Việc lập, luân chuyển, kiểm tra, ký duyệt, bảo quản và lưu giữ chứng từ được công ty quy định rõ ràng trách nhiệm cho từng phòng ban, bộ phận. Cụ thể, Phòng phân phối dự án lập các chứng từ liên quan đến nhập kho hàng hoá, Phòng nhân sự lập chứng từ liên quan đến tiền lương và nhân viên, Phòng kế toán lập chứng từ về tiền, TSCĐ, phiếu xuất kho... Các chứng từ sau khi lập đều được tập hợp tại phòng kế toán, các kế toán viên của từng phần hành sẽ kiểm tra, ký duyệt, sau đó nhập liệu vào phần mềm kế toán, tiến hành bảo quản và lưu trữ. Chứng từ kế toán được lưu trữ tuỳ thuộc đặc điểm của từng phần hành để tiện theo dõi, chẳng hạn chứng từ về tiền sẽ được lưu theo ngày tháng, riêng cho từng ngân hàng…
Công ty sử dụng danh mục chứng từ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC và chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật bổ sung khác.( Bảng 2-2, Trang 23)
Bảng 2-2: Danh mục chứng từ kế toán
STT Chứng từ sử dụng Số hiệu
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH 15
Lao động tiền lương
1 Bảng chấm công 01a-LĐTL
2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL
3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL
4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL
5 Giấy đi đường 04-LĐTL
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL 7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL
8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL
9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu)hợp đồng giao khoán 09-LĐTL 11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL 12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL
Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho 01-VT
2 Phiếu xuất kho 02-VT
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 03-VT
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa 05-VT
6 Bảng kê mua hàng 06-VT
7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT
Bán hàng
1 Bảng thanh toán tiền hàng đại lý, ký gửi 01-BH
2 Thẻ quầy hàng 02-BH
Tiền tệ
1 Phiếu thu 01-TT
2 Phiếu chi 02-TT
3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT
4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT
5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT
6 Biên lai thu tiền 06-TT
7 Bảng kê vàng bạc, kim khí, đá quý 07-TT
8 Bảng kiểm kê quỹ dùng cho VNĐ 08a-TT
9 Bảng kiểm kê quy( dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý
08b-TT
10 Bảng kê chi tiền 09-TT
Tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ
2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ
3 Biên bản bàn giao sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ
4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ
5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ
6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP
LUẬT KHÁC
1 Giấy chứng nhận ngỉ ốm hưởng BHXH
2 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản
3 Hoá đơn Giá trị gia tăng 01GTKT-3LL
4 Hoá đơn bán hàng thông thường 02GTGT-3LL
5 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03PXK-3LL 6 Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý 04HDL-3LL 7 Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính 05TTC-LL 8 Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn 04/GTGT
2.2.3.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 2.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Công ty sử dụng hình thức kế toán là: “Nhật ký chứng từ’ và được thực hiện trên máy vi tính.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ như Bảng 2-3 (Trang 24)
Bảng 2-3
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – chứng từ
SV Vi Minh Thuý
Bảng kê Nhật ký chứng
từ
Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
Báo cáo tài chính Chứng từ kế toán và các
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất và kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký – chứng từ liên quan.
- Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các sổ Nhật ký – chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký – chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký – chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, ther kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký – chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính.
2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Công ty sử dụng 4 biểu mẫu báo cáo tổng hợp: - Bảng cân đối kế toán tổng hợp: Mẫu số B 01 – DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tổng hợp: Mẫu số B 02 – DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B 03 – DN
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính tổng hợp: Mẫu số B 09 – DN
* Báo cáo tài chính tổng hợp phải lập và nộp vào cuối kỳ kế toán năm tài chính cho các cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
* Báo cáo kế toán tổng hợp phải được công khai trong thời hạn 120 ngày kể từ ngày kết thục kỳ kế toán năm.
* Hết mỗi năm Công ty lập báo cáo năm gửi cho: cơ quan thuế, cơ quan thống kê, sở công thương Lạng Sơn.
2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ
2.3.1. Tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán
Kế toán tiền mặt:
- Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên bản thu tiền, bảng kiểm kê quỹ.
