III. tổ chức hạch toán trên các phần hành chủ yếu tại Công ty xây dựng số
3. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (NVL, CCDC) :
NVL,CCDC ở Công ty đợc hạch toán chi tiết theo từng loại, từng nhóm theo cả hiện vật và giá trị. Mỗi loại NVL, CCDC có ký hiệu riêng và đợc đăng ký có hệ thống trên sổ " Danh mục NVL, CCDC sử dụng ". NVL, CCDC đợc chia thành các loại sau:
- NVL chính: Xi măng, cát, vôi, gạch đá, sắt, thép, đế, vỉa, ống phi…
- Vật liệu phụ: Thép lợp, tôn lợp, tôn úp nóc, sơn gu, sơn xịt, sơn ICI, Bột bả, băng keo, cửa sổ kính, cửa Pano, tấm đan, con tiện, …
- Nhiên liệu: Dầu diezel, xăng Mogas 92,93 .…
- CCDC : Bu lông, búa, đục bê tông, tăng đơ, thớc thép, đinh bê tông, que hàn, bản lề thuỷ lực, dây chão, dây thừng,…
- Vật liệu khác: Cút nớc, van, tiểu ngũ kim .…
NVL, CCDC đợc tính theo giá thực tế, trong giá thực tế không có thuế giá trị gia tăng. Đối với NVL, CCDC nhập kho: Giá thực tế bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn + các chi phí thu mua - các khoản giảm giá mua hàng đợc hởng. Với NVL, CCDC xuất dùng trong kỳ: giá thực tế NVL, CCDC xuất kho là giá thực tế đích danh. CCDC đợc phân bổ theo thời gian sử dụng và thờng sử dụng hai phơng pháp: phân bổ một lần và phân bổ nhiều lần.
- Đối với chứng từ nhập kho: Căn cứ vào hoá đơn GTGT hay phiếu giao hàng của nhà cung cấp, thủ kho và cán bộ phụ trách cung ứng có trách nhiệm kiểm tra vật liệu thu mua cả về số lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại. Kế toán lập phiếu nhập kho ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên ngời nhập vật t, số hoá đơn và tên kho nhập. Thủ kho ghi số lợng thực nhập vào kho rồi chuyển cho cán bộ phụ trách cung tiêu kiểm duyệt, ký xác nhận, thủ kho cùng ngời giao hàng ký, ghi rõ họ tên. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên, liên 1 lu tại gốc, liên 2 giao cho đại diện nhà cung cấp (Ngời giao hàng), liên 3 dùng để luân chuyển nội bộ và là cơ sở để ghi sổ, thẻ và hạch toán kế toán. Tr- ờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao hàng lập biên bản.
- Đối với chứng từ xuất kho: Khi có nhu cầu sử dụng vật t, bộ phận có nhu cầu sử dụng lập phiếu xin lĩnh vật t có chữ ký của ngời phụ trách bộ phận, giao cho ngời cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Thủ kho lập phiếu xuất kho ghi tên, địa chỉ của đơn vị, số và ngày tháng năm lập phiếu, lý do sử dụng, kho xuất vật t. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lợng thực tế xuất kho, ngày tháng năm xuất kho và cùng ngời nhận vật t ký tên vào phiếu. Sau đó chuyển cho kế toán để ghi đơn giá và tính thành tiền của từng loại vật t. Cuối cùng phụ trách bộ phận cung tiêu ký phiếu xuất kho để hoàn tất chứng từ. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên, liên 1 lu tại gốc, liên 2 giao cho ngời nhận vật t giữ, liên 3 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán làm cơ sở ghi sổ và hạch toán kế toán.
Căn cứ vào các chứng từ : Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho và kế toán tiến hành ghi thẻ kho và sổ chi tiết NVL, CCDC. Thẻ kho, sổ chi tiết đợc mở cho một năm, mỗi chứng từ đợc ghi một dòng, mỗi loại NVL, CCDC đợc theo dõi trên một trang hoặc một vài trang. Thẻ kho phản ánh tình hình nhập xuất tồn vật t về mặt số lợng còn sổ chi tiết vật t theo dõi cả mặt số lợng và giá trị. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng thẻ kho, sổ kế toán chi tiết, lập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn và bảng tổng hợp chi tiết NVL, CCDC. Hai bảng này đợc liệt kê theo "Sổ danh mục NVL, CCDC ". Số lợng từng thứ, loại NVL, CCDC đợc lấy ở dòng tổng cộng trên sổ, thẻ kế toán chi tiết của từng thứ, loại tơng ứng.
