TRONG DOANH NGHIỆP VIỆT NAM
2.1. Môi trường pháp lý của kiểm toán nội bộ
KTNB là một hoạt động độc lập ở trong đơn vị với mục đích là kiểm toán theo quyết định của người lãnh đạo cao nhất của đơn vị. Với ý nghĩa làm lành mạnh hoạt động tài chính nâng cao hiệu quả hoạt động, hiệu năng quản lý bản thân hoạt động KTNB cần phải có những điều kiện nhất định nhằm tạo tiền đề cho quá trình hoạt động cũng như đảm bảo cho tổ chức KTNB hoạt động hiệu quả.
Văn bản liên quan tới lĩnh vực này trước hết là Nghị định 59 của Chính phủ ngày 03/10/1996. Trong đó, Nghị định này quy định “… báo cáo tài chính hàng năm của DN phải có sự xác nhận của kiểm toán độc lập hoặc KTNB”. Nghị định 59 là cơ sở pháp lý cao nhất đầu tiên có đề cập tới một loại hình kiểm toán mới là KTNB trong DN. Nghị định này cũng chỉ ra và công nhận về chức năng của KTNB trong DN. Trên cơ sở Nghị định 59 Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28/12/1997 về việc ban hành Quy chế KTNB. Điều 3 của Quyết định chỉ rõ DN phải thường xuyên tổ chức KTNB. Cũng theo quyết định này thì các TCT nhà nước tổ chức thực hiện KTNB của TCT và từng công ty thành viên. Hai văn bản pháp lý đầu tiên này đánh dấu sự xuất hiện của KTNB trong DN, đồng thời là cơ sở pháp lý cho tổ chức bộ phận KTNB trong DN gồm: tổ chức bộ máy kiểm toán trong quan hệ với các bộ phận chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của KTV nội bộ…
Ngày 16/04/1998, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 52/1998/TT-BTC Hướng dẫn tổ chức bộ máy KTNB trong các DNNN. Theo thông tư này, các DNNN phải tổ chức bộ phận (phòng) KTNB. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện Thông tư này có nhiều vấn đề bất cập cả trong tổ chức bộ máy kiểm toán và trong thực hiện kiểm toán. Thực tế, các DN đã không thực hiện triệt để Thông tư này. Khắc phục
những điểm chưa phù hợp của Thông tư 52, Bộ Tài chính đã ban hành thông tư số 171/1998/TT-BTC ngày 22/08/1998, hướng dẫn thực hiện KTNB tại DNNN thay thế Thông tư 52. Thông tư này cùng với Quyết định 832 là cơ sở quan trọng cho việc thành lập KTNB trong các TCT Nhà nước cũng như cung cấp cơ sở cho việc tổ chức công tác kiểm toán cùng những vấn đề có liên quan khi thực hiện KTNB.
Tính đến thời điểm hiện nay, ở nước ta Chính phủ ban hành một số Nghị định có liên quan tới kiểm toán và KTNB. Trên cơ sở đó, Bộ Tài chính đã ban hành một số Quyết định, Thông tư hướng dẫn về tổ chức KTNB. Việc ban hành các văn bản về KTNB gồm cả các quy định có liên quan về tổ chức bộ máy và tổ chức việc thực hiện KTNB cho thấy vai trò của loại hình kiểm toán này trong hệ thống kiểm tra, kiểm soát phục vụ quản lý nói chung. Mặt tích cực của những văn bản này là hướng dẫn nghiệp vụ, tổ chức bộ máy thực hiện,… cho KTNB trong khi đây là lĩnh vực kiểm toán còn mới mẻ ở Việt Nam. Tuy nhiên, nếu thực hiện không tốt, những văn bản này có thể tạo ra những cản trở cho phát triển KTNB cũng như tính đúng đắn trong thực hiện loại hình kiểm tra kiểm soát nội bộ đặc biệt này.
2.2. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp Việt Nam
Phân tích lịch sử phát triển của kiểm tra tài chính và nghiên cứu lịch sử phát triển của KTNB cho thấy mặc dù kiểm tra kiểm soát trong DN nói chung tồn tại từ lâu nhưng chủ yếu là hoạt động tự kiểm tra. Năm 1991 lần đầu tiên kiểm toán được tổ chức ở Việt Nam nhưng đến năm 1997, cơ sở pháp lý đầu tiên liên quan tới tổ chức KTNB mới được ban hành. Việc hình thành KTNB ở Việt Nam chủ yếu là ở các TCT nhà nước (ước tính 99%) được thành lập theo Quyết định 90/TTg hoặc Quyết định 91/TTg hoặc trong các tập đoàn kinh tế. Với xu hướng phát triển đa lĩnh vực, ở các doanh nghiệp có mô hình là TCT hoặc tập đoàn kinh tế hầu hết có tổ chức KTNB.
Trong quan hệ với các bộ phận chức năng khác của TCT, bộ phận KTNB được tổ chức theo mô hình tập trung với các mô hình cụ thể:
Một là, Bộ phận KTNB được tổ chức dưới hình thức một phòng ban chức năng riêng biệt trực thuộc Tổng giám đốc: Trong mô hình này, bộ phận KTNB thực
hiện KTNB cho các đơn vị trong TCT. Kết quả kiểm toán sẽ được báo cáo cho tổng giám đốc và giám đốc của đơn vị thành viên (được kiểm toán). Mô hình tổ chức bộ phận KTNB trực thuộc TGĐ của TCT được khái quát theo Sơ đồ 2.1.
Sơ đồ 2.1. Tổ chức phòng KTNB trực thuộc tổng giám đốc
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG, BAN TCT BAN KIỂM SOÁT PHÒNG KTNB
Các đơn vị thành viên hạch toán độc lập Các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc
Hai là, Bộ phận KTNB được tổ chức thành một tổ kiểm toán: Tổ KTNB được xây dựng nằm trong Ban kiểm soát hoặc theo mô hình nằm trong phòng kế toán của TCT. Theo cách tổ chức này, tổ KTNB thực hiện kiểm toán theo quyết định của Tổng giám đốc. Bộ phận KTNB cũng được phân chia với cơ cấu khá rõ ràng. Trong cả hai mô hình, trưởng bộ phận KTNB thường được phân công phân nhiệm – Phó ban Kiểm soát của TCT hoặc Phó trưởng phòng Kế toán của TCT. Nhân viên của bộ phận KTNB chủ yếu điều động từ bộ phận kế toán. Mặc dù bộ phận KTNB được bố trí lồng ghép trong một phòng, ban chức năng nhưng các bộ phận chức năng khác tổ chức theo đúng mô hình đã quy định trong Nghị định 39/CP của Chính phủ.
Trong phạm vi nội bộ, tổ chức bộ máy KTNB được tổ chức theo hai mô hình cơ bản. Các mô hình tổ chức đã tuân thủ theo những nguyên tắc chung trong xây dựng bộ máy kiểm toán đồng thời đã thể hiện được một số đặc trưng riêng.
Một là, Mô hình bộ phận KTNB được tổ chức tập trung tại TCT: Đây là lựa chọn phổ biến trong hầu hết các TCT có tổ chức KTNB. Mô hình bộ phận KTNB tập trung được khái quát trong Sơ đồ 2.2.
Sơ đồ 2.2. Mô hình tổ chức trong bộ phận KTNB ở một số TCT Việt Nam
TRƯỞNG PHÒNG KTNB CỦA TCT PHÓ PHÒNG KTNB CỦA TCT PHÓ PHÒNG KTNB CỦA TCT
KTV nội bộ thứ 1 KTV nội bộ thứ 2 KTV nội bộ thứ n KTV nội bộ thứ 3
Chú thích: Quan hệ chỉ đạo
Hai là, mô hình bộ phận KTNB được tổ chức phân tán: Trong mô hình phân tán, văn phòng KTNB của TCT phải là nơi tổng hợp và xử lý kết quả kiểm toán cuối cùng. Kết quả kiểm toán từ KTV nội bộ được bố trí tại các đơn vị thành viên thực hiện công việc kiểm toán tại đơn vị phụ trách. Đây là mô hình đòi hỏi số lượng KTV và chi phí kiểm toán lớn, vì vậy hầu hết các TCT đã không sử dụng mô hình phân tán. Thực tế vẫn có TCT lựa chọn theo mô hình tổ chức này nhưng việc tuyển chọn, bố trí KTV tại đơn vị thành viên vẫn chưa được triển khai hoặc vẫn kết hợp với mô hình KTNB có nhân viên ở văn phòng TCT.
Nếu bộ phận KTNB được tổ chức dưới mô hình là một tổ KTNB trực thuộc ban kiểm soát hoặc thuộc phòng tài chính, kế toán thì theo cách tổ chức này, đứng đầu tổ kiểm toán là tổ trưởng tổ KTNB do Hội đồng quản trị hoặc tổng giám đốc quyết định. Tổ trưởng tổ KTNB quản lý các KTV nội bộ có biên chế làm KTNB tại đơn vị. Tổ trưởng tổ KTNB là chức danh được cử mang tính chuyên trách nhưng trong một vài trường hợp là bán chuyên trách. Vì vậy tổ trưởng tổ KTNB có thể là phó phòng kế toán hoặc trưởng ban kiểm soát hoặc phó ban kiểm soát đảm nhiệm. Thông thường các chức năng và quyền hạn của tổ KTNB trong trường hợp này được quy định trong quyết định thành lập tổ KTNB của Tổng giám đốc hoặc trong quy chế tài chính của TCT. Tuy nhiên, trong những trường hợp này, tổ kiểm toán chủ yếu hoạt động theo Quy chế KTNB ban hành theo Quyết định 832/TC/QĐ- CĐKT mà chưa có quy chế riêng.
Sơ đồ 2.3. Tổ chức trong bộ phận KTNB thuộc phòng kế toán của TCT Việt Nam
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Phó phòng kế toán phụ trách theo loại công việc Phó phòng kế toán phụ trách theo loại công việc
Nhân viên kế toán tổng hợp theo dõi các phần hành khác nhau KTV nội bộ được bổ nhiệm
CHƯƠNG 3