I. Kế hoạch nhân lực năm 2007
1.3 Cân bằng cung cầu
Nhà máy thường xảy ra trường hợp là thiếu lao động có trình độ chuyên môn và dư thừa lao động phụ. Trong mỗi trường hợp Nhà máy cần có những
giải pháp khắc phục tiết kiệm nhất mà vẫn đảm bảo cho sản xuất đạt hiệu quả cao, cụ thể:
* Trường hợp khi thiếu hụt lao động: Nhà máy có hai chính sách để điều chỉnh đó là: tuyển dụng và đào tạo. Tuy nhiên, trong khâu tuyển dụng nhà máy thực hiện còn nhiều thiếu sót, nhược điểm thể hiện là việc tuyển dụng chỉ qua hồ sơ nhân viên, không xác định được một cách kỹ càng, lý do chủ yếu là không phân tích công việc ở vị trí cần tuyển bởi vì ba bản phân tích công việc đưa ra những đặc điểm của bộ phận muốn tuyển vào phải làm công việc gì, làm như thế nào, yêu cầu đối với người cần tuyển đáp ứng được nhu cầu công việc và khi làm việc người đó phải hoàn thành công việc được giao ở mức độ như thế nào... Qua đó nhà máy mới dễ dàng xác định được người cần tuyển mộ và tuyển chọn, cần phải đào tạo họ như thế nào để đáp ứng được nhu cầu của tương lai.
Công tác tuyển dụng cần phải tuân theo trình tự sau:
Trước hết, Nhà máy cần thực hiện tuyển mộ. Đây là bước mà Nhà máy bỏ qua hay là còn thiếu sót, nhưng nó góp một phần rất lớn vào thắng lợi của tuyển chọn. Phải hiểu rằng tuyển mộ là quá trình tìm được những người có khả năng và động viên họ vào dự tluyển. Nhà máy nên coi nguồn tuyển mộ bên trong Nhà máy là nguồn tuyển mộ quan trọng và chủ yếu cho những vị trí trống nhằm sử dụng tối ưu được nguồn nhân lực hiện có trong Nhà máy. Nhà máy có thể sử dụng các phương pháp là: sử dụng bản thông báo, sử dụng sự giới thiệu của công nhân trong Nhà máy, xây dựng và sử dụng các danh mục kỹ năng. Tuy nhiên, Nhà máy không nên bỏ qua nguồn quan trọng với những công việc khởi điểm, để đổi mới nguồn lực lao động sản xuất, những người quản lý nắm chức vụ lớn để đổi mới phong cách là việc. Nhà máy có thể sử dụng các phương pháp là: sử dụng sự giới thiệu của công nhân viên, quảng cáo qua đài, báo, tivi, tìm qua các trung tâm giới thiệu việc làm. Sau đó, người cán bộ nhân lực sẽ tiến hành tuyển chọn.
Bước 1: Nghiên cứu hồ sơ: thông qua hồ sơ xin việc có thể loại trừ được những người không phù hợp với công việc. Hồ sơ xin việc phải thể hiện rõ các thông tin cơ bản về bản thân người dự tuyển và công việc trước đó người dự tuyển làm.
Bước 2: Trắc nghiệm lựa chọn để đánh giá phẩm chất của cá nhân đặc trưng cho công việc (trắc nghiệm về tâm lý, kiến thức, khả năng thực hiện công việc, thái độ với một số vấn đề có liên quan...).
Bước 3: Phỏng vấn: thực hiện một cuộc đàm thoại tỷ mỷ và chính thức để đánh giá xem người dự tuyển có thể chấp nhận được hay không.
Bươc 4: Đánh giá về y tế và kiểm tra sức khoẻ.
Bước 5: Nếu được chấp nhận thì Nhà máy sẽ có quyết định thuê mướn và chấm dứt quá trình tuyển chọn.
