Nguyờn nhõn cần phỏt triển một hệ thống thụng tin

2.2. Hệ thống thụng quản lý

2.2.3. Nguyờn nhõn cần phỏt triển một hệ thống thụng tin

Mục tiờu cuối cựng của việc phỏt triển hệ thống thụng tin trong bất cứ trường hợp nào là nhằm đem lại cho người sử dụng nú một cụng cụ hỗ trợ hiệu quả trong cụng việc ra quyết định hàng ngày. Tuy nhiờn, cũn một số yờu cầu khỏc buộc doanh nghiệp phải ra quyết định xõy dựng một hệ thống thụng tin. Dưới đõy là một số nguyờn nhõn khỏch quan đú.

 Những vấn đề về quản lý. Những vấn đề về quản lý là những vấn đề phỏt sinh trong một hoàn cảnh, khi sự phỏt triển của doanh nghiệp bị quyết định bởi tớnh hiện đại của hệ thống thụng tin, hay cụ thể hơn, khi hệ thống thụng tin là tất yếu để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Lỳc này, cỏc hoạt động của doanh nghiệp cạnh tranh cú tỏc động lớn tới cụng ty.

 Những yờu cầu mới của nhà quản lý. Nhà quản lý nhận ra sự cần thiết phải phỏt triển một hệ thống thụng tin.

 Sự thay đổi của cụng nghệ. Sự thay đổi nhanh chúng của cụng nghệ cũng là một trong những nguyờn nhõn chớnh. Cụng ty, doanh nghiệp nào ứng dụng những cụng nghệ mới, hiện đại nhất sẽ là những cụng ty, doanh nghiệp được hỗ trợ quản lý đắc lực hơn, và vỡ thế, cú lợi thế hơn trong cạnh tranh. Mặt khỏc, cụng nghệ lạc hậu khụng thể được duy trỡ vỡ đến một lỳc nào đú,

nếu nú đi ngược lại thời đại, điều này cú thể cản trở đến sự phỏt triển của doanh nghiệp.

 Thay đổi sỏch lược chớnh trị. 2.2.4. Phương phỏp phỏt triển hệ thống

Mục đớch của một dự ỏn phỏt triển hệ thống thụng tin là xõy dựng được một sản phẩm đỳng như yờu cầu của người sử dụng mong muốn, đem lại hiệu quả cao trong cụng việc. Vỡ vậy, cú rất nhiều phương phỏp để phỏt triển một hệ thống.

Một phương phỏp phỏt triển hệ thống thụng tin cú thể được coi là một tập hợp cỏc bước và cỏc cụng cụ cho phộp tiến hành một quỏ trỡnh phỏt triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý. Cỏc phương phỏp hiện đại dựa vào ba nguyờn tắc sau đõu để phỏt triển hệ thống thụng tin:

 Nguyờn tắc 1: Sử dụng cỏc mụ hỡnh. Mụ hỡnh như đó nú ở trờn đú là ba mụ hỡnh logic, vật lý ngoài và vật lý trong. Ba mụ hỡnh trờn hỗ trợ đắc lực cho việc phõn tớch, thiết kế, nú luụn được sử dụng trong mọi trường hợp.

 Nguyờn tắc 2: Đi từ chung đến riờng. Là một nguyờn tắc của sự đơn giản húa. Để cú thể phỏt triển một hệ thống, phải xem xột tổng quan mục đớch của nú rồi chia ra từng module nhỏ hơn. Cứ như vậy đến khi tiếp cận tới hệ thống một cỏch chi tiết.

 Nguyờn tắc 3: Chuyển từ mụ hỡnh vật lý sang mụ hỡnh logic khi phõn

tớch và chuyển từ mụ hỡnh logic sang mụ hỡnh vật lý khi thiết kế. Việc phõn

tớch chủ yếu bắt đầu từ những quan sỏt người sử dụng, những yờu cầu của chớnh những người tham gia vào hệ thống, vỡ thế, giai đoạn này chủ yếu cung cấp về cỏc mụ tả vật lý ngoài.

Phương phỏp phỏt triển một hệ thống được trỡnh bày dưới đõy là phương phỏp thỏc nước, gồm 7 giai đoạn.

2.2.5. Cỏc giai đoạn phỏt triển hệ thống thụng tin

1.1.1.13. Đỏnh giỏ yờu cầu

Đõy là giai đoạn nhằm mục đớch cung cấp cho những người lónh đạo tổ chức những dữ liệu thực tế để cú thể ra quyết định về tớnh khả thi, hiệu quả của một dự ỏn phỏt triển hệ thống. Bao gồm cỏc cụng đoạn sau:

 Lập kế hoạch đỏnh giỏ yờu cầu  Làm rừ yờu cầu

 Đỏnh giỏ khả năng thực thi  Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo

1.1.1.14. Phõn tớch thiết kế

Được tiến hành sau giai đoạn trờn. Mục đớch chớnh là hiểu rừ cỏc vấn đề của hệ thống đang nghiờn cứu, xỏc định nguyờn nhõn thực sự của những vấn đề đú, những đũi hỏi và ràng buộc của hệ thống, những mục tiờu mà hệ thống phải đạt được. Trờn cơ sở nội dung bỏo cỏo phõn tớch thiết kế sẽ quyết định dự ỏn cú được tiếp tục khụng. Giai đoạn này gồm cỏc cụng đoạn sau:

 Lập kế hoạch phõn tớch thiết kế  Nghiờn cứu mụi trường hệ thống  Nghiờn cứu hệ thống thực tại

 Đưa ra chuẩn đoỏn và xỏc định cỏc yếu tố giải phỏp  Đỏnh giỏ lại tớnh khả thi

 Thay đổi đề xuất của dự ỏn

1.1.1.15. Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xỏc định tất cả cỏc thành phần logic của một hệ thống thụng tin, cho phộp loại bỏ được cỏc vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiờu đó thiết lập từ giai đoạn trước. Mụ hỡnh của hệ thống mới gồm thụng tin mà hệ thống đú sản sinh (outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu, cỏc xử lý, cỏc dữ liệu vào. Cỏc cụng đoạn trong giai đoạn này bao gồm:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu  Thiết kế xử lý

 Thiết kế cỏc luồng dữ liệu vào  Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic  Hợp thức húa mụ hỡnh logic

1.1.1.16. Đề xuất cỏc phương ỏn của giải phỏp

Đõy là việc xõy dựng cỏc phương ỏn khỏc nhau để cụ thể húa mụ hỡnh logic. Mỗi phương ỏn là một phỏc họa của mụ hỡnh vật lý ngoài nhưng chưa phải là một mụ tả chi tiết.

Cỏc cụng đoạn trong quỏ trỡnh này là:

 Xỏc định cỏc ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức  Xõy dựng cỏc phương ỏn của giải phỏp

 Đỏnh giỏ cỏc phương ỏn của giải phỏp

 Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo của giai đoạn đề xuất cỏc phương ỏn của giải phỏp

1.1.1.17. Thiết kế vật lý ngoài

Được tiến hành ngay sau khi một phương ỏn của giải phỏp được lựa chọn. Kết quả của giai đoạn này là một tài liệu bao chứa tất cả cỏc đặc trưng

của hệ thống mới và tài liệu dành cho người sử dụng . Những cụng đoạn chớnh của quỏ trỡnh này là

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài  Thiết kế chi tiết cỏc giao diện

 Thiết kế cỏch thức tương tỏc với phần tin học húa  Thiết kế cỏc thủ tục thủ cụng

 Chuẩn bị trỡnh bày bỏo cỏo

1.1.1.18. Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả là phần tin học húa của hệ thống thụng tin, cú nghĩa là phần mềm. Ngoài ra cũn phải cung cấp cỏc tài liệu như cỏc bản hướng dẫn sưe dụng và thao tỏc cũng như cỏc tài liệu mụ tả về hệ thống. Cỏc hoạt động chớnh:

 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật  Thiết kế vật lý trong

 Lập trỡnh

 Thử nghiệm hệ thống  Chuẩn bị tài liệu

1.1.1.19. Cài đặt và khai thỏc

Chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Cỏc cụng việc cần thực hiện trong giai đoạn này như sau:

 Lập kế hoạch cài đặt  Chuyển đổi

 Đỏnh giỏ

2.3. Phõn tớch hệ thống thụng tin

2.3.1. Phương phỏp thu thập thụng tin cho quỏ trỡnh phõn tớch

Để cú một sự thấu hiểu về hệ thống cần phõn tớch, cỏn bộ phõn tớch phải tiến hành thu thập thụng tin. Sau đõy là cỏc phương phỏp phục vụ cho cụng việc này, bao gồm: phỏng vấn, nghiờn cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, và

quan sỏt.

1.1.1.20. Phỏng vấn

Việc gặp gỡ những người lónh đạo, những người quản lý cấp dưới và những người trực tiếp tham gia vào quỏ trỡnh sử dụng hệ thống thụng tin sau này là rất quan trọng. Phõn tớch viờn sử dụng phương phỏp này để cú thể nắm bắt những yờu cầu của một hệ thống mới đề ra. Để việc phỏng vấn đạt được hiệu quả cao, cỏc quy trỡnh sau đõy nờn được tuõn thủ.

