IV. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
7. Kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu
7.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Vật liệu của công ty chủ yếu đợc mua bên ngoài việc thu mua nguyên vật liệu cung ứng cho sản xuất tơng đối ổn định. Đối với việc mua ngoài do điều kiện mua bán trên thị trờng rất thuận tiện, thông thoáng, phơng thức thanh toán đa dạng nên việc kế toán cũng rất đa dạng. Vật liệu của công ty mua theo phơng thức tạm ứng hoặc trả bằng chuyển khoản
- Trờng hợp công ty tạm ứng trớc tiền mặt mua nhập kho căn cứ vào phiếu nhập kho,hóa đơn, phiếu chi tiền mặt để ghi:
(Chứng từ ghi sổ- biểu 9) Nợ tk 152
Nợ tk 133 Có tk 141
- Trờng hợp công ty thanh toán với ngời bán bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi Nợ tk 152
Nợ tk 133 Có tk 112
-Trờng hợp công ty cha thanh toán với ngời bán, hàng ngày kế toán căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho để ghi “Sổ kế toán chi tiết tk 331”và “Bảng tổng hợp chứng từ gốc” (Biểu 6) cho nhà cung cấp mà công ty mua để tiến hành theo dõi tình hình thanh toán trong tháng.
Nợ tk 152 Nợ tk 133 Có tk 331
Trong tháng khi công ty thực hiện thanh toán tiền hàng cho ngời bán thì kế toán căn cứ vào chứng từ thanh toán( phiếu chi ,giấy báo nợ) ghi vào phần theo dõi thanh toán : Nợ tk 331
Có tk 112
Để tiện theo dõi tình hình thanh toán với ngời bán,căn cứ vào “bảng tổng hợp chứng từ gốc”(biểu 6) và “chứng từ ghi sổ” (Biểu 9), cuối tháng kế toán khóa “sổ chi tiết tk 331” theo từng nhà cung cấp để xác định tổng số phát sinh bên có , bên nợ
các tài khoản có liên quan và lập sổ chi tiết tổng hợp tk 331. Mỗi dòng ghi trên sổ t- ơng ứng với một ngời bán nhằm theo dõi số tiền công ty còn phải trả trong tháng, số tiền công ty đã trả trong tháng
VD: ngày 06/10/03,mua vật liệu công ty Công ty Thành Lộc, hóa đơn số 056525 ,phiếu nhập kho số 19, kế toán ghi:
Nợ tk 152.1 : 117.340.966 Nợ tk 133 : 5.867.048
Có tk 3311: 123.208.014 (Trích “Bảng tổng hợp chứng từ gốc”) (Biểu 6)
Cuối tháng hoặc định kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập các chứng từ ghi sổ.
7.2 . Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu
Sau khi làm thủ tục xuất nguyên vật liệu, các hóa đơn và chứng từ đợc chuyển lên phòng tài chính kế toán của công ty, kế toán tiến hành phân loại và hạch toán
Dựa vào bảng phân bổ cho từng loại công trình, kế toán căn cứ vào “bảng tổng hợp chứng từ gốc”(biểu 10)
Nợ tk 621 : 71.768.377 Có tk 152 : 71.768.377
- Kế toán phản ánh chi phí nguyên vật liệu cho máy thi công Nợ tk 623
Có tk 152
- Xuất cho chi phí sản xuất chung Nợ tk 627 : 516.000 Có tk 152 : 516.000 - Xuất cho phục vụ quản lý doanh nghiệp Nợ tk 642: 950.000
Có tk 152: 950.000
Sau khi xuất nguyên vật liệu cho thi công công trình kế toán phản ánh vào chi phí giá thành công trình, kế toán ghi:
Nợ TK 154:
Phần III
Đánh giá chung và một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại
công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 2 Thăng Long 1. Đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 2 Thăng Long
1.1. Những u điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu
Qua thời gian tìm hiểu thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 2 Thăng Long , em đã nhận thấy đợc một số u điểm trong công tác bộ máy kế toán ccủa công ty nh sau:
Về mặt tổ chức : Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức một cách hợp lý, hoạt động có nguyên tắc, cán bộ kế toán đều có chuyên môn cao, trình độ từ Đại Học trở lên, tiếp cận kịp thời với chế độ kế toán mới và vận dụng một cách linh hoạt. Sự phối hợp giữa thủ kho, nhân viên thống kê đội và phòng kế toán nhịp nhàng giúp việc phản ánh, ghi chép số liệu đợc chính xác
Về mặt quản lý vật liệu : Công ty đã tổ chức kế hoạch mua vật t dựa trên cơ sở xem xét và cân đối giữa kế hoạch xây lắp với nhu cầu khối lợng vật t sử dụng t- ơng đối lớn, chủng loại đa dạng mà công ty lên kế hoạch, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ vật liệu trong quá trình thi công. Đó là nhờ vào sự cồ gắng, nỗ lực và tinh thần trách nhiệm rất cao của các phòng , ban, đội công ty.Do vật liệu đợc chuyển thẳng đến công trình sử dụng ngay nên không có tình trạng tồn kho hay ứ đọng tránh đợc sự lãng phí vật liệu, cuối tháng kế toán không phải kiểm kê, lập sổ sách vật liệu tồn kho vì vậy giảm bớt đợc một lợng sổ sách, thời gian ghi chép.
