Thông thường, các nhà tài trợ có những yêu cầu khác nhau về thủ tục áp dụng cho hoạt động giải ngân, thanh toán đối với nguồn vốn của mình, ngoài ra các hình thức dự án cũng có quy trình giải ngân khác nhau chẳng hạn ODA vốn vay hay ODA viện trợ không hoàn lại v.v.
Quy trình rút vốn là quá trình chuyển tiền từ Nhà tài trợ, cho tới tay người cung cấp (nhà thầu) để thanh toán cho các chi phí về hàng hóa, dịch vụ trong quá trình thực hiện dự án
Tùy theo cách thức lưu chuyển của vốn từ nhà tài trợ và sự tham gia của các cơ
quan liên quan như Cơ quan quản lý dự án, Cơ quan kiểm soát chi, Ngân hàng phục vụ… mà có những hình thức giải ngân, thanh toán khác nhau.
Quy định cụ thể về thủ tục giải ngân, thanh toán vốn dự án ODA sẽ được thể hiện trong Điều ước/Văn kiện dự án đã được ký kết. Tuy nhiên, trên thực tế có những hình thức giải ngân, thanh toán điển hình sau:
Trang số: 25/35 Nhà tài trợ Nhà thầu Thanh toán tiền Ban QLDA Cơ quan Kiểm soát chi Ngân hàng phục vụ
• Rút vốn thanh toán trực tiếp
Là hình thức giải ngân, thanh toán mà nhà tài trợ chuyển tiền, thanh toán trực tiếp cho các khoản chi (nhà thầu, nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ). Hình thức này có một sốđặc điểm chung như sau:
Trong hình thức rút vốn, thanh toán này thì thủ tục về yêu cầu thanh toánđược hoàn thiện giữa Nhà thầu và Ban QLDA.
Ban QLDA đồng ý thì sẽ gửi hồ sơ đề nghị thanh toán cho các cơ quan liên quan như Bộ Tài chính, Cơ quan Kiểm soát chi
Bộ Tài chính xem xét và chấp thuận cho rút vốn Hồ sơ rút vốn được chấp thuận gửi cho Nhà tài trơ
Nhà tài trợ chuyển tiền cho Nhà thầu
• Rút vốn thanh toán theo hình thức thư cam kết
Trong hình thức này, nhà tài trợ phát hành một thư cam kết đảm bảo trả tiền cho ngân hàng thương mại (là Ngân hàng phục vụ) cho một khoản thanh toán
đã được thực hiện hoặc sẽ thực hiện. Thủ tục trong hình thức này có những
đặc điểm chung như sau:
Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ, yêu cầu về thanh toán được thực hiện giữa Ban QLDA và Nhà thầu
Khi đủ điều kiện để thanh toán, Ban QLDA gửi lên Bộ Tài chính hồ sơ đề nghị phát hành Thư cam kết và đề nghị cho phép mở L/C
Bộ Tài chính xem xét, nếu chấp thuận thì đề nghị Nhà tài trợ phát hành thư cam kết, đồng thời gửi thông báo cho Ngân hàng phục vụ đề nghị
tiến hành các thủ tục mở L/C
Nhà tài trợ chấp thuận và phát hành thư cam kết thanh toán cho Ngân hàng phục vụ của nhà cung cấp và thực hiện thanh toán cho ngân hàng Ngân hàng phục vụ thanh toán tiền cho Nhà thầu căn cứ vào L/C
Trang số: 26/35
• Rút vốn hoàn vốn
Đây là hình thức Nhà tài trợ chuyển tiền thanh toán cho các khoản chi (hợp lệ)
đã được các cơ quan thực hiện dự án chi bằng các nguồn vốn khác. Trong trường hợp các khoản chi được thực hiện trước khi Hiệp định vay ODA có hiệu lực thì hình thức này đươc gọi là rút vốn, thanh toán hồi tố. Các đặc điểm chính của hình thức thanh toán này như sau:
Ban QLDA thanh toán cho Nhà thầu trước bằng các nguồn vốn của mình
Khi có nhu cầu cần rút vốn từ Nhà tài trợ Ban QLDA gửi hồ sơ đề nghị
thanh toán hoàn vốn lên Bộ Tài chính. Hồ sơ về các khoản chi phải có xác nhận của cơ quan kiểm soát chi
Bộ Tài chính xem xét, nếu chấp thuận thì phê duyệt vào đơn xin rút vốn và chuyển cho Nhà tài trợ
Nhà tài trợ trên cơ sở hồ sơ đề nghị, nếu chấp thuận sẽ chuyển tiền vào tài khoản theo đúng yêu cầu trong đơn xin rút vốn của Ban QLDA
• Rút vốn, thanh toán qua tài khoản đặc biệt, tài khoản tạm ứng (TKĐB,
TKTƯ)
Trong hình thức này một tài khoản đặc biệt/tài khoản tạm ứng được mở tại một ngân hàng thương mại, Nhà tài trợ sẽ chuyển tiền ứng trước vào tài khoản
đó để ban quản lý dự án chủ động thanh toán từ tài khoản này. Các điểm chính trong quy trình thanh toán qua TKĐB/TKTƯ như sau:
Ban QLDA chuẩn bị hồ sơ đề nghị rút vốn lần đầu vào TKĐB/TKTƯ
và chuyển lên Bộ Tài chính xem xét. Hạn mức của tài khoản khác nhau, tùy quy định trong Hiệp định ký kết. Mỗi Nhà tài trợ có thể có quy định khác nhau về cách tính hạn mức rút vốn lần đầu, bởi vậy, Ban QLDA cần phải dựa vào kế hoạch tài chính năm đểước tính số tiền cần chi tiêu làm cơ sở cho đề nghị rút vốn lần đầu về TKĐB/TKTƯ.
Bộ Tài chính xem xét, nếu đồng ý thì ký đơn xin rút vốn gửi Nhà tài trợ
Nhà tài trợ xem xét nếu chấp thuận thì chuyển tiền vào tài khoản theo
đúng yêu cầu trong đơn xin rút vốn
Ban QLDA sử dụng tiền trong TKĐB/TKTƯ thanh toán cho các nhu cầu trong quá trình thực hiện dự án. Chứng từ thanh toán phải tuân thủ
theo đúng các quy định, và phải được tập hợp để phục vụ cho hoạt động rút vốn bổ sung
Trong quá trình thực hiện dự án Ban QLDA sẽ thường xuyên tiến hành rút vốn bổ sung về TKĐB/TKTƯ. Các nhà tài trợ có thể có những quy
định khác nhau về thời gian và hạn mức cho mỗi lần rút vốn bổ sung.
Trang số: 27/35
Khi cần rút vốn bổ sung, Ban QLDA sẽ chuẩn bị hồ sơ trong đó cần phải kèm theo các chứng từ chứng minh về các khoản đã chi tiêu của dự
án (Bản sao hóa đơn, hợp đồng… hoặc bản Sao kê chi tiêu cho các khoản đã chi tiêu từ TKĐB/TKTƯ). Các tài liệu về thanh toán cần phải có xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi
Hồ sơ xin rút vốn bổ sung sau đó được gửi lên Bộ Tài chính xem xét Bộ Tài chính xem xét, nếu đồng ý thì xác nhận và gửi Nhà tài trợ
Nhà tài trợ xem xét và chuyển tiền vào tài khoản theo yêu cầu trong đơn rút vốn
Trong các hình thức rút vốn, thanh toán trên quy trình cụ thể, chi tiết lại có thể
khác nhau, phụ thuộc vào quy định về quy trình kiểm soát chi: Kiểm soát chi trước hay kiểm soát chi sau.
• Kiểm soát chi trước là hình thức yêu cầu Cơ quan kiểm soát chi kiểm tra, xác nhận tính hợp lệ của khoản chi trước khi cho phép Ban QLDA rút vốn, thanh toán cho người thụ hưởng.
• Trong hình thức kiểm soát chi sau thì cho phép Ban QLDA thực hiện việc rút vốn, thanh toán cho người thụ hưởng trước khi Cơ quan kiểm soát chi kiểm tra, xác nhận tính hợp lệ của các khoản chi.
