Hạch toán chi phí bán hàng

II- Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp chế

1. Hạch toán tiêu thụ hàng hoá ở Công ty

2.1- Hạch toán chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ, các khoản chi phí kế toán tiến hành tập hợp, phản ánh trên TK 641- Chi phí bán hàng.

-Chi phí nhân viên Nợ TK 6411 45.320.000 Có TK 334 45.320.000 -Chi phí NVL Nợ TK 6412 15.164.000 Có TK 152 15.641.000 -Chi phí dịch vụ Nợ TK 133 16.000.000 Có TK 111, 112, 331 16.000.000 -Chi phí bằng tiền khác Nợ TK 6418 15.164.320 Nợ TK 111 15.164.320 Có TK 331 16.670.752

Sổ chi tiết chi phí bán hàng

Tài khoản 641

Từ ngày 01/05/2002 đến ngày 31/05/2002 Ngày ghi

sổ

Chứng từ Diễn giải TK Số tiền

SH NT

05/05/02 0062 04/05/02 Thuê phơng tiện vận tải 1111 6.000.000

15/05/02 0081 12/05/02 Chi quảng cáo 112 10.000.000

31/5/02 0612 29/5/02 Trả lơng nhân viên 111 45.320.000 ... Cộng: 108.840.420 Ngời lập (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên)

2.2-Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra đợc cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí nh chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. Khi phát sinh, các chi phí này đợc tập hợp theo từng yếu tố; chẳng hạn chi phí nhân viên, chi phí vật liệu..v..v. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp đợc phản ánh ở TK 642.

-Chi phí phải trả nhân viên Nợ TK 6421 10.135.000 Có TK 334 10.135.000 -Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ Nợ TK 334 1.021.500 Có TK 3382 506.750 (5% lơng thực tế) Có TK 3383 202.700 (2% lơng thực tế) Có TK 3384 202.700 (2% lơng thực tế) -Chi phí đồ dùng văn phòng Nợ TK 6423 815.000 Có TK 153 815.000 -Chi phí khấu hao

Nợ TK 6424 720.000 Có TK 214 720.000 -Chi phí dịch vụ mua ngoài Nợ TK 6426 2.220.000 Có TK 133 222.000 Có TK 111 2.442.000

-Chi phí bằng tiền khác Nợ TK 6428 1.135.000 Nợ TK 133 113.500 Có TK 111 1.248.500

Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp

Ngày ghi sổ

Chứng từ Diễn giải TK Số tiền

SH NT

02/05/00 0056 01/05/00 Chi tiếp khách 1111 222.000

13/05/00 0072 12/05/00 Công tác phí 1111 432.000

13/05/00 0073 12/05/00 Vé cầu xe đi công tác 1111 10.000 21/5/02 0097 20/5/02 Mua văn phòng phẩm 112 815.000 ... Cộng: 17.660.000 Ngời lập (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên)

3-Kế toán doanh thu bán hàng 3.1 Các Khoản giảm trừ doanh thu.

Để thúc đẩy nhanh quá trình thanh toán tiền hàng, xí nghiệp thờng xác định một tỷ lệ thởng cho ngời mua và gọi là chiết khấu bán hàng (Chiết khấu thanh toán).

VD: Ngày 28/5/2002 Đại lý Thái Bình đã thanh toán tiền hàng cho xí nghiệp trớc thời hạn 20 ngày, do đó xí nghiệp quyết định giảm giá cho đại lý 1% trên tổng số tiền hàng.

Ngày 21/5, đại lý Dũng Hoa khiếu nại về lô hàng nhập kỳ trớc kém chất lợng, buộc xí nghiệp phải giảm giá 2% trên tổng số tiền cho đại lý.

Bên cạnh đó, trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, còn phát sinh các khoản hàng bán bị trả lại.

Ví dụ: Ngày 15/5/2002 Khách sạn Phơng Mai có nhập của xí nghiệp một lô hàng về chả giò rế, nhng trong số lô hàng đó có hai thùng bị kém chất lợng và khách sạn đã trả lại xí nghiệp v.v..

Tất cả các trờng hợp trên đều đợc kế toán phản ánh một cách kịp thời chính xác. Ví dụ Nợ TK 511 578.000 Có TK 521 200.000 Có TK 531 165.000 Có Tk 532 213.000 3.2 Trình tự hạch toán TK 511: Doanh thu bán hàng,

Các tài khoản 331, 521, 531,532, phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu.

