trong Công ty.

- Theo dõi và thực hiện thanh toán nguồn tiền lơng, tình hình thu nhập của cán bơ cơng nhân viên tồn Cơng ty.

trong Công ty.

I/ Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc xác lập các mối quan hệ.

Do trong sự phân công, với chức năng là bộ phận tham mu cho lãnh đạo Công ty trên các lĩnh vực công tác nh tổ chức cán bộ, chế độ chính sách, thờng trực ISO, thi đua khen thởng và cơng tác hành chính quản trị... Nếu chỉ thực hiện những lĩnh vực trên thì cha đủ. Mà một văn phịng theo đúng tiêu chuẩn chung nó phải bao gồm ba chức năng cơ bản: tổng hợp, tham mu, hậu cần. Cho dù văn phịng có cơ cấu nh thế nào thì cũng khơng thể thay đổi chức năng vốn có, đây là một yêu cầu cơ bản. Bởi trong bất cứ cấp quản trị nào trong Công ty, các đơn vị- phịng ban (khối gián tiếp của Cơng ty) thì ai cũng đều làm cơng tác hành chính văn phịng. Từ việc sắp xếp phân loại hồ sơ, thông tin liên lạc và ghi chép mọi loại hồ sơ giấy tờ. Tất cả cơng việc đó cũng là cơng tác tổng hợp và xử lí thơng tin. Trong bối cảnh văn phòng là nơi thờng xuyên thu nhận và chuyển tải các công văn giấy tờ tới mọi bộ phận trong tồn Cơng ty. Nếu coi nhẹ bất kỳ một chức năng nào cũng đều làm giảm đi hiệu quả hoạt động của văn phịng. Có thể do sự nhận thức cũng nh do cách bố trí, tổ chức của Cơng ty mà văn phịng mới chỉ đảm trách các công việc nh vậy. Mặc dù văn phịng có đầy đủ các chức năng nhng thực hiện các công việc chủ yếu là tham mu cho lãnh đạo Công ty về

nguồn nhân sự. Và việc xác lập các mối quan hệ trên cơ sở phân công nhiệm vụ nh trên cũng vì thế mà ít mang tính thờng xun, liên tục. Nh vậy, các hoạt động của văn phòng cha thể coi là hoàn thiện với yêu cầu hiện nay.

Một điểm yếu nữa của phòng là yếu tố nhân sự trong tổng số các nhân viên trong phịng thì khơng có ai có trình độ về nghiệp vụ hành chính văn phịng cơ bản, tất cả họ đều đợc đào tạo các chuyên ngành khác ( ĐH Kinh tế, ĐH Bách khoa...) nên hạn chế họ rất nhiều trong cơng tác văn phịng. Một đội ngũ nhân viên với trình độ khiêm tốn, trong đó có 6 ngời là đã tốt nghiệp đại học nhng lại không phải là chuyên ngành quản trị văn phịng. Do đó, nếu giao cho họ các cơng việc từ tổng hợp, hoạch định chính sách, tổ chức nhân sự, tham mu là quá khả năng của họ. Đây chính là điểm yếu cơ bản đã làm hạn chế nhiều vị trí cũng nh vai trị của phịng so với các phịng khác trong Cơng ty.

Nói nh vậy, nhng cũng khơng thể phủ nhận hiệu quả làm việc của văn phòng hiện nay. Phòng đã nối kết tốt các bộ phận để hoàn thành nhiệm vụ của mình, hồn thành tốt cơng tác mà mình đợc phân cơng. Đó là, phịng Tổ chức hành chính đã chủ động phối hợp với các đơn vị liên quan, thờng xuyên tổ chức kiểm tra, kỉ luật lao động và tác phong cơng nghiệp nhằm hỗ trợ các xí nghiệp quản lí lao động, để kịp thời chấn chỉnh. Cơng tác đào tạo nghề cho công nhân mới và đào tạo lại cho cơng nhân đã có tay nghề nh tổ chức đào tạo lại nghề bảo toàn Sợi - Dệt để phục vụ cho chơng trình đầu t máy mới của Cơng ty. Mở nhiều đợt bổ túc văn hóa cho cơng nhân nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất trớc mắt, đáp ứng nhu cầu sản xuất lâu dài đã đợc phịng Tổ chức hành chính hồn thành rất tốt. Phịng đã kết nối cùng phòng Kĩ thuật, các đơn vị tổ chức, theo dõi - kiểm

tra thi nâng cấp bậc đảm bảo quyền lợi của ngời lao động. Từ đó áp dụng mức khen hởng, chế độ chính sách thích hợp đối với ngời lao động. Hàng tháng, phịng đều có những cuộc họp để đánh giá các kết quả của các bộ phận, nêu ra các điểm tốt và cha tốt để mỗi bộ phận có thể xem xét lại và thực hiện một cách tốt hơn.

