hàng và thanh toán được thiết lập khá rõ ràng. Vấn đề này chịu ảnh hưởng lớn từ chất lượng của phần mềm đang sử dụng tại Tổng Công ty.
- Kiểm soát sự ủy quyền: Sự ủy quyền được thực hiện bởi sự phân quyền trong sử dụng bằng một mật khẩu riêng cho mỗi người khi đăng nhập hệ thống để làm việc. Và bên cạnh đó, sự ủy quyền còn được thể hiện ở sự ký duyệt thông qua của cán bộ quản lý trên các chứng từ của NV phát sinh.
- Kiểm soát việc đăng nhập dữ liệu: Công việc đăng nhập được khá bảo mật bởi một mật khẩu riêng cho từng người sử dụng. Tuy nhiên, thực tế vẫn có tình trạng kế toán phần hành này làm giúp công việc cho kế toán phần hành khác, nên ở một góc độ nào đó, việc đăng nhập dữ liệu không được bảo mật tuyệt đối.
Kiểm soát ứng dụng
- Kiểm soát việc nhập dữ liệu: Việc nhập liệu trong chu trình này được thực hiện ban đầu bởi Kế toán vật tư. Kế toán VT sẽ nhập PNK từ bộ chứng từ thanh toán được chuyển sang từ Phòng Kinh doanh. Sau đó, bộ chứng từ thanh toán sẽ được chuyển sang Kế toán thanh toán. KT phần hành này sẽ kiểm tra đối chiếu số liệu (KT thanh toán không nhập liệu mà số liệu sẽ tự động được cập nhật vào hệ thống từ sự nhập liệu của KT vật tư và KT thanh toán chỉ theo dõi). Tại đây, nếu KT vật tư nhập liệu sai, KT thanh toán sẽ phát hiện được. Ngược lại, tại đây nếu số liệu khớp đúng thì bộ chứng từ thanh toán sẽ được chuyển sang cho KT ngân hàng để làm thủ tục thanh toán.
Nếu nghiệp vụ được thanh toán toàn phần thì dữ liệu lại được cập nhật sau khi KT ngân hàng nhập liệu, làm giảm khoản phải trả NCC, KT thanh toán có thể theo dõi và phát hiện sai sót nếu có.