TK 911 kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh Ví dụ Nợ TK 331 1.435.220 Nợ TK 521 200.000 Nợ TK 531 165.000 Nợ TK 532 213.000 Nợ: TK 911 181.488.423 . Có: .TK 511 183.501.643

4- Hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả bán hàng.

Hàng tháng kế toán Công ty xác định kết quả kinh doanh bằng các bút toán sau:

- Kết chuyển doanh thu thuần:

Nợ TK 511: 1.067.237.333 Có TK 9111:550.501.900

- Kết chuyển giá vốn hàng bán:

Có TK 632: 804.771.170

- Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:

Nợ TK 911: 118.500.520 Có TK 641: 101.840.420 Có TK 642: 17.660.100 - Kết chuyển lãi: Nợ TK 911: 82.378.493 Có TK 4212:82.378.493

Trên cơ sở này kế toán vào "Sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh" và lập "Báo cáo kết quả kinh doanh"

Bảng tổng hợp tài tài khoản 911 của xí nghiệp quý IV năm 2002

STT Diễn giải Tài khoản Số tiền

Nợ Có

1 Doanh thu bán hàng hoá 5111 181.488.423

2 Doanh thu bán thành phẩm 5112 815.320.120 3 Doanh thu C2 dịch vụ 5113 68.415.570 4 Chi phí bán hàng 101.840.420 5 Chi phí quản lý 17.660.100 6 Giá vốn 804.771.170 Lãi ròng (DT - chi phí) 421 82.378.493

Xí nghiệp đã hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả tơng đối tốt lãi 82.378.513 (tr.đ). Kết quả đó có đợc do một phần lớn nhờ vào doanh thu bán thành phẩm còn lại 2 doanh thu là doanh thu bán hàng hoá và doanh thu C2 dịch vụ còn chiếm tỷ lệ thấp vì vậy xí nghiệp cần phải mở rộng phát triển thêm để nâng cao doanh thu.

Báo cáo kết quả kinh doanh STT Chỉ tiêu Số tiền 1 - Tổng doanh thu 1.067.237.333 2 - Các khoản giảm trừ 2.013.220 + Chiết khấu + Giảm giá + Hàng bị trả lại + Thuế GTGT

+ Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu

3 Doanh thu thuần 1.065.224.113

4 Giá vốn hàng bán ^804.771.170

5 Lợi tức gộp

6 Chi phí bán hàng 101.840.420

7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 17.660.100

Phần III

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp chế biến thực phẩm Lơng Yên.

I-Đánh giá chung về hoạt động tiêu thụ và thực trạng tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tạiXí nghiệp chế biến thực phẩm Lơng Yên.

Mặc dù gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh song với tinh thần rất cao của ban lãnh đạo xí nghiệp và toàn thể cán bộ công nhân viên nên tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp vẫn giữ đợc mức ổn định và ngày càng phát triển. Thực tế cho thấy các sản phẩm của xí nghiệp đang ngày càng chiếm đợc u thế trên thị trờng.

I. Những u điểm trong kế toán bán hàng.

Trớc hết, Ban lãnh đạo xí nghiệp đã có sự quan tâm đúng mức tới chế độ quản lý hàng hoá và chế độ hạch toán tiêu thụ hàng hoá. Hệ thống kho hàng cũng đợc bố trí kho học, hợp lý đảm bảo quản lý theo từng mặt hàng, từng lô thuốc thuận tiện cho việc nhập, xuất hàng hoá, cũng nh thuận tiện cho việc bảo quản hàng hoá không để tình trạng hàng bị giảm chất lợng khi ở trong kho. Bên cạnh đó, công tác quản lý tiêu thụ hàng hoá, theo dõi, thanh toán công nợ với từng khách hàng cũng đợc tiến hành đều đặn. Với khối lợng hàng bán tơng đối lớn lại phong phú về chủng loại, quy cách kế toán tiêu thụ hàng hoá ở xí nghiệp cũng rất nỗ lực để hoàn thành một khối lợng công việc lớn nh hiện nay.

