Phòng kế hoạch cung ứng cần tập trung đủ dữ liệu nhƣ sản lƣợng sản xuất năm trƣớc, nhu cầu thị trƣờng năm trƣớc, năng lực sản xuất công ty, thông tin thị trƣờng, và các đơn đặt hàng từ kinh doanh, sau đó đƣa vào phầm mềm tính tốn để đƣa ra sản lƣợng dự báo và cuối cùng là lập một kế hoạch sản xuất và kế hoạch lên dự trù cung ứng nguyên vật liệu hợp lý.
3.2.3. Giải pháp 3: Hồn thiện cơng tác cung ứng nguyên vật liệu
Để hoạt động cung ứng đạt hiệu quả cao Công ty cần thực hiện tốt các cơng việc nhƣ tìm và lựa chọn nhà cung ứng, tổ chức đặt hàng, chọn phƣơng thức giao nhận, kiểm kê, thanh toán. Trong hoạt động chuỗi cung ứng mỗi hoạt động đều có tầm quan trọng khác nhau cấu thành nên sự thành công của chuỗi cung ứng. Sau đây là các giải pháp dành cho công tác cung ứng nguyên vật liệu:
3.2.3.1. Thời gian và khối lượng đặt hàng
Số lƣợng và chủng loại nguyên vật liệu đầu vào của Công ty là rất lớn. Các loại nguyên vật liệu này đƣợc cung cấp bởi nhiều nhà cung ứng khác nhau, bao gồm cả nhà cung ứng trong nƣớc và ngoài nƣớc. Đối với các nhà cung ứng trong nƣớc thì quãng đƣờng, thủ tục vận chuyển đơn giản hơn rất nhiều so với nhà cung ứng nƣớc ngồi do đó thời gian vận chuyển thƣờng ngắn hơn rất nhiều. Thông thƣờng thời gian vận chuyển từ lúc đặt hàng tới khi hàng về tới kho của nhà cung ứng trong nƣớc là 1- 3 ngày. Tƣơng tự thời gian này đối với nhà cung ứng nƣớc ngoài là 2 tuần – 8 tuần, ví dụ nhƣ nguyên liệu Meglumine nhập từ Đức về là 8 tuần. Từ Ấn Độ thời gian vận chuyển là 5 tuần – 6 tuần, còn từ Trung Quốc về thời gian là 2 tuần – 4 tuần. Do đó tùy thuộc vào đặc điểm về thời gian vận chuyển mà Công ty sẽ thực hiện việc đặt hàng sao cho hợp lý. Và việc xác định thời gian đặt hàng còn phụ thuộc vào tồn kho thực tế tại thời điểm kiểm kê.
Thủ kho và kế toán nguyên vật liệu sẽ thực hiện kiểm kê, so sánh số liệu thực tế với số liệu sổ sách, kế hoạch sản xuất, kế hoạch bán hàng để xác định thời gian đặt hàng. Việc đặt hàng phải đảm bảo cho hoạt động sản xuất không bị gián đoạn, khơng làm ảnh hƣởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty sẽ đặt hàng theo lƣợng
thông báo dựa vào dự trữ trong kho tại thời điểm hiện tại hoặc dựa vào tính tốn của kế hoạch từ đơn hàng của kinh doanh. Đặt hàng theo thời điểm sẽ dựa vào thời gian đi đƣờng của nguyên vật liệu.
Việc xác định khối lƣợng đặt hàng nhằm thực hiện mục tiêu sản xuất liên tục, lƣu chuyển tiền tệ cũng nhƣ chi phí thấp. Cơng ty cần quy định lƣợng dự trữ tối thiểu phải đảm bảo đủ nguyên liệu sản xuất trong tối thiểu 07 ngày. Lƣợng đặt hàng cho các loại nguyên vật liệu cũng khác nhau về số lƣợng trong từng lần đặt hàng và thời gian đặt hàng. Với những kỳ kinh doanh chậm thì lƣợng đặt hàng thấp và những kỳ hoạt động tiêu thụ tốt thì lƣợng đặt hàng thƣờng tăng lên. Khoảng cách giữa các lần đặt hàng cũng không cố định và khối lƣợng cho mỗi lần đặt cũng khơng cố định. Tùy thuộc vào tình hình sản xuất mà Cơng ty sẽ xác định khoảng cách đặt hàng cho hợp lý tại công ty. Để tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, Công ty nên tăng lƣợng dự trữ nguyên vật liệu để hạn chế các rủi ro khơng có lợi cho doanh nghiệp.
