IV. Chương 4: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm tăng cường kỹ
4.1.1 Những ưu điểm trong quá trình giao tiếp của nhân viên và nguyên nhân.
nguyên nhân:
• Ưu điểm:
• Nhân viên biết giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp với các thành viên khác trong doanh nghiệp, khả năng giao tiếp với khách hàng của doanh nghiệp là tương đối tốt.
• Lịch sự, tôn trọng đối phương, coi trọng tình cảm – đó là một trong những nét đẹp văn hóa của người Việt Nam mà nhân viên các doanh nghiệp đã học tập và phát huy.
• Nhân viên phần lớn biết chú ý đến cách thức giao tiếp, họ biết tế nhị, ý tứ, biết cân nhắc câu nói của mình trước đám đông, đặc biệt là trong một tình huống quan trọng.
• Có được sự thành công này là do đâu?
• Như chúng ta đã biết, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển, trước hết phải ổn định nguồn nhân sự - không chỉ cần đến một đội ngũ nhân sự lành nghề, có kỹ năng chuyên môn tốt, một điều quan trọng đó chính là sự thống nhất, đoàn kết của đội ngũ nhân viên. Nội bộ công ty lục đục, liệu rằng công ty có phát triển bền vững lâu dài? Chính vì vậy, tài lãnh đạo của nhà quản trị là một nhân tố giúp nhân viên biết cách ứng xử tốt hơn trong công việc.
• Một nhân viên, làm việc, cống hiến vì công ty, mục đích là hướng tới nhiệm vụ được giao và thiên hướng, sứ mạng hoạt động của công ty. Với một doanh nghiệp, khách hàng chính là thượng đế, chính vì vậy, để tạo được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, kỹ năng giao tiếp tốt là vô cùng quan trọng. Biết cách ứng chính là một lợi thế đối với mỗi nhân viên doanh nghiệp nói riêng và tất cả mọi người nói chung.
• Là thành viên của một tổ chức, nhân viên không thể đứng và tồn tại một cách độc lập, vì vậy, tăng thêm tình đoàn kết, gắn bó giữa mọi người cũng là điều mà các nhân viên hướng tới.
• Một nguyên nhân quan trọng dẫn đến khả năng giao tiếp của mỗi nhân viên được cải thiện hơn – đó là môi trường làm việc. Trong một doanh nghiệp, ngoài việc tiếp xúc với các đồng nghiệp, nhân viên còn có sự tiếp xúc với rất nhiều người, cấp trên, cấp dưới, đối tác làm việc. Trong một môi trường như vậy, với các mối quan hệ đan xen, khả năng giao tiếp của mỗi nhân viên cũng sẽ càng ngày được cải thiện hơn.
• Mặt còn tồn tại trong quá trình giao tiếp:
• Một bộ phận nhân viên vẫn còn rụt rè, lúng túng, e ngại, khó hòa nhập với cộng đồng.
• Về mối quan hệ giao tiếp, đôi khi trong công việc vẫn còn có sự xen lẫn của tình cảm. Vì nể nang, vì tình cảm mà ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
• Một bộ phận nhỏ nhân viên, vì coi trọng danh dự quá mà trở thành bệnh sĩ diện, khó hòa nhập với mọi người trong cùng một doanh nghiệp.
• Bởi vì sự cân nhắc kĩ đến câu nói của mình nên một bộ phận nhân viên vẫn còn thiếu quyết đoán, không dám đưa ra chính kiến của mình.
• Một điều quan trọng nữa, đó là nhân viên doanh nghiệp còn gặp phải khó khăn khi thương lượng với đối tác nước ngoài.
• Nguyên nhân của những mặt còn tồn tại.
• Một nét đẹp văn hóa của người Việt Nam – đó là coi trọng tình cảm. Tuy nhiên, trong công việc, cần phải công tư phân minh, tình cảm rạch ròi. Nếu không, tình cảm sẽ chi phối đến công việc, gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân.
