2.2. Tổng quan về công ty TNHH Nhà hàng Hoàng Yến Group
2.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động
của cơng ty TNHH Nhà hàng Hồng Yến Group
2.2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Cùng với sự thay đổi tồn diện từ định hướng kinh doanh, hình ảnh thương hiệu đến thiết kế khơng gian và cách tiếp cận khách hàng, cơ cấu tổ chức bộ máy cũng được sửa đổi để thích ứng nhằm quản lý và phát triển một cách bền vững. Cho đến nay, sơ đồ tổ chức bộ máy được cập nhật liên tục để thích nghi với sự đổi mới và phát triển khơng ngừng của Hồng Yến trong thời gian tới.
Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy cơng ty Hồng Yến
(Nguồn: Hoàng Yến Group)
HYG là một doanh nghiệp có quy mơ vừa, bộ máy quản lý cơng ty được cơ cấu theo mơ hình trực tuyến – chức năng, Giám đốc thực hiện tất cả các công việc quản trị, công việc được xử lý theo đường thẳng và phân theo chức năng, quyền hạn của mỗi phịng ban, mơ hình này đáp ứng các điều kiện chuyên môn cho công tác.
Nguyên tắc tổ chức bộ máy của công ty chủ yếu nhằm: - Tổ chức quản lý sao cho phù hợp với hình thức kinh doanh. - Phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho mỗi một bộ phận khác nhau.
- Nâng cao hiệu quả công việc và thực hiện theo đúng chức năng của mình. - Các bộ phận phải liên kết với nhau nhằm thực hiện các chỉ tiêu đề ra.
2.2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ
Giám đốc cũng chính là chủ sở hữu cơng ty, là người đại diện theo pháp luật của Công ty. Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo chung, cao nhất có quyết quyền quyết định và điều hành mọi hoạt động trong quản lý kinh doanh, từ nhập nguyên vật liệu
đến khâu tiêu thụ tại nhà hàng. Được quyền ủy nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, ký kết hợp đồng lao động và quy định mức lương cho cán bộ công nhân viên. Dưới Giám Đốc bao gồm 2 Phó Giám Đốc, phụ trách quản lý nhiệm vụ và chức năng riêng của mỗi phịng ban.
Phó Giám Đốc 1: Chịu trách nhiệm về các hoạt động liên quan đến bộ mặt của
cơng ty, hình ảnh, giá trị thương hiệu, đảm bảo lượng khách hàng đến và hài lòng tại nhà hàng bao gồm các phòng ban: Marketing, Sales, Bảo Trì, Cơng nghệ thơng tin;
- Bộ phận Marketing: Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch và thực hiện các hoạt động marketing của công ty. Xúc tiến việc tiếp cận thị trường, tìm kiếm khách hàng thuộc các loại hình hoạt động của công ty. Tổ chức các sự kiện, các chương trình khuyến mãi, trang trí nhà hàng theo chủ đề các ngày lễ, tết, các thời điểm trong năm…
- Phòng bán hàng (Sales): tiếp cận các khách hàng là doanh nghiệp, bán sản phẩm dịch vụ ăn uống tại HYG theo nhóm lớn/ đồn thể/ khách công ty/, tiếp cận các đại lý du lịch, … Nếu xem việc bán hàng ở các chi nhánh nhà hàng trong chuỗi hệ thống là bán lẻ, thì khách hàng và cách bán hàng của phịng Sales tại HYG có thể được xem là “bán sỉ” khi có mức giá ưu đãi và nhiều chính sách chiết khấu tốt hơn, dành riêng cho đối tượng khách hàng doanh nghiệp.
- Bảo trì: Thực hiện cơng việc sửa chữa và hỗ trợ nhân sự lắp đặt, bảo dưỡng, bảo trì cơ sở vật chất, trang thiết bị, hệ thống điện, nước máy móc của nhà hàng, đảm bảo sự vận hành thuận lợi.
- Phịng Cơng nghệ thơng tin: phụ trách vận hàng các hệ thống máy tính, phần mềm quản lý dữ liệu, cài đặt phần mềm hoạt động của các phòng ban cũng như nhà hàng, vận hành, nâng cấp, xử lý các vấn đề liên quan đến máy POS, hệ thống quản lý R-Keeper, …
Phó Giám Đốc 2: Chịu trách nhiệm về các hoạt động liên quan đến mặt vận
hành, đảm bảo nguồn nguyên vật liệu, hậu cần, vật lực, tài lực, đảm bảo nhà hàng hoạt động trơn tru, không gặp sự cố, luôn luôn phải phối hợp chặt chẽ với các bộ phận
này, để vận hành hiệu quả nhất có thể, bao gồm các phịng ban: Hành Chính – Nhân Sự, Kế Toán, Thu Mua.
- Phịng Kế Tốn: Chun theo dõi doanh thu của nhà hàng, các khoản thu như thế nào cho hiệu quả. Lên kế hoạch, hoạch định chiến lược dài hạn để công ty sử dụng tiền một cách hiệu quả. Bộ phận này rất quan trọng, vì là nơi quản lý dịng tiền ra vào của cơng ty, theo dõi tình hình hoạt động của nhà hàng đang lời lỗ như thế nào, để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp.
- Hành chính – Nhân sự: Là bộ phận chuyên trách tìm kiếm nhân tài cho cơng ty, tuyển chọn nhân viên ở vị trí thích hợp từ trưởng phịng cho tới phục vụ ở các nhà hàng, đào tạo, theo dõi và các vấn đề liên quan đến hợp đồng lao động, bảo hiểm, lương bổng. Giải quyết các vấn đề hành chính, các nhu cầu phát sinh từ nhà hàng, các vướng mắc mà dưới nhà hàng bấp cập,…
- Thu mua: Là bộ phận không kém phần quan trọng, chịu trách nhiệm tìm nhà cung cấp tài sản, nguyên vật liệu với giá cả phải chăng mà đảm bảo được tính phù hợp với nhu cầu cần sử dụng.
Khối nhà hàng: bao gồm hệ thống 16 nhà hàng hoạt động thuộc 5 thương hiệu
thành viên khác nhau, với mỗi phân khúc khách hàng và đặc thù sản phẩm dịch vụ cũng khác nhau, chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Cố Vấn và theo định hướng chiến lược từ ban giám đốc, đồng thời ln nhận sự hỗ trợ của các phịng ban lúc cần thiết nhằm luôn đảm bảo doanh thu và lợi nhuận của mỗi nhà hàng trong hệ thống.