1 Chi phí bán hàng:
Tại công ty thơng mại FCM các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá,
dịch vụ gồm:
Chi phí cho nhân viên bán hàng: gồm các khoản tiền lơng và các khoản trích theo l- ơng, phải trả cho nhân viên viên trực tiếp bán hàng .
Chi phí công cụ, dụng cụ cho việc bán hàng : nh bàn ghế, tủ quầy hàng.v.v . Các khoản chi phí này phát sinh trong tháng nào thì tính trực tiếp vào chi phí bán hàng của tháng đó.
Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho việc bán hàng Chi phí bằng tiền khác.
Tất cả các chi phí liên quan đến bán hàng trong kỳ kế toán phản ánh vào TK641. Cuối kỳ kế toán tập hợp chi phí và kết chyển vào TK911để xác định kết quả kinh doanh. Hiện nay công ty không mở sổ hay thẻ chi tiết TK641 mà việc tập hợp phản ánh các chi phí bán hàng phát sinh trong tháng đợc ghi trên bảng kê( phụ lục số 17) Cuối tháng kế toán sử dụng số liệu ở bảng kê để đối chiếu với Nhật ký- Sổ cái
VD:Trong tháng 11/2003 căn cứ vào bảng phân bổ tiền lơng phải trả cho nhân viên bán hàng của công ty là 3.600.000 đ kế toán ghi vào bảng kê dòng TK641 , phản ánh nghiệp vụ nh sau:
Nợ TK641.1: 3.600.000 đ Có TK334: 3.600.000 đ Phản ánh các khoản trích theo lơng: Nợ TK641.1: 684.000 đ Có TK338: 684.000 đ
Các chi phí bán hàng phát sinh trong tháng bằng tiền mặt : Phiếu chi số 142 trả tiền thuê xe :2.250.000 đ
Phiếu chi số 150 rả tiễn bốc vác : 1000.000 đ Tổng cộng : 3.250.000 đ Các chi phí khác: 850.000 đ Kế toán ghi : Nợ TK641.7: 3.250.000 đ
Có TK111: 3.250.000đ Nợ TK 641.8: 850.000 đ Có TK 111: 850.000 đ
2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Gồm toàn bộ các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính, và quản lý điều hành chung toàn doanh nghiệp, tất cả các chi phí này phát sinh ở tháng nào thì đợc tính hết vào chi phí quản lý doanh nghiệp của tháng đó.
Chi phí nhân viên quản lý: gồm tiền lơng và các khoản phụ cấp, tiền ăn ca, các khoản trích theo lơng
Chi phí đồ dùng văn phòng
Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho toàn doanh nghiệp , thiết bị máy tính, các thiết bị liên quan khác.
Chi phí dịch vụ mua ngoài nh tiền thuê văn phòng điện, nớc, fax…
Thuế, phí , lệ phí.
Chi phí khác bằng tiền
Cũng nh chi phí bán hàng công ty không mở sổ hay thẻ chi tiết TK642, mà phản ánh toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ lên bảng kê (phụ lục 17). Kế toán sử dụng để đối chiếu với Nhật ký- Sổ cái
VD Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lơng phải trả cho nhân viên quản lý của công ty trong tháng 11/2003 là 13.100.000đ. Kế toán ghi vào bảng kê , kế toán phản ánh nghiệp vụ:
Nợ TK642.1: 13.100.000 đ Có TK334: 13.100.000 đ Phản ánh khoản trích theo lơng: Nợ TK642.1: 2.489.000 đ Có TK338:2.489.000 đ
Căn cứ vào bảng trích khấu hao TSCĐ phục vụ cho công tác quản lý văn phòng kế toán ghi
Có TK214: 1.046.970 đ
Các chi dịch vụ mua ngoài (Tiền điện + tiền nớc + fax) phát sinh bằng tiền mặt trong tháng11/2003 : 750.240đ
Nợ TK642.7 : 750.240 đ Có TK 111 : 750.240 đ
IV. Xác định kết quả bán hàng:
Sơ đồ hạch toán kết quả bán hàng (phụ lục 6)
Kết quả tiêu thụ hàng hoá của công ty đợc tính theo công thức :
Xác định kết quả bán hàng đợc thực hiện vào cuối kỳ, kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ gốc, các sổ liên quan các bảng kê (sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết doanh thu bán hàng, các bảng kê TK641,TK642 ) cuối kỳ kết chuyển giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp sang bên nợ TK911
Phần chênh lệch giữa bên Có và bên Nợ TK911sẽ đợc kết chuyển sang TK421 “ lãi cha phân phối”để xác định kết quả.