• Trong điều kiện hội nhập hiện nay, xu hướng mở rộng hợp tác quốc tế là vấn đề được phát triển ở nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong các doanh nghiệp lớn. Vì vậy, tìm hiểu về nền văn hóa và ngoại ngữ của đối tác doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, hầu hết nhân viên trong các doanh nghiệp đều gặp phải những khó khăn về 2 vấn đề này – rào cản về ngoại ngữ và tìm hiểu đối tác nước ngoài. Muốn hợp tác với thành công với người nước ngoài, không chỉ cần người lãnh đạo phải am hiểu, nhân viên cũng cần phải có khả năng, phải có hiểu biết và ngoại ngữ là một yêu cầu không thể thiếu. Nói tóm lại, mỗi quốc gia, mỗi dân tộc đều có văn hóa, tập quán kinh doanh, thương lượng khác nhau. Do đó sẽ là khó khăn cho doanh nghiệp Việt Nam trong từng thương vụ cụ thể; nếu không tìm hiểu kĩ về tập quán, phong tục của đối tác, doanh nghiệp sẽ thất bại trong những lần hợp tác, thất bại chỉ bởi vì thái độ ứng xử không phù hợp của doanh nghiệp, mà nhân viên, đặc biệt nhân viên cấp cao là người đại diện cho doanh nghiệp.
4.2Các thảo luận về những vấn đề đặt ra trong nghiên cứu
Vấn đề mà nhóm chúng tôi đặt ra ban đầu – đó là nâng cao kỹ năng giao tiếp cho nhân viên trong các doanh nghiệp.
Với vấn đề này, nhóm chúng tôi đã giải quyết được phần nào những yêu cẩu nghiên cứu đặt ra.
Trước hết, qua bài NCKH của nhóm chúng tôi, các bạn có thể hiểu thêm về các khái niệm, bản chất, vai trò hay tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp, đặc biệt là đối với một nhân viên trong một doanh nghiệp, kỹ năng giao tiếp tốt lại càng trở nên quan trọng hơn.
Đồng thời, với đề tài NCKH này, chúng tôi cũng đã trình những nội dung xoay quanh vấn đề giao tiếp của nhân viên. Từ những lý luận đã nêu, chúng tôi đã
phân tích thực trạng về tình hình giao tiếp của nhân viên tại một doanh nghiệp cụ thể trên địa bàn Hà Nội, lấy đó là căn cứ đánh giá.
Từ thực tiễn đặt ra, chúng tôi đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao kỹ năng giao tiếp cho nhân viên trong các doanh nghiệp.
Mặc dù đã rất cố gắng, xong mức độ giải quyết vấn đề NCKH của nhóm chúng tôi còn ở mức trung bình. Nhóm chưa đi sâu khai thác được đầy đủ các thông tin về tình hình thực tế trên địa bàn Hà Nội.
4.3Các dự báo triển vọng về các vấn đề nghiên cứu
Trong thời buổi hội nhập hiện nay, vấn đề nhóm chúng tôi đề xuất nghiên cứu thực sự có ý nghĩa. Bởi đây là vấn đề mà bất cứ ai cũng quan tâm, đặc biết là nhân viên các doanh nghiệp. Kỹ năng giao tiếp tốt mang lại những thế mạnh thực sự cho bản thân mỗi chúng ta.
Chính vì vậy, việc nghiên cứu và phát triển thêm các nội dung về vấn đề này là điều đáng để chúng ta quan tâm.
Đã, đang và sẽ tiếp tục được đào tạo trong thời gian tới, kỹ năng giao tiếp của các nhân viên trong Winmark theo thời gian chắc chắn sẽ được cải thiện. Mục tiêu của Winmark đầu tiên khi giao tiếp với khách hàng, đó là lấy được niềm tin và tạo được mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên. Chính vì vậy, công ty hiện nay vẫn đang có những chương trình đào tạo cho nhân viên. Trong thời gian tới, công ty sẽ chú trọng sâu hơn về hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ, đó là những cử chỉ, tư thế, nét mặt,..
- Dùng mắt để giao tiếp: dùng mắt để biểu hiện cảm xúc của bản thân. Dùng ánh mắt để hỗ trợ ngôn ngữ nói và có thể thay thế lời nói. - Nụ cười: dùng nụ cười để biểu lộ tình cảm, thái độ của mình. - Các cử chỉ: Gồm các chuyển động của đầu, bàn tay, cánh tay…
- Tư thế: Nó liên quan mật thiết với vai trò vị trí xã hội của cá nhân, thông thường một các vô thức nó bộc lộ cương vị xã hội mà cá nhân đảm nhận. - Là những đặc điểm tự nhiên ít thay đổi như: Dáng người, màu da và
những đặc điểm thay đổi được như tóc, râu, trang điểm trang sức. - Nét mặt: Biểu lộ thái độ cảm xúc của con người, các công trình nghiên cứu thống nhất rằng nét mặt của con người biểu lộ 6 cảm xúc: Vui mừng, buồn, ngạc nhiên, tức giận, sợ hãi, ghê tởm. Ngoài ra, nét mặt còn cho ta biết về cá tính của con người
Những cử chỉ phi ngôn ngữ trên có vai trò không nhỏ quyết định sự thành công của quá trình giao tiếp.