Toàn bộ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đợc liệt kê vào tờ kê thanh toán chứng từ nhập kho và bảng kê chứng từ xuất kho làm cơ sở lập bảng phân bổ VL, CCDC cho từng đối tợng sử dụng. Bảng phân bổ sau khi đợc kiểm tra tính toán là căn cứ để kế toán tổng hợp ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ Cái các tài khoản 152, 153. Số liệu trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn và bảng tổng hợp chi tiết NVL,CCDC đợc đối chiếu khớp đúng với số liệu trên sổ Cái TK 152, 153 và là căn cứ để lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo kế toán.
Sổ cái tài khoản 152,153 Thẻ kho, sổ chi tiết vl, ccdc Bảng tổng hợp nhập xuất tồn,… Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký chung bảng phân bổ vl, ccdc
Sơ đồ 7: Sơ đồ quy trình hạch toán NVL, CCDC 4. Tổ chức hạch toán tài sản cố định (TSCĐ):
TSCĐ trong Công ty có nhiều loại với tính chất đầu t, công dụng và tình hình sử dụng khác nhau mỗi loại TSCĐ có số hiệu riêng và đ… ợc đăng có hệ thống trong sổ “ Danh mục TSCĐ “. Tuỳ theo nguồn vốn, theo nguồn hình thành và chức năng của từng loại TSCĐ mà TSCĐ đợc phân thành các loại sau:
- Nhà cửa: Trụ sở Công ty, khách sạn, nhà làm việc.
- Máy móc thi công: Máy xúc, cẩu tháp, cẩu trục máy bơm, máy ép, máy
trộn bê tông, máy khoan đứng, máy vận thăng, máy cắt sắt…
- Máy móc khách sạn: Điều hoà, đầu video, cáp truyền hình, lò hơi, máy
Fax, máy giặt, tổng đài điện thoại, hệ thống báo cháy, .…
- Thiết bị văn phòng: Điều hoà, máy Fax, máy photocopy, máy vi tính,
máy in, điện thoại di động,…
- Phơng tiện vận tải : Ô tô 4 chỗ BMW, TOYOTA, ô tô Suzuki 12 chỗ
ngồi, xe IFA tự đổ W50, xe MAZ tự đổ 5549, xe MAZ bệ,…
Phơng pháp khấu hao đợc lựa chọn để thu hồi vốn nhanh, đầy đủ và phù hợp với khả năng trang trải chi phí của Công ty là phơng pháp khấu hao đều. Tuy nhiên tuỳ theo từng loại TSCĐ Công ty còn sử dụng thêm phơng pháp khấu hao theo hiệu quả sử dụng TSCĐ hoặc lợi nhuận trong quá trình sản xuất kinh doanh. Các chứng từ sử dung là: hồ sơ TSCĐ, biên bản thanh lý nhợng bán TSCĐ, thẻ TSCĐ.
Mỗi khi có TSCĐ tăng thêm thì phòng Tài vụ kết hợp với các phòng ban chức năng kiểm tra, xác nhận và lập hồ sơ cho TSCĐ đó. Hồ sơ bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, các tài liệu kỹ thuật, hoá đơn GTGT, hoá đơn vận chuyển, giấy bảo hành, Biên bản giao nhận TSCĐ có thể đ… ợc lập cho từng TSCĐ hoặc nhiều TSCĐ cùng loại, cùng giá trị và do cùng một nhà cung cấp. Biên bản giao nhận TSCĐ có đầy đủ các nội dung: tên, quy cách, số hiệu, năm đa vào sử dụng, nguyên giá, tỷ lệ (%) hao mòn... Biên bản giao nhận TSCĐ đợc lập thành 2 bản, mỗi bên giao nhận giữ một bản.
Khi có quyết định về việc thanh lý, nhợng bán TSCĐ thì bộ phận sử dụng cùng phòng Tài vụ kết hợp với các phòng ban chức năng tiến hành lập biên bản thanh lý, nhợng bán. Trong đó ghi tên, số hiệu, năm đa vào sử dụng, nguyên giá, tính giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý, giá trị còn lại của TSCĐ, xác định chi phí và giá trị thu hồi do thanh lý, nhợng bán. Biên bản thanh lý, nhợng bán có đầy đủ chữ ký, họ tên của phụ trách bộ phận sử dụng, kế toán trởng và Giám đốc Công ty.
