
Mức trích lập dự phịng phải thu khó địi Tổng cộng
Nếu số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập năm nay lớn hơn số d của khoản dự phịng phải thu khó địi đã trích lập ở cuối niên độ trớc cha sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn đợc hạch tốn vào chi phí, ghi:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139: Dự phịng phải thu khó địi
- Nếu số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số d của khoản dự phòng phải thu khó địi đã trích lập ở cuối niên độ trớc cha sử dụng hết, thì số chênh lệch đợc hồn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó địi
Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (chi tiết hồn nhập dự phịng phải thu khó địi)
- Các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định thực sự là khơng địi đợc đ- ợc phép xoá nợ. Việc xoá nợ các khoản phải thu khó địi phải theo chế độ kế tốn hiện hành. Căn cứ vào quyết định xố nợ về các khoản nợ phải thu khó địi, ghi:
Nợ TK 139: Dự phịng phải thu khó địi (nếu đã lập dự phịng) Nợ TK 642: CP quản lý doanh nghiệp (nếu cha lập dự phòng) Có TK 131: Phải thu của khách hàng
Có TK 138: Phải thu khác
- Đối với những khoản phải thu khó địi đã đợc xử lý xố nợ, nếu sau đó lại thu hồi đợc nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi đợc, ghi:
Nợ TK 111,112: Tiền mặt, tiển gửi ngân hàng Có TK 711: Thu nhập khác
Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 “Nợ khó địi đã xử lý” biểu số 22
Sổ chi tiết tài khoản 139
- Dự phịng phải thu khó địi -Đối tợng :