Về mặt hạch toán : Hiện nay công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 2 Thăng Long sử dụng hệ thống tài khoản theo đúng chế độ kế toán hiện hành .
1.2. Nhợc điểm
Bên cạnh những u điểm về mặt tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty còn có một số nhợc điểm cần khắc phục để hoàn thiện:
Về kế toán tổng hợp: Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức “chứng từ ghi sổ” là hình thức phổ biến, thích hợp cho mọi loại hình, đơn vị, thuận lợi cho việc áp dụng máy tính, thích hợp với u cầu kế toán
công ty nói chung và kế toàn nguyên vật liệu nói riêng.Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm đó thì còn có một số vấn đề là việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ và việc ghi chép mất nhiều thời gian.
Do bộ máy kế toán tập trung nên việc chuyển các chứng từ, hóa đơn, các giấy tờ có liên quan khác từ kho lên phòng kế toán công ty thờng vào cuối tháng dẫn đến tình trạng công việc cuối tháng thì làm không xuể, mà đầu tháng thì ít.
Vật liệu đợc xuất thẳng đến công trình sử dụng hết một lần không qua kho, không có tình trạng tồn kho nên công ty không xây dựng kho nhng kế toán vẫn hạch toán nguyên vật liệu qua kho làm tăng khối lợng công việc ghi chép, tăng sổ sách làm phức tạp hơn.
Hiện tại, tất cả các loại nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, nhiên liệu...đều phản ánh và theo dõi chung trên TK152, không mở tài khoản cấp 2 để theo dõi sự biến động của từng loại. Đồng thời, công ty cha xây dựng đợc hệ thống sổ danh điểm nguyên vật liệu nên việc kết hợp quản lý vật liệu giữa phòng kế toán và các phòng ban khác còn cha thuận tiện.Ngoài ra xây dựng sổ danh điểm vật liệu còn thuận tiện cho việc sử dụng chơng trình kế toán máy sau này
2. Một giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty công ty
Qua quá trình tìm hiểu thực tế về công tác kế toán nói chung cũng nh công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng, với những kiến thức đã đợc tiếp thu ở trờng lớp và tìm hiểu qua sách báo em xin mạnh dạn đa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xây dựng cổ phần số 2 Thăng Long nh sau:
Kiến nghị 1: Phân loại và lập sổ danh điểm vật liệu
Sổ danh điểm vật liệu là bảng kê ký hiệu, mã số vật liêu của công ty dựa trên tiêu thức nhất định và theo một trật tự thống nhất để phân biệt giữa vật liệu này và vật liệu khác thống nhất trong toàn công ty.
Sử dụng sổ danh điểm vật liệu sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty đợc thống nhất , dễ dàng, thuận tiện khi cần tìm thông tin về một thứ hay một nhóm nào đó. Đó cũng là cơ sở để tạo lập bộ mã vật liệu thống nhất cho việc quản lý và kế toán vật liệu bằng máy tính.
