IV. Phơng pháp tính lơng, trả lơng, tính BHXH thay lơng và phơng pháp nộp
1. phơng pháp tính lơng và trả lơng
a. Đối với bộ phận gián tiếp.
- Công ty trả lơng theo hình thức lơng thời gian, nó đợc áp dụng đối với đội ngũ CBCNV của công ty trong các phòng ban quản lý.
Công thức:
Mức lơng đợc lĩnh = Lơng thời gian x Hệ số bình quân chung + Khoản phụ cấp (nếu có)
- Lơng thời gian = lơng cấp bậc ngày x Số công thực tế
Cụ thể trong tháng 01/2001 bà Nguyễn Thị Phú trởng phòng kế toán có mức lơng cơ bản 625.700đ. Trong tháng Bà đi làm đủ số ngày làm việc theo chế độ cho bộ phận văn phòng là 24 ngày. Hệ số bình quân chung là 2.10 Bà đã làm đợc số ngày công làm việc thực tế là 25,5 công, biết Bà có tiền lơng phụ cấp là 137.000đ vậy ta tính đợc lơng của Bà Phú nh sau:
Mức lơng đợc lĩnh:
Mức lơng đợc lĩnh = 1.396.093 + 137.000đ = 1.533.093đ
Vậy lơng của Bà Phú đợc lĩnh trong tháng 01 là : 1.533.093đ
b. Đối với bộ phận trực tiếp:
- Để đảm bảo phản ánh chính xác số lợng và chất lợng sản phẩm hoặc khối lợng công việc hoàn thành của từng tổ đội, công nhân lắp ráp làm căn cứ tính trả lơng kiểm tra sự phù hợp của tiền lơng phải trả với kết quả lao động.
Các chứng từ để hạch toán kết quả lao động trong doanh nghiệp là phiếu giao việc sản xuất và xác nhận khối lợng sản phẩm công việc hoàn thành trong ngày.
- Hàng tháng căn cứ vào phiếu trên, ghi rõ nội dung công việc và xác nhận sản l- ợng vào trong phiếu và ghi rõ từng cá nhân sản xuất trong ngày đó. Sau khi đã đợc cán bộ nghiệm thu và xác nhận, ghi kết quả đó vào phiếu sản xuất.
- Để tính lơng cho công nhân sản xuất, kế toán thanh toán lơng phải tập hợp các chứng từ làm cơ sở cho việc xác định chính xác số tiền của từng công nhân sản xuất. Vì đặc điểm của công ty là sản xuất hàng xuất khẩu và tiêu dùng do đó có nhiều phơng pháp tính lơng cho công nhân sản xuất trực tiếp ở từng tổ, đội. Dới đây là một trong những phơng pháp tính lơng của công ty. Đây là phơng pháp đơn giản nhất đợc áp dụng thực tế tại công ty.
Cụ thể trong tháng 01/2001 anh Trần Văn Công của tổ lắp ráp xe máy có mức l- ơng cơ bản là 530.700đ anh đã làm đủ số ngày làm việc theo chế độ là 26 ngày (với công nhân lắp ráp). Số tiền lơng khoán của 1 ngày công của nhân viên của tổ lắp ráp là
4.022đ/ngày công. Và tổng số ngày công thực tế làm việc trong tháng của anh Công đạt 25 công. Biết anh không có phụ cấp lơng.
Vậy lơng của anh Công trong tháng 01 sẽ là: Mức lơng đợc lĩnh =
= (530.700/26 x 25 ngày công ) + (4.022 x 25 ngày công) = 510.288 + 100.550 = 610.838 đ
Vậy anh Công đợc lĩnh trong tháng 1 là : 610.838 đ - Hàng tháng công ty trả lơng làm 2 kỳ
Kỳ 1 là thanh toán tạm ứng vào ngày 10 hàng tháng. Mức thanh toán không vợt quá 50% lơng thực tế.
Kỳ 2 thanh toán nốt số tiền mà công nhân lĩnh sau khi trừ đi khoản tạm ứng kỳ 1 và đợc thanh toán vào cuối tháng.
