II- Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp chế
1. Hạch toán tiêu thụ hàng hoá ở Công ty
1.2 Các phơng thức bán hàng đợc xí nghiệp sử dụng
Bán trực tiếp.
+ Bán buôn qua kho của xí nghiệp
Đã là hình thức bán buôn thì tổng giá trị thanh toán thớng lớn, để tránh những sai sót có thể xảy ra, Xí nghiệp thờng yêu cầu trong hợp đồng kinh tế hoặc đơn đạt hàng phải ghi rõ những điều khoản sau: Tên đơn vị mua hàng, số lợng, đơn giá, quy cách phẩm chất của hàng hoá, thời gian, địa điểm giao nhận hàng, thời hạn thanh toán, phơng thức thanh toán, các chế độ u đãi (nếu có). Nếu có tranh chấp xảy ra thì đợc giải quyết ở trọng tài kinh tế nào? tào án kinh tế nào?
Bán buôn qua kho của xí nghiệp dới hình thức xuất bán trực tiếp cho các đại lý. Theo phơng thức tiêu thụ này khách hàng có thể đợc hởng chiết khấu từ 1% đến 1,5% trong hoá đơn hoặc ngoài hoá đơn tuỳ theo yêu cầu của khách hàng. Xí nghiệp thuộc diện nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, do đó chứng từ mà kế toán sử dụng là hoá đơn GTGT theo mẫu 01/GTKT bán hàng theo quyết định số 885 ngày 16 - 7 -1998 của Bộ tài chính. Hoá đơn này đợc lập thành 3 liên. Liên 1 lu ở sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng để làm chứng từ nhận hàng, liên 3 giao cho bộ phận kho lu lại làm thủ tục xuất hàng, khi nhận hàng xong khách hàng đã ký nhận đủ hàng, cuối ngày nộp lên phòng kế toán và bảng kê để kế toán bán hàng hạch toán.
+ Bán lẻ tại các cửa hàng của xí nghiệp.
Xí nghiệp xuất hàng giao cho các cửa hàng dới hình thức giao khoán, nhân viên bán hàng đợc hởng lơng của Công ty và nếu bán đợc nhiều hàng hơn so với mức khoán thì sẽ đợc thởng. Hàng tháng các cửa hàng phải kiểm kê và nộp báo cáo kiểm kê, báo cáo bán hàng và tiền hàng về phòng kế toán. Tại các cửa hàng này cũng có thể chiết khấu cho khách hàng trên hoá đơn. Khi nhận đ-
ợc báo cáo bán lẻ, kế toán bán hàng của Công ty sẽ lập Hoá đơn GTGT thành 3 liên. Liên 1 lu tại sổ gốc, liên 2 giao cho cửa hàng bán lẻ, liên 3 kế toán bán hàng dùng để hạch toán. Nh vậy chứng từ ban đầu mà kế toán bán hàng của xí nghiệp dùng để hạch toán là: Hoá đơn GTGT, báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền.
Khi xí nghiệp giao hàng cho các cửa hàng, xí nghiệp sử dụng: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
+ Xuất khẩu trực tiếp ra nớc ngoài.
Những năm gần đây, bên cạnh xuất bán trong nớc hàng hoá của xí nghiệp còn đợc xuất khẩu ra nớc ngoài. Đây là một thành công lớn, vì nó chứng tỏ đợc chất lợng sản phẩm của xí nghiệp đợc quốc tế chấp nhận. Doanh thu xuất khẩu chiếm tỷ lệ lớn trong doanh số bán hàng của xí nghiệp
Phơng pháp hạch toán, cơ bản giống phơng thức bán buôn qua kho nhng chỉ khác doanh thu xuất khẩu đợc phản ánh trên tài khoản riêng và sản phẩm xuất khẩu này không phải nộp thuế GTGT.
- Bán buôn dới hình thức gửi bán.
Hình thức này xí nghiệp thờng ít áp dụng, chỉ xảy ra khi xí nghiệp muốn giới thiệu sản phẩm mới, khi mở rộng thị trờng tiêu thụ, với mục đích quảng cáo là chính, ở đây chứng từ sử dụng là các hoá đơn GTGT.
2-Hạch toán chi phí trong kế toán bán hàng 2.4 Hạch toán Giá vốn hàng bán
Hàng hóa khi xuất kho để tiêu thụ hay gửi đi để tiêu thụ đều phải xác định giá trị hàng hóa nhập kho và xuất kho,.. để phục vụ cho việc hạch toán kịp thời. Kế toán tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mà tính giá vốn hàng hóa theo phơng pháp thực tế hay giá hạch toán.
