Khi tuyển dụng được đội ngũ nhân viên phù hợp, có khả năng đáp ứng công việc cần thiết, cần có các chính sách khuyến khích nhân viên để xây dựng tập thể vững mạnh bằng cách:
Khuyến khích nhân viên làm việc, tạo sự cạnh tranh trong công việc Thưởng lễ Tết và cuối kỳ hoạt động 1 tháng lương
Tổ chức các hoạt động ngoại khóa cho nhân viên. Tạo không khí thoải mái, dễ chịu khi làm việc.
6. Quản trị thông tin ( project communications management) 6.1. Lập kế hoạch thông tin
Vì đây là dự án xây dựng khu biệt thự nên những thông tin cần cho dự án là những thông tin về xây dựng và kiên trúc: đấu thầu, chọn nhà thầu, thi công, kiểm tra giám sát, nghiệm thu...
Đầu vào ( Input )
Vạch ra các thông tin từ và yêu cầu mà dự án cần thực hiện
Khai thác tối đa nguồn thông tin trong nội bộ và các cơ quan quản lý liên quan. Thu thập các thông tin liên quan đến dự án: Tình hình biến động giá cả, các vấn đề về điện nước, giải phóng mặt bằng, nơi tiến hành xây dựng dự án.
Dự đoán các yếu tố bất thường xảy ra làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện và thi công dự án.
Các căn cứ liên quan
Nguồn Phương thức Trách nhiệm Thời gian
Các văn bản, thông tin của ban điều hành dự án
Họp,văn bản, báo cáo
Ban quản lý dự án Từng tháng Các quy chế điều hành Họp hội đồng quản
trị
Ban quản lý dự án Từng tuần Phản hồi từ ban quản lý Tiếp xúc trực tiếp Nhóm dự án Thường xuyên Nguồn thông tin bên
ngoài
Phương tiện thông tin
Thường xuyên Quy định pháp luật trong
xây dựng
Văn bản pháp luật Giai đoạn
Đầu ra( output )
Đảm bảo chất lượng thông tin đầu ra phải chính xác, đáng tin cậy, cập nhật và nhất quán
Thông báo cho những bên liên quan về tiến độ và những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
Cung cấp thông tin tới công chúng một cách khách quan qua nhiều kênh khác nhau
Điểm đến Phương thức Trách nhiệm Thời gian
Ban điều hành dự án Họp,văn bản, báo cáo Ban quản lý dự án Từng tháng Nhà đầu tư Bằng văn bản Ban quản lý dự án Từng tuần Ban quản lý Tiếp xúc trực tiếp Ban quản lý dự án Thường xuyên Cơ quan pháp luật Văn bản Ban quản lý dự án Thường xuyên Thành viên quản trị Văn bản Ban quản lý dự án Giai đoạn Cho tổ chức khác Văn bản, trực tiếp Ban quản lý dự án Định kỳ
6.2. Phân phối thông tin Đầu vào( Inputs): Đầu vào( Inputs):
Cuối mỗi ngày phải có báo cáo về công việc thực thi trong ngày. Mỗi ngày làm việc phải có biên bản bàn giao cho ngày tiếp theo.
Ban quản lý chỉ đạo tiến độ thi công và phân công phân bổ công việc cho từng thời kì và từng quản lý bộ phận.
Đầu ra( outputs):
Các báo cáo thường xuyên cập nhật trong suốt quá trình thông tin. 6.3. Báo cáo tình hình hoạt động
Đầu vào:
BẢNG XÁC ĐỊNH CÁC LUỒNG THÔNG TIN
STT Công việc Phương thức tiếp cận truyền tin 1
Tiếp nhận chỉ thị, điều chỉnh từ ban điều hành.
Thông qua trao đổi trực tiếp của các bên liên quan và thông qua các cuộc họp thường kì.
2 Tiếp nhận các phản hồi và các phát sinh trong quá trình thi công.
Tiếp xúc thường xuyên với các bộ phận.
3
Liên tục cập nhật những quy định và những thay đổi trong các luật định về xây dựng.
Có 1 luật sư tư vấn riêng chịu trách nhiệm về các quy định luật pháp liên quan đến quá trình xây dựng.
4
Thu thập bảng kê giá vật liệu, trang thiết bị, máy móc thi công và các văn bản hướng dẫn liên quan của bộ xây dựng.
Tiến hành khảo sát định kì, tham khảo và cập nhật thông tin từ nhiều nguồn.