VD Trích số liệu tháng 11/2001 của công ty Thơng mại FCM - kết chuyển doanh thu thuần từ hoá đơn bán hàng:
Nợ TK511: 773.508.320 đ Có TK911: 773.508.320 đ Kết quả Tiêu thụ hàng hoá Tổng doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá Giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng quản lý Chi phí doanhnghiệp = - - -
- Kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK911: 715.219.775đ Có TK632 : 715.219.775 đ - Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK911: 8.384.000 đ Có TK641: 8.384.000 đ
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp : Nợ TK911: 17.386.210 đ
Có TK642: 17.386.210 đ - Kết chuyển lãi về tiêu thụ: Nợ TK911: 32.518335đ Có TK421: 32.518.335 đ
Phần 3
Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả
bán hàng tại công ty thơng mại FCM
I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty: định kết quả bán hàng ở công ty:
Công tác bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Tối đa hoá lợi nhuận trở thành mục tiêu hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Để thực hiện mục tiêu số một này, doanh nghiệp cần phải biết đợc kinh doanh mặt hàng nào là có lợi nhất, cố gắng làm tăng doanh thu và giảm thiểu chi phí. Tăng doanh thu chính là đẩy mạnh quá trình bán hàng. Do đó nếu quá trình bán hàng đợc thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi để đạt đợc lợi nhuận mà doanh nghiệp mong muốn .
II. Nhận xét chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty thơng mại FCM
1. Những u điểm đạt đợc:
Công ty thơng mại FCM là một công ty TNHH có chức năng kinh doanh thơng mại.
Qua quá trình tìm hiểu công tác kế toán bán hàng ở công ty em rút ra một số nhận xét sau:
Nhìn chung công tác kế toán bán hàng ở công ty đã cung cấp đợc các thông tin cần thiết một cách chính xác, kịp thời, rõ ràng phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty. Kế toán bán hàng cũng phản ánh, quản lý sát sao tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng. Do đó đảm bảo theo dõi đợc tình hình bán hàng và thanh toán tiền hàng giữa khách hàng với công ty đợc đầy đủ, rõ ràng. Hiện tại em thấy ở công ty có một số u điểm cần đợc phát huy:
- Công tác kế toán bán hàng ở công ty đã chấp hành tơng đối đầy đủ các nguyên tắc và phản ánh chính xác doanh thu bán hàng.
- Công ty luôn chấp hành đúng các chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà nớc, các chính sách về thuế, tổ chức sổ sách một cách phù hợp để phản ánh và theo rõi tình hình bán hàng.
- Đối với công tác kế toán xác định kết quả bán hàng, kế toán đã thực hiện cung cấp các số liệu về doanh thu chính xác, không xảy ra tình trạng thừa hay thiếu doanh thu, đảm bảo công việc kết chuyển doanh thu nộp công ty nhanh chóng kịp thời .
- Công ty áp dụng hình thức Nhật ký – Sổ cái là phù hợp với quy mô của công ty với bộ máy kế toán tập trung và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Việc sử dụng chứng từ theo đúng mẫu quy định của bộ tài chính, có cơ sở pháp lý giúp cho việc điều tra và đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu sổ sách, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá .
- Đối với các khoản thuế phải nộp, kế toán công ty đã tính toán rất cụ thể theo từng khoản doanh thu với loại thuế suất quy định, tránh thất thoát và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nớc.
- Nhân viên của phòng kế toán đều là những ngời có trách nhiệm và tận tình trong công việc .