Trên đây là phương pháp tuyển chọn đã bỏ qua một số nhằm bước giảm được thời gian, giảm được chi phí mà vẫn có thể tuyển chọn một cách tốt nhất. Nhà máy nên áp dụng phương pháp này để thắng lợi trong công tác tuyển dụng, bởi vì: công nhân lao động phổ thông, công việc cần làm là các thao tác đơn giản nên khi tuyển dụng công nhân sản xuất thì bước 2,3 sẽ đơn giản hơn, bước 4 cần phải kỹ lưỡng, vì người công nhân sản xuất trong Nhà máy cần nhất là thể lực và sức khoẻ. Ở lao động quản lý, cán bộ tuyển dụng cần thực hiện qua 5 bước trên nhằm đạt hiệu quả cao nhất mà thời gian và chi phí tốn kém ít nhất.
Đào tạo cũng là một mảng cần quan tâm của Nhà máy trong năm tới, để làm tốt công tác đào tạo Nhà máy nên xem xét các đối tượng đào tạo và áp dụng các hình thức đào tạo phù hợp.
1. Đào tạo mới cho những người lao động mới tuyển.
2. Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ quản lý sản xuất kinh doanh.
3. Đào tạo lại lao động để phù hợp với nhu cầu, vị trí làm việc của người lao động, tức là những người được Nhà máy bổ nhiệm, đề bạt, thuyên
chuyển sang các vị trí làm việc mới, để mở rộng thêm các dây chuyền sản xuất mới, tổ chức thi đua, nâng cao trình độ lao động quản lý, thi nâng bậc hàng năm cho công nhân sản xuất.
Nếu Nhà máy có dự kiến đào tạo thì trước hết cần xác định nhu cầu đào tạo, sau đó xây dựng một hệ thống quản lý đào tạo ở Nhà máy và tiếp theo chuẩn bị nội dung chương trình đào tạo (đề ra mục tiêu đào tạo, thời gian đào tạo, chương trình đào tạo, lịch trình giảng dạy, kế hoạch đánh giá đào tạo), chuẩn bị giáo trình hoặc bài giảng về kiến thức, các bài tập thực hành tại cơ sở sản xuất (nếu có). Sau cùng, người cán bộ phải đánh giá lại chương trình đào tạo, điều chỉnh, phê duyệt kỹ năng. Bên cạnh đó, Nhà máy cần chú trọng đến việc thuyên chuyển, thăng chức, đề bạt, giáng chức để nhằm hạn chế việc tuyển dụng về số lượng và chất lượng của cán bộ công nhân viên. Nếu làm tốt công tác này thì Nhà máy sẽ tránh được sự lãng phí và sử dụng đúng khả năng của người lao động.
*Trường hợp khi Nhà máy dư thừa lao động: Nhà máy áp dụng các chính sách như: giảm bớt giờ lao động, chia sẻ công việc, cho về hưu, thuyên chuyển, chấm dứt hợp đồng, hạn chế tuyển dụng, nghỉ tạm thời theo kiểu nghỉ tự túc, tự nộp BHXH, BHYT. Trong các công tác này Nhà máy đã làm tương đối tốt, tuy nhiên vẫn cần phải nhấn mạnh là: Nhà máy khi thực hiện các chính sánh này cần phải phân tích công việc của người lao động và đánh giá chính xác sự thực hiện công việc của từng phân xưởng, từng tổ, từng cá nhân người lao động. Nhà máy đã làm được điều này thì khi dư thừa lao động, Nhà máy sẽ cho thôi việc thuyên chuyển, chấm dứt hợp đồng, nghỉ tạm thời, đào tạo lại, phát triển nguồn nhân lực sẽ đúng người, tránh được những bất bình trong tập thể người lao động.
Trong cả quá trình kế hoạch hoá nguồn nhân lực như trên, nhà lập kế hoạch phỉa luôn luôn kiểm tra, rà soát lại, đánh giá xem những gì đã làm tốt, những gì chưa tốt để rút kinh nghiệm cho lần kế hoạch sau và sau tất cả các bước cần đánh giá lại và luôn luôn phải hoàn thiện công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực.
Công tác này ở Nhà máy mới chỉ mang tính chất hình thức, chưa thực sự mang tính quy mô khoa học.