2. Ban giám hiệu và trưởng các phịng ban có thường xuyên tổ chức họp giao ban không?
2 1
3. Ban giám hiệu có kiểm tra lại các chứng từ thu – chi để đảm bảo các khoản thu chi hợp với các quy định về tài chính với các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu?
2 1
4. Khi có được sự tư vấn của kiểm tốn về sự yếu kém của kiểm sốt nội bộ, Ban giám hiệu có sẵn lịng điều chỉnh?
3
5. Đơn vị có so sánh số liệu thực tế định kỳ trên sổ sách với thực tế, giữa các năm?
1 2
6. Các hoạt động khác thường có được xét duyệt cụ thể trước khi ghi sổ?
3
7. Đơn vị có bộ phận kiểm sốt nội bộ khơng?
8. Cơ quan nhà nước có thường xuyên giám sát hoạt động của đơn vị?
2 1
9. Ban giám hiệu có thường xuyên nhận được báo cáo về tài chính và các biên bản thống kê kịp thời
2 1
Việc giám sát thường xuyên trong đơn vị có điểm thuận lợi đó là sự quản lý của kho bạc. Các khoản thu, chi ngân sách đều được kho bạc nhà nước thơng qua. Do đó địi hỏi đơn vị phải thực hiện đúng chế độ tài chính của đơn vị.
Kết quả khảo sát cúng cho thấy là đơn vị hành chính sự nghiệp có thu nên định kỳ có sự kiểm tốn của nhà nước, tuy nhiên kiểm toán nhà nước thực hiện kiểm toán tại trường theo định kỳ là 2 năm. Và khi có sự tư vấn của kiểm toán, BGH sẵn long điều chỉnh.
Tuy nhiên việc kiểm soát định kỳ của đơn vị cũng có nhiều điểm làm giảm hiệu quả:
-Đơn vị khơng có bộ phận kiểm sốt nội bộ, điều này xuất phát từ đặc điểm ngành nghề vì đơn vị HCSN nên việc lập bộ phận kiểm soát nội bộ chưa được chú trọng. Tuy nhiên, hiện nay quy mơ hoạt đơng và các nguồn tài chính của đơn vị là khá lớn nên việc khơng có hệ thống KSNB sẽ làm giảm hiệu quả hệ thống KSNB.
-BGH trong đơn vị cũng không thường xuyên nhận được BCTC và các bảng thống kê kịp thời để giám sát.
-BGH trong đơn vị cũng không tiến hành kiểm tra lại các chứng từ thu chi để đảm bảo chúng đúng chế độ, việc kiểm tra này được thực hiện bởi kế toán trưởng (tuy nhiên việc kiểm tra là không thường xuyên). Toàn bộ chứng từ sau khi được ký duyệt, lưu chuyển thì sẽ được bảo quản. Trong đơn vị gần như khơng có sự kiểm tra lại chứng từ.
2.3.2.7. Đánh giá thực trạng công tác KSNB thu, chi ngân sách tại trường CĐN Long Thành – Nhơn Trạch.
a. Những ưu điểm
thông tin cung cấp cho Thủ trưởng và các đối tượng sử dụng khác đảm bảo chính xác, tin cậy, tài sản của Trường được bảo vệ an toàn.
*Đánh giá về mơi trường kiểm sốt:
Trong mơi trường kiểm sốt của Trường CĐN LT –NT với tư cách, đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của Lãnh đạo luôn là tấm gương sáng để CBNV noi theo. Lãnh đạo trường đã xóa bỏ hồn tồn tư tưởng, phong cách điều hành quản lý theo kiểu nền kinh tế bao cấp, có cái nhìn đúng đắn về nền kinh tế thị trường cạnh tranh lành mạnh, có quan điểm trung thực, có đạo đức nghề nghiệp, biết lắng nghe những ý kiến phản hồi từ cấp dưới và là người tiên phong trong việc chấp hành nghiêm túc các nội quy, quy chế của đơn vị và tuân thủ pháp luật do nhà nước ban hành. Đồng thời, với xu thế phát triển đề án đổi mới Giáo dục hiện nay, lãnh đạo Nhà trường đã không ngừng học hỏi thêm về kiến thức quản lý kinh tế, luật kinh tế về chun mơn kỹ thuật…góp phần làm cho mơi trường kiểm sốt đơn vị hồn thiện hơn. Cụ thể:
+ Các nhân tố bên trong:
-Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức của trường khá phù hợp, đã đảm bảo cho các hoạt động trong trường được thơng suốt và hiệu quả, khơng có sự chống chéo giữa các bộ phận, đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, đã là một nhân tố quan trọng góp phần tạo nên một mơi trường kiểm sốt lành mạnh của trường.