2. Những tồn tại chủ yếu trong công tác kế toán bàn hàng và xác định kết quả
bán hàng ở công ty thơng mại FCM
Bên cạnh những mặt u điểm trên, ở công ty cũng còn tồn tại một số hạn chế nhất định :
- Khi bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho, công ty lại hạch toán hoàn toàn giống phơng thức vận chuyển bán buôn qua kho là không đúng với trình tự kế toán. Tuy vẫn phản ánh đầy đủ số doanh thu cuối kỳ, song không phản ánh đợc cụ thể quá trình luân chuyển hàng hoá qua các khâu.
- Khi bán hàng theo phơng thức ký gửi đại ký, công ty đã xuất hoá đơn GTGT khi giao hàng hoá cho khách hàng là sai nguyên tắc kế toán
- Trong khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của một kỳ đợc tính hết cho số hàng hoá bán ra trong kỳ đó mà không phân bổ cho số hàng còn tồn kho, dẫn tới tình trạng không phản ánh đúng giá vốn của hàng hoá bán ra.
- Hiện nay công ty tiến hành làm công tác kế toán trên máy tính, song chỉ sử dụng trên chơng trình EXCEL, khi vào các sổ kế toán vẫn phải viết bằng tay do đó công viêc kế toán vẫn mang tính chất thủ công dẫn tới tình trạng có nhiều khi không phản ánh kịp thời trong việc cập nhật chứng từ, không phù hợp với cơ chế thị trờng hiện nay.
Công ty cha tổ chức nhiều đợt khuyến mại, quảng cáo, để tăng khối lợng hàng bán trên thị trờng. Hiện tại vẫn còn nhiều ngời tiêu dùng cha biết đến mặt hàng kinh doanh của công ty, hoặc cha thực sự nắm rõ các tác dụng cụ thể của loại hàng hoá kinh doanh của công ty, nhất là các mặt hàng nhập khẩu .
- Khi áp dụng hình thức chiết khấu thơng mại công ty không nên giảm trực tiếp trên giá bán ghi ở hoá đơn, làm nh vậy ngời mua không phân biệt giữa giá bán thực tế của hàng hoá và giá khuyến mại .
- Hiện nay công ty áp dụng hình thức thu tiền hàng chủ yếu là thu tiền mặt không qua tài khoản tại ngân hàng, điều này khiến công ty mất nhiều thời gian trong việc thu tiền hàng, khiến tốc độ luân chuyển vốn chậm lại, và không phù hợp với điều kiện kinh tế thị trờng
3. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty thơng mại FCM quả bán hàng tại công ty thơng mại FCM
Để công tác kế toán bán hàng phản ánh đợc đúng bản chất, đầy đủ chính xác, kịp thời phục vụ cho công việc quản lý một cách hiệu quả nhất, xuất phát từ những tồn tại nêu trên em xin đa ra một số đề xuất sau:
Thứ nhất :Về mặt hạch toán công ty cần thay đổi lại cách hạch toán đối với phơng thức bán hàng vận chuyển không qua kho để có thể áp dụng đúng nguyên tắc kế toán và phản ánh chính xác quá trình luân chuyển hàng hoá qua từng khâu. Cụ thể khi khi hàng về tới cảng, thực chất là cha nhập kho kế toán cần hạch toán vào TK151 “Hàng mua đang đi đờng”, khi bán hàng theo phơng thức vận chuyển thẳng không qua kho kế toán hạch toán theo đúng bút toán :
- Phản ánh số hàng bán :
Nợ TK1331 Có TK151
- Phản ánh tổng giá hàng tiêu thụ : Nợ TK: 131 Có TK511 Có TK33312
Thứ hai: Để phản ánh chính xác kết quả hoạt động kinh doanh công ty cần phân bổ các chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho cả lợng hàng bán ra và lợng hàng còn tồn kho trong kỳ . Khi phân bổ công ty nên phân bổ theo giá vốn của lợng hàng bán ra, bởi giá vốn chính là tiêu chí phản ánh chính xác nhất cho việc xác định kết quả kinh doanh .