Căn cứ vào Hồ sơ TSCĐ và Biên bản thanh lý, nhợng bán TSCĐ kế toán mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết từng TSCĐ, tình hình thay đổi nguyên giá và gía trị hao mòn đã trích hàng năm của từng TSCĐ. Chỉ tiêu NGTSCĐ đợc ghi ngay khi bắt đằu hình thành TSCĐ và qua từng thời kỳ do đánh giá lại, sửa chữa, nâng cấp, cải tạo, và giá trị hao mòn đã trích qua các năm (Giá trị hao mòn đ… - ợc ghi tổng số đã trích đến thời điểm vào thẻ). Nếu TSCĐ có phụ tùng, dụng cụ, đồ nghề kèm theo cũng đợc phản ánh vào thẻ TSCĐ. Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập, kế toán trởng ký xác nhận. Căn cứ vào thẻ TSCĐ kế toán ghi vào sổ chi tiết TSCĐ. Sổ này lập chung cho toàn Công ty đồng thời ghi tiếp vào sổ theo dõi TSCĐ theo từng đơn vị, bộ phận sử dụng. Mỗi thẻ TSCĐ đợc phản ánh trên một sổ hay một số trang sổ. Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng thẻ, sổ chi tiết TSCĐ lập Bảng tổng hợp TSCĐ. Bảng tổng hợp TSCĐ thông thờng đợc liệt kê theo sổ danh mục TSCĐ. Căn cứ vào thẻ, sổ chi tiết TSCĐ kế toán lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ cho từng đối tợng sử dụng. Bảng phân bổ sau khi đ- ợc kiểm tra, tính toán là căn cứ để kế toán tổng hợp ghi vào sổ Nhật ký chung, từ đó ghi vào sổ Cái TK 211,214. Số liệu trên sổ Cái và bảng tổng hợp TSCĐ đ- ợc đối chiếu, khớp đúng là căn cứ để lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo kế toán. Sổ cái các tài khoản 211,214 Sổ TSCĐ toàn dn, sổ TSCĐ theo đơn vị sd Bảng tổng hợp TSCĐ Hồ sơ TSCĐ , Biên bản thanh lý TSCĐ .. Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký chung Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 33
Sơ đồ 8: Sơ đồ quy trình hạch toán TSCĐ 5. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành:
Chi phí sản xuất của Công ty có nhiều loại nên nhằm tạo thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán chi phí nên Công ty thựchiện phân loại chi phí theo yếu tố bao gồm: yếu tố nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, yếu tố tiền lơng và các khoản trích theo lơng, yếu tố khấu hao TSCĐ, yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài, yếu tố chi phí khác bằng tiền. Trờng hợp chi phí phát sinh phục vụ cho nhiều đối tợng khác nhau thì thực hiện phơng pháp phân bổ cho các đối tợng sử dụng theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp.