Là sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng sắp chuẩn bị tốt nghiệp khi đi sâu vào nghiên cứu vấn đề này em thấy rất phức tạp, vì đây là một chuyên ngành mới trong các chuyên ngành học của trờng và cũng là lĩnh vực mới mà chúng ta đang tiếp cận. Sự nắm bắt các kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ hành chính văn phịng về cơ bản là giống nhau nhng khi đợc thực hiện trong từng đơn vị, Công ty lại rất khác nhau.

II/ Một số hớng hoàn thiện.

Phịng Tổ chức hành chính trên cơ sở vẫn thực hiện chức năng tham mu với những lĩnh vực nh trớc đây nhng có sự thay đổi về hình thức tổ chức để hoạt động tốt hơn. Điều này, sẽ dẫn đến việc thực hiện chức năng tổ chức cán bộ công nhân viên trong tồn Cơng ty cần giảm đi và chun sâu hơn một số lĩnh vực khác. Đồng thời với việc làm này chắc chắn tăng thêm các mối quan hệ của phòng đối với các bộ phận và giảm đi một số nhiệm vụ của các phòng khác nh phòng Đầu t xây dựng cơ bản. Nh vậy, cơ cấu nhân sự trong phịng phải có sự tổ chức, sắp xếp lại nhằm phù hợp với u cầu cơng việc.

Khi đó sơ đồ cơ cấu tổ chức mới sẽ là:

III/ Biện pháp tổ chức thực hiện:

Tất cả các nhân viên thu thập và xử lí thơng tin phải đợc đào tạo chuyên sâu để có thể kịp thời ứng phó và xử lí trong mọi tình huống phức tạp. Nhất là trong nền kinh tế tri thức thì thu thập một thơng tin có giá trị là hết sức khó khăn. Do đó ngồi chun mơn giỏi thì họ cịn phải có kinh nghiệm trong cơng tác tổng hợp này (có thể cử họ đi học ở các trờng nh Học viện Hành chính Quốc gia, ĐH Tổng hợp, ĐHDL Phơng Đơng theo các chuyên ngành quản trị).

- Phải cơ cấu lại tồn bộ nhân sự trong phịng, các bộ phận sẽ đợc phân cơng các nhiệm vụ khác nhau. Trong đó, nhóm hành chính phục vụ tách ra là cơng tác văn th sẽ trở thành một bộ phận còn lại là phối hợp với phòng đầu t xây

47 Tr ởng phòng TCHC Bộ phận tổ chức CB-CNV tiền lơng Bộ phận tham mu-tổng hợp Văn th lu trữ Hành chínhphục vụ Phó phịng Phó phịng

dựng để phục vụ công tác hậu cần nh theo dõi đầu t, sửa chữa các trang thiết bị văn phòng và các phịng ban khác. Và cơng tác tổng hợp tham mu sẽ tổ chức đi vào chuyên môn sâu hơn, phạm vi tham mu rộng hơn , nh vậy khơng chỉ cịn tập trung tham mu về công tác tổ chức nhân sự. Họ phải đợc tạo điều kiện làm việc trong một mơi trờng thuận lợi có thế việc thu nhận mới đạt hiệu quả cao.

- Xây dựng các quy chế làm việc mới cho văn phòng phù hợp với yêu cầu công việc. Đặt ra trách nhiệm rõ ràng cho họ thực hiện tốt công việc đợc giao.

- Nâng cao hơn nữa các điều kiện về vật chất để họ có thể hồn thành tốt cơng tác này.

- Trong các mối quan hệ các phòng ban phải tổ chức lại chặt chẽ nâng cao hơn nữa sự hỗ trợ, tạo điều kiện và phối hợp của các bộ phận với văn phịng. Có thể thờng xuyên trao đổi các vấn đề liên quan với các phịng chức năng để họ có thể tham mu và đồng thời tham mu lại cho họ. Đồng thời, xây dựng quy chế báo cáo tổng hợp - thông tin cho lãnh đạo và các bộ phận để tạo ra các mối quan hệ thống nhất giữa lãnh đạo - văn phòng- các bộ phận chức năng.