Để lập sổ danh điểm vật liệu phải xây dựng đợc bộ mã hóa vật liệu chính xác, đầy đủ và không trùng lắp, có dự trữ để bổ sung mã vật liệu mới một cách thuận tiện và hợp lý. Công ty có thể xây dựng bộ mã hóa vật liệu nh sau:
152.1:Nguyên vật liệu chính 152.2: Vật liệu phụ
152.3: Nhiên liệu
152.4: Phụ tùng thay thế ...
Việc mã hóa sẽ căn cứ vào số liệu tài khoản này và số đánh lần lợt theo thứ tự vật liệu trong nhóm đó.
Sổ danh điểm vật liệu đợc sử dụng thống nhất trên phạm vi doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý nguyên vật liệu tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán . Căn cứ vào các loại nguyên vật liệu ở công ty có thể lập sổ danh điểm vật liệu nh sau:
Sổ danh điểm vật liệu Ký hiệu
Nhóm
vật liệu Sổ danh điểm
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất nguyên vật liệu
Đơn vị tính
Đơn giá Ghi chú
152.1 152.1.01 152.1.02 ... 152.1.01.01 152.1.01.02 152.1.02.01 Nguyên vật liệu chính Đất các loại Đất đồi Đất trộn Subbase Xi măng Xi măng Bỉm Sơn ... m3 m3 Kg ... 152.2 ... ... Vật liệu phụ... ... 152.3 152.3.01 ... 152.3.01.01 152.3.01.02 ... Nhiên liệu Xăng Xăng Mogas 90 Xăng Mogas 92 ... Lít Lít ...
Kiến nghị 2: Thay đổi hình thức hệ thống sổ từ “chứng từ ghi sổ” sang “nhật ký
chung”.
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức “chứng từ ghi sổ”, do đặc thù của ngành xây lắp tình hình sử dụng nguyên vật liệu diễn ra thờng xuyên, liên tục nên
khối lợng chứng từ nhiều, dẫn đến khối lợng ghi chép lớn và trùng lắp, công việc kiểm tra đối chiếu số liệu dồn vào cuối tháng ảnh hởng đến thời hạn lập báo cáo. Vì vậy để giảm bớt công việc ghi chép, tránh sự trùng lắp nhiều, công ty nên áp dụng hình thức “Nhật ký chung” để cho phù hợp với tình hình, đặc điểm sử dụng nguyên vật liệu của công ty hiện nay.
Sơ đồ “Nhật ký chung” (1b) (1a) (2a) (2b) (2c) (3) (4) (5) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ “nhật ký chung” theo trình tự thời gian và định khoản kế toán nghiệp vụ đó.
Các loại sổ: +Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính kế toán
+Sổ cái
+Sổ quỹ tiền mặt và các sổ kế toán chi tiết
Sổ nhật ký chung: Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản để làm căn cứ ghi vào sổ cái.
Sổ cái: Dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu của sổ cái cuối tháng đợc dùng để ghi vào bảng cân đối số phát sinh và từ đó ghi vào bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác. Các sổ thẻ kế toán chi tiết mở theo yêu cầu quản lý của đơn vị
Trình tự ghi sổ:
(1a) :Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian.
(1b): Chứng từ gốc nào có liên quan đến sổ qũy tiền mặt đợc ghi vào sổ quỹ tiền mặt.
(2a): Đồng thời những nghiệp vụ nào đã đợc ghi vào sổ quỹ tiền mặt cũng đợc ghi vào sổ nhật ký chung
(2b): Hằng ngày căn cứ vào nhật ký chung để ghi sổ thẻ kế toán chi tiết
(2c): Hàng ngày căn cứ vào số liệu trên sổ nhật ký chung, kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vàp sổ cái liên quan.
(3): Cuối tháng hoặc cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu trên các sổ thẻ chi tiết kế toán lập bảng tổng hợp, chi tiết của tài khoản liên quan.
(4): Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu của sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết nếu số liệu khớp đúng thì căn cứ vào số liệu trên các sổ cái tổng hợp, kế toán lập bảng cân đối tài khoản.
(5): Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu của nhật ký chung và bảng cân đối kế toán nếu số liệu khớp đúng thì căn cứ vào số liệu trên bảng cân đối tài khoản, kế toán lập báo cáo tài chính.