Các chứng từ đợc sử dụng là: Phiếu chi, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng thanh toán lơng và BHXH, bảng phân bổ NVL, CCDC…
- Đối với chi phí NVL, CCDC sản xuất :
Khi có nhu cầu sử dụng NVL, CCDC bộ phận sử dụng viết phiếu đề nghị xuất vật t trình phụ trách bộ phận duyệt. Sau đó giao cho ngời cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Khi phát sinh việc xuất vật t, thủ kho phải lập phiếu xuất kho, ghi số lợng thực xuất của từng thứ, ghi ngày tháng năm xuất kho, lý do xuất kho, bộ phận sử dụng rồi cùng ngời nhận vật t ký tên vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đợc gửi về phòng kế toán để xác định giá xuất vật t, kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và ký tên, trình Giám đốc xí nghiệp ký duyệt để hoàn tất chứng từ. Các phiếu xuất kho đợc liệt kê vào bảng kê chứng từ xuất kho làm cơ sở để lập bảng phân bổ NVL, CCDC cho từng đối tợng sử dụng rồi chuyển về phòng Tài vụ của Công ty để hạch toán kế toán. Căn cứ vào bảng phân bổ NVL, CCDC kế toán phòng Tài vụ tiến hành ghi vào sổ tập hợp chi phí sản xuất theo
- Đối với chi phí tiền lơng của công nhân sản xuất trực tiếp :
Căn cứ vào bảng chấm công, phiếu nghỉ hởng BHXH, hợp đồng giao khoán, phiếu báo làm thêm giờ kế toán các đơn vị có trách nhiệm tính toán cụ thể… từng khoản lơng và các khoản trích theo lơng cho từng lao động, tổ, đội sản xuất để lập bảng tính lơng và bảng thanh toán lơng và BHXH. Căn cứ vào bảng tính lơng và bảng thanh toán lơng và BHXH và tình hình thực tế sử dụng lao động, kế toán đơn vị xác định đối tợng sử dụng để lập bảng phân bổ tiền lơng và BHXH. Ba bảng này đều có chữ ký và họ tên của kế toán đơn vị và xác nhận của Giám đốc. Sau đó đợc chuyển cho kế toán tiền lơng phòng Tài vụ kiểm tra việc tính toán, ghi chép và phân bổ trên bảng phân bổ tiền lơng và BHXH. Sau khi xem xét, kế toán tiền lơng ký và trình kế toán trởng Công ty kiểm soát và xác nhận. Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH là cơ sở để kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành ghi vào sổ chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí tơng ứng. - Đối với chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào tình hình sử dụng TSCĐ và mục đích sử dụng cho các đối tợng cụ thể, kế toán đơn vị lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ theo từng đối tợng, ký tên rồi trình Giám đốc đơn vị xác nhận. Sau đó chuyển cho kế toán TSCĐ phòng Tài vụ kiểm tra việc tính toán, ghi chép và phân bổ trên bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ của đơn vị. Sau khi kiểm tra, kế toán TSCĐ ký rồi trình kế toán trởng Công ty xác nhận. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ là căn cứ để kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành tiến hành ghi vào sổ tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục chi phí tơng ứng.
- Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài nh điện, nớc, điện thoại và các dịch vụ mua ngoài khác: Căn cứ vào hoá đơn GTGT của nhà cung cấp, kế toán đơn vị tập hợp, liệt kê vào bảng kê chi tiết chi phí dịch vụ mua ngoài và xác định đối t- ợng để lập bảng phân bổ chi phí dịch vụ mua ngoài, ký tên rồi trình Giám đốc xí nghiệp xác nhận sau đó chuyển cho kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành phòng Tài vụ kiểm tra, hạch toán và ghi sổ kế toán tập hợp chi phí sản xuất theo từng khoản mục chi phí tơng ứng.
- Đối với các khoản chi phí bằng tiền khác cũng đợc tập hợp và thực hiện nh trên.
Tất cả các bảng phân bổ kể trên sau khi đã đợc kiểm tra, kiểm soát là căn cứ để kế toán tổng hợp ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ Cái các TK 621, 622, 623, 627,154. Cuối niên độ kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính gía thành có trách nhiệm tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ và chi phí dở dang đầu kỳ theo từng đơn vị sử dụng và đối tợng sử dụng chi phí vào bảng tổng hợp chi phí sản xuất. Riêng đối với các sản phẩm, lao vụ, dịch vụ khác (khách sạn, t vấn, lữ hành, xuất khẩu lao động, ) thì việc tính giá thành đ… ợc thực hiện theo từng quý phát sinh.
Căn cứ vào phiếu xác định giá trị khối lợng xây lắp dở dang do phòng Kinh tế- kỹ thuật thực hiện, kế toán xác định giá trị khối lợng giá trị xây lắp dở dang cuối kỳ theo công thức :
Giá trị khối lợng xây lắp dở dang cuối kỳ = Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ + Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ Giá trị của khối l-
ợng xây lắp hoàn thành theo dự toán + Giá trị khối l- ợng xây lắp dở dang cuối kỳ theo dự toán X Giá trị khối lợng xây lắp dở dang cuối kỳ theo giá
Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành tiến hành lập thẻ tính giá thành đối với từng đối tợng cụ thể. Giá thành công trình hoàn thành đợc tính theo công thức :
Giá thành thực tế khối l- ợng xây lắp hoàn thành = Chi phí SX- KD dở dang đầu kỳ + Chi phí SX- KD phát sinh trong kỳ - Chi phí SX-