Kế toán ở xí nghiệp đã phản ánh và giám đốc chặt chẽ toàn bộ tài sản và nguồn vốn của xí nghiệp cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, phục vụ tốt cho công tác quản lý giúp Ban lãnh đạo xí nghiệp ra đợc các quyết định đúng đắn, kịp thời. Tuy nhiên, trên thực tế công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá ở xí nghiệp vẫn còn một số tồn tại cần đợc xem xét để hoàn thiện hơn.

Việc xí nghiệp chọn hình thức sổ kế toán là hình thức Nhật ký - Chứng từ có cải tiến là rất phù hợp vì đặc điểm của xí nghiệp là kinh doanh với quy mô lớn, nhiều phân xởng, nhiều loại sản phẩm, hàng hoá, nhiều cửa hàng, nghiệp

vụ kinh tế phát sinh lớn, nên xí nghiệp đã cải tiến cho phù hợp để thực hiện hoàn toàn trên hệ thống máy vi tính nối mạng của xí nghiệp

Bộ máy kế toán của xí nghiệp đợc tổ chức chặt chẽ phù hợp với tình hình đặc điểm thực tế. Việc lập báo cáo đợc tiến hành một cách đều đặn, đúng định kỳ. Đảm bảo cung cấp thông tin tài chính nhanh chính xác vầ đầy đủ giúp cho công tác quản lý đợc thuận lợi.

- Về cách quản lý hàng hoá, xí nghiệp có một hệ thống kho đợc xây dựng kiên cố chắc chắn để đảm bảo hàng hoá tránh đợc tác động của thiên nhiên và đợc bố trí một cách khoa học hợp lý theo từng nhóm, từng thứ hàng hoá tạo điều kiện cho việc quản lý, kiểm tra số lợng hàng nhập xuất tồn kho của từng thứ hàng hoá.

- Xí nghiệp tổ chức các phong trào phát huy sáng kiến, ký luật lao động, chế độ thởng phạt nghiêm minh là động lực thúc đẩy nguồn lao động.

2. Một số hạn chế trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm , công tác kế toán của xí nghiệp còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục.

Giá trị thực tế hàng xuất giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, tiếp thị... cha đ- ợc tập hợp vào chi phí bán hàng. Khi xuất hàng phụ vụ công tác này, kế toán vẫn phải phản ánh giá vốn hàng xuất tơng tự nh hàng xuất thông thờng.

Nợ TK 632 Có TK 155

Nh vậy là cha hợp lý bởi xuất hàng trong trờng hợp này không mang lại doanh thu cho doanh nghiệp.

Thứ hai: Về hạch toán chi tiết hàng tồn kho xuất cho các cửa hàng bán lẻ vẫn coi nằm trong kho chỉ khi nào xác định là tiêu thụ thì mới ghi thẻ kho. Nh vậy phản ánh không chính xác số lợng hàng hoá tồn kho, mà số lợng hàng hoá này chỉ còn giá trị trên sổ sách. Do đó Công ty cần mở sổ (thẻ) theo dõi riêng cho trờng hợp này.

Thứ ba: Về phơng thức thanh toán. Hiện nay các khách hàng của Công ty đều thanh toán theo phơng thức trả chậm, thanh toán sau 15 ngày nhng thực tế khách hàng đều thanh tiền hành sau 20 ngày có khi đến 1 tháng. Điều này dẫn đến Công ty bị chiếm dụng vốn hợp pháp. Công ty phải trả lãi tiền vay ngân hàng, khách hàng chiếm dụng vốn của Công ty không phải trả phần lãi tiền vay này, dẫn đến lợi nhuận của hoạt động kinh doanh của Công ty bị giảm.

Thứ t: Thời gian báo cáo bán hàng của các nhân viên bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ không theo một quy định thống nhất nào mà ai làm xong trớc thì nộp trớc, ai làm xong sau thì nộp sau dẫn đến kế toán bán hàng đôi khi bị thiếu hụt thông tin làm chậm tiến độ xác định kết quả kinh doanh của phòng kế toán - tài vụ.

Thứ năm: Về chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, chi phí này chiếm tơng đối lớn trong tổng chi phí của doanhnghiệp. Đây là một con số không nhỏ. Công ty nên nghiên cứu cần tìm ra phơng thức mới để tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận.