Tuy nhiên xét chung lại, trong các biện pháp trên thì yếu tố con ngời là quan trọng hơn cả. Bởi chính họ sẽ quyết định xác lập các mối quan hệ đó nh thế nào, ra sao nên yếu tố con ngời trong văn phịng và trong tồn thể Cơng ty phải đ- ợc coi trọng đúng mức.

Với những việc xác lập các chức năng và nhiệm vụ mới hoạt động của văn phịng trong Cơng ty sẽ rất sơi động, guồng máy văn phịng sẽ phải hoạt động liên tục. Kéo theo đó là các phịng ban chức năng khác trong Cơng ty sẽ phải hoạt động theo, vì thế mà có thể tăng cờng hơn các mối quan hệ trong Công ty. Văn

phòng giờ đây đã trở thành trung tâm nắm bắt và lu trữ khối lợng thông tin quan trọng đối với sự phát triển của tồn Cơng ty. Với vị trí đợc nâng cao, trách nhiệm địi hỏi nhiều hơn nên yêu cầu xây dựng các mối quan hệ sẽ nhiều hơn và chặt chẽ hơn. Nh vậy, trong trách nhiệm mới, các hoạt động đợc mở rộng thì đặt ra cho văn phòng phải xây dựng đợc các mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ Công ty: giữa văn phòng với các bộ phận sao cho thật nhịp nhàng có nh thế thì mới hồn thành đợc cơng việc theo yêu cầu và đúng thời gian qui định.

IV/ Một số kiến nghị nhằm tăng cờng mối quan hệ giữa văn phịng với các bộ phận khác trong Cơng ty.

Trên cơ sở thực trạng công tác văn phịng của Cơng ty Dệt 8-3 hiện nay, để cơng tác văn phịng của Công ty hoạt động trong một cơ cấu mới sao cho văn phịng của Cơng ty vừa phát huy đợc hiệu quả cơng việc của mình đảm trách, vừa cầu nối giữa các bộ phận, phòng ban chức năng với Ban lãnh đạo Công ty trong việc tham mu đa ra các quyết định quản lí. Để tăng cờng mối quan hệ đó, em xin mạnh dạn đa ra một số kiến nghị sau đây:

Đối với nghiệp vụ văn phòng để phát huy hiệu quả hoạt động văn phòng

của Cơng ty trong thời gian tới cần nhanh chóng xây dựng một quy chế phân công cơng tác hồn chỉnh đối với từng bộ phận cá nhân trong văn phòng trên cơ sở quy chế làm việc của Cơng ty.

Lãnh đạo văn phịng phải là ngời đề ra và chỉ đạo, tiến hành công tác này. Cụ thể là phịng Tổ chức lao động thực hiện tốt cơng tác tổ chức đôn đốc, kiểm tra ở các bộ phận. Các cán bộ quản lý các phịng phải có trách nhiệm cao trong quá trình thực hiện.

Có biện pháp quy trách nhiệm cụ thể và kiên quyết để cán bộ cơng nhân viên trong văn phịng thực hiện nghiêm chỉnh quy chế làm việc đã ban hành. Tiếp tục hồn chỉnh cơng tác rà soát văn bản để văn bản ra đời là sản phẩm quản lý có chất lợng cao. Thực hiện nghiêm túc quy chế cơng văn giấy và lu trữ, bố trí cán bộ có trình độ chun mơn cho bộ phận này.

Bố trí phịng làm việc khoa học để sao cho Trởng phịng có thể vừa làm đợc việc vừa có thể quan sát tất cả các hoạt động của văn phòng.

Các yếu tố trên là rất quan trọng để quyết định sự thành công bởi việc đổi mới cơ cấu không chỉ là trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo đơn vị mà còn là trách nhiệm của cả tập thể.

Đối với trang thiết bị trang bị thêm cho văn phòng một số máy điện thoại

thơng thờng, để tránh tình trạng dùng chung điện thoại gây nên sự lộn xộn khi đang làm việc.

Công việc của văn phòng hiện nay đang rất phức tạp, để thực hiện có hiệu quả cơng việc mà Ban lãnh đạo Cơng ty giao cho cần trang bị cho văn phòng các thiết bị cần thiết nh: có thêm một máy vi tính nữa, các loại văn phịng phẩm, trang bị thêm tủ để lu trữ hồ sơ quan trọng. Từ đó phát huy hiệu quả của các trang thiết bị để làm tốt hơn nữa cơng tác văn phịng.