3.2.3.2. Lựa chọn nhà cung ứng
Hoạt động cung ứng phải luôn đảm bảo cho hoạt động sản xuất tại nhà máy diễn ra liên tục. Nguyên vật liệu phải vừa đảm bảo tiến độ cung ứng, vừa phù hợp chất lƣợng nhà máy yêu cầu. Trên thị trƣờng có rất nhiều loại nguyên vật liệu với chất lƣợng và giá cả khác nhau với các nguồn gốc khác nhau nhƣ châu âu, châu á, châu mỹ. Có những loại nguyên vật liệu đáp ứng đƣợc yêu cầu về chất lƣợng của cơng ty, nhƣng cũng có những loại ngun vật liệu khơng đáp ứng đƣợc u cầu đó. Tại Cơng ty Dƣợc 3/2 ví dụ với nguyên vật liệu là Spiramicin có thể có nhiều nhà cung ứng cùng thỏa mãn yêu cầu về chất lƣợng nhƣng có giá cả khác nhau. Thông thƣờng công ty lựa chọn những loại nguyên vật liệu đảm bảo chất lƣợng đến từ châu âu, hạn chế sử dụng nguyên vật liệu có nguồn gốc từ Trung quốc.
Việc chủ yếu lựa chọn các nhà cung ứng cũ dẫn đến khó khăn cho Cơng ty trong sản xuất kinh doanh. Khi nhà cung ứng cung cấp nguyên vật liệu không đáp ứng đƣợc số lƣợng đơn hàng, đảm bảo chất lƣợng hay giao hàng khơng đúng thời gian….Vì số lƣợng nhà cung cấp q ít nên vơ tình đã ảnh hƣởng xấu đến quá trình sản xuất kinh doanh của
Cơng ty. Cơng ty nên lựa chọn thêm một vài nhà cung ứng mới và củng cố mối quan hệ với họ để chủ động hơn trong sản xuất kinh doanh, giảm rủi ro, và nhất là tránh bị ép giá nguyên vật liệu …
Hiện nay việc lựa chọn nhà cung ứng của Công ty đƣợc thực hiện bằng chuỗi hoạt động gồm liệt kê danh sách nhà cung ứng, theo dõi đánh giá nhà cung ứng dựa trên các mặt nhƣ thời gian, chất lƣợng, giá cả, thái độ phục vụ. Các nhà cung ứng của Công ty cũng rất đa dạng, chủ yếu là các nhà cung ứng truyền thống và một số nhà cung ứng mới. Thông thƣờng các nhà cung ứng tự đến với Công ty và Công ty sẽ tiến hành theo dõi, đánh giá theo các tiêu chí đã đƣa ra. Nhƣ vậy hoạt động đánh giá tuy đã thực hiện đƣợc tốt, tuy nhiên hoạt động tìm kiếm nhà cung ứng vẫn chƣa tốt. Cơng ty thƣờng thụ động trong việc tìm kiếm nhà cung ứng mới, chƣa chú ý tới hoạt động tìm kiếm nhà cung ứng mới. Điều này sẽ dẫn đến sự lạc hậu về thị trƣờng nguyên vật liệu và giá cả. Nếu không đƣợc cập nhật thƣờng xuyên tình hình biến động của thị trƣờng về lâu dài cơng ty sẽ bị ảnh hƣởng tới tính chủ động trong hoạt động chuỗi cung ứng.
Việc tạo một mối quan hệ bạn hàng thân thiết với nhà cung ứng sẽ đem lại nhiều lợi ích cho Cơng ty. Với cả nhà cung ứng truyền thống và nhà cung ứng mới, Công ty đều cần phải có những hoạt động nhằm tạo mối quan hệ tốt đẹp. Điều đó sẽ đem lại nhiều lợi ích ở nhiều khía cạnh cho Cơng ty. Để làm tốt điều đó Cơng ty cần thiết thực hiện các biện pháp đối với nhà các hoạt động sau:
Đối với nhà cung ứng truyền thống
Đó là những nhà cung ứng mà cả Công ty và nhà cung ứng đều khá am hiểu về nhau và có mối quan hệ hợp tác lâu dài, ổn định. Mối quan hệ lâu dài có thể đem lại những lợi ích nhƣ luôn đƣợc ƣu tiên trong đảm bảo nguyên vật liệu sản xuất, tiết kiệm chi phí tìm kiếm thị trƣờng, giao dịch, đặt hàng, chi phí rủi ro. Tuy nhiên tất cả các mối quan hệ chỉ bền chặt khi có sự thỏa mãn về lợi ích của cả hai bên. Vì vậy để duy trì mối quan hệ bền vững với các nhà cung ứng truyền thống Công ty cần:
- Kí hợp đồng từng năm với các nhà cung cấp trong nƣớc để giảm rủi ro trong việc tăng
dàng thực hiện chiến lƣợc kinh doanh và phân phối hàng nhất là biến động tỷ giá tăng kéo theo chi phí nguyên liệu đầu vào tăng.