2. Phơng pháp tính BHXH trả thay lơng của công ty.
* Theo chế độ mới quy định BHXH trả thay lơng đợc tính từng trờng hợp đợc trả nh sau:
- Trờng hợp nghỉ đẻ thai sản. + Thời gian đợc nghỉ hởng BHXH:
Đợc nghỉ 4tháng trong điều kiện làm việc bình thờng.
Đợc nghỉ 5 tháng đối với công nhân làm việc độc hại, nặng nhọc làm việc theo chế độ sai hoặc ở nơi có phụ cấp khu vực hệ số là 0,5; 0,7.
Đợc nghỉ 6 tháng đối với ngời làm việc ở nơi có phụ cấp khu vực hệ số là 1. Trờng hợp sinh con dới 60 ngày tuổi bị chết thì ngời mẹ đợc nghỉ 75 ngày. + Tỷ lệ nghỉ hởng BHXH:
Trong thời gian nghỉ ở trên thì ngời mẹ đợc hởng 100% lơng cơ bản. - Trờng hợp nghỉ vì ốm đau, tai nạn, rủi ro có xác nhận của y tế. + Thời gian đợc nghỉ hởng BHXH:
Trong điều kiện làm việc bình thờng, có thời gian đóng BHXH dới 15 ngày thì đ- ợc nghỉ 30 ngày trong 1 năm (không tính thứ 7, chủ nhật).
Nếu đóng BHXH từ 15 - 30 ngày thì đợc nghỉ 40 ngày/1năm. Nếu đóng BHXH từ 30 ngày trở lên thì hởng 50 ngày.
Nếu làm việc độc hại, nặng nhọc, nơi có phụ cấp 0,7thì đợc nghỉ thêm 10 ngày trong điều kiện làm việc bình thờng.
Nếu điều trị bệnh dài ngày với bệnh đặc biệt đợc Bộ y tế ban hành thì thời gian nghỉ hởng BHXH không quá 180 ngày.
+ Tỷ lệ hởng BHXH: Trong thời gian nghỉ chữa bệnh đợc hởng 75% lơng cơ bản.
• Công thức tính BHXH trả thay lơng:
= Mức lơng cơ bản của 1 ngày x Số ngày thực nghỉ x 75%
- Căn cứ vào chế độ quy định về BHXH trả thay lơng, công ty đã áp dụng trực tiếp đối với CBCNV trong công ty. Căn cứ vào từng đối tợng đợc hởng tỉ lệ BHXH kế toán tính toán thanh toán cho từng đối tợng trong từng trờng hợp nghỉ hởng BHXH.
Cụ thể trong tháng 01/2001 ông Nguyễn Văn Bằng tổ lắp ráp đã nghỉ 2 ngày do ốm đã có giấy xác nhận của bệnh viện Bạch Mai. Biết rằng lơng cơ bản của ông là 403.200đ.
Căn cứ vào thời gian nghỉ hởng BHXH và tỷ lệ nghỉ hởng BHXH theo chế độ quy định. Kế toán đã tính toán chi trả cho ông Bằng nh sau:
= 403.200/26 x 2 x 75% = 23.262đ
Vậy ông Bằng đợc hởng khoản BHXH trong 2 ngày nghỉ là 23.262đ
3. Phơng pháp tính BHXH, BHYT, KPCĐ tại công ty xây lắp và t vấn công nghiệp thc phẩm
* Trong tổng số 25% tính cho BHXH, BHYT, KPCĐ thì:
+ BHXH trích 20% tiền lơng cơ bản, trong đó 15% tính vào chi phí và 5% ngời lao động nộp bằng cách khấu trừ lơng.
+ BHYT trích 30%, trong đó 2% tính vào chi phí và 1% ngời lao động nộp bằng cách khấu trừ lơng. BHYT trích theo lơng cơ bản.
+ KPCĐ trích 2% tiền lơng thực tế phải trả CBCNV.