Một công việc quan trọng là nên bố trí máy điện thoại ở văn phịng nối thơng với Trởng phịng (Phó phịng) khi cần thiết để giảm bớt tối đa việc lãnh đạo phòng ra khỏi phòng làm việc của mình mà vẫn có thể chỉ đạo cơng việc.

Hiện nay, Công ty cha nối mạng nội bộ và mạng quốc gia, Nên Cơng ty có thể tiến hành nâng cấp hệ thống máy tính trong các bộ phận và nhanh chóng nối

mạng. Bởi đây là một trong những phơng thức tìm kiếm các thơng tin về khách hàng, về dây chuyền công nghệ sản xuất trên thị trờng phục vụ cho hoạt động văn phịng nói riêng và hoạt động sản xuất của tồn Cơng ty nói chung.

Về việc tổ chức văn phịng để yểm trợ, thực hiện chức năng tham mu -

tổng hợp cho tồn doanh nghiệp địi hỏi phải có sự quản lý thống nhất. Nh nên bố trí vị trí của văn phịng gần với phịng Tổng Giám đốc để tiện cho việc thực hiện chức năng trên.

Phối hợp với ban tổ chức cán bộ, các đơn vị liên quan để chia ra các phơng thức tiến hành thích hợp đạt hiệu quả cao. Đồng thời bố trí nhân viên, phân cơng quyền hạn - trách nhiệm và sự phối hợp một cách thích hợp để hồn thành cơng việc đợc giao.

Muốn thực hiện đợc việc tổ chức văn phịng thì việc tiến hành đổi mới tổ chức bộ máy quản lý phải thận trọng, phải thống nhất.

Đối với nhân sự trong văn phòng phải vừa quan tâm đến quản lý các mối

quan hệ vừa quan tâm hơn về mặt tinh thần, tơn trọng sở thích riêng của họ. Biện pháp chủ yếu trong quản lý con ngời là kích thích tinh thần làm việc nh thờng xuyên khen thởng đối với các nhân viên có sáng kiến xây dựng văn phịng, bồi d- ỡng kiến thức chuyên môn cho họ. Vì tinh thần làm việc có ảnh hởng rất lớn đến hiệu quả công tác, tạo ra năng suất trong cơng việc.

Việc bố trí nhân sự phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, năng lực của nhân viên để bố trí ngời cho thích hợp.

Kết luận

Trong hơn 35 năm hoạt động trải qua nhiều khó khăn thử thách với khơng ít lần đổi tên, Công ty Dệt 8-3 đã dần dần đi vào ổn định và phát triển. Bớc sang thời kì chuyển đổi nền kinh tế từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị tr- ờng với những khó khăn trong những ngày thành lập đã đợc khắc phục, tìm đợc chỗ đứng trong thị trờng và khẳng định đợc lịng tin của mình. Để đạt đợc những thành tựu nh hiện nay bên cạnh việc chú ý đầu t dây chuyền, trang thiết bị hiện đại nó cịn đợc làm nên bởi những hoạt động hiệu quả của các phịng ban trong Cơng ty.

Có thể nói các phịng ban trong Cơng ty đã đợc tổ chức chặt chẽ, gọn nhẹ cùng một đội ngũ nhân viên có năng lực và khả năng thích ứng cao đã hỗ trợ đắc lực để đa Công ty phát triển đợc nh ngày hôm nay. Tuy trong thời điểm nh hiện nay trong cơ cấu tổ chức đó khơng phải là đã hồn hảo nhng cũng góp phần khơng nhỏ đa Cơng ty vợt qua thử thách và đứng vững trên thị trờng. Và để phát triển hơn nữa, trong trách nhiệm mới, các hoạt động đợc mở rộng thì đặt ra cho văn phịng phải xây dựng đợc các mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ Cơng ty giữa văn phịng với các bộ phận sao cho thật nhịp nhàng.

Qua thời gian thực tập và nghiên cứu tại Công ty Dệt 8-3, đợc thực tập và tiếp xúc với các cán bộ công nhân viên trong Công ty đã giúp cho em rất nhiều trong q trình hồn thành chun đề này. Với những ý kiến, vấn đề đợc đa ra trong chuyên đề này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết. Em rất

mong sự đóng góp của thầy cơ và bạn bè để rút ra những kinh nghiệm hoạt động nghiên cứu sau này.

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn tới thầy giáo hớng dẫn Trần Minh Tuấn cùng tồn thể ban lãnh đạo Cơng ty và các cơ chú trong phịng tổ chức hành