Phần thứ hai : Thực trạng công tác kế tốn tại Cơng ty TNHH Long Trang
2.1. Đặc điểm chung của phần hành kế toán vốn bằng tiền, tiền vay
- Vốn bằng tiền trong Công ty TNHH Long Trang gồm: tiền mặt tại quỹ và tiền gửi trong tài khoản tại ngân hàng.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong q trình sản xuất kinh doanh của Cơng ty TNHH Long Trang đều được lập chứng từ để làm cơ sở pháp lí cho việc ghi chép trên tài khoản và sổ kế tốn, báo cáo tài chính. Chứng từ được lập theo đúng mẫu quy định cả về hình thức nội dung và phương pháp lập.
- Tại Công ty TNHH Long Trang nguồn tăng tiền mặt chủ yếu là nghiệp vụ hoàn tạm ứng, ngồi ra cơng ty cịn thu nhập các khoản tiền lãi khi cho các Doanh nghiệp, cá nhân vay vốn. Các khoản làm giảm tiền mặt chủ yếu là do Cơng ty trích tiền mặt cho cán bộ cơng nhân viên đi cơng tác, và mỗi tháng thì phải trả tiền lương cho công nhân viên trong công ty.
Thủ tục thu: Hằng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thủ quỹ tiến hành lập phiếu thu, phiếu thu được đóng thành quyển dùng trong một năm. Trong mỗi phiếu thu số phiếu phải ghi liên tục trong kỳ kế toán, từng phiếu thu phải ghi đầy đủ ngày, tháng thu tiền, họ tên và địa chỉ người nộp, dịng “lí do nộp” ghi rõ nội dung nộp tiền như thu tiền bán hàng, thu tiền trả nợ của khách, thu tiền tạm ứng thừa… Phiếu thu do thủ quỹ lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một liên) ghi đầy đủ các nội dung trong phiếu và kí tên, chuyển cho kế toán trưởng ký rồi làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đầy đủ số tiền thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ bằng chữ vào phiếu trước khi ký tên, một liên lưu lại nơi nộp. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu được chuyển về phịng kế tốn của cơng ty cùng với các chứng từ gốc để vào sổ kế toán tiền mặt.
Thủ tục chi tiền: Người thanh tốn phải có giấy đề nghị thanh tốn ghi rõ nội dung thanh tốn và phải được thơng qua lãnh đạo cơng ty duyệt. Sau đó thủ quỹ căn cứ vào nội dung để lập phiếu chi. Phiếu chi được lập tương đối giống phiếu thu được đóng thành quyển và ghi theo thứ tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ kinh tế. Phiếu chi được lập thành 2 liên(đặt giấy than viết một liên), phải có đầy đủ chữ kí của người lập, kế tốn trưởng, thủ trưởng đơn vị, sau đó thủ quỹ phải ghi rõ số tiền đã chi bằng chữ rồi ký tên. Một liên lưu lại nơi lập phiếu, một liên chuyển về phịng kế tốn cùng với các chứng từ gốc để kế toán làm cơ sở ghi sổ kế toán tiền mặt.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng chủ yếu là các nghiệp vụ thu tiền bán hàng, và chi tiền mua nguyên vật liệu qua tài khoản của ngân hàng. Ngồi ra cịn có các nghiệp vụ: thu tiền bán hàng từ các Xí nghiệp trực thuộc cơng ty gửi về; Công ty
chuyển trực tiếp tiền mặt vào tài khoản tại ngân hàng; các khoản thu nội bộ qua ngân hàng.
2.2 Tổ chức hạch toán phần hành kế toán vốn bằng tiền. 2.2.1. Sổ kế toán sử dụng.
Sổ kế toán chi tiết: - Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt. - Sổ tiền gửi ngân hàng.
- Sổ nhật ký thu tiền. - Sổ nhật ký chi tiền.
Sổ kế tốn tổng hợp:
Theo hình thức nhật ký chung, sổ kế tốn tổng hợp gồm: - Sổ nhật ký chung.
- Sổ cái tài khoản 111, 112.
2.2.2. Tình hình quản lý, sử dụng tiền mặt tại cơng ty TNHH Long Trang
Kế tốn tiền mặt phải tuân thủ những quy định sau:
- Tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp phải được bảo quản trong két, hịm sắt đủ điều kiện an tồn, chống mất cắp, mất trộm, chống cháy, chống mối xông.
- Các khoản tiền măt, vàng bạc, kim khí quý, đá quý do các đơn vị và cá nhân ký cược, ký gửi tại doanh nghiệp được quản lí và hạch tốn như các tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. Riêng đối với vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải làm đủ thủ tục về cân, đếm số lượng, trọng lượng và giám định chất lượng và sau đó có xác định của người kí cược, kí gửi trên dấu niêm phong.
- Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu chi, giữ gìn bảo quản tiền mặt do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ do giám đốc doanh nghiệp chỉ định theo đúng quy định của luật kế tốn và các văn bản pháp lí có liên quan. Thủ quỹ khơng được kiêm nhiềm cơng việc kế tốn hoặc trực tiếp mua bán vật tư, tài sản. Thủ quỹ khơng được nhờ người khác làm thay mình, khi cần thiết phải ủy quyền cho người làm thay thì phải có quyết định của giám đốc doanh nghiệp bằng văn bản.
- Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, và các chứng từ gốc hợp lệ thủ quỹ tiến hành thu, chi tiền mặt. Thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra quỹ, đảm bảo tiền mặt tồn quỹ phải phù hợp với số dư trên sổ quỹ.
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng:
Phiếu thu: Mẫu số 01-TT/BB. Phiếu chi: Mẫu số 02-TT/BB.
Bảng kê vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Mẫu số 07-TT/HD. Biên lai thu tiền: Mẫu số 06- TT/BB.
Bảng kiểm kê quỹ: Mẫu số 08a- TT/HD và mẫu số 08b- TT/HD.
+ Phiếu thu: Khi khách hàng đến thanh tốn nộp trực tiếp cho phịng kế tốn. Thủ quỹ tiến hành lập phiếu thu, xác nhận số tiền trực tiếp nhập quỹ và làm căn cư để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ các khoản thu và hạch toán.
+ Phiếu chi: Khi xí nghiệp phải thanh tốn cho người bán, thủ quỹ trực tiếp lập phiếu chi, xác nhận số tiền trực tiếp xuất quỹ, và làm căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ các khoản chi và hạch toán.
+ Bảng kiểm kê quỹ: Phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và chuyển sổ cuối tháng.
2.2.2.2. Hạch toán tăng tiền mặt.
Kế toán sử dụng phiếu thu để xác định số thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để ghi sổ kế toán và thu tiền. Mọi khoản tiền nhập quỹ đều phải có Phiếu thu. Mẫu phiếu do Bộ tài chính quy định theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của BTC, có đánh số thứ tự, số tiền được ghi bằng chữ và bằng số, có chữ ký của giám đốc, kế tốn trưởng, thủ quỹ, người lập phiếu và người nộp tiền mới hợp lệ.
Sau đây em xin trích một số nghiệp vụ làm tăng tiền mặt và phản ánh vào phiếu thu của công ty như sau:
* Ngày17/01/2014 phiếu thu số 007, Lê Văn Khương trả tiền mua vật liệu thi công số tiền là 512.210.591 đồng.
Bảng biểu 2.1: Phiếu thu số 007.
Đơn vị: Công ty TNHH Long Trang Địa chỉ: 179 Khan Vạn Cân, P. Hiệp Bình Chánh, Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
MẪU SỐ 01 – TT
(BH theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của BTC)
PHIẾU THU
Ngày 17 tháng 01 năm 2014 Quyển số: 07
Số007
Nợ: 1111 Có: 131 Họ tên người nộp tiền: Lê Văn Khương
Địa chỉ: Số 1 – Hồ Bá Kiện – P15 –Q10 - TPHCM Lý do nộp tiền: Trả tiền mua vật liệu thi công Số tiền: 512.210.591 đồng.
(Viết bằng chữ): Năm trăm mười hai triệu hai trăm mười nghìn năm trăm chín mốt đồng chẵn. Kèm theo 02 chứng từ gốc. Ngày17 tháng 01năm 2014. Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu) Kế tốn trưởng (ký, họ tên) Người nộp tiền (ký, họ tên) Người lập phiếu (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): + Tỷ giá ngoại tệ:……………………………………………… + Số tiền quy đổi: …………………………………………….
( Nguồn: phịng kế tốn)
Căn cứ chứng từ trên, kế tốn định khoản: Nợ TK 1111: 512.210.591.
Có TK 1121: 512.210.591.
* Ngày 19/01/2014 phiếu thu số 029 rút tiền ngân hàng về nhập quỹ số tiền 100.000.000 đồng
Bảng biểu 2.2: Phiếu thu số 029
Đơn vị: Công ty TNHH Long Trang Địa chỉ: 179 Khan Vạn Cân, P. Hiệp Bình Chánh, Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
MẪU SỐ 01 – TT
(BH theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của BTC)
PHIẾU THU
Ngày19 tháng 01 năm 2014 Quyển số: 07
Số: 029
Nợ: 1111 Có: 1121 Họ tên người nộp tiền: Phan Huy Thu
Địa chỉ: 56/8 Kha vạn cân – Thủ Đức Lý do nộp tiền: Rút tiền NH về nhập quỹ Số tiền: 100.000.000 đồng.
(Viết bằng chữ): Một trăm tiệu đồng chẵn. Kèm theo 02 chứng từ gốc. Ngày 19 tháng 01 năm 2014 Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu) Kế tốn trưởng (ký, họ tên) Người nộp tiền (ký, họ tên) Người lập phiếu (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một trăm triệu đồng chẵn. + Tỷ giá ngoại tệ:……………………………………………… + Số tiền quy đổi: …………………………………………….
( Nguồn: phịng kế tốn)
Căn cứ chứng từ trên, kế toán định khoản: Nợ TK 1111: 100.000.000 đồng.
Có TK 1121: 100.000.000 đồng.
2.2.2.3. Hạch toán giảm tiền mặt.
Kế toán sử dụng phiếu chi để xác định số thực tế chi quỹ và làm căn cứ để ghi sổ kế toán,chi tiền. Mọi khoản tiền chi quỹ đều phải có Phiếu chi. Mẫu phiếu chi do Bộ tài chính quy định theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của BTC, có đánh số thứ tự, số tiền được ghi bằng chữ và bằng số, có chữ ký
của giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ, người lập phiếu và người nhận tiền mới hợp lệ.
Sau đây em xin trích ra một số nghiệp vụ kinh tế làm giảm tiền mặt trong Công ty.
+Ngày 23 tháng 01 năm 2014 Phan Văn Tuấn thanh toán tiền dầu DO mà chưa xin tạm ứng. Viết giấy đề nghị thanh toán như sau:
Bảng biểu 2.3. Giấy đề nghị thanh tốn.
Địa chỉ: Cơng ty TNHH Long Trang Bộ phận: Phòng kế hoạch vật tư.
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TỐN
Ngày 23 tháng 01 năm 2014 Kính gửi: Giám đốc công ty TNHH Long Trang
Tên tôi là: Phan Văn Tuấn Địa chỉ: Phòng kế hoạch vật tư.
Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền dầu DO Số tiền: 25.457.500 đồng.
Viết bằng chữ: Hai mươi lăm triệu bốn trăm năm bảy nghìn năm trăm đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Ngày 23 tháng 01năm 2014
Người thanh toán
(ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Người duyệt (ký, họ tên) (Nguồn: Phịng kế tốn)
+ Ngày 23/01/2014, sau khi xem xét tính hợp lệ của giấy đề nghị thanh toán trên, nếu thấy hợp lệ, kế toán viết phiếu chi số 0044, chi thanh toán tiền dầu DO
Bảng biểu 2.4: Phiếu chi số 0044.
Đơn vị: Công ty TNHH Long Trang
Địa chỉ:. 179 Khan Vạn Cân, P. Hiệp Bình Chánh, Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
MẪU SỐ 01 – TT
(BH theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 23 tháng 01 năm 2014 Quyển số: 07
Số: 0044
Nợ: 154, 1331 Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Phan Văn Tuấn
Địa chỉ: Phòng kế hoạch vật tư. Lý do chi tiền: Mua dầu DO Số tiền: 25.457.500 đồng.
(Viết bằng chữ): Hai mươi lăm triệu bốn trăm năm bảy nghìn năm trăm đồng chẵn. Kèm theo 02 chứng từ gốc. Ngày 23 tháng 01 năm 2014 Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu) Kế tốn trưởng (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) Người lập phiếu (ký, họ tên) Người nhận tiền (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): + Tỷ giá ngoại tệ:……………………………………………… + Số tiền quy đổi: …………………………………………….
( Nguồn: phịng kế tốn)
Căn cứ chứng từ trên, kế toán định khoản: Nợ TK 154: 23.143.182 đồng. Nợ TK 1331: 2.314.318 đồng
+ Ngày 27 tháng 01năm 2014, Khi có nhu cầu tạm ứng, người có nhu cầu lập giấy tạm ứng.
Bảng biểu 2.5. Giấy đề nghị tạm ứng.
Đơn vị: Công ty TNHH Long Trang. Bộ phận: Phịng kế tốn.
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 27 tháng 01 năm 2014 Số 243
Kính gửi: Giám đốc cơng ty TNHH Long Trang. Tên tôi là: Đỗ Quang Minh.
Địa chỉ: Phịng kế tốn.
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 19.365.060 đồng.
Bằng chữ: Mười chín triệu ba trăm sáu lăm nghìn khơng trăm sáu mươi lăm đồng Lý do tạm ứng: Mua thép cán mỏng dạng cuộn Ngày 27 tháng 01 năm 2014 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người đề nghị thanh toán (Ký, họ tên) (Nguồn: Phịng kế tốn)
+ Ngày 27/01/2014, sau khi xem xét tính hợp lệ của giấy đề nghị tạm ứng, thủ quỹ lập phiếu chi số 0046, chi tiền mặt Thanh toán tiền mua thép.
Bảng biểu 2.6: Phiếu chi số 0046.
Đơn vị: Công ty TNHH Long Trang
Địa chỉ: :. 179 Khan Vạn Cân, P. Hiệp Bình Chánh, Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
MẪU SỐ 01 – TT
(BH theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 27 tháng 01 năm 2014 Quyển số: 07
Số: 0046
Nợ: 154,1331 Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Đỗ Quang Minh
Địa chỉ: Phịng kế tốn.
Lý do chi tiền: Mua thép cán mỏng dạng cuộn Số tiền: 19.365.060 đồng.
(Viết bằng chữ): Mười chín triệu ba trăm sáu lăm nghìn đồng khơng trăm sáu mươi đồng Kèm theo 02 chứng từ gốc. Ngày 27 tháng 01 năm 2014 Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu) Kế tốn trưởng (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) Người lập phiếu (ký, họ tên) Người nhận tiền (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): + Tỷ giá ngoại tệ:……………………………………………… + Số tiền quy đổi: …………………………………………….
( Nguồn: phòng kế toán)
Căn cứ chứng từ trên, kế toán định khoản: Nợ TK 154: 17.604.600đồng. Nợ TK 1331: 1.760.460 đồng
Có TK 1111: 19.365.060 đồng.
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ như phiếu thu, phiếu chi, kế toán vốn bằng tiền ghi vào báo cáo quỹ, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết quỹ tiền mặt, bảng kê, rồi cuối tháng ghi vào sổ cái.
Bảng biểu 2.7: Sổ quỹ tiền mặt.
Đơn vị: Công ty TNHH Long Trang Địa chỉ: :. 179 Khan Vạn Cân, P. Hiệp Bình Chánh, Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
SỔ QUỸ TIỀN MẶT
Tháng 01 năm 2014
Số hiệu chứng từ Diễn giải Số tiền
NT Thu Chi Thu Chi Tồn quỹ
Số dư đầu tháng Phát sinh trong tháng
108.350.900
17/01 007 Trả tiền mua vật liệu
thi công
512.210.591 620.561.491
19/01 029 Rút TGNH nhập quỹ 100.000.000 720.561.491
23/01 0044 Thanh toán tiền dầu
DO 25.457.500 695.103.991 27/01 0046 Mua thép cán mỏng dạng cuộn 19.365.060 675.738.931 … … … … … … … Cộng số phát sinh 841.532.300 625.851.700 Số dư cuối tháng 324.031.500 Kèm theo … chứng từ thu. Kèm theo … chứng từ chi. Ngày 31 tháng 01 năm 2014 Thủ quỹ (Ký, họ tên) ( Nguồn: phịng kế tốn)
Đơn vị Cơng ty TNHH Long Trang
Địa chỉ: 179 Khan Vạn Cân, P. Hiệp Bình Chánh, Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Mẫu số S07a-DN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính)
SỔ KẾ TỐN CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT
Tháng 01 năm 2014
NT GS
NT CT
SH chứng từ Diễn giải TK đối
ứng Số phát sinh Số tồn Ghi chú Thu Chi Nợ Có Số tồn đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ 108.350.900 … … … … … … … … … …
17/01 17/01 007 Trả tiền mua vật liệu thi công 131 512.210.591 620.561.491
19/01 19/01 029 Rút TGNH nhập quỹ 112 100.000.000 720.561.491
23/01 23/01 0044 Thanh toán tiền dầu DO 154.13 23.143.182 697.418.309 \
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
1331 2.314.318 695.103.991
27/01 27/01 0046 Mua thép cán mỏng dạng
cuộn
154.11 17.604.600 677.499.391
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
1331 1.760.460 675.738.931
… … … … … … … … …
Cộng số phát sinh trong kỳ 841.532.300 625.851.700
Số tồn cuối kỳ 324.031.500
Sổ này có 51 trang, từ trang 01 đến trang 51.
Ngày 31 tháng 01 năm 2014. Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu)
Bảng biểu 2.9. Sổ nhật ký chung.
Đơn vị: Công ty TNHH Long Trang Địa chỉ: 179 Khan Vạn Cân, P. Hiệp Bình Chánh, Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Mẫu số: S03a-DN
(BH theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính)
NHẬT KÝ CHUNG Năm 2014 Đơn vị tính: đồng. NT GS Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dịng TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ có Số trang trước chuyển sang 962.544.500 962.544.500 17/01 007 17/01 Trả tiền mua vật liệu thi công 111 512.210.591 131 512.210.591 19/01 029 19/01 Rút TGNH nhập quỹ 111 100.000.000 112 100.000.000 23/01 0044 23/01 Thanh toán tiền dầu DO 154 23.143.182 Thuế GTGT đầu vào 1331 2.314.318 111 25.457.500 27/01 0046 27/01 Mua thép cán mỏng dạng cuộn 154 17.604.600 Thuế GTGT đầu vào 1331 1.760.460 1111 19.365.060 … Cộng