II. Thực trạng quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo của Cụng
4. Quy trỡnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Cụng ty
4.1. Chuẩn bị giao dịch
Bước 1: Nghiờn cứu mặt hàng gạo xuất khẩu
Tiờu chuẩn gạo xuất khẩu của Cụng ty là tiờu chuẩn gạo xuất khẩu của Việt Nam. Vỡ vậy, việc nghiờn cứu mặt hàng gạo xuất khẩu khụng phải thực hiện một cỏch cụ thể. Nhiệm vụ của Cụng ty chủ yếu là nắm bắt được cỏc tiờu chuẩn gạo mà Cụng ty cú thể mua để cú thể so sỏnh với cỏc tiờu chuẩn gạo mà khỏch hàng nước ngoài yờu cầu.
Bước 2: Nghiờn cứu thị trường xuất khẩu gạo
- Nghiờn cứu thị trường nội địa:
Thị trường nội địa chớnh là nguồn cung cấp gạo, được xem là cơ sở để xuất khẩu gạo. Cõu hỏi đặt ra với Cụng ty là: Mua gạo ở đõu để cú chi phớ thấp nhất đồng thời vừa đảm bảo được chất lượng.
Để cú thể thực hiện tốt một thương vụ xuất khẩu, Cụng ty phải tiến hành thu thập thụng tin từ cỏc nguồn như nguồn thụng tin sơ cấp, thụng tin từ cỏc loại sỏch bỏo, tạp chớ, tài liệu...Được phỏt hành hàng ngày.
Sau khi thu thập toàn bộ cỏc thụng tin cần thiết, Cụng ty tiến hành xử lý thụng tin theo trỡnh tự:
+Chất lượng gạo của nhà cung ứng
+Khung giỏ, cỏi giỏ thấp nhất mà nhà cung ứng đưa ra +Điều kiện giao dịch mà nhà cung ứng đề nghị
Trờn cơ sở nắm bắt tỡnh hỡnh đú, Cụng ty sẽ lựa chọn nhà cung ứng phự hợp để cung cấp gạo xuất khẩu cho Cụng ty.
- Thị trường quốc tế:
Song song với việc nghiờn cứu thị trường nội địa, Cụng ty thường xuyờn theo dừi về tỡnh hỡnh thị trường xuất khẩu gạo quốc tế. Thụng tin thị trường quốc tế thường phức tạp, đũi hỏi Cụng ty trong quỏ trỡnh thu thập, xử lý phải hết sức cẩn thận.
Cụng ty thường tiến hành thu thập thụng tin qua cỏc loại bỏo, tạp chớ, tài liệu ở nước ngoài cũng như ở trong nước như tạp chớ nụng nghiệp thế giới, cỏc tài liệu của cỏc tổ chức kinh tế thế giới như ”FAO”, “thụng tin thị trường gạo”, tạp chớ “tỡnh hỡnh và phỏt triển hàng năm” và cỏc ấn phẩm của thị trường chung Chõu Âu.
Với những thụng tin thu thập được, Cụng ty tiến hành tập hợp, nghiờn cứu và xử lý một cỏch kỹ lưỡng để tỡm ra những thị trường phự hợp, cú khả năng tạo ra nhiều lợi nhuận cho mỡnh.
Bước 3: Lập phương ỏn kinh doanh:
Sau khi đó lựa chọn thị trường xuất khẩu gạo, Cụng ty sẽ tiến hành lập phương ỏn kinh doanh nhằm tớnh toỏn hiệu quả, lời lỗ, từ đú làm căn cứ để đi đến đàm phỏn và ký kết hợp đồng xuất khẩu.