Trình tự hạch toán nh sau Ví dụ:
Hàng sản xuất nhập kho Nợ TK 154 804.771.170 Có TK 155 804.771.170
Hàng xuất kho
Nợ TK 632 804.771.170 Có TK 804.771.170
2.1- Hạch toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ, các khoản chi phí kế toán tiến hành tập hợp, phản ánh trên TK 641- Chi phí bán hàng.
-Chi phí nhân viên Nợ TK 6411 45.320.000 Có TK 334 45.320.000 -Chi phí NVL Nợ TK 6412 15.164.000 Có TK 152 15.641.000 -Chi phí dịch vụ Nợ TK 133 16.000.000 Có TK 111, 112, 331 16.000.000 -Chi phí bằng tiền khác Nợ TK 6418 15.164.320 Nợ TK 111 15.164.320 Có TK 331 16.670.752
Sổ chi tiết chi phí bán hàng
Tài khoản 641
Từ ngày 01/05/2002 đến ngày 31/05/2002 Ngày ghi
sổ
Chứng từ Diễn giải TK Số tiền
SH NT
05/05/02 0062 04/05/02 Thuê phơng tiện vận tải 1111 6.000.000
15/05/02 0081 12/05/02 Chi quảng cáo 112 10.000.000
31/5/02 0612 29/5/02 Trả lơng nhân viên 111 45.320.000 ... Cộng: 108.840.420 Ngời lập (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên)
2.2-Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra đợc cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí nh chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. Khi phát sinh, các chi phí này đợc tập hợp theo từng yếu tố; chẳng hạn chi phí nhân viên, chi phí vật liệu..v..v. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp đợc phản ánh ở TK 642.
-Chi phí phải trả nhân viên Nợ TK 6421 10.135.000 Có TK 334 10.135.000 -Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ Nợ TK 334 1.021.500 Có TK 3382 506.750 (5% lơng thực tế) Có TK 3383 202.700 (2% lơng thực tế) Có TK 3384 202.700 (2% lơng thực tế) -Chi phí đồ dùng văn phòng Nợ TK 6423 815.000 Có TK 153 815.000 -Chi phí khấu hao
Nợ TK 6424 720.000 Có TK 214 720.000 -Chi phí dịch vụ mua ngoài Nợ TK 6426 2.220.000 Có TK 133 222.000 Có TK 111 2.442.000
-Chi phí bằng tiền khác Nợ TK 6428 1.135.000 Nợ TK 133 113.500 Có TK 111 1.248.500
Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản 642
Ngày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK Số tiền
SH NT
02/05/00 0056 01/05/00 Chi tiếp khách 1111 222.000
13/05/00 0072 12/05/00 Công tác phí 1111 432.000
13/05/00 0073 12/05/00 Vé cầu xe đi công tác 1111 10.000 21/5/02 0097 20/5/02 Mua văn phòng phẩm 112 815.000 ... Cộng: 17.660.000 Ngời lập (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên)
3-Kế toán doanh thu bán hàng 3.1 Các Khoản giảm trừ doanh thu.
Để thúc đẩy nhanh quá trình thanh toán tiền hàng, xí nghiệp thờng xác định một tỷ lệ thởng cho ngời mua và gọi là chiết khấu bán hàng (Chiết khấu thanh toán).
VD: Ngày 28/5/2002 Đại lý Thái Bình đã thanh toán tiền hàng cho xí nghiệp trớc thời hạn 20 ngày, do đó xí nghiệp quyết định giảm giá cho đại lý 1% trên tổng số tiền hàng.
Ngày 21/5, đại lý Dũng Hoa khiếu nại về lô hàng nhập kỳ trớc kém chất lợng, buộc xí nghiệp phải giảm giá 2% trên tổng số tiền cho đại lý.
Bên cạnh đó, trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, còn phát sinh các khoản hàng bán bị trả lại.
Ví dụ: Ngày 15/5/2002 Khách sạn Phơng Mai có nhập của xí nghiệp một lô hàng về chả giò rế, nhng trong số lô hàng đó có hai thùng bị kém chất lợng và khách sạn đã trả lại xí nghiệp v.v..
Tất cả các trờng hợp trên đều đợc kế toán phản ánh một cách kịp thời chính xác. Ví dụ Nợ TK 511 578.000 Có TK 521 200.000 Có TK 531 165.000 Có Tk 532 213.000 3.2 Trình tự hạch toán TK 511: Doanh thu bán hàng,
Các tài khoản 331, 521, 531,532, phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu.