Nếu có thời gian và cơ hội, nhóm chúng tôi sẽ tiếp tục phát triển đề tài một các sâu hơn nữa. Có thể nghiên cứu và hệ thống hóa một mô hình giao tiếp hiệu quả cho đối tượng là nhân viên các doanh nghiệp.
4.4.1 Một số giải pháp chủ yếu nhằm tăng cường kỹ năng giao tiếp cho nhân viên trong các doanh nghiệp.
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp
Đồng nghiệp, cấp trên hay cấp dưới là người bạn phải tiếp xúc mỗi ngày, có thể nói, thời gian danh cho họ còn nhiều hơn cả người thân, vậy làm thế nào để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp? Chiếc chìa khóa giúp bạn làm được điều đó chính là cách giao tiếp, ứng xử của bạn đối với mọi người trong tổ chức. Muốn vậy, là một nhân viên, bạn cần chú ý những điểm sau:
• Trân trọng mối quan hệ với đồng nghiệp
- Công việc cần tinh thần tập thể đoàn kết, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp là điều vô cùng quan trọng.
- Chào hỏi với mỗi người khi đến cơ quan;
- Hòa nhã, khiêm tốn, lễ độ và vui vẻ để lại ấn tượng tốt đối với đồng nghiệp; - Thể hiện thái độ tích cực, tinh thần làm việc hăng say, tránh mang lại cảm
giác lười biếng cho người khác;
- Thường xuyên vệ sinh bàn làm việc ngăn nắp, gọn gang, sạch sẽ.
- Tôn trọng người khác, quan tâm đến đồng nghiệp xung quanh và chủ động giúp đỡ đồng nghiệp như rót chè, mời đồng nghiệp một ly café lúc rảnh rỗi, …
- Tìm hiểu và ghi nhớ ngày sinh của đồng nghiệp. Sinh nhật của họ, chỉ cần một lời chúc cùng đã thể hiện sự quan tâm của mình, tăng thêm tình gắn bó giữa các đồng nghiệp với nhau;
- Quan tâm, hỏi thăm và giúp đỡ đồng nghiệp và người nhà của họ khi gặp khó khăn, hoạn nạn;
- Không nên tỏ ra xa lánh, giữ khảng cách với đồng nghiệp. Dù là thân đến mấy cũng cần chú ý đến thái độ, lời nói, cử chỉ và đặc biệt là đồng nghiệp khác giới.
- Chú ý ngôn ngữ, giọng điệu khi nói chuyện với đồng nghiệp nơi đông người. - Hãy dành thời gian chăm sóc, tưới nước cho cây cảnh nơi bạn làm việc; - Vui vẻ dọn dẹp giấy báo cũ, giấy bỏ đi, cốc uống nước khách từng dùng và
kiểm tra đồng hồ ở cơ quan;
- Tránh bàn tán chuyện riêng tư của đồng nghiệp cũng như điểm yếu của họ; - Không nên kể những câu chuyện thiếu văn hóa, làm ảnh hưởng đến văn hóa
công ty.
• Học cách ứng xử với cấp trên.
- Xây dựng ý thức tuân thủ cấp trên, điều này giúp bạn có được sự tín nhiệm; - Chú ý bảo vệ hình tượng cấp trên, đồng thời giúp bạn bảo vệ hình tượng của
chính mình;
- Khi sếp đến văn phòng, là một nhân viên, đặc biệt là nhân viên thư kí, cần chuẩn bị tốt bút, sổ ghi nhớ, giấy tờ có liên quan…
- Khi nhận được chỉ thị của sếp, nếu không hiểu hoặc chưa rõ lắm, hãy thỉnh giáo sếp;
- Khi sếp ra nhiệm vụ, để tránh sai sót, hãy nhắn lại một lần để xác định chắc chắn;
- Phản hồi tiến trình công việc với sếp và báo cáo kịp thời khi công việc hoàn thành;
- Khi đi công tác hoặc không thể đi làm, trừ trường hợp bất khả kháng, nên tự mình báo cáo sếp, dù không ở nơi làm trong thời gian ngắn cũng nên thông qua sự đồng ý của sếp;
- Tránh làm việc vượt cấp, trừ trường hợp cần thiết;
- Nếu bạn ra về trong khi xếp còn đang bận rộn, hãy hỏi xem liệu có cần sự giúp đỡ từ bạn? Nếu thật sự không cần thiết, bạn có thể yên tâm ra về.