-Chính sách nhân sự: Trường CĐN LT – NT đã thực hiện một chính sách nhân sự đúng đắn, đó là chính sách nhằm tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ, nhân viên có năng lực và có đạo đức. Theo quy định tại Nghị định số 43/2006/NĐ-CP, Hiệu trưởng trường CĐN có quyền tự chủ về biên chế nghĩa là có quyền tự chủ về tuyển dụng cán bộ, bố trí nhân sự, có tác phong quản lý với phương châm nhân viên phải đa nhiệm, 1 người được giao nhiều việc để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả công việc và tăng thu nhập cho người lao động, thực hiện đúng theo đường lối của Đảng, Chính phủ nói chung và tinh thần Nghị đinh số 43/2006/NĐ-CP nói riêng.
-Cơng tác kế hoạch: Việc lập kế hoạch của trưởng từng bước được hoàn thiện và chuyên nghiệp, đã giúp cho trường hoạt động đúng hướng và có hiệu quả. Kế hoạch được thực hiện một cách nghiêm túc và khoa học, nên đã trở thành một
cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu, giúp trường phát hiện, ngăn ngừa được những sai sót gian lận trong các hoạt động thu, chi NSNN của trường trong những năm qua.
+ Các nhân tố bên ngoài:
Các nhân tố này gồm sự ảnh hưởng của các cơ quan chủ quản có liên quan, các cơ quan chức năng nhà nước…như UBND tỉnh Đồng Nai, các Bộ ngành ở trung ương và các Sở ban ngành ở địa phương đã tạo mọi điều kiện để hoạt động của trường được thuận lợi. Hành lang pháp lý và chế độ chính sách của Nhà nước ngày một hoàn thiện, giao cho Trường quyền chủ động hơn, đã góp phận khai thác tính chủ động sáng tạo và khai thác hết thế mạnh và lợi thế so sánh của Trường cho sự phát triển nói chung và cơng tác KSNB của Trường nói riêng.
*Đánh giá về các hoạt động kiểm soát
Một số quy trình hoạt động được thể hiện bằng văn bản trong quy chế tổ chức và hoạt động của trường, tuy nhiên thực tế các quy trình thuộc cơng tác quản lý tài sản – tài chính chưa được triển khai áp dụng triệt để, mà vẫn đang được người thực hiện ưu tiên xử lý theo kinh nghiệm, theo thói quen, dựa trên nền tảng kế thừa có sự linh hoạt trong từng trường hợp cụ thể (sự linh hoạt có thể là tốt hoặc chưa tốt, do đó, khi tn thủ theo quy trình nên tránh sự linh hoạt không cần thiết, sự linh hoạt nếu bị lạm dụng sẽ làm thiếu tính thống nhất). Nhiệm vụ đào tạo là nhiệm vụ trọng tâm của nhà trường, do đó, rất được ban lãnh đạo quan tâm. Các hoạt động kiểm sốt hoạt động đào tạo nhìn chung được thực hiện tốt hơn.
Các thru tục kiểm sốt được cài đặt trong quy trình đang áp dụng đã phần nào giảm thiểu sai sót và gian lận, nghĩa là có dấu hiệu tích cực. Tuy nhiên, các quy trình thực hiện chưa quan tâm đến việc kiểm sốt hiệu quả tài chính, kiểm sốt việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và vẫn còn nhiều chỗ chưa chặt chẽ.
* Hệ thống thơng tin kế tốn:
Hệ thống thông tin kế toán của Trường khá hoàn chỉnh và đi vào nề nếp, chứng từ được lập khá đầy đủ và tuân theo quy định hiện hành, chứng từ thể hiện tốt vai trị kiểm sốt và đáp ứng được nhu cầu quản lý Ban giám hiệu nhà Trường. Chứng từ đã được thiết kế sử dụng trong mơi trường máy tính. Chứng từ thu, chi được hoàn thiện đã tăng cường thêm khâu kiểm soát mới chặt chẽ hơn, đảm bảo
đã rút ngắn thời gian luân chuyển, tiện cho việc KSNB trong trường tăng độ nhanh nhạy và chính xác của thơng tin kế tốn, đã tránh được chồng chéo. Cơng tác lập báo cáo tài chính được chú trọng và ngày một chính xác hơn, thơng tin trên báo cáo tài chính đã phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động thu, chi NSNN của Trường, đồng thời đã trình bày đúng theo các chuẩn mực kế toán và quy đinhk của Bộ tài chính hiện hành.