TK 911 kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh Ví dụ Nợ TK 331 1.435.220 Nợ TK 521 200.000 Nợ TK 531 165.000 Nợ TK 532 213.000 Nợ: TK 911 181.488.423 . Có: .TK 511 183.501.643
4- Hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả bán hàng.
Hàng tháng kế toán Công ty xác định kết quả kinh doanh bằng các bút toán sau:
- Kết chuyển doanh thu thuần:
Nợ TK 511: 1.067.237.333 Có TK 9111:550.501.900
- Kết chuyển giá vốn hàng bán:
Có TK 632: 804.771.170
- Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 911: 118.500.520 Có TK 641: 101.840.420 Có TK 642: 17.660.100 - Kết chuyển lãi: Nợ TK 911: 82.378.493 Có TK 4212:82.378.493
Trên cơ sở này kế toán vào "Sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh" và lập "Báo cáo kết quả kinh doanh"
Bảng tổng hợp tài tài khoản 911 của xí nghiệp quý IV năm 2002
STT Diễn giải Tài khoản Số tiền
Nợ Có
1 Doanh thu bán hàng hoá 5111 181.488.423
2 Doanh thu bán thành phẩm 5112 815.320.120 3 Doanh thu C2 dịch vụ 5113 68.415.570 4 Chi phí bán hàng 101.840.420 5 Chi phí quản lý 17.660.100 6 Giá vốn 804.771.170 Lãi ròng (DT - chi phí) 421 82.378.493
Xí nghiệp đã hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả tơng đối tốt lãi 82.378.513 (tr.đ). Kết quả đó có đợc do một phần lớn nhờ vào doanh thu bán thành phẩm còn lại 2 doanh thu là doanh thu bán hàng hoá và doanh thu C2 dịch vụ còn chiếm tỷ lệ thấp vì vậy xí nghiệp cần phải mở rộng phát triển thêm để nâng cao doanh thu.
Báo cáo kết quả kinh doanh STT Chỉ tiêu Số tiền 1 - Tổng doanh thu 1.067.237.333 2 - Các khoản giảm trừ 2.013.220 + Chiết khấu + Giảm giá + Hàng bị trả lại + Thuế GTGT
+ Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu
3 Doanh thu thuần 1.065.224.113
4 Giá vốn hàng bán 804.771.170
5 Lợi tức gộp
6 Chi phí bán hàng 101.840.420
7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 17.660.100
Phần III
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp chế biến thực phẩm Lơng Yên.
I-Đánh giá chung về hoạt động tiêu thụ và thực trạng tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tạiXí nghiệp chế biến thực phẩm Lơng Yên.
Mặc dù gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh song với tinh thần rất cao của ban lãnh đạo xí nghiệp và toàn thể cán bộ công nhân viên nên tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp vẫn giữ đợc mức ổn định và ngày càng phát triển. Thực tế cho thấy các sản phẩm của xí nghiệp đang ngày càng chiếm đợc u thế trên thị trờng.
I. Những u điểm trong kế toán bán hàng.
Trớc hết, Ban lãnh đạo xí nghiệp đã có sự quan tâm đúng mức tới chế độ quản lý hàng hoá và chế độ hạch toán tiêu thụ hàng hoá. Hệ thống kho hàng cũng đợc bố trí kho học, hợp lý đảm bảo quản lý theo từng mặt hàng, từng lô thuốc thuận tiện cho việc nhập, xuất hàng hoá, cũng nh thuận tiện cho việc bảo quản hàng hoá không để tình trạng hàng bị giảm chất lợng khi ở trong kho. Bên cạnh đó, công tác quản lý tiêu thụ hàng hoá, theo dõi, thanh toán công nợ với từng khách hàng cũng đợc tiến hành đều đặn. Với khối lợng hàng bán tơng đối lớn lại phong phú về chủng loại, quy cách kế toán tiêu thụ hàng hoá ở xí nghiệp cũng rất nỗ lực để hoàn thành một khối lợng công việc lớn nh hiện nay.
Kế toán ở xí nghiệp đã phản ánh và giám đốc chặt chẽ toàn bộ tài sản và nguồn vốn của xí nghiệp cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, phục vụ tốt cho công tác quản lý giúp Ban lãnh đạo xí nghiệp ra đợc các quyết định đúng đắn, kịp thời. Tuy nhiên, trên thực tế công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá ở xí nghiệp vẫn còn một số tồn tại cần đợc xem xét để hoàn thiện hơn.