- Tài khoản sử dụng: TK 1111- Tiền mặt VNĐ tại quỹ và các tài khoản liên quan.
- Hạch toán chi tiết: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt kế toán tiền hành ghi vào sổ Nhật ký chứng từ số 1, Bảng kê số 1 và sổ chi tiết tài khoản 111.
- Hạch toán tổng hợp: Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu chiếu số liệu giữa Bảng kê số 1, sổ chi tiết tài khoản 111 và Nhật ký chứng từ số1.Từ sổ Nhật ký chung kế toán tiến hành ghi sổ cái tài khoản 111 và là cơ sở để lập các báo cáo tài chính.
Kế toán tiền gửi ngân hàng
- Chứng từ: Giấy báo nợ, giấy báo có, séc chuyển tiền
- Tài khoản : kế toán sử dụng TK 1121- tiền gửi VNĐ tại ngân hàng TK 11211 - Tiền VNĐ gửi tại ngân hàng đầu tư và phát triển Lạng Sơn TK 11212 – Tiền VNĐ gửi tại ngân hàng công thương Lạng Sơn TK 11213 - Tiền VNĐ gửi tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển… Và các tài khoản liên quan.
- Hạch toán chi tiết: Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan đến TGNH để vào Nhật ký chứng từ số 2, Bảng kê 2 và sổ chi tiết TK112
- Hạch toán tổng hợp: Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu giữa Bảng kê số 2, sổ chi tiết TK 112 với chật ký chứng từ số 2. Từ Nhật ký chứng từ số 2 kế toán vào sổ cái TK 112 và là căn cứ để lập các báo cáo tài chính.
Kế toán các khoản thanh toán
- Chứng từ: Hoá đơn GTGT hàng mua vào, bán ra, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng kinh tế…..
- Tài khoản:
TK 131- Phải thu khách hàng (được chi tiết cho từng khách hàng) TK 331- Phải trả người bán (được chi tiết cho từng nhà cung cấp) Và các TK liên quan đến việc mua bán hàng hóa.
- Hạch toán chi tiết: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế toán vào Sổ Nhật ký chứng từ số 5 , Bảng kê số 11 và sổ chi tiết TK 131, TK 331
- Hạch toán tổng hợp: Cuối tháng kế toán căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 5 để vào sổ cái TK 331. Căn cứ vào Bảng kê số 11 để vào sổ cái TK131. Căn cứ vào đó để lập các báo cáo tài chính.
2.3.2. Tổ chức hạch toán kế toán thuế và TSCĐ
Kế toán TSCĐ
- Tài khoản : TK 2111 - Nhà cửa, vật kiến trúc TK 2112 – Máy móc, thiết bị TK 2113 – Phương tiện vận tải TK 2114 – Thiết bị- dụng cụ quản lý TK 2115 – Cây lâu năm
TK 2118 – TSCĐ khác TK 213 – TSCĐ vô hình
TK 2141 – Hao mòn TSCĐ HH K 2143 – Hao mòn TSCĐ VH
Và các TK liên quan đến việc tăng, giảm TSCĐ và các TK chi phí để phản ánh khấu hao.
- Hạch toán chi tiết: Khi có phát sinh nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ, kế toán tiến hành ghi vào Nhật ký chứng từ số 9 và thẻ TSCĐ. Hàng tháng căn cứ vào số khấu hao trích hàng tháng để ghi vào Nhật ký chứng từ số 7.
- Hạch toán tổng hợp: hàng tháng kế toán căn cứ vào Nhật ký chứng từ sổ 9 để vào sổ cái TK 211, và căn cứ để lập báo cáo tài chính.
Kế toán thuế
- Chứng từ: Hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi… - Tài khoản:
TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá- dịch vụ TK 1333 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng xuất nhập khẩu. TK 1334 – Thuế GTGT được khấu trừ của dự án toà nhà.
TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp. TK 33312 – Thuế GTGT của hàng nhập khẩu.
TK 3333 – Thuế nhập khẩu phải nộp TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt.
- Hạch toán chi tiết: Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn mua bán hàng kế toán tiến hành kê khai vào bảng kê khai thuế.