Phân bổ theo công thức sau:
Chi phí phân Giá vốn hàng bán Hệ số bổ cho từng đơn = của từng đơn vị hàng X phân vị hàng bán ra bán ra bổ
Hệ số Tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý kinh doanh phân bổ Tổng giá vốn của hàng bán ra
Thứ ba : Về phơng thức bán hàng đại lý ký gửi công ty cần thay đổi lại việc xuất hoá đơn GTGT theo đúng quy định áp dụng đối với phơng thức bán hàng đại lý ky gửi. Cụ thể khi xuất hàng cho các cơ sở đại lý công ty nên sử dụng phiếu xuất kho gửi bán đại lý ( phụ lục 14 )để theo dõi số hàng đang gửi bán tại các cơ sở đại lý, chỉ khi nào các cơ sở đại lý chính thức gửi bảng kê hàng hoá bán ra thì công ty mới lập hoá đơn GTGT, làm nh vậy công ty công ty sẽ theo dõi đợc các bớc luân chuyển hàng hoá từ khâu gửi bán đén khâu tiêu thụ đợc rõ ràng hơn.
Th t: Về việc thực hiện công việc kế toán trên máy tính, công ty nên đầu t mua một phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán cũng nh quy mô của công ty, theo em công ty nên mua phần mềm “ FAST Accouting” để công
việc hạch toán kế toán của công ty luôn luôn đợc phản ánh kịp thời, và cũng phù hợp với cơ chê thị trờng hiện nay.
Th năm : Công ty cần có các biện pháp thúc đẩy quá trình bán hàng nhiều hơn nữa nh làm các chơng trình khuyến mại. Cụ thể công ty nên lập một bảng ấn định các tỷ lệ phần trăm khuyến mại cho nhiều mức mua hàng thờng xuyên. Khi áp dụng chiết khấu, trên hoá đơn GTGT công ty nên giữ nguyên giá bán ở cột đơn giá, còn phần chiết khấu công ty sẽ ghi thêm vào phần còn lại của hoá đơn, nh vậy công ty sẽ theo dõi đựơc đễ dàng và cụ thể hơn phần doanh thu thực hiện đợc và phần giảm trừ doanh thu. Sản phẩm tiêu thụ chiếm phần doanh thu chủ yếu của công ty hiên nay là các loại sữa nhập khẩu với công dụng cụ thể khác nhau, nh sữa Sunnymaman, sữa Xo dùng cho các phụ nữ mang thai. Công ty nên có chính sách liên hệ với các bệnh viện, phòng khám để giới thiệu sản phẩm tới các đối tợng trên. Ngoài ra công ty cần có các đợt khuyến mại với quy mô lớn, đa dạng nhân các ngày lễ lớn trong năm, công ty cũng nên thờng xuyên thuê nhân viên làm các đợt khuyếch chơng sản phẩm thông qua các hình thức nh phát tờ dơi, dán các tờ poser quoản cáo ở các điểm thu hút nhiều ngời tiêu dùng nh các cửa chợ , khu vực đông dân c.
Thứ sáu: Công ty nên áp dụng cả hình thức thu tiền hàng qua tài khoản tiền gửi ngân hàng với các khách hàng có mở tài khoản tại ngân hàng, nh vậy công ty sẽ đỡ đựơc công đoạn đi thu tiền, giảm bớt đợc chi phí đi lại, và cũng phù hợp với nền kinh tế thị trờng.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ nội dung của luận văn tốt nghiệp với đề tài “ Tổ chức công tác kê toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty thơng mại FCM”
Trong giai đoạn hiện nay, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò to lớn trong các doanh ngiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thơng mại. Do đó công tác này phải luôn đợc thực hiện một cách có hiệu quả nhất.
Muốn vậy thì việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải không ngừng đợc hoàn thiện để thực hiện tốt các chức năng, đáp ứng yêu cầu về quản lý và điều hành hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng .
Trong khuôn khổ của một bản luận văn, em đã cố gắng trình bày một cách cụ thể các vấn đề chủ yếu về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trên cơ sở lý thuyết và thực tiến áp dụng tại công ty thơng mại FCM. Qua đó em có đa ra một số nhận xét về u mhợc diểm của công ty và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện