phiếu này chỉ ghi số lượng.
Phiếu nhập kho được kê viết giấy than, lập thành 4 liên :
Liên 1 lưu gốc, 1 liên lưu phòng Vật tư – Thiết bị, 1 liên giao cho người giao hàng, liên còn lại thủ kho vào thẻ kho sau đó lưu phòng Kế toán.
Với những NVL mua ngoài : Khi có Phiếu yêu cầu mua của các phân xưởng, phòng ban phải được Phòng Kỹ thuật sản xuất hay Phòng Cơ điện căn cứ vào định mức tiêu hao NVL hàng tháng, đồng ý mua sau đó gửi Giám đốc ký rồi chuyển Phiếu yêu cầu tới phòng cung ứng. Phòng này có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn cung cấp và phải có Phiếu báo giá gửi Kế toán trưởng xét duyệt.
Khi hàng về đến kho thì phải có Hội đồng nghiệm thu bao gồm đại diện phòng Kỹ thật sản xuất, Trưởng phòng Vật tư – Thiết bị, đại diện phòng Kế hoạch ; người giao hàng, thủ kho, đại diện phòng Kế toán – Tài chính kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách, mẫu mã… có đúng như trong Hợp đồng ghi hay không.
• Thủ tục xuất kho
Do công ty hoạt động trên địa bàn rộng, đi lại khó khăn nên công ty để các đơn vị tự quản lý các Phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho lập thành 4 liên : Liên 1 lưu gốc, 1 liên giao cho người nhận, 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng Kế toán và liên còn lại lưu tại phòng Vật tư
2.3.1.3. Phương pháp hạch toán
Công ty lựa chọn phương pháp ghi thẻ song song trong hạch toán NVL Thẻ kho
Phiếu nhập Phiếu xuất
Sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán tổng hợp
Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng
Sơ đồ 2.5.Kế toán vật tư theo phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp này, hàng ngày, từ phiếu nhập và phiếu xuất thủ kho ghi vào thẻ kho sau đó chuyển chứng từ về cho kế toán chi tiết. Kế toán chi tiết ghi vào các sổ chi tiết vật tư mở tương ứng với thẻ kho. Chứng từ gốc còn được chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi số tổng hợp theo hình thức Nhật ký chung. Cuối tháng, thủ kho cộng thẻ kho, kế toán chi tiết cộng sổ chi tiết, đối chiếu thẻ kho và sổ chi tiết. Sau đó lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn, số liệu bảng này được đối chiếu với kế toán tổng hợp.Cụ thể tại công ty:
Tại kho
Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn NVL được thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. Mỗi thẻ kho được mở cho một loại NVL có cùng một mã hiệu, quy cách và ở cùng một kho. Phòng kế toán lập thẻ kho ghi rõ tên gọi, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính sau đó giao cho thủ kho để ghi chép. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho để ghi vào các cột tương ứng trên thẻ kho, cuối ngày phải tính ra số tồn kho.
Tại phòng Kế toán:
Định kỳ 5 ngày, nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra việc lập và xét duyệt, chấp hành các quy định đối với mỗi loại chứng từ kế toán và ký vào Sổ giao nhận chứng từ với thủ kho.