* Cụ thể: Trong tháng 01/2001 công ty đã trích các khoản nh sau: - BHXH, BHYT có tiền lơng cơ bản là 50.840.000đ
BHXH, BHYT phải trích trong tháng = 50.840.000đ x 23% = 11.693.200đ Trong đó: tính vào chi phí là: BHXH: 15% x 50.840.000đ = 7.626.000đ BHYT: 2% x 50.840.000đ = 1.016.800đ
- KPCĐ trích trong tháng 01/2001, có tổng tiền lơng thực tế 54.084.400đ.
Tính vào chi phí:
KPCĐ trích trong tháng = 2% x 73.814.300đ = 1.476.285
* Trong tổng số 25% tính cho BHXH, BHYT, KPCĐ công ty nộp nên cấp trên 24% còn 1% KPCĐ công ty giữ lại dùng để chi trả ốm đau, thai sản, tai nạn.
III. Kế toán tiền lơng và BHXH thay lơng ở công ty xây lắp và t vấn công nghiệp thc phẩm
1. Chứng từ kế toán:
a. Bảng chấm công
- Mục đích và phơng pháp lập:
Hạch toán sử dụng thời gian lao động là việc ghi chép kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế, thời gian ngừng việc, nghỉ việc của 1 ngời, mỗi bộ phận sản xuất trong từng thời gian, đối với từng sản phẩm công việc.
Bảng chấm công là chứng từ quan trọng đầu tiên để hạch toán thời gian lao động trong doanh nghiệp và nó là tài liệu quan trọng để tổng hợp đánh giá phân tích tình hình sử dụng thời gian lao động là cơ sở kế toán để tính toán kết quả lao động và tiền l- ơng cho CBCNV.
Bảng chấm công và chứng từ khác có liên quan đợc áp dụng riêng cho các phòng ban, từng tổ lắp ráp. Bảng chấm công đợc sử dụng trong 1 tháng và đợc theo dõi chấm công từng ngày trong tháng và còn làm cơ sở cho lập báo cáo định kỳ, phục vụ công tác quản lý và thời gian lao động trong công ty.
Bảng chấm công đợc treo công khai để cho CBNCV theo dõi. Cụ thể bảng chấm công tháng 01/2001 của phòng Tổ chức lao động tiền lơng nh sau:
Bảng chấm công phòng tổ chức lao động tiền lơng.
Tháng 01 năm 2001
Lơng cấp
Ngày trong tháng Quy ra công
Ký hiệu chấm 1 2 ... 30 31 Số công hởng l- ơng SP Số công hởng l- ơng thời gian Số công nghỉ ngừng việc 1 Nguyễn Thị Phú 827.400 x x ... x x 25,5 + Lơng SP: K 2 Nguyễn Văn Tài 625.800 x X ... x x 25,5 + Lơng thời gian
: X 3 Lê Thị Hải 357.000 x X ... x x 25,5 + ốm : ô 4 Nguyễn Văn
Xuân 373.800 x X ... x x 26,5 + Con ốm cô
Cộng 2.184.000 103
Ngời lập Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng thanh toán tạm ứng lơng kỳ 1
Bảng thanh toán tạm ứng lơng kỳ I đợc lập vào ngày 10 hàng tháng mức trích không quá 50% thu nhập của mỗi ngời.
Bảng thanh toán tạm ứng lơng kỳ I
Tháng 01năm2001 Phòng tổ chức hành chính
STT Họ và tên Lơng cơ bản Số tiền tạm ứng
Ký nhận
1 Nguyễn Thị Phú 827.400 500.000
2 Nguyễn Văn Tài 625.800 400.000
3 Lê Thị Hải 357.000 300.000
4 Nguyễn Văn Xuân 373.800 300.000
Tổng cộng 2.184.000 1.500.000
Ngời lập Ngời nhận Kế toán trởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Phiếu nghỉ hởng BHXH:
- Mục đích và phơng pháp lập.