- Hạch toán tổng hợp: Cuối tháng kế toán thuế của Công ty căn cứ vào các bảng kê khai thuế của các cơ sở đế đối chiếu và lập báo cáo thuế chung cho toàn Công ty.
2.3.3. Tổ chức hạch toán kế toán tại các cơ sở
- Chứng từ: Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn giá trị gia tăng, giấy để nghị tạm ứng, bảng tính lương…Các cơ sở hạch toán độc lập nên có đầy đủ các chứng từ theo quyết đinh 15/2006/QĐ –BTC
- Tài khoản: Bảng hệ thống các tài khoản được Công ty thống nhất chung và chi tiết cụ thể theo hoạt động của từng cơ sở, các cơ sở sẽ cụ thể hoá theo từng hoạt động của cơ sở mình.
- Hạch toán chi tiết: Hàng ngày căn cứ vào các phát sinh tại cơ sở, kế toán sẽ tiến hành ghi chép vào sổ sách có liên quan.
- Hạch toán tổng hợp: Hàng tháng kế toán tại các cơ sở nộp Báo cáo kinh doanh, Bảng tính lương và bảo hiểm, Bảng kê khai thuế lên Công ty.
2.3.4.Tổ chức hạch toán kế toán tổng hợp
Kế toán tổng hợp căn cứ vào các báo cáo của cơ sở gửi lên hàng tháng để tiến hành lập báo cáo tổng hợp của toàn Công ty.
PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH VÀ XNK
LẠNG SƠN.
3.1. Đánh giá về tổ chức bộ máy kế toán tai Công ty cổ phần du lịch và XNK Lạng Sơn. XNK Lạng Sơn.
- Bộ máy kế toán của Công ty là hợp lý và phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty và đúng với những quy định trong điều lệ tổ chức bộ máy kế toán Nhà nước, phù hợp với những chính sách, chế độ, thể lệ văn bản pháp quy về kế toán do Nhà nước ban hành.
- Do Công ty có nhiều cơ sở nên bộ máy kế toán của Công ty khá phức tạp và bị phân tán.
3.2. Đánh giá về tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Du lịch và XNK Lạng Sơn. XNK Lạng Sơn.
* Ưu điểm:
- Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung và hạch toán theo hình thức: “Nhật ký – chứng từ” là phù hợp với điều kiện của Công ty.
- Công tác kế toán của Công ty được phân công trách nhiệm cụ thể đến từng cơ sở, từng người giúp cho công tác kế toán được rõ ràng và không bị trồng chéo côn việc lẫn nhau.
- Quy trình quản lý, luân chuyển chứng từ của Công ty chặt chẽ và đảm bảo phù hợp với quy định.
- Việc lưu trữ chứng từ, sổ sách khoa học, ngăn nắp, các viên kế toán nắm vững các nghiệp vụ, tương đối đều về chuyên môn chính. Chính điều này là cơ sở để giúp cho đội ngũ kế toán hoạt động phù hợp với tình hình thực tế sản xuất kinh doanh tại Công ty.
- Các khâu kế toán được phối hợp chặt chẽ, giúp cho công tác kế toán được tiến hành suôn sẻ, đảm bảo công tác kế toán của Công ty được kịp thời và đúng theo quy định.
- Công ty được trang bị máy vi tính đầy đủ tạo điều kiện cho công việc kế toán tiến hành kịp thời, phục vụ yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu chính xác, giúp cho nhân viên giảm nhẹ việc ghi chép thủ công. Đồng thời các tài liệu được lưu trữ trong máy vi tính sẽ dễ dàng và giảm bớt được một số sổ sách không cần thiết.
* Nhược điểm
Do bộ máy kế toán khá cồng kềnh, các cơ sở phải hạch toán báo sổ định kỳ lên Công ty nên việc luân chuyển chứng từ đôi khi không kịp thời.
- Do đặc điểm tình hình kinh doanh của Công ty nên không thể tập trung tất cả tại phòng kế toán của Công ty, do vậy công việc kế toán tại Công ty bị dồn vào ngày cuối tháng.
- Công tác kế toán tại cơ sở khá phức tạp và khó khăn khi phải làm việc như một kế toán tổng hợp đồng thời phải tiến hành hạch toán theo phương pháp báo sổ về Công ty.