Tháng 12 năm 2004
Diễn giải TK ĐƯ Ghi Nợ Ghi Có
Số d đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 155 5 136 456 408 1527 40 401 091 911 5 176 857 499 Cộng phát sinh 5 176 857 499 5 176 857 499 Số d cuối kỳ
Packexim Hà nội Xí nghiệp in hộp phẳng
Packexim hà nội Xí nghiệp in hộp phẳng
2..2.2. Ph ơng thức bán hàng
Việc tiêu thụ thành phẩm của xia nghiệp In hộp phẳng thuộc công ty sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì chủ yếu do khách hàng đến mua trực tiếp, thơng qua hợp đồng kinh tế. Xí nghiệp khơng áp dụng hinh thức ký gửi ở các đại lý mà chỉ áp dụng phơng thức bán hàng trực tiếp.
Theo phơng thức tiêu thụ trực tiếp, hiện tại xí nghiệp áp dụng 2 hình thức thanh tốn là:
- Hình thức thanh tốn ngay: áp dụng khi thành phẩm xuất kho giao cho khách hàng và thu tiền ngay( tiền mặt séc học ngân phiếu). Hình thức bán hàng này chiếm phần lớn trong khâu tiêu thụ.
- Bán hàng theo phơng thức trả chậm: Xí nghiệp cho phép khách hàng thanh tốn sau một thời gian nhất định theo thỗ thuận giữa hai bên và kế tốn mở sổ chi tiết để theo dõi tình hình thnah tốn của khách hàng. Phơng thức này chỉ áp dụng với những khách hàng quen thuộc và mua với số lợng lớn.
2.2.3 kế toán doanh thu bán hàng
Do đặc điểm của thành phẩm của xí nghiệp là các hộp giấy các loại, việc sản xuất theo đơn đặt hàng của từng khách hàng. Có nghĩa là thành phẩm do bộ phận sản xuất làm ra phải đúng theo yêu cầu trong hợp đồng đã ký với khách hàng cả về chất luợng, quy cách, số lợng và mẫu mã. sau khi thành phẩm hồn thành, cơng ty tiến hành bán thành phẩm cho khách hàng. Doanh thu bán hàng của xí nghiệp đợc xác định khi sản phẩm hoàn thành và giao cho khách hàng và thu tiền về hoặc nhận đợc quyền mua hàng.
2.2.3.1 Chứng từ sử dụng
Chứng từ gốc chủ yếu đợc sử dụng trong kế toán doanh thu bánh hàng là hố đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng.
• Hố đơn GTGT:
Xí nghiệp in hộp phẳng thuộc cơng ty sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì là đơn vị thuộc đối tợng nộp thuế theo phơng pháp khấu trừ thuế, do đó chứng từ gốc đợc sử dụng chủ yếu trong phần hành kế toán này là hoá đơn GTGT.Hoá đơn là căn cứ để ghi các sổ kế tốn có liên quan và đợc sử dụng làm phiếu xuất kho, làm căn cứ hạch tốn giảm thành phẩm trong kho. Hóa đơn GTGT đợc lập làm 3 liên.
• Phiếu thu: Đợc lập khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Phiếu thu đợc chia làm hai liên: một liên đợc giao cho khách hàng, liên còn lại lu lại phòng tài vụ kế tốn.
• Giấy báo có của Ngân hàng: khi ngời mua chuyển tiền hàng qua tài khoản tiền gửi ngân hàng, xí nghiệp sẽ nhận đợc giấy báo có của ngân hàng.
2.2.3.2 Tài khoản sủ dụng
Để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng các tài khoản sau:
* TK 511- doanh thu bán hàng: dùng để phản ánh doanh thu của tất cả mặt hàng không phân biệt doanh thu nội bộ, doanh thu bán nội địa hay xuất khẩu.
TK 511 đợc mở 3 tài khoản chi tiết:
- TK 5111- doanh thu bán hàng hoá, thành phẩm: dùng để phản ánh doanh thu về tiêu thụ thành phẩm của xí nghiệp trong kỳ.
- TK 5112- doanh thu bán hang khác
- TK 5113- doanh thu nội bộ- dùng để phản ánh daonh thu về tiêu thụ thành phẩm cho nội bộ cơng ty.
Ngồi ra cón sử dụng các tài khoản 131- phải thu của khách hàng; TK 3331 thuế GTGT phải nộp, TK1111,112,…
Trong điều kiện áp dụng kế tốn máy, để giúp cơng việc nhập liệu đợc thuận tiện kế toán tiến hành mã hoá các tài khoản:
Mã hố Tên tài khoản
511 5111 5112 5113 131 111 112 3331 ….. Daonh thu bán hàng Doanh bán hàng hóa, thành phẩm Doan hthu bán hàng khác
Doanh thu nội bộ Phải thu của khách hàng
Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng
Thuế GTGT ……
2.2.3.3. Quy trình nhập liệu
Quy trình nhập liệu hố đơn GTGT vào máy đợc thực hiện nh sau:
Chọn trên Menu ‘chứng từ’, sau đó chọn ‘ cập nhật ban đầu’ máy hiển thị các thông tin:
- Ngày nhập: máy tự động điền ngày nhập. Ngày nhập đợc khai báo khi bắt đầu vào chơng trình.
Ví dụ: ngày nhập 31
- Số chứng từ: máy tự động nhập số chứng từ, sau mỗi chứng từ máy tự động tăng số chứng từ.
Ví dụ Số chứng từ 0077353
- Nội dung: kế toán ghi nội dung của doanh thu bán hàng. Ví dụ: ‘ doanh thu bán hàng theo HD 12/2004’
- Đối với ô ghi : kế tốn đánh dấu vào ơ Nợ
- Ô tài khoản: đây là nơi nợ tài khoản nào đó số tiền đúng bằng số tiền ổ ơ ‘ tổng số tiền’; nếu khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt thì ghi TK 111; nếu khách hàng thanh tốn bằng séc thì ghi TK 112; nếu khách hàng mua chịu thì ghi TK 131;
Ví dụ: do khách hàng mua chịu nên ghi TK 131
- Ô Khách hàng chính:kế tốn nhập vào tên khách hàng chính.Kế tốn có thể nhập liệu nhanh bằng cách nhập vào mã khách hàng sau đó nhấn Enter để máy tự động ghi tên khách hàng.Tên khách chính đợc sử dụng để vào sổ cơng nợ TK 131 Ví dụ: Kế tốn nhập vào mã khách hàng là 0803. Sau đó nhấn Enter thì máy sẽ tự động ghi là ‘CO SO BANH DU XANH HOANG LONG’
- Ô khách hàng đối: Khách đối đợc sử dụng để ghi chi tiết cho các tài khoản ở dịng dới.Thơng thờng thì tên khách chính giống tên khách đối.
- Ơ ký hiệu/số HD: Kế toán nhập số hợp đồng của hoá đơn GTGT. Ví dụ : Ký hiệu/số HD HY/0480077353
- Ô ngày phát hành : kế tốn nhập vào ngày phát hành hóa đơn GTGT
- Ơ mặt hàng: Kế tốn ghi vào ơ này mặt mà xí nghiệp dùng để sản xuất ra thành phẩm.
Ví dụ: Mặt hàng 20.giấy đúplex
- Cột tài khoản: kế tốn sẽ ghi tên tài khoản sẽ ghi có theo đinh khoản
- Cột số tiền: Kế tốn ghi số tiền ghi có tơng ứng cho mỗi tài khoản.
- Cột loại tiền: Kế toán ghi loại tiền thanh toán, nếu thanh tốn bằng tiền việt thì kế tốn ghi ‘ tiền việt’ ở cột loại tiền,; nếu là loại tiền khác thì phải xác định trị giá nguyên tệ để ghi vào cột ‘ trị giá nguyên tệ’.
Ví dụ: kế tốn ghi Tài khoản 5111 số tiền: 3 150 000 loại tiền: tiền việt Tài khoản 3331 Số tiền 315 000 Loại tiền: tiền việt
Sau khi nhập xong kế tốn nhân nơt “Ghi” lúc này máy sẽ tự tính tổng số tiền ở cột ‘ số tiền’ để ghi vào ơ Tổng số tiền
Theo ví dụ này thì tổng số tiền là 3 465 000 Máy sẽ hiểu là ghi Nợ TK 131 3 465 000 Có TK 5111 3 150 000
Có TK 3331 315 000
Khi nhập xong hoá đơn GTGT máy sẽ tự động sử lý số liệu và vào các sổ kế toán kiên quan.
Mẫu biểu số sổ kế toán tài khoản 511
Sổ kế toán Tài khoản 511
Tháng 12 năm 2004 TT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền
Ngày Số Ghi nợ Ghi có
Phát sinh trong kỳ
5111-doanh thu bán hàng hố, thành phẩm 1 01/12 0049370 DT bán hàng theo HD T12/2004 131 14 385 000 2 01/12 0049372 DT bán hàng theo HD T12/2004 1111 1 185 096 3 01/12 0049375 DT bán hàng theo HD T12/2004 131 13 127 509 ……….. 287 31/12 0077355 DT bán hàng theo HD T12/2004 1111 1 605 823 288 31/12 0077356 DT bán hàng theo HD T12/2004 131 2 500 000