Thứ sáu: Hình thức Nhật ký - Chứng từ có sửa đổi của Công ty vẫn còn chỗ cha hợp lý biểu hiện:

- Ghi trùng lặp giữa bảng kê xuất, sổ chi tiết thành phẩm và bảng kê tiêu thụ.

- Cha sử dụng các sổ chi tiết, sổ cái theo mẫu quy định.

+ Về xác định kết quả kinh doanh mặt hàng nhng hiện nay vẫn cha xác định kết quả cho từng mặt hàng, dịch vụ sẽ giúp xí nghiệp có quyết định về quản trị doanh nghiệp đúng đắn hơn.

II-Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp chế biến thực phẩm lơng Yên.

Qua thời gian thực tập tại xí nghiệp, em đã đi sâu tìm hiểu công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh. Bằng vốn hiểu biết ở lý thuyết đã học cộng với công việc thực mà phòng kế toán xí nghiệp đang thực hiện. Em xin đợc đa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nh sau:

Kế toán xí nghiệp cần có sự phân biệt rõ ràng giữa hàng xuất bán cho khách, thu tiền và hàng xuất sử dụng cho việc chào hàng, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm. Việc xuất hàng để chào hàng, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm chính là một phần chi phí để đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng hoá, mở rộng thị trờng nên kế toán phải tính vào chi phí bán hàng và nên hạch toán nh sau:

Nợ TK 641 Có TK 155

-Yêu cầu mở sổ (thẻ) theo dõi.

Công ty nên mở sổ (thẻ) theo dõi riêng cho hàng xuất cho cửa hàng bán lẻ, vì giá trị hiện vật không còn trong kho nhng thẻ kho vẫn phải theo dõi về mặt hiện vật nên hạch toán chi tiết hàng tồn kho trong trờng hợp này là không chính xác.

- Thống nhất thời gian nộp báo cáo của các cửa hàng bán lẻ.

Xí nghiệp cần có thời gian quy định thống nhất việc nộp báo cáo bán lẻ hàng hoá về phòng kế toán. Theo em có thể là 1 tuần nộp báo cáo 1 lần để giúp cho kế toán bán hàng có đợc những thông tin chính xác giúp cho Ban lãnh đạo xí nghiệp đa ra những quyết định sáng suốt.

- Cần phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng tồn kho.

Công ty cần phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng hoá còn tồn trong kho của Công ty. Theo chế độ kế toán hiện hành quy định thì khi số lợng hàng tồn kho giữa các kỳ có số lợng biến động lớn, liên quan đến những hàng tồn kho, các khoản chi phí phát sinh lớn câng phải đợc phân bổ cho lợng hàng tồn kho và hàng bán ra nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp khi so sánh giữa thu nhập và chi phí kinh doanh để xác định chính xác kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Kết luận

Trong tình hình sản xuất kinh doanh hiện nay, để có thể đứng vững và giữ đợc uy tín trên thị trờng thì vấn đề chất lợng, giá cả, phơng pháp phục vụ, uy tín, hiệu quả càng trở nên quan trọng.

Xí nghiệp chế biến thực phẩm Lơng Yên đang sản xuất kinh doanh trong bối cảnh thị trờng thực phẩm diễn ra cạnh tranh gay gắt. Tham gia thị trờng đang có nhiều xí nghiệp, doanh nghiệp nhà nớc cũng nh t nhân... Nhờ có sự năng động, nhạy bén trong hoạt động kinh doanh bán buôn và bán lẻ cùng những lợi thế mà xí nghiệp thành phẩm dành cho xí nghiệp. Do vậy xí nghiệp

đã đứng vững và từng bớc đi lên lập cho mình một vị trí vững chắc trên thị trờng thực phẩm. Song để tiếp tục phát triển, đòi hỏi hệ thống kế toán của xí nghiệp phải không ngừng hoàn thiện, năng động, sáng tạo trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Vì vậy, mà lãnh đạo xí nghiệp luôn tạo điều kiện cho kế toán phát huy đ- ợc vai trò của mình trong quản lý kinh tế. Thông qua việc phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các thông tin một cách nhanh chóng, đáng tin cậy giúp cho ban giám đốc xí nghiệp đa ra các quyết định đúng trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Do điều kiện thời gian và khả năng hiểu biết về vấn đề này còn hạn chế, rất mong nhận đợc những ý kiến góp ý của thấy giáo và của các bạn. Em xin