4.2. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo của Cụng ty
Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu gạo, Cụng ty XNK Tổng Hợp I phải tiến hành cỏc khõu sau:
Thu mua gạo xuất khẩu:
Khi L/C đó được mở thỡ Cụng ty tiến hành thu mua gạo ở nhiều đại lý, nhà buụn khỏc nhau. Việc mua bỏn này thụng qua hợp đồng kinh tế được ký kết giữa Cụng ty và chủ hàng. Đõy là loại hợp đồng mua bỏn xuất khẩu gạo. Theo hợp đồng này, cỏc nhà cung ứng sẽ giao cho Cụng ty một khối lượng gạo nhất định, cũn Cụng ty cú nhiệm vụ nhận gạo và thanh toỏn tiền hàng. Hợp đồng này phần lớn là hợp đồng một chiều, tức là Cụng ty mua gạo và thanh toỏn bàng tiền trực tiếp. Nhỡn chung một hợp đồng mua gạo nội địa để xuất khẩu cú nội dung chủ yếu sau:
Phẩm cấp gạo: Được quy định theo hợp đồng xuất khẩu.
Giỏ cả: Do sự thoả thuận trờn cơ sở tham khảo về tỡnh hỡnh thị trường và
đảm bảo cú lợi khi xuất khẩu. Thời gian giao hàng.
Bao bỡ đúng gúi: Gạo được đúng gúi bao bỡ ngay tại kho của cỏc đại lý, chủ hàng theo đỳng loại bao bỡ, cú kớch cỡ và ký hiệu mó ghi trong hợp đồng xuất khẩu.
+ Đúng gúi bao bỡ:
Trong cỏc năm qua gạo xuất khẩu của Cụng ty chủ yếu được đúng gúi trong hai loại bao đay 100% và bao nhựa PP, loại 50kg. Đõy là hai loại bao bỡ cú khả năng giữ ẩm tốt, thớch hợp với vận chuyển đường xa, phự hợp với
yờu cầu của khỏch hàng, đồng thời giỏ tương đối rẻ và ổn định. + Ký mó hiệu:
Gạo của Cụng ty phần lớn được bỏn cho cỏc Cụng ty và thương nhõn nước ngoài và sau đú được cỏc cụng ty, thương nhõn này bỏn lại cho thị
Thanh toỏn: Bằng sộc, chuyển khoản hay tiền mặt tuỳ theo khả năng của
Cụng ty và ý muốn của chủ hàng. Giao hàng:
Thụng thường Cụng ty vẫn xuất gạo theo điều kiện FOB cảng Sài Gũn hay cảng Đà Nẵng, nhưng đại bộ phận 90% hợp đồng xuất khảu gạo của cụng ty là giao tại cảng Sài Gũn vỡ tại thành phố Hồ Chớ Minh Cụng ty cú một chi nhỏnh lớn cú nhiệm vụ thu mua gạo tại cỏc tỉnh đồng bằng sụng Cửu Long. Thời han giao hàng của Cụng ty thường khụng rơi vào một thời điểm cố định mà cú thể giao bất kỳ ở một thời điểm nào đú trong năm. Điều này phụ thuộc vào điều khoản quy định thời hạn giao hàng trong hợp đồng.
Khiếu nại và giải quyết khiếu lại:
Thương vụ kinh doanh được xem là cú kết quả khi đó thưc hiện xong thủ tục thanh toỏn và nhận tiền hàng. Tuy vậy, nếu cú khiộu lại của đối tỏc, Cụng ty sẽ tiến hành kiểm định, kiểm tra cũng nh- đỏnh giỏ mức độ thiệt hại Của vụ việc để từ đú cú thể giải quyết một cỏch hợp tỡnh, hợp lý.
Trong điều khoản của bất kỳ hợp đồng nào cũng đều quy định: Nếu việc thương lượng khụng cú kết quả thỡ tranh chấp phải được trỡnh lờn trọng tài hay Toà ỏn của một trong hai bờn hoặc một nước nào đú do hai bờn thoa thuận để giải quyết, bờn thua phảỉ chịu hoàn toàn chi phớ. Thực tế, việc giải quyết phải nhờ đến Toà ỏn hay trọng tài chưa từng xẩy ra đối với Cụng ty.