+ Phiếu nghỉ hởng BHXH phải đợc bệnh viện, y tá của cơ quan cho nghỉ, việc nghỉ phải đợc các bác sĩ, y sĩ chuyên môn xác nhận ngày nghỉ của cán bộ công nhân viên.
+ Khi nghỉ phải nộp giấy này cho ngời chấm công cuối tháng, phiếu nghỉ hởng BHXH đợc tính kèm với bảng chấm công gửi vào phòng kế toán để kế toán tính toán về BHXH trả cho CBCNV thay lơng.
+ Sau khi nhận đợc giấy này kế toán phải tính toán tiền BHXH trả thay lơng và ghi ngay vào phiếu này.
Phiếu nghỉ hởng BHXH
Số 02 Họ và tên: Trơng ánh Hồng
Tên cơ quan y tế Lý do Ngày
tháng số ngày cho nghỉTổng Y, Bác sĩ ký Số ngày Xác nhận số Từ ngày Đến ngày Bệnh viện Bạch Mai Nghỉ ốm 2 22/01 24/01 2 2 .Bảng thanh toán BHXH. - Mục đích và phơng pháp lập:
+ Bảng này có thể lập cho từng bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp. + Cơ sở lập bảng thanh toán BHXH là phiếu nghỉ BHXH
+ Khi lập bảng ghi chi tiết theo từng trờng hợp cụ thể về chế độ hởng BHXH nh ốm đau, thai sản, tai nạn.
+ Cuối tháng tổng cộng số ngày nghỉ và số tiền đợc trợ cấp cho từng trờng hợp. Sau đó chuyển cho ban VHXH xác nhận, và kế toán trởng duyệt sau đó chuyển cho bên BHXH duyệt chi.
Bảng này lập làm 2 liên; 1 liên cho cơ quan quản lý BHXH 1 liên lu tại phòng kế toán.
Bảng thanh toán BHXH
Toàn công ty t vấn và xây lắp tháng 1/2001
STT Họ và tên Lơng cấp bậc Số ngày nghỉ và tiền trợ cấp Tổng cộng Ngày nghỉ Số tiền Ngày nghỉ Số tiền Ngày nghỉ Số tiền Ngày nghỉ Số tiền 1 Trơng ánh Hồng 403.200 2 23.262 2 23262 2 Vũ Kim Anh 489.400 1 28.234 1 28.234 Cộng 2 23.262 1 28.234 3 51.496
Tổng số tiền (viết bằng chữ): (Năm mơi mốt nghìn bốn trăm chín sáu đồng).
Kế toán BHXH Trởng ban BHXH Kế toán trởng
(Ký, đóng dấu) (Ký, đóng dấu) (Ký, đóng dấu)
Phiếu chi:
Phiếu chi số: 02
Ngày 10 tháng 01 năm 2001
Họ tên ngời nhận: Nguyễn Văn Xuân Địa chỉ: Phòng Tổ chc hành chính
Lý do chi: Tạm ứng lơng kỳ 1 cho phòng tổ chức
Số tiền: 1.500.000 (bằng chữ: Một triệu năm trăm nghin đồng chẵn) Kèm theo chứng từ gốc
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguyễn Thị Minh Đặng đình Đông
Đã nhận đủ: (Một triệu năm trăm nghin đồng chẵn) Ngày 10 tháng 01 năm 2001
Thủ quỹ Ngời nhận tiền
Trần xuân Nam Nguyễn Văn Xuân
Phiếu chi Số: 13
Ngày 31 tháng 01 năm 2001
Họ tên ngời nhận: Nguyễn Văn Xuân Địa chỉ: Phòng Tổ chc hành chính
Lý do chi: Tạm ứng lơng kỳ 2 cho phòng tổ chc hành chính Số tiền: 684.000 (bằng chữ: Sáu trăm tám mơi t nghin đồng) Kèm theo chứng từ gốc
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguyễn Thị Minh Đặng đinh Đông
Đã nhận đủ:( Sáu trăm tám mơi t nghin đồng)
Ngày 31 tháng 01 năm 2001
Thủ quỹ Ngời nhận tiền
Trần xuân nam Nguyễn Văn Xuân
Các nghiệp vụ hạch toán lơng và BHXH trả thay lơng.