5 Tổng hợp, phân tích, truyền tin và lưu trữ.
Thông qua bộ phận lưu trữ thông tin của công ty.
Đầu ra:
Báo cáo thường xuyên trong ngày những sự cố phát sinh trong quá trình thi công.
Báo cáo tiến độ thi công theo tuần, theo tháng
Báo cáo những công việc cụ thể sẽ thực hiện tiếp theo. 6.4. Tổng kết hoạt động:
Quản trị thông tin có liên hệ mật thiết đối với các phần quản trị khác: quản trị nhân sự, quản trị rủi ro, quản trị chi phí... Nếu hệ thống thông tin hoạt động thông suốt, độ chính xác cao, thời gian công bố thông tin phù hợp với tiến trình công việc sẽ giúp các bộ phận khác đạt hiệu quả công việc cao hơn. Ngược lại, nếu hệ thống thông tin bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng nhiều đến tiến độ công việc của toàn dự án. Vì vậy, trước hết cần có các công cụ thông tin đầy đủ, hiện đại đảm bảo truyền tải một cách tốt nhất.
Đầu vào:
Tài liệu nhận xét, đánh giá về quá trình thi công Biên bản nghiệm thu phân đoạn công trình. Biên bản ghi nhận phát sinh ngoài dự kiến. Báo giá vật liệu.
Đầu ra:
Kết quả của dự án
Kết luận: Xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh là một phần không thể thiếu trong mỗi dự án và việc quản trị thông tin, đảm bảo duy trì hệ thống thông tin ấy hoạt động một cách hiệu quả lại càng quan trọng hơn.
7.Quản trị rủi ro (project risk management) 7.1. Lập kế hoạch rủi ro và mức độ ảnh hưởng:
• Phân loại rủi ro
Rủi ro về yếu tố nhân lực - Thiếu lao động
- Trình độ lao động không đáp ứng được yêu cầu của công việc - Tai nạn lao động
- Trách nhiệm của người lao động không cao... Rủi ro về yếu tố tài chính
- Giá Nguyên vật liệu tăng cao so với dự tính ban đầu - Lãi suất Ngân hàng thay đổi, lạm phát xảy ra
- Chi phí dự phòng không đủ Rủi ro từ phía đầu tư
- Thời gian hoàn thành dự án phải rút ngắn do yêu cầu của chủ đầu tư Rủi ro do yếu tố khách quan bên ngoài
- Xảy ra cháy nổ, hỏa hoạn do nhiều nguyên nhân
- Thời gian thực hiện dự án bị gián đoạn do yếu tố thời tiết. Rủi ro giữa các bộ phận:
- Thông tin đến và đi không đầy đủ hoặc sai lệch.
- Chậm tiến độ do việc phối hợp giữa các bộ phận không ăn khớp. - Một số chi tiết của bản thiết kế chưa phủ hợp với địa hình thực tế. • Mức độ ảnh hưởng của rủi ro:
Thay đổi quan trọng: đặc tính sản phẩm, ngân sách, và những gì được xem là quan trọng Làm thay đổi cơ bản kết quả của dự án. Thay đổi nhỏ: không làm thay đổi kết quả chung cuộc của dự án
nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.
Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: Đã coi nhẹ hoặc bỏ qua 1 điểm nào đó, bây giờ phải bổ sung hoặc khắc phục.
7.2. Quản lý rủi ro MA TRẬN ĐÁNH GIÁ RỦI RO MA TRẬN ĐÁNH GIÁ RỦI RO Nhận diện rủi ro Khả năng xảy ra Tác động Mức độ ảnh hưởng Biện pháp ứng phó Trách nhiệm quản lý Giá nguyên vật liệu tăng cao do lạm phát H (5) H(5) 25 Lập quỹ dự phòng Bộ phận tài chính kế toán Tai nạn lao động trên công trường
H(5) H(5) 25 Nâng cao ý thức của
Hao hụt nguyên vật liệu trong quá trình thi công M(3) H(5) 15 Kiểm tra,Giám sát chặt chẽ kho nguyên liệu Ban quản lý
Lãi suất ngân hàng tăng đột ngột M(3) M(3) 9 Theo dõi tình hình kinh tế thị trường và đưa ra những dự báo trước để có biện pháp ứng phó Bộ phận tài chính kế toán Thiếu nguồn nhân lực L(1) H(5) 5 Có sự tuyển chọn chu đáo, đáp ứng đầy đủ nhu cầu về trình độ Ban điều hành Có sự sai sót trong bản thiết kế quy hoạch tổng thể L(1) H(5) 5
Người kiểm tra giám sát phải có chuyên môn cao.