* Các thủ tục kiểm sốt nội bộ
Về công tác KSNB hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính, thời gian qua Trường rất quan tâm đã thực hiện rất tốt vì hệ thống này dùng để quyết tốn NSNN, tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhần và sử dụng kinh phí NSNN, tình hình thu, chi NSNN và kết quả hoạt động của Trường trong kỳ kế tốn, cung cấp thơng tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của Trường, đã giúp cho Ban giám hiệu Trường kiểm tra, kiểm sốt và giám sát điều hành tốt trong cơng tác quản lý nói chung và quản lý tài chính kế tốn, đặc biệt là khâu kiểm soát nội bộ thu, chi NSNN của Trường trong những năm qua.
* Đánh giá về thông tin và truyền thông:
Việc thu thập và xử lý thông tin và truyền thông trong nhà trường cơ bản đã phục vụ được quá trình ra quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, cần chú ý hơn đến việc truyền thơng. Truyền thơng cịn chưa được thông suốt, cịn ách tắt, chậm trễ làm thơng tin thiếu tính kịp thời, giảm giá trị. Cịn nhiều người chưa nắm được các quy định luật lệ, quy trình hoạt động, chưa hiểu rõ cơng việc của mình phải phối hợp như thế nào làm ảnh hưởng đến kết quả cơng việc. Do đó, việc nâng cao hiệu quả của truyền thông thông tin là việc hết sức cần thiết và cấp bách của nhà trường hiện nay.
* Đánh giá về cơng tác kiểm sốt:
Giám sát hiện cịn rất lỏng lẻo, chỉ mang tính hình thức chứ chưa đi vào thực chất. Bộ phận giám sát chỉ yếu là các ban Thanh tra, nhưng không đủ mạnh, không đủ năng lực để thực hiện chức năng này. Cán bộ trong các ban thanh tra chỉ phụ trách kiêm nhiệm thêm và một số cán bộ quản lý các phịng ban, do đó khơng có thời gian tập trung quan tâm đến công việc. Hoặc khi giám sát đã phát hiện được
chỗ hổng, chỗ yếu của quy trình hoạt động, nhưng việc đi đến biện pháp hồn thiện, bổ sung cũng chưa thực sự được quan tâm thích đáng.
b. Những hạn chế:
Qua nghiên cứu cơng tác quản lý tài chính – kế tốn, q trình hoạt đồng thu chi NSSN và cơng tác KSNB của Trường nhiều năm qua, tác giả có nhận xét khái quát những mặt còn hạn chế sau:
- Các cơ quan quản lý hữu quan, các ngành có liên quan chưa xây dựng được các tiêu chuẩn định mức và có văn bản quy định thống nhất về căn cứ tính tốn về mức hỗ trợ kinh phí chi thường xuyên cho sự nghiệp đào tạo đối với các trường để làm căn cứ cho việc xây dựng và giao dự toán hàng năm. Do vậy, các bộ, ngành địa phương chỉ căn cứ vào khả năng ngân sách hiện có được Nhà nước giao cho ngành địa phương và mức kinh phí NSNN hỗ trợ của năm trước, để phân bổ và giao dự tốn cho các trường, chưa có được những cơ sở chuẩn mực thống nhất, dẫn đến sự mất cân đối và mất bình đẳng giữa các trường, các lính vực đào tạo.
- Nguồn thu từ học phí, lệ phí của các hệ đào tạo chính quy nói chung rất cịn thấp, trong khi khả năng tăng thu để tự đảm bảo nhu cầu chi tiêu từ các hoạt động đào tạo khơng chính quy và các dịch vụ đào tạo khác không thuận lợi, khả năng cải thiện tăng nguồn thu rất hạn chế thì khả năng tự đảm bảo kinh phí chi thương xuyên là rất khó khăn. Đây là vấn đề cần quan tâm của các Trường hiện nay: + Để KSNB có hiệu quả các Trường CĐN LT-NT nên xây dựng quy chế KSNB của Trường, xác định được mục đích yêu cầu, nội dung và thời gian thực hiện quy chế KSNB đó.
+ Muốn thực hiện quy chế KSNB, Trường phải hình thành tổ chức KSNB, tổ chức thực hiện này trực thuộc BGH nhà Trường và được quyền tham gia vào các yếu tố như: Hình thành các đơn vị tham gia, nhiệm vụ và quyền hạn, xác định được nội dung kiểm sốt là gì cũng như chế độ định kỳ báo cáo KSNB hàng quý hoặc hàng tháng.