 Chuẩn bị phỏng vấn

o Lập danh sỏch những người sẽ được phỏng vấn và lịch phỏng vấn o Cần một số thụng tin về người được phỏng vấn (thỏi độ, trỏch nhiệm,…)

o Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn

o Xỏc định cỏch thức phỏng vấn (phi cấu trỳc hay cú cấu trỳc) o Gửi trước những vấn đề yờu cầu

o Đặt lịch làm việc

o Phương tiện ghi chộp là cỏc ký phỏp trờn giấy khổ lớn  Tiến hành phỏng vấn

o Nhúm phỏng vấn gồm 2 người (cỏn bộ phỏng vấn chớnh và người dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi)

o Thỏi độ lịch sự, đỳng giờ, khỏch quan, khụng tạo ra cảm giỏc “thanh tra”

o Nhẫn nại, chăm chỳ lắng nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Cú thể dựng mỏy ghi õm nhưng phải được sự cho phộp của người được phỏng vấn.

 Tổng hợp kết quả phỏng vấn

o Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: Số hiệu tài liệu, mụ tả về tài liệu và cỏc nhiệm vụ xử lý chỳng.

o Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số hiệu nhiệm vụ xử lý, mụ tả về nhiệm vụ xử lý, vị trớ cụng tỏc thực hiện, tần suất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng, tài liệu ra.

o Tổng hợp cỏc thụng tin thu thập được, kết hợp với cỏc thụng tin khỏc để thấy được vấn đề.

1.1.1.21. Nghiờn cứu tài liệu

Phương phỏp này cho phộp cỏn bộ xỏc định yờu cầu cú thờm thụng tin về tổ chức như lịch sử hỡnh thành, phỏt triển, tỡnh trạng tài chớnh, tiờu chuẩn và định mức, cấu trỳc thứ bậc,… những thụng tin trờn giấy tờ phản ỏnh quỏ khứ, hiện tại, và thậm chớ cả tương lai của tổ chức. Vỡ vậy, cần nghiờn cứ cỏc văn bản sau:

Cỏc văn bản về thủ tục và quy trỡnh làm việc của cỏ nhõn hoạt nhúm cụng tỏc

Cỏc phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức

1.1.1.22. Sử dụng phiếu điều tra

Khi cần lấy thụng tin trờn một diện rộng cỏc đối tượng thỡ sử dụng phương phỏp này. Yờu cầu cõu hỏi trờn phiếu phải rừ ràng, phiếu ghi cú cỏch thức dễ tổng hợp.

Cú thể chọn gửi phiếu điều tra đến những đối tượng sau:  Những đối tượng cú thiện chớ

 Nhúm ngẫu nhiờn

 Chọn nhúm cú mục đớch

 Phõn thành cỏc nhúm (lónh đạo, quản lý, người dựng,…)

Phiếu thường được thiết kế trờn giấy, tuy nhiờn cú thể dựng qua điện thoại, fax, email,…

1.1.1.23. Quan sỏt

Khi phõn tớch viờn muốn hiểu thờm về hệ thống thụng tin mới, cú thể sử dụng phương phỏp này kết hợp với cỏc phương phỏp trờn. Tuy nhiờn, phương phỏp này sẽ gặp khú khăn nếu người bị quan sỏt khụng làm việc như thường ngày.

2.3.2. Phương phỏp mó húa dữ liệu

1.1.1.24. Định nghĩa mó húa dữ liệu

Mó hiệu được xem như một biểu diễn theo quy ước, thụng thường là ngắn gọn về mặt thuộc tớnh của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Bờn cạnh những thuộc tớnh định danh theo ngụn ngữ tự nhiờn, người ta thường tạo ra những thuộc tớnh nhận diện mới gồm một dóy ký hiệu, chủ yếu là những chữ cỏi và chữ số, được gỏn cho một ý nghĩa nhất định.

Mó húa là việc xõy dựng một tập hợp những hàm thức mang tớnh quy ước và gỏn cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cỏch cho liờn hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Đõy là một cụng việc của thiết kế hệ thống thụng tin.

1.1.1.25. Tỏc dụng của việc mó húa

Việc mó húa mang lại những lợi ớch sau:

 Nhận diện khụng nhầm lẫn cỏc đối tượng. Do gỏn cho mỗi đối tượng một thuộc tớnh định danh mang tớnh duy nhất nờn khụng thể cú sự nhầm lẫn giữa đối tượng này với đối tượng khỏc.

 Mụ tả nhanh chúng cỏc đối tượng. Tờn của một đối tượng thường dài và khú nhớ, tuy nhiờn, nếu nú được gỏn cho một mó hiệu và mó hiệu này nằm trong bảng mó thỡ việc truy cập để tỡm tờn cụng ty là dễ dàng.

 Nhận diện nhúm đối tượng nhanh hơn. Nếu việc mó húa đó được phõn nhúm từ trước thỡ việc ta cú thụng tin về từng nhúm đối tượng sẽ trở nờn nhanh chúng và dễ dàng rất nhiều.

1.1.1.26. Cỏc phương phỏp mó húa cơ bản

Cú cỏc phương phỏp mó húa sau:

 Mó húa phõn cấp. Mó húa từ trờn xuống dưới, từ trỏi qua phải. Dóy số được kộo dài về phớa phải thể hiện chi tiết sự phõn cấp sõu hơn. Phương phỏp này đơn giản và dễ hiểu.

 Mó húa liờn tiếp. Mó của đối tượng sau bằng mó của đối tượng trước nú cộng 1 đơn vị. Phương phỏp này tạo lập dễ dàng nhưng khụng cú tớnh gợi nhớ và khụng thể chốn thờm.

 Mó tổng hợp. Kết hợp hai phương phỏp trờn

 Mó húa gợi nhớ. Căn cứ vào đặc tớnh của đối tượng để xõy dựng. Phương phỏp này cú tớnh gợi nhớ cao, nhưng khụng thuận lợi cho tổng hợp và phõn tớch.

 Mó húa ghộp nối. Chia mó làm nhiều trường, mỗi trường gắn với một đặc tớnh của đối tượng được mó húa.

Dự dựng phương phỏp nào thỡ bộ mó cũng phải đảm bảo ba yờu cầu sau: bảo đảm tỷ lệ kộn chọn và tỷ lệ sõu sắc bằng 1; cú tớnh uyển chuyển, lõu bền; tiện lợi khi sử dụng.

2.3.3. Cụng cụ mụ hỡnh húa

1.1.1.27. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Tên người, bộ phận phát, nhận tin Tên dịng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tên tệp dữ liệu Nguồn hoặc đích Dịng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu DFD Hỡnh 2.6: Cỏc ký phỏp cơ bản của ngụn ngữ DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu dựng để mụ tả hệ thống thụng tin nhưng trờn gúc độ trừu tượng. Trờn sơ đồ gồm cỏc luồng dữ liệu, xử lý, lưu trữ, nguồn, đớch nhưng khụng quan tõm đến đối tượng chịu trỏch nhiệm xử lý. Sơ đồ này chỉ mụ tả đơn thuần hệ thống thụng tin làm gỡ và để làm gỡ.

Cỏc mức của DFD. Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khỏi quỏt nội dung chớnh của hệ thống thụng tin. Sơ đồ này khụng đi vào chi tiết mà mụ tả sao cho chỉ cần một lần nhỡn là nhận ra nội dung chớnh của hệ thống. Phõn ró sơ đồ: Chi tiết húa, cụ thể húa từng chức năng trong sơ đồ ngữ cảnh. Cú cỏc mức 0, mức 1,…

1.1.1.28. Sơ đồ luồng thụng tin (IFD)

Xử Lý

kHO LƯU TRữ Dữ LIệU

DịNG THƠNG TIN

Thủ công Giao tác người -

máy Tin học hóa hồntồn

Thủ cơng Tin học hóa

điều khiển

IFD

Sơ đồ luồng thụng tin được dựng để mụ tả hệ thống thụng tin theo cỏch thức động. Tức là mụ tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thể giới vật lý bằng cỏc sơ đồ.

Dũng thụng tin ra vào với kho dữ liệu khụng cần phải cú mũi tờn chỉ hướng. Cú thể dựng thờm một số ký tự khỏc như màn hỡnh, đĩa từ.

1.1.1.29. Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)

Mức 0 Mức 1 Biểu thị một nhóm chức năng, nhiệm vụ BFD

Mũi tên biểu thị mối quan hệ giữa

hai mức

Hỡnh 2.7: Cỏc ký phỏp cơ bản của ngụn ngữ BFD

Mục đớch của sơ đồ là nờu lờn chớnh xỏc và cụ thể cỏc chức năng chớnh của hệ thống thụng tin. Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chỳng ta biết hệ thống cần phải làm gỡ chứ khụng phải chỉ ra là phải làm như thế nào. Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hỡnh cõy. Ở mỗi mức, cỏc chức năng cựng mức sắp xếp trờn cựng một hàng, cựng một dạng. Mỗi chức năng cú một tờn duy nhất, tờn chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một đồng từ và một bổ ngữ. Tờn chức năng cần phản ỏnh được nội dung cụng việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dựng nú.

2.4. Thiết kế logic của hệ thống thụng tin quản lý

2.4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ cỏc thụng tin ra

Cỏc bước để tiến hành thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ cỏc thụng tin đầu ra:  Bước 1: Xỏc định cỏc đầu ra

o Liệt kờ toàn bộ đầu ra

o Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận chỳng