Quy định chi tiết về quy trình rút vốn, thanh toán đối với nguồn vốn ODA trong các hình thức giải ngân ở trên được thể hiện trong Thông tư 78/2004/TT-BTC ngày 10/8/2004 của Bộ Tài chính về “Hướng dẫn quản lý việc rút vốn đối với nguồn vốn Hỗ trợ phát triển chính thức (ODA)”. Ngoài ra người đọc có thể
tham khảo thêm hướng dẫn chi tiết trong chương 5, “Sổ tay hướng dẫn các vấn đề tài chính trong dự án hỗ trợ phát triển chính thức tại Việt Nam”, Nhà xuất bản Tài chính, tháng 12/2004
Thực hành
Tên: “Xây dựng hệ thống kế toán cho một dự án ODA”
Mục tiêu: Giúp cho học viên nắm được một cách khái quát các yêu cầu về tổ chức và nội dụng cơ bản của một hệ thống kế toán dự
án ODA
Thời gian :
Mô tả : • Chia lớp thành thành nhóm nhỏ từ 4 – 5 học viên, sao cho số nhóm là số chẵn.
• Ghép 2 nhóm thành một cặp.
• Mỗi nhóm sẽ chọn ra một dự án ODA cụ thể mà thành viên của nhóm tham gia. Tóm tắt các nội dung chính của dự án như hình thức, nhà tài trợ, tính chất...Cung cấp nội dung đó cho nhóm bạn (không tiết lộ các thông tin về hệ
thống kế toán hiện thời của dự án cho đội bạn).
• Yêu cầu mỗi nhóm dựa trên cơ sở thông tin cơ bản về dự
án của nhóm bạn, phác thảo một hệ thống kế toán áp dụng cho dự án bao gồm những nội dung chính:
• Về tổ chức bộ máy kế toán
• Chế độ kế toán áp dụng
• Hệ thống tài khoản kế toán dự án
• Yêu cầu về báo cáo tài chính (loại báo cáo, đối tượng nhận, sử dụng báo cáo...)
• Sau khi hoàn thành bản phác thảo, chuyển cho đội bạn, so sánh với thực tế của hệ thống kế toán dự án ban đầu xem mức độ thống nhất giữa ý tưởng và thực tế.
• Hai nhóm trao đổi với nhau về kinh nghiệm trong xây dựng hệ thống kế toán dự án của mỗi đội.
Chuẩn bị: • Giấy A0
• Máy tính, máy chiếu (nếu cần thiết)
Trao đổi – Đóng góp
Nội dung: “Những vấn đề thường gặp trong hạch toán các nghiệp vụ kinh tế của dự án ODA”
Mục tiêu: Tạo điều kiện cho học viên trao đổi kinh nghiệm trong hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các dự án ODA (cách thức ghi chép, xử lý, báo cáo các nghiệp vụ)
Thời gian : 40 phút
Mô tả : • Học viên trao đổi kinh nghiệm về những vướng mắc có thể xảy ra trong xử lý về mặt kế toán các nghiệp vụ kinh tế ở dự án ODA và cách thức giải quyết trong thực tế công việc của mình
• Góp ý, đưa ra giải pháp cho những vướng mắc mà những học viên khác trong lớp gặp phải
Hoạt động Chia lớp thành các nhóm từ 4 – 5 học viên. Mỗi nhóm chọn ra 2 vấn đề thực tế liên quan đến xử lý về mặt kế toán đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở dự án của họ. Thảo luận trong nhóm theo hướng:
• Mô tả vấn đề
• Mô tả cách thức xử lý trên thực tế đã làm
• Nhận xét nguyên nhân tại sao lại phát sinh vướng mắc như vậy
• Đề xuất giải pháp, kiến nghị (đối với quản lý dự án, đối với cơ quan chức năng…)
Lựa chọn một nhóm trình bày vấn đề của họ để cả lớp học cùng trao đổi, góp ý, bổ xung.
Cuối buổi thảo luận, giảng viên hỗ trợ tập hợp các thông tin về để xây dựng thành tình huống bổ xung cho tài liệu đào tạo.
Trang số: 30/35
Ví dụ về vấn đề cần trao đổi – đóng góp Vấn đề 1
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Trang số: 31/35
TT Tên tài liệu Nguồn Mô tả - Tóm tắt