Bộ phận tư vấn thiết kế, và quy hoạch tổng thể
Thay đổi thời gian do yếu tố thời tiết L(1) M(3) 3 Lên kế hoạch ứng phó rõ ràng. Bộ phận tư vấn thiết kế và quy hoach tổng thể
Khả năng xảy ra rủi ro và tác động của nó đối với dự án được đánh giá theo thang điểm: từ 1 đến 5.
Trong đó:
H : cao ( bao gồm: H4, H5 ) M : trung bình ( M3 )
L : thấp ( bao gồm: L1, L2 )
Hiện nay một số rủi ro đã được quy định bắt buộc phải có biện pháp xử lý như: bảo hiểm xây dựng, bảo lãnh hợp đồng. Chính vì vậy việc kiểm soát những rủi ro trên phải được đặt lên hàng đầu đối với dự án xây dựng khu nhà A_ Ruby Land
Theo dõi và kiểm tra thường xuyên để phản ứng kịp thời khi rủi ro xảy ra và có thể kiểm sóat được những thay đổi tạo rủi ro trong cả vòng đời dự án.
Lập kế hoạch đầu tư phải xuất phát từ tình hình cung, cầu của thị trường để có phương hướng đầu tư cụ thể mang lại hiệu quả đầu tư cao, tránh được các yếu tố rủi ro từ bên ngoài của dự án.
Mức độ sai lệch về rủi ro so với dự kiến của các yếu tố ảnh hưởng đến dự án trong những tình huống xấu thường được chọn từ 10%- 20% dựa trên cơ sở phân tích cụ thể những tình huống đó.
8. Quản trị đấu thầu (project procurement management) 8.1. Lập kế hoạch đấu thầu
Các công việc phải làm:
Dựa vào bản kế hoạch và các điều kiện, tiêu chuẩn của công trình, Ban quản lý dự án tiến hành mở gói thầu chính:
Mua sắm & lắp đặt trang thiết bị 8.2. Quản lý đấu thầu
• Lập thông báo mời thầu
- Tên dự án: xây dựng khu biệt thự Ruby land_khu A - Chủ đầu tư: tập đoàn nhà đô thị Snow Nilvy.
Sơ tuyển nhà
thầu Lập hồ sơ mời thầu Mời thầu
Phát hành hồ sơ mờithầu
Thông báo kết quả đấuthầu
Thẩm định, phê duyệt kết quả đấu thầu
Định giá hồ sơ dự thầu
Mở thầu
Hoàn thiện & ký thương thảo, hoàn kếthợp đồng
- Tên gói thầu: Mua sắm & lắp đặt trang thiết bị - Giá gói thầu: 1.748,53 triệu đồng
- Hình thức đấu thầu: rộng rãi trong nước.
- Thời gian bên hồ sơ dự thầu: Từ 8h30 ngày 15/8/2009 đến trước 10h30 ngày 1/9/2009. Địa điểm bán hồ sơ mời thầu: Trụ sở Công ty, Điện thoại: 043 457 243
- Giá bán 1 bộ hồ sơ dự thầu: 1.000.000đ (Một triệu đồng chẵn) - Địa điểm nhận hồ sơ dự thầu: Trụ sở Công ty.
• Lập kế hoạch mời thầu
Trình tự thực hiện
- Trước hết Ban quản lý sẽ tiến hành mời sơ tuyển các nhà thầu và lựa chọn những nhà thầu đủ năng lực và kinh nghiệm theo yêu cầu của gói thầu để mời tham gia đấu thầu. Cuộc đấu thầu sẽ được tiến hành khi có ít nhất 5 nhà thầu đã qua vòng sơ tuyển tham gia.
- Nhà thầu được chọn là nhà thầu đáp ứng đầy được yêu cầu kỹ thuật nêu trong hồ sơ mời thầu và là nhà thầu đưa ra giá cạnh tranh nhất. Sau đó Ban quản lý sẽ tiến hành thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng.
•Mời thầu và lựa chọn nhà thầu:
Mời thầu:
- Việc mời thầu phải được thực hiện theo những quy định theo Luật đấu thầu.
- Thông báo mời thầu thông qua các phương tiện thông tin đại chúng. Cụ thể, thông báo mời thầu sẽ được đăng trên ba số liên tiếp của website:
www.dauthau.mpi.gov.vn và báo Hà Nội mới, Vnexpress.net. Thông tin mời thầu phải nêu được khái quát nội dung công trình đấu thầu.