-Vấn đề quan trọng hơn là phải xác định các thủ tục KSNB như phần thu NSNN do nhà nước cấp phải thực hiện theo mục lục NSNN, đảm bảo không để thừa NS hoặc chạy thủ tục để chi hết Ngân sách vào cuối năm, chưa thực hiện kiểm soát
phát Ngân sách cho nhà Trường do chưa xây dựng được quy trình cung cấp vật tư thiết bị, máy móc, khơng có cán bộ chun trách để theo dõi về TSCĐ. Cán bộ được phân cơng phụ trách cịn kiêm nhiệm, khơng được đào tạo, bồi dưỡng, vì vậy cơng tác kiểm sốt cịn nhiều yếu kém.
- Thủ tục KSNB chi NSNN do cấp trên cấp, như việc kiểm soát chặt chẽ chi thanh toán cá nhân (chế độ lương, công tác phí, biên chế, hợp đồng…) sử sụng nguồn kinh phí sự nghiệp KHCN kém hiệu quả, chưa khoa học do: Trường chưa xây dựng được quy trình kiểm sốt cơng tác NCKH, mặt khác Nhà nước chưa có những quy chế chặt chẽ để quản lý có hiệu quả kinh ohis cho NCKH.
- Thủ tục kiểm soát chi Ngân sách của nội bộ trường, như kiểm sốt thu học phí và thu khác của học sinh, xác định chế độ miễn giảm học phí cho học sinh, xác định học phí khơng được và thời gian thu học phí. Việc trích 15% tổng thu học phí để sử dụng Quỹ học bổng khuyến khách và chi trợ cấp xã hội chưa quan tâm đúng mức do chưa xây dựng tốt quy trình kiểm sốt học bổng sinh viên dễ xảy ra tình trạng chi khơng đúng đối tượng thực nhận.
- Kiểm sốt chi ngân sách do quy đinh của Trường cịn nhiều bất cập: Chưa đối chiếu quy chế thanh toán, giờ giảng chuân đã quy định, kiểm sốt việc trích tiền học phí thu được vào NSNN, kiểm sốt việc nâng lương do Trường quyết định và kiểm soát các khoản chi khác.
- Cần phải hoàn thiện q trình kiểm sốt ứng dụng trong kiểm soát nhập liệu, kiểm soát xử lý và kiểm soát đầu ra, việc sửa sai do nhập dữ liệu sai được thực hiện một cách trực tiếp trên máy tính, nên rất dễ xảy ra rủi ro nếu khơng có sự kiểm sốt chặt chẽ. Chương trình phần mềm từ khi trang bị đến nay chưa được nâng cấp, sửa đổi việc tăng cường kiểm sốt thu, chi trong mơi trương máy tính của trường CĐN Long Thành – Nhơn Trạch hiện nay là rất cần thiết.
Tóm lại, cơng tác KSNB và quản lý cơ sở vật chất của trường vẫn chưa đáp ứng kịp thời cho việc nâng cao chất lượng dạy và học, sự phát triền qui mô dạy theo nhu cầu chung. Từ những tồn tại nêu trên , tác giả đề xuất những quan điểm và đưa ra những giải pháp hồn thiện nhằm tăng cường kiểm sốt nội bộ thu, chi ngân sách Nhà nước tại trường CĐN Long Thành – Nhơn Trạch.
c. Nguyên nhân
Nguyên nhân làm công tác KSNB chưa thực sự hữu hiệu và hiệu quả là do chính sự hạn chế trong từng yếu tố cấu thành nên hệ thống:
-Môi trường kiểm sốt nhìn chung cịn chưa tốt, tập trung chủ yếu ở năng lực nhân viên chưa đồng dều, thiếu tính chun nghiệp nên rất khó để áp dụng các thủ tục kiểm sốt, cơ chế phân cơng cơng nhiệm chưa rõ ràng cụ thể, còn chồng chéo nhiệm vụ hoặc không thể quy trách nhiệm cụ thể trong một số trường hợp; chính sách nhân sự chưa động viên được người lao động làm việc nhiệt tình và trách nhiệm. Mơi trường kiểm sốt cịn yếu về biện pháp quản lý con người, cần phải tìm giải pháp khắc phục.
- Cơng tác đánh giá rủi ro khơng được quan tâm, do đó, khó để nhận biết các