Trong tháng 01/2001 có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau:
NV1: Căn cứ phiếu chi số 02 ngày 10/01/2001 về chi tạm ứng lơng. Kế toán định khoản:
Nợ TK 334: 1.500.000đ
Có TK 111: 1.500.000đ (SCT: Phòng tổ chức hành chính
phải trả CNV - Số đã trả 1.500.000đ )
Ta hạch toán :
Nợ TK 112: 51.496đ
Có TK 338: 51.496đ
Kế toán hach toán chi trả cho từng đối tợng hởng trợ cấp BHXH: Nợ TK 338: 51.496đ
Có TK 111: 51.496đ
NV3: Cuối tháng căn cứ vào phiếu chi số 13 ngày 31/01/2001. Kế toán chi lơng kỳ 2 cho CBCNV.
Nợ TK 334: 684.000đ
Có TK 111: 684.000đ (SCT: Phòng tổ chức hành chính
phải tra CNV - số đã trả 684.000đ)
Sổ sách kế toán liên quan đến tiền lơng và BHXH trả thay lơng
Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH.
- Mục đích:
Là bảng tổng hợp dùng để tập hợp và phân bổ tiền lơng thực tế phải trả (lơng chính; lơng phụ; và khoản khác), BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích nộp trong tháng, phân bổ cho đối tợng sử dụng.
- Phơng pháp lập:
+ Hàng tháng căn cứ vào chứng từ lao động tiền lơng, kế toán tiến hành phân loại và tập hợp tiền lơng phải trả cho từng đối tợng sử dụng lao động, trong đó cần phân biệt lơng chính; lơng phụ và khoản khác để ghi vào cột có TK 334 ở các dòng phù hợp.
+ Căn cứ vào tiền lơng thực tế phải trả, tỉ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, ghi vào cột có 338 và nợ các cột khác.
Chứng từ ghi sổ: Phơng pháp lập.
Chứng từ ghi sổ đợc lập khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra. Kế toán căn cứ vào số hiệu tài khoản, số tiền phát sinh để lập chứng từ ghi sổ, các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại theo chứng từ cùng nội dung tính chất nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ tách rời giữ việc theo thứ tự thời gian, ghi nhật ký và ghi theo hệ thống, giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Chứng từ ghi sổ
Số 07
Ngày 31 tháng 01 năm 2001
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Phân bổ tiền lơng tháng
154 334 20.000 642 334 125.000 Cộng 145.000 Kèm theo... chứng từ gốc Ngời lập Kế toán trởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ cái:
- Là sổ kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán, đợc quy định trong tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp . Mỗi tài khoản đợc mở một hoặc một số trang liên tiếp đủ để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán.
Sổ cái
Năm 2001
Tên tài khoản: Phải trả công nhân viên Số hiệu: TK 334
NT ghi sổ
Chứng từ ghi
sổ Diễn giải hiệu Số
TK đối Số tiền Số Ngày Nợ Có - Số d đầu kỳ 5.000 Số phát sinh trong kỳ 5/1 1 5/1 Tính lơng phải trả 154 20.000 642 125000 31/1 2 31/1 Trả lơng 111 144800 141 200 07 31/1 Tính thởng 415 20.000 BHXH phải trả 338 15.000 …vv Cộng phát sinh 181.000 180.000 Só d cuối kỳ 4.000 Ngày 31tháng 1 năm 2001
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Phiếu chi
- Là một chứng từ kế toán dùng để xác định các khoản tiền mặt, vàng bạc, đá quý thực tế xuất quỹ. Làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ ghi sổ và kế toán ghi sổ kế toán tiền mặt.
- Phơng pháp lập: Lập làm 2 liên + Liên 1: Lu ở đơn vị lập phiếu
+ Liên 2: Dùng ghi sổ quỹ sau đó tính kèm báo cáo quỹ gửi tới kế toán