Lựa chọn nhà thầu:
• Tổ chức đấu thầu
- Phát hành hồ sơ mời thầu
- Tiếp nhận và quản lý hồ sơ mời thầu: Các hồ sơ dự thầu nộp theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu được Ban thông tin của dự án tiếp nhận và quản lý
•Trình tự đánh giá hồ sơ mời thầu:
- Việc mở thầu phải được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu đối với các hồ sơ dự thầu được nộp theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. - Thông tin chính nêu trong hồ sơ dự thầu của từng nhà thầu phải được công bố trong buổi mở thầu, được ghi lại trong biên bản mở thầu có chữ ký xác nhận của đại diện bên mời thầu, đại diện nhà thầu và đại diện cơ quan liên quan tham dự.
• Thầm định và phê duyệt kết quả đấu thầu:
- Ban quản lý dự án có trách nhiệm lập báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu để chủ đầu tư xem xét và trình cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền xem xét, quyết định.
- Khi có nhà thầu trúng thầu thì văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu phải có các nội dung: tên nhà trúng thầu; giá trúng thầu; hình thức hợp đồng; thời gian thực hiện hợp đồng; các nội dung cần lưu ý (nếu có)...
- Trường hợp không có nhà thầu trúng thầu, trong văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu phải nêu rõ không có nhà thầu nào trúng thầu và hủy đấu thầu để thực hiện lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật này.
• Thông báo kết quả đấu thầu:
- Ban thông tin của ban quản lý dự án thông báo kết quả thầu ngay sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của chủ đầu tư và cấp có thẩm quyền. - Trong thông báo kết quả đấu thầu không phải giải thích lý do đối với nhà thầu không trúng thầu.
• Thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng:
- Việc thương thảo, hoàn thiện hợp đồng để ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu phải dự trên cơ sở: kết quả đấu thầu được duyệt; mẫu hợp đồng đã được điền đầy đủ thông tin; các yêu cầu nêu trong hồ sơ dự thầu; các nội dung cần được thương thảo, hoàn thiện hợp đồng giữa bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu.
- Kết quả thương thảo, hoàn thiện hợp đồng là cơ sở để chủ đầu tư và nhà thầu tiến hành ký kết hợp đồng.
- Việc xây dựng hợp đồng phải tuân theo những nguyên tắc xây dựng, nội dung, hình thức của hợp đồng của Luật đấu thầu.
• Quản lý hợp đồng:
- Quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo sự thực hiện của nhà cung cấp đáp ứng được các yêu cầu giao kèo theo hợp đồng
- Hợp đồng có mối liên quan tới pháp lý, do đó điều quan trọng là những nhà làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý trong việc lập và quản lý hợp đồng
Thanh lý hợp đồng:
- Xác minh sản phẩm để xác định tất cả công việc đựơc hoàn tất đúng và thỏa mãn yêu cầu trong hợp đồng mà 2 bên nhất trí đưa ra hay không - Những hoạt động về quản lý hành chính để cập nhật những hồ sơ nhằm phản ánh những kết quả cuối cùng
- Việc thanh lý hợp đồng phải có biên bản thanh lý hợp đồng hai bên lập và ký kết
- Việc thanh lý hợp đồng phải được thực hiện xong trong vòng 45 ngày kể từ ngày hai bên thưc hiện xong các điều khoản ghi trong hợp đồng
8.3. Kiểm soát đấu thầu
Trong quá trình đấu thầu, nếu có bất cứ thay đổi nào, ban quản lý sẽ thông báo rộng rãi tới các nhà thầu. Nếu các nhà thầu cần có những thay đổi trong hồ sơ dự thầu thì ban quản lý sẽ dựa vào nội dung hồ sơ mời thầu để đối chiếu và xử lý, giải quyết. Ngoài ra, nếu các bên liên quan tự ý rút khỏi hợp đồng thì sẽ đối chiếu theo hợp đồng để xử lý.
LỜI KẾT
Với mục tiêu cụ thể là xây dựng một khu biệt thự với quy mô lớn, sang trọng tiện nghi ,thoáng đãng, thanh tịnh với nhiều tiện ích đi kèm giúp chủ nhân tận hưởng những giờ phút thư giãn tuyệt vời. Bước vào khu biệt thự
Ruby land, ấn tượng đầu tiên chính là sự kết hợp hoàn hảo giữa công