- Chi phí mua nguyên vật liệu từ các nhà cung ứng tăng thì lợi nhuận sẽ giảm. Vì vậy
để khắc phục tình trạng này cần làm việc với nhà cung cấp đồng thời lên kế hoạch mua số lƣợng nhiều để giảm chi phí. Khi đó giá cả sẽ đƣợc duy trì trong suốt cả năm đó dù tỷ giá có biến đổi thế nào. Nhƣ vậy rủi ro sẽ giảm xuống đáng kể. Đây cũng là một hình thức giảm rủi ro gánh nặng tỷ giá trong kinh doanh.
- Thƣờng xuyên liên lạc, cập nhật thông tin với gặp gỡ các nhà cung ứng về tình hình
nguyên vật liệu để từ đó có hƣớng và có kế hoạch phát triển trong tƣơng lai.
- Thực hiện chính sách ƣu tiên mua hàng đối với các nhà cung ứng truyền thống nếu
giá cả bằng hoặc chênh lệch không đáng kể cho các mặt hàng cùng chất lƣợng.
Đối với các nhà cung ứng mới
Lợi ích từ các nhà cung ứng mới đem lại dễ dàng nhận thấy là có nhiều sự lựa chọn hơn về chất lƣợng, giá cả, phƣơng thức thanh tốn. Tuy nhiên nó cũng ẩn chứa những nguy cơ về chất lƣợng nguyên vật liệu, độ tin cậy, thời gian cung ứng. Hiện nay các nhà cung ứng mới thƣờng chủ động tìm đến Cơng ty, xin đƣợc cấp loại nguyên vật liệu mà Cơng ty đang có nhu cầu. Tuy nhiên, về phía Cơng ty sự quan tâm cho nhà cung ứng mới vẫn chƣa đƣợc chú trọng đúng mức. Vì vậy, Cơng ty cần có các hoạt động thúc đẩy quá trình tìm kiếm đánh giá nhà cung ứng mới. Các biện pháp sau có thể giúp Cơng ty trong q trình tìm kiếm:
- Dùng các cơng cụ tìm kiếm trực tuyến tìm thêm nhà cung ứng mới, gửi danh mục sản
phẩm để xin giá và tiêu chuẩn nguyên vật liệu. Nếu đạt đƣợc yêu cầu về chất lƣợng sẽ tiến hành thƣơng lƣợng giá cả các điều khoản mới.
- Tham dự các hội chợ chuyên ngành dƣợc để tìm nhà cung ứng mới
- Gửi danh mục các sản phẩm nguyên vật liệu đến các nhà cung ứng mới theo từng thời
kỳ. Từ đó có thể cho đấu thầu nội bộ để giảm giá thành và chi phí sản xuất.
- Khi tiến hành lựa chọn nhà cung ứng, Phòng kế hoạch cung ứng dựa trên cơ sở uy tín,
cung ứng đƣợc lựa chọn phải đảm bảo chất lƣợng, tiến độ cung ứng, chất lƣợng vật tƣ và nhất là giá cả phù hợp. Thông thƣờng, Công ty lựa chọn những nhà cung ứng mới dựa trên sự giới thiệu lẫn nhau trong các mối quan hệ ngành dƣợc.
Công ty cần thận trọng hơn nữa trong quá trình đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng và thiết lập mối quan hệ bền chặt với các nhà cung ứng, tiến hành các biện pháp marketing với họ nhằm làm cho họ thƣờng xuyên cấp hàng cho Công ty với độ tin cậy cao, chất lƣợng đảm bảo và giá cả hợp lý. Việc lựa chọn nhà cung ứng đã từng cung cấp nguyên vật liệu cho Cơng ty có thể dựa trên các Phiếu theo dõi đơn vị cung ứng. Với các nhà cung ứng mới, để có thể lựa chọn những nhà cung ứng tốt nhất, Công ty cần thƣờng xuyên thu thập và phân tích các số liệu về thị trƣờng nhƣ số lƣợng nhà cung ứng; khả năng đáp ứng, giá cả, chất lƣợng nguyên vật liệu của từng nhà cung ứng. Công ty cũng cần phải chú ý đến các khoảng cách vận chuyển, phƣơng tiện vận chuyển, hệ thống kho hàng trung gian, và một số yếu tố khác có thể ảnh hƣởng đến hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. Từ nguồn hồ sơ và kết quả đánh giá các nhà cung cấp trên, xây dựng cơ sở dữ liệu để từ đó lựa chọn nhà cung cấp mới.
Nhà cung ứng phải có năng lực đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu của Công ty, đảm bảo về thời gian, địa điểm giao hàng cũng nhƣ các yếu tố khác, tránh tình trạng thiếu vật tƣ làm gián đoạn quá trình sản xuất dẫn tới chậm tiến độ hoàn thành các đơn hàng . Việc lựa chọn các nhà cung ứng nguyên vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu:
+ Đảm bảo chất lƣợng nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất. + Đảm bảo giá cả và phƣơng thức thanh toán hợp lý.