Việc xí nghiệp chọn hình thức sổ kế toán là hình thức Nhật ký - Chứng từ có cải tiến là rất phù hợp vì đặc điểm của xí nghiệp là kinh doanh với quy mô lớn, nhiều phân xởng, nhiều loại sản phẩm, hàng hoá, nhiều cửa hàng, nghiệp
vụ kinh tế phát sinh lớn, nên xí nghiệp đã cải tiến cho phù hợp để thực hiện hoàn toàn trên hệ thống máy vi tính nối mạng của xí nghiệp
Bộ máy kế toán của xí nghiệp đợc tổ chức chặt chẽ phù hợp với tình hình đặc điểm thực tế. Việc lập báo cáo đợc tiến hành một cách đều đặn, đúng định kỳ. Đảm bảo cung cấp thông tin tài chính nhanh chính xác vầ đầy đủ giúp cho công tác quản lý đợc thuận lợi.
- Về cách quản lý hàng hoá, xí nghiệp có một hệ thống kho đợc xây dựng kiên cố chắc chắn để đảm bảo hàng hoá tránh đợc tác động của thiên nhiên và đợc bố trí một cách khoa học hợp lý theo từng nhóm, từng thứ hàng hoá tạo điều kiện cho việc quản lý, kiểm tra số lợng hàng nhập xuất tồn kho của từng thứ hàng hoá.
- Xí nghiệp tổ chức các phong trào phát huy sáng kiến, ký luật lao động, chế độ thởng phạt nghiêm minh là động lực thúc đẩy nguồn lao động.
2. Một số hạn chế trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm , công tác kế toán của xí nghiệp còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục.
Giá trị thực tế hàng xuất giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, tiếp thị... cha đ- ợc tập hợp vào chi phí bán hàng. Khi xuất hàng phụ vụ công tác này, kế toán vẫn phải phản ánh giá vốn hàng xuất tơng tự nh hàng xuất thông thờng.
Nợ TK 632 Có TK 155
Nh vậy là cha hợp lý bởi xuất hàng trong trờng hợp này không mang lại doanh thu cho doanh nghiệp.
Thứ hai: Về hạch toán chi tiết hàng tồn kho xuất cho các cửa hàng bán lẻ vẫn coi nằm trong kho chỉ khi nào xác định là tiêu thụ thì mới ghi thẻ kho. Nh vậy phản ánh không chính xác số lợng hàng hoá tồn kho, mà số lợng hàng hoá này chỉ còn giá trị trên sổ sách. Do đó Công ty cần mở sổ (thẻ) theo dõi riêng cho trờng hợp này.
Thứ ba: Về phơng thức thanh toán. Hiện nay các khách hàng của Công ty đều thanh toán theo phơng thức trả chậm, thanh toán sau 15 ngày nhng thực tế khách hàng đều thanh tiền hành sau 20 ngày có khi đến 1 tháng. Điều này dẫn đến Công ty bị chiếm dụng vốn hợp pháp. Công ty phải trả lãi tiền vay ngân hàng, khách hàng chiếm dụng vốn của Công ty không phải trả phần lãi tiền vay này, dẫn đến lợi nhuận của hoạt động kinh doanh của Công ty bị giảm.
Thứ t: Thời gian báo cáo bán hàng của các nhân viên bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ không theo một quy định thống nhất nào mà ai làm xong trớc thì nộp trớc, ai làm xong sau thì nộp sau dẫn đến kế toán bán hàng đôi khi bị thiếu hụt thông tin làm chậm tiến độ xác định kết quả kinh doanh của phòng kế toán - tài vụ.
Thứ năm: Về chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, chi phí này chiếm tơng đối lớn trong tổng chi phí của doanhnghiệp. Đây là một con số không nhỏ. Công ty nên nghiên cứu cần tìm ra phơng thức mới để tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận.
Thứ sáu: Hình thức Nhật ký - Chứng từ có sửa đổi của Công ty vẫn còn chỗ cha hợp lý biểu hiện:
- Ghi trùng lặp giữa bảng kê xuất, sổ chi tiết thành phẩm và bảng kê tiêu thụ.
- Cha sử dụng các sổ chi tiết, sổ cái theo mẫu quy định.
+ Về xác định kết quả kinh doanh mặt hàng nhng hiện nay vẫn cha xác định kết quả cho từng mặt hàng, dịch vụ sẽ giúp xí nghiệp có quyết định về