• Xây dựng mối quan hệ với cấp dưới.
- Cấp dưới không những là cánh tay đắc lực của bạn, mà họ còn là nguồn tài nguyên phong phú;
- Hỏi han, quan tâm mỗi nhân viên cấp dưới một cách chân thành; - Đối xử công bằng với nhân viên;
- Không nên thể hiện uy quyền và gò bó cấp dưới, bởi sự khác biệt giữa bạn và họ chỉ là thứ cấp công việc, còn hai bên vẫn bình đẳng về nhân quyền;
- Cổ vũ, khuyến khích cấp dưới, thường xuyên sử dụng ngôn từ mang ý khẳng định với công việc và năng lực của họ;
- Luôn đúng giờ khi nghe cấp dưới báo cáo công việc, lắng nghe ý kiến và phản hồi, tránh tỏ ra phàn nàn, thiếu kiên nhẫn, ngắt quãng công việc cấp dưới;
- Nếu cấp dưới liên tiếp phải tăng ca đêm, hãy chú ý đến sự an toàn và sức khỏe của họ;
- Thể hiện sự quan tâm cao độ khi cấp dưới bị ốm, căng thẳng hoặc áp lực từ công việc;
- Học cách biết ơn cấp dưới, động viên và khen thưởng kịp thời, đặc biệt về mặt tinh thần;
- Không nên than phiền, trách móc liên tục năng lực cấp dưới, điều cần thiết là giúp họ nâng cao năng lực của mình;
- Người cấp trên có năng lực, phải biết cách khuyến khích, cổ vũ cấp dưới và phát huy khả năng vốn có của họ;
- Ngăn chặn đàm tiếu và nói xấu cấp dưới;
- Kỹ năng phê bình cấp dưới: bắt đầu từ sự tán thuworng và sự chân thành; gián tiếp phê bình, trước khi chỉ trích hãy nói đến trách nhiệm của bạn; thay vì ra lệnh hãy dùng những lời đề nghị, phê bình công việc chứ không phải con người; tuyệt đối không nhắc lại sai lầm đã phê bình và kết thúc trong sự bình đẳng, tôn trọng, hữu nghị.
Không ngừng cải thiện, nâng cao kỹ năng giao tiếp
Ngày nay, mọi loại hình công việc đều đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng giao tiếp tốt. Đây là một kỹ năng rất quan trọng bên cạnh yếu tố chuyên môn bởi nó giúp bạn trở thành một nhân viên hoàn hảo và có nhiều cơ hộ thăng tiến.
Do đó, hãy không ngừng cải thiện và vun đắp kỹ năng giao tiếp nơi công sở để gặt hái thành công.
• Sắp xếp suy nghĩ trước khi nói
Nếu không có tổ chức, bạn sẽ nói ngay những điều mình nghĩ một cách rời rạc, thiếu logic, thậm chí lỡ lời, nói cả điều không nên nói. Để tránh tình huống đó, hãy cố gắng sắp xếp suy nghĩ của mình theo trình tự trước khi nói.
Nếu tham gia một cuộc đối thoại liên tục, bạn nên nói với tốc độ chậm (nhưng không quá chậm chạp, ngắt quãng dài) để có thời gian suy nghĩ và phản ứng một cách thích hợp.
• Lắng nghe mọi người xung quanh
Hãy để ý những người xung quanh bạn và xác định ai là người giao tiếp tốt, ai là người không khéo léo trong ăn nói. Từ thực tế của họ, bạn có thể rút ra kinh nghiệm cho bản thân : học hỏi ưu điểm của người giao tiếp tốt và tránh sai lầm của người không khéo léo.
Tuy nhiên, bạn không nên copy y nguyên cách nói chuyện của người khác. Hãy tự tạo cho mình một phong cách tự tin, riêng biệt để ai cũng có thể nhận thấy đó chính là bạn.
• Không phản ứng lại ngay lập tức
Cũng như lời khuyên đầu tiên, bạn nên dành khoảng 10 - 15 giây để hình thành suy nghĩ của mình thay vì phản ứng lại ngay tức khắc trước một câu hỏi hay lời đề nghị.
• Đọc nhiều
Đây là điều rất cần thiết bởi nó là nguồn kiến thức của bạn và khi có kiến thức bạn sẽ có cơ sở để giao tiếp tự tin và hiệu quả hơn. Do đó, hãy tích cực đọc những bài báo hay, câu chuyện ý nghĩa cả trong và ngoài lĩnh vực của bạn. Nhờ