+ Đủ năng lực và độ tin cậy về chất lƣợng cũng nhƣ thời gian cung ứng. Trong đó quy trình lựa chọn nhà cung ứng mới nhƣ sau:
+ Bƣớc1: Thu thập các thông tin về nguyên vật liệu, chất lƣợng, giá cả của nguyên vật liệu đó.
+ Bƣớc 2: Xem xét đánh giá các đơn vị cung ứng qua việc chào hàng, mẫu nguyên vật liệu, phiếu kiểm tra, các giấy tờ liên quan khác.
+ Bƣớc 3: Từ kết quả của việc đánh giá nhà cung ứng, Phòng kế hoạch cung ứng vật tƣ sẽ lập phiếu xem xét các đề nghị của nhà cung ứng để trình Giám đốc phê duyệt và đƣa vào danh sách đơn vị cung ứng trong thời gian sắp tới.
3.2.3.3 . Mua hàng
Cách đặt hàng của công ty có thể tiết kiệm chi phí lƣu kho, bảo quản nhƣng lại ảnh hƣởng đến q trình sản xuất cơng ty nếu nhƣ đơn hàng quá nhiều hoặc khi nhà cung ứng khơng có ngun vật liệu đáp ứng nhu cầu công ty nên giải pháp của công ty cần là:
+ Công ty nên tăng lƣợng dự trữ nguyên vật liệu để hạn chế các rủi ro khơng có lợi cho doanh nghiệp.
+ Khi mua hàng cần phải luôn tuân thủ nghiêm ngặt quy trình mua bán hàng và phân rõ trách nhiệm của từng phòng ban trong việc mua hàng để có hƣớng xử lý cho thích hợp khi xảy ra sự cố.
Trong quy trình trên thì vai trị của phòng kế hoạch cung ứng là hết sức quan
trọng khi tổng hợp thông tin từ các nơi nhƣ kho, lập các phiếu yêu cầu mua hàng để trình duyệt. Phó tổng giám đốc sẽ là ngƣời tƣ vấn các đơn hàng trên nhƣng phòng kế hoạch cung ứng sẽ là ngƣời quyết định thời gian, số lƣợng, giá cả, ngày hàng về. Trong đó QA, QC sẽ kiểm tra chất lƣợng nguyên vật liệu đầu vào để nhập kho.
3.2.4. Giải pháp 4: Hồn thiện cơng tác sản xuất
Công ty chƣa xây dựng kế hoạch sản xuất chi tiết, các hệ thống máy sản xuất vẫn còn cũ kỹ, lạc hậu nên hao hụt trong sản xuất là rất lớn. Điều này sẽ làm cho công ty tốn nhiều chi phí, giá thành sản phẩm tăng cao, tính cạnh tranh của sản phẩm sẽ giảm. Do đó, để̉ hạn chế các yếu điể̉m này, cơng ty cần phải thực hiện các cơng tác kiể̉m sốt sản xuất sau:
+ Dự báo số lƣợng từng loại sản phẩm cần sản xuất trƣớc tối thiểu là 01 tháng để̉ công ty chuẩn bị nguồn nguyên liệu phục vụ cho sản xuất, và sắp xếp lịch chạy máy theo kế hoạch liên tục. Tránh tình trạng thay máy giữa chừng sẽ làm tăng chi phí sản xuất.
+ Kiể̉m tra năng lực sản xuất khi nhận hợp đồng hay đơn hàng. Khi nhận hợp đồng hay đơn hàng mới, phòng kế hoạch phải kết hợp với các phòng ban để̉ kiể̉m tra lịch sản sản xuất. Nếu tại thời điể̉m đó sản xuất khơng đủ cung cấp thì phải thƣơng lƣợng với khách hàng ngày giao hàng hợp lý, tránh tình trạng giao hàng trễ cho khách hàng, dẫn tới bị phạt và mất uy tín với khách hàng.
+ Nâng cao năng suất của công ty bằng cách đầu tƣ và thay thế dần máy móc thiết bị nhỏ gọn, thiết bị đóng gói tự động, năng suất cao, hoạt động một cách đồng bộ, giảm hao hụt đến mức thấp nhất.
+ Cập nhật thƣờng xuyên các thơng tin về tình hình sản xuất, chất lƣợng sản phẩm,
tiến độ sản xuất thông qua hệ thống phần mềm quản lý kết nối dữ liệu để quản lý theo dõi
kip thời tình hình sản xuất. Các bộ phận thƣờng xuyên họp, liên lạc giải quyết các trở ngại phát sinh và hƣớng giải quyết các trở ngại đó. Tránh tình trạng kéo dài làm chậm trễ đơn hàng do những nguyên nhân khách quan.