Ưu điểm: Rõ ràng, dễ hiểu, quan hệ kiểm tra đối chiếu chặt chẽ, thuận lợi cho việc
phân công lao động trong phòng kế toán và sử dụng kế toán máy.
Nh
ợc điểm : Dễ phát sinh trùng nếu không xác định rõ căn cứ chứng từ gốc để lập
Nhật ký chung Thứ tự dãy Chứng từ Số Ngày
Diễn giải Đã ghi
sổ cái Số hiệu tk Số phát sinh Nợ Có Tháng 11 12 ... 06/10 06/10 06/10 ... Nhập kho vật liệu thanh toán bằng tiền tạm ứng
+nguyên vật liệu
+Thuế GTGT đợc khấu trừ
+Tạm ứng
Xuất kho vật liệu cho sản xuất
+chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+Nguyên vật liệu Xuất dầu cho máy phát điện phục vụ cho sản xuất chung +chi phí sản xuất chung +nguyên vật liệu ... Cộng 152 133 141 621 152 627 152.3 ... 95.597.142 4.779.857 71.867.377 516.000 ... 100.376.999 71.867.377 516.000 ...
Kiến nghị 3 : Thay đổi hình thức kế toán vật liệu cho phù hợp với tình hình sử dụng vật liệu thực tế tại công ty.
Căn cứ vào tình hình sử dụng vật liệu tại công ty, do đặc thù của ngành xây dựng các công trình thờng ở xa công ty, không cố định, phải thờng xuyên di chuyển. Vì vậy, nguyên vật liệu mua về không phải qua kho, mua đến đâu xuất dùng ngay đến đó, lợng mua cũng vừa đủ cho công trình nên mọi chứng từ nhập-xuất nh hiện nay ở phòng kế toán chỉ là thủ tục chứ không có ý nghĩa gì đối với việc quản lý nguyên vật liệu ở kho. Vì vậy theo em, công ty nên quản lý nguyên vật liệu theo hóa đơn mua hàng và phòng kế toán phải phản ánh vào một tài khoản riêng TK 611 "Mua hàng"
+ Căn cứ ghi nợ : Các chứng từ mua ở đội gửi lên +Căn cứ ghi có : Biên bản kiểm vật liệu cuối kỳ Trình tự kế toán
TK 331,111,112,141 TK611 TK152 TK 621 ĐK: xxx
(1) Mua hàng ngày (2) Cuối tháng (3) TK133
DCK: xxx
(1): Hàng ngày các đơn vị (đội) mua vật liệu dùng cho các công trình gửi hóa đơn lên phòng kế toán, phòng kế toán ghi sổ
(2): Cuối tháng căn cứ, xác định giá trị vật liệu mua về nhập kho
(3): Cuối tháng căn cứ vào báo cáo kiểm kê vật liệu tồn cuối kỳ, tính giá trị vật liệu đã xuất dùng trong kỳ theo công thức:
Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu xuất dùng nhập trong kỳ tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ
Sau đó so sánh định mức kinh tế kế toán
+Nếu không vợt định mức,kế toán ghi Nợ TK 621
Có TK 152
+Nếu vợt định mức thì kế toán phải có báo cáo của các đơn vị đa giám đốc đồng ý nếu không kế toán không chấp nhận, trong thời gian chờ xử lý kế toán ghi:
Nợ TK 138 (theo từng đơn vị vợt định mức) Có TK 152
Kiến nghị 4: Việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán:
Hiện nay, tuy công ty có sử dụng phần mềm kế toán nhng đó là phần mếm đã quá cũ, lỗi thời so với tộc độ phát triển phần mềm kế toán hiện nay. ứng dụng công nghệ tin học, phần mềm kế toán vào công tác kế toán là một việc làm rất cần thiết. Việc ghi chép, vào sổ sách sẽ không còn mất nhiều thời gian, việc quản lý sổ sách cũng đơn giản hơn. Mọi dữ liệu, chi tiết,thông tin đều đợc nhập vào phần mềm ứng dụng rồi sao lu vào đĩa thay cho sổ sách để quản lý.Khi muốn tìm kiếm, kiểm tra một vấn đề nào đó ta có thể cập nhập tìm ngay ở trên phần